Hiện nay các sự kiện ngoài trời không còn là điều xa lạ với mọi người. Và ngày càng trở nên phổ biến trên khắp các tỉnh thành trên cả nước. Sự kiện ngoài trời mang đến bầu không khí rộng rãi, thoải mái, nhẹ nhàng với những chương trình phong phú và đa dạng. Điều đó tạo nên sự đặc biệt hơn là chỉ bó buộc trong 1 căn phòng.
Tuy nhiên, những sự kiện diễn ra ngoài trời thường bị hạn chế bởi một số yếu tố. Đó là thời tiết, lựa chọn địa điểm hợp lý, giấy phép cho sự kiện ngoài trời, trang trí, những hệ thống âm thanh và ánh sáng,… Và rất nhiều những yếu tố phát sinh khác.
Công ty tổ chức sự kiện Á Châu với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói. Đảm bảo đầy đủ các dịch vụ nhân sự, thiết bị sự kiện mở rộng cung cấp nhiều dịch vụ cho khách hàng lựa chọn.
Tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói là thế mạnh của sự kiện Á Châu. Chính vì thế, chúng tôi luôn tự tin rằng sẽ tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói cho quý khách hàng thành công tốt đẹp.
Tư vấn tổ chức sự kiện ngoài trời – Event Outdoors
Địa điểm và ngày giờ tổ chức
- Một chương trình diễn ra ngoài trời, bạn cần lựa chọn một địa điểm phù hợp với đối tượng khách tham dự. Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời có thể là bãi biển, sân vận động, công viên, cung văn hóa, sân golf,…
- Địa điểm phải có không gian thoáng mát, trong lành và tiện cho việc đi lại. Ngoài ra, phải đáp ứng đầy đủ các yếu tố về an ninh trật tự và có nhân viên trông giữ các tài sản của khách mời.
- Việc lựa chọn ngày diễn ra sự kiện cũng cần yếu tố thuận lợi về thời tiết. Bạn nên xem dự báo thời tiết để tránh tổ chức vào những ngày mưa, bão,… gây ảnh hưởng đến sự kiện.
Truyền thông
- In thiệp gửi đến từng khách mời tham dự để đảm bảo về số lượng khách mời tham dự chương trình. Điều đó giúp sự kiện được truyển thông tốt hơn và dễ dàng trong việc kiểm soát.
- Trong sự kiện, cần sắp xếp khu vực dành riêng cho các phóng viên, nhà báo tới đưa tin về sự kiện của bạn. Đây là cách truyền thông tương đối hiệu quả.
Thủ tục pháp lý
- Trước ngày diễn ra sự kiện, cần hoàn tất các thủ tục về giấy phép để đảm bảo cho chương trình được diễn ra suôn sẻ. Tránh gặp phải những vấn đề phát sinh không đáng có.
- Chuẩn bị các chính sách bảo hiểm nếu có. Những thủ tục này, Á Châu sẽ giúp bạn hoàn tất về hợp đồng biểu diễn nghệ thuật, thuê mượn địa điểm và có sự xác nhận của các cấp chính quyền tại khu vực.
Thiết bị cho sự kiện ngoài trời
- Sự kiện được tổ chức ngoài trời sẽ là một ưu thế cho việc sáng tạo với nhiều tiết mục phong phú, đa dạng, gây ấn tượng với khách tham dự.
- Backdrop cần phải được in kích thước lớn tên chương trình, logo và tên công ty tổ chức.
- Với không gian rộng nên đòi hỏi hệ thống âm thanh ánh sáng công suất lớn và đảm bảo về kĩ thuật. Các thiết bị được sử dụng có thể truyền tải được hết các nội dung trong chương trình đến khách mời tham dự.
- Sân khấu được trang bị nhà bạt không gian tiêu chuẩn để phòng trừ trong những trường hợp thời tiết xấu, hệ thống rào chắn và giàn không gian trọng tải lớn.
Kịch bản event ngoài trời trọn gói uy tín, chuyên nghiệp
- Nội dung chương trình cần phải được lên kế hoạch từ trước đó, tiến hành tập duyệt và chạy thử.
- Trong chương trình có các bài phát biểu của đại diện đơn vị. Khen thưởng đối với các phòng ban, cá nhân xuất sắc, giao lưu trong nội bộ công ty.
- Các tiết mục văn nghệ đặc sắc như hát, múa các trò chơi trúng thưởng, câu hỏi đố vui, ảo thuật,… tạo không khí gần gũi và vui vẻ.
- Để tạo điểm nhấn trong sự kiện cần thiết có sự tham gia của một số nghệ sĩ nổi tiếng. Lựa chọn nghệ sĩ phù hợp, đảm bảo thời gian và các tiết mục biểu diễn được diễn ra theo đúng nội dung kịch bản.
- Vấn đề về thực đơn ăn uống trong sự kiện đóng vai trò rất quan trọng. Đội ngũ phục vụ tận tình và đảm bảo vệ sinh thực phẩm. Thực đơn cũng cần đa dạng và hợp khẩu vị của khách mời.
- Đội ngũ nhân viên đảm bảo vệ an ninh nơi diễn ra tổ chức sự kiện ngoài trời. Công tác y tế sẵn sàng nếu có trường hợp phát sinh về sức khỏe của khách mời.
Tại sao nên lựa chọn công ty tổ chức sự kiện Á Châu?
Để tổ chức thành công một sự kiện ngoài trời đòi hỏi nhiều yếu tố. Việc lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và kinh nghiệm là rất quan trọng. Đảm bảo việc thực hiện, xử lý các tình huống phát sinh của sự kiện ngoài trời.
Công ty tổ chức sự kiện Á Châu với hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện, tổ chức gần 900 sự kiện ngoài trời cho quý khách hàng trong nhiều năm qua. Chúng tôi tự tin sẽ đem lại những thành công tốt đẹp nhất cho sự kiện ngoài trời cho khách hàng. Hãy liên hệ ngay với Á Châu để được tư vấn miễn phí.
Dịch vụ tổ chức event ngoài trời của Sự kiện Á Châu
- Tư vấn miễn phí về địa điểm tổ chức.
- Cho thuê nhân sự, thiết bị sự kiện phù hợp với mục đích và nhu cầu khách hàng.
- Biên tập, lên kế hoạch kịch bản tổ chức.
- Cho thuê hệ thống âm thanh, ánh sáng.
- Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, nhiệt huyết, chủ động và sáng tạo trong công việc.
- Cho thuê PG, lễ tân chuyên phục vụ.
Câu hỏi thường gặp
Rủi ro khi tổ chức ngoài trời?
Mưa to, gió lớn và thời tiết khắc nghiệt
Đây là rủi ro thường xuyên nhất của một sự kiện ngoài trời. Điều này thể làm hỏng các thiết bị sân khấu như âm thanh, ánh sáng, phụ kiện,…
Đối với thiết bị âm thanh, ánh sáng của chúng tôi thì điều này không phải là trở ngại quá lớn, thậm chí việc căng bạt trong mưa có thể là một điều đặc biệt khiến khách tham dự cảm thấy thú vị.
Những vị khách không mời
Các sự kiện ngoài trời luôn khó kiểm soát việc ra vào của khách. Cần lưu ý những kẻ lợi dụng việc hỗn loạn để đột nhập, trộm cắp và gây rối sự kiện.
Trẻ nhỏ đi lạc
Trẻ em rất thích khám phá. Trong sự kiện nhiều người tham gia, chỉ một chút lơ là cũng có thể lạc mất chúng khỏi tầm mắt. An ninh khu vực luôn có xu hướng lưu ý đến vấn đề này.
Sự hỗn loạn
Bất kể 1 sự kiện ngoài trời nào, đều có xu hướng ồn ào và hỗn loạn hơn tổ chức trong phòng. Đặc biệt là nếu có sử dụng rượu, bia. Việc này có thể gây ảnh hưởng tới các khu vực xung quanh, và dễ dàng bị công an khu vực nhắc nhở.
Trên đây chỉ là 1 số trường hợp phổ biến thường gặp ở các sự kiện ngoài trời. Ngoài ra còn rất nhiều rủi ro tiềm ẩn khác. Nếu chúng xảy ra trong sự kiện của bạn, thì chắc chắn bạn sẽ phải là người chịu trách nhiệm. Nếu là 1 sự kiện ngoài trời, hãy đặc biệt lưu ý đến các chính sách bảo hiểm của mình.
Làm thế nào để đảm bảo an ninh hiệu quả?
Thiết lập khu vực an toàn
Hãy xác định ranh giới của khu vực tổ chức sự kiện. Hãy đặt một hàng rào chắn xung quanh, bên cạnh đó là 1 vài lối thoát hiểm nếu có sự cố xảy ra.
Nhân viên an ninh thường xuyên kiểm tra
Camera rất khó để có thể bao quát hết toàn bộ sự kiện ở ngoài trời. Việc có nhân viên an ninh là điều rất hữu ích. Họ nắm rõ được các lối thoát hiểm, bảo vệ khỏi các sự cố, tìm trẻ lạc,…
Lập kế hoạch cho trường hợp xấu nhất
Sự kiện ngoài trời luôn có khả năng rủi ro, ví dụ như có trẻ lạc, thời tiết xấu, có kẻ xâm nhập,… Hãy lên kế hoạch dự phòng cho mọi trường hợp. Đây là điều Sự kiện Á Châu thường xuyên gặp và luôn có cách xử lý hiệu quả và nhanh chóng.
Đội ngũ y tế
Một đội ngũ y tế là điều chắc chắn phải, đặc biệt là các sự kiện ngoài trời. Đội ngũ y tế không chỉ là hỗ trợ kịp thời các trường hợp xảy ra tai nạn mà còn khiến khách mời an tâm hơn.
Quy trình thực hiện sự kiện ngoài trời của Sự kiện Á Châu
- Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
- Tư vấn nội dung, lên ý tưởng chương trình phù hợp với mục đích và nhu cầu của khách hàng.
- Tư vấn, hỗ trợ khách hàng lựa chọn tiết mục biểu diễn, ca sĩ, MC, PG, lễ tân và các nhân sự khác sao cho phù hợp.
- Chuẩn bị, kiểm duyệt và giám sát trước ngày sự kiện ngoài trời được diễn ra.
- Tiến hành tổ chức sự kiện dựa trên sự chuẩn bị và kịch bản có sẵn.
- Kết thúc sự kiện thành công, xác nhận thủ tục thanh lý hợp đồng.
