Á Châu EventKỹ năngTổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện

Khái niệm tổ chức sự kiện
Cùng Á Châu Event tìm hiểu về khái niệm tổ chức sự kiện.

Vậy bạn có tự tin rằng đã hiểu rõ dịch vụ hiện đang hot này không? Hãy cùng tìm hiểu về ngành tổ chức sự kiện qua góc nhìn của một chuyên gia tổ chức sự kiện với hơn 20 năm kinh nghiệm.

Tổ chức sự kiện là gì?

Sự kiện (hay còn gọi là event) có thể được hiểu là các hoạt động của con người có chủ đích diễn ra tại một thời điểm, một địa điểm nhất định. Tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó. Từ đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

Đó có thể là các hoạt động có ý nghĩa tầm cỡ được truyền thông quan tâm như World Cup, Sea Game, Cuộc thi hoa hậu,… Hay cũng có thể là các sự việc mang ý nghĩa cá nhân, gia đình gắn với đời sống thường ngày và phong tục tập quán như : đám cưới, sinh nhật,… Hoặc các hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại và marketing : hội nghị, hội thảo, giới thiệu sản phẩm, lễ khai trương…

Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là gì? Vai trò của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện (event) là tổ chức các hoạt động thông qua các hình thức hội thảo, hội nghị, triển lãm, tiệc,… trong các lĩnh vực văn hóa, thương mại, kinh doanh… Từ đó, nhằm gửi gắm thông điệp mà người tổ chức sự kiện muốn công chúng và khách hàng nhận thức được.

Trong quá trình tổ chức sự kiện, các đơn vị có trách nhiệm thực hiện theo kế hoạch. Theo dõi và hoàn thành các phần của sự kiện diễn ra suôn sẻ. Bắt đầu từ việc hình thành ý tưởng ban đầu cho đến khi sự kiện kết thúc.

Để hiểu thêm bạn có thể tham khảo bài viết:

Tổ chức sự kiện tiếng anh là gì? Những thuật ngữ trong tổ chức sự kiện.
Xu hướng tổ chức sự kiện mới nhất hiện nay.
Top 30 địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội.

1 sự kiện tại khách sạn Vinpearl Landmark
1 sự kiện được tổ chức tại khách sạn Vinpearl Landmark

Các loại hình tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là công việc bao hàm khá rộng các lĩnh vực trong đời sống như:

  • Business events: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh
  • Corporate events: Các hoạt động sự kiện của doanh nghiệp như các ngày lễ kỷ niệm, sự kiện tri ân, tiệc cuối năm,…
  • Sports events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao
  • Exhibition events: Các sự kiện triển lãm, trưng bày, giới thiệu sản phẩm,…
  • Sales events: Các sự kiện liên quan đến buôn bán hàng hóa
  • Festival events: Sự kiện liên hoan, lễ hội
  • Concert events: Các sự kiện hòa nhạc, đêm nhạc hòa tấu
  • Entertainment events: Các sự kiện hoạt động mang tính chất giải trí
  • Movie events: Các hoạt động sự kiện phim ảnh
  • Workshop event: Sự kiện hội thảo, hội nghị
  • Product brand events: Các hoạt động sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm

Các loại hình tổ chức sự kiện
Có rất nhiều loại hình tổ chức sự kiện, chúng ta cần phân loại được.

Vai trò của tổ chức sự kiện

  • Tổ chức sự kiện chủ yếu phục vụ các hoạt động PR, marketing, gia tăng khách hàng, nâng cao uy tín thương hiệu. Đôi khi tổ chức sự kiện nhằm mục đích bàn hàng hoặc hội họp, giải trí lễ kỷ niệm, tiệc tân niên, gala dinner. Tổ chức sự kiện được tạo ra chủ yếu để thu hút được sự quan tâm của công chúngđối tượng mục tiêu sự kiện muốn hướng đến.
  • Tổ chức sự kiện có vai trò là một công cụ quan trọng trong hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm. Nó chỉ đứng sau các hoạt động như quảng cáo và nghiên cứu thị trường.
  • Doanh nghiệp tổ chức event chủ yếu nhằm đánh bóng tên tuổi cho thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ. Qua đó, tiếp cận được khách hàng mục tiêu và thúc đẩy doanh số bán hàng. Sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả. Ngược lại nếu thất bại, nó sẽ làm giảm giá trị thương hiệu trên thị trường.

Vai trò của tổ chức sự kiện
Vai trò quan trọng của tổ chức sự kiện

Phân loại mục đích tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện bao gồm nhiều các lĩnh vực trong đời sống. Do đó, các loại hình tổ chức sự kiện cũng hết sức đa dạng. Phân loại theo mục đich, các sự kiện không nằm ngoài 4 loại sau:

  • Sự kiện kỉ niệm (Anniversary event): những sự kiện lễ hội hoặc những sự kiện xã hội nhằm mục đích kỉ niệm. Bao gồm các lễ hội truyền thống, kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật, đám cưới…
  • Sự kiện giáo dục (Educational event): những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích huấn luyện, truyền đạt thông tin mang tính giáo dục. Bao gồm : hội nghị, hội thảo, lễ tốt nghiệp, lễ phát bằng…
  • Sự kiện tiếp thị (Marketing event): những sự kiện được tổ chức nhằm thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ. Bao gồm : hội chợ, giới thiệu sản phẩm, lễ khánh thành, khai trương…
  • Sự kiện khen thưởng, tri ân (Gratitude event: những sự kiện nhằm mục đích tôn vinh, thể hiện lòng kính trọng đối với những đóng góp của một cá nhân, tập thể. Ví dụ : lễ tưởng niệm, lễ trao giải…

Quy trình tổ chức sự kiện

Mỗi event, sự kiện thường mang nhiều đặc điểm và tính chất khác nhau. Vì vậy, quy trình tổ chức sự kiện đối với mỗi event cũng không giống nhau hoàn toàn. Mỗi một sự kiện cần lập kế hoạchkịch bản chương trình (proposal) rõ ràng:

Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện

  • Tìm hiểu về nguyện vọng của đơn vị tổ chức sự kiện về loại hình sự kiện mà họ muốn tổ chức.
  • Nghiên cứu các yếu tố có thể tác động đến sự kiện như : mục tiêu, ngân sách, nhân sự, các yếu tố ngoại cảnh.
  • Lên ý tưởng và lập kế hoạch cụ thể cho sự kiện, lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện, quy trình diễn ra sự kiện.
  • Đề ra các phương án dự phòng cho sự kiện.
  • Thiết kế các ấn phẩm, gửi thiệp mời.
  • Quảng bá truyền thông cho sự kiện.
  • Vận chuyển, lắp đặt và trang trí cho sự kiện.

Quy trình tổ chức sự kiện
Cần đáp ứng quy trình nghiêm ngặt để sự kiện diễn ra thành công.

Giai đoạn thực hiện sự kiện

  • Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện.
  • Tổ chức quản lý và điều hành các diễn biến chính của sự kiện.
  • Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện.
  • Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện.
  • Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện.
  • Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới.
  • Đội ngũ hậu cần thực hiện các công việc chuẩn bị phía sau cánh gà, tổ chức lắp đặt thiết bị âm thanh ánh sáng sự kiện.

Kết thúc sự kiện

Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:

  • Xúc tiến và quảng bá sự kiện.
  • Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện.
  • Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện.
  • Chăm sóc khách hàng.

Nhân viên tổ chức sự kiện

Trong mỗi event, nhân viên tổ chức sự kiện luôn xuất hiện và đóng vai trò vô cùng quan trọng. Họ được coi như một nghệ sĩ dùng sự sáng tạo, tỉ mỉ và cẩn thận của bản thân để tạo nên sự kiện hoàn hảo. Họ sắp xếp và chạy chương trình theo kế hoạch để tránh gây ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện.

Yêu cầu đối với một nhân viên tổ chức sự kiện thì sự sáng tạo là ưu tiên hàng đầu. Ngoài ra, kiến thức chuyên môn, tính tổ chức, làm việc nhóm… Nhằm đảm bảo tính đồng bộ cho sự kiện. Ngoài ra, nhân viên tổ chức luôn phải chịu nhiều áp lực nên cần một tâm lý vững vàngthái độ chuẩn mực trong công việc.

Nhân viên tổ chức sự kiện
Nhân viên công ty tổ chức sự kiện Á Châu.

Các yếu tố để trở thành một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Mỗi ngành nghề lại có một yêu cầu khác biệt để có thể trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện. Đối với một Eventor, ngành nghề này lại càng đòi hỏi người theo đuổi cần có sự hiểu biết về những kỹ năng tổ chức sự kiện đặc thù và mỗi ngày đều phải rèn luyện và nâng cao khả năng chuyên môn để phù hợp với những thay đổi của thời đại.

Kiến thức về ngành nghề:

Để trở thành một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đòi hỏi bạn cần có kiến thức rất rộng về các ngành nghề trong các lĩnh vực khác nhau. Hôm nay bạn sẽ nhận được yêu cầu tổ chức một sự kiện hoành tráng cho thương hiệu này, ngày mai lại có yêu cầu tổ chức sự kiện nhỏ hơn cho nhãn hàng kia… Cho dù quy mô như thế nào cũng đòi hỏi hiểu biết nhất định và kiến thức chuyên môn để có thể dễ dàng nắm bắt được yêu cầu và xử lí thông tin của khách hàng một cách tốt nhất để tránh lạc đề hoặc đưa đến những hoạt động không cần thiết và rườm rà.

Kỹ năng bao quát, tỉ mỉ chi tiết:

Khả năng bao quát là một yếu tố quan trọng bậc nhất của một người tổ chức sự kiện. Người làm sự kiện cần đặt mình vào góc độ của những người tham gia sự kiện, dưới mọi góc nhìn để nắm bắt được những gì đang diễn ra và xử lí tình huống một cách kịp thời và hiệu quả. Bên cạnh khả năng tổng quát những cái nhìn tỉ mỉ và cụ thể cũng rất cần thiết bởi chỉ cần một sự sơ suất nhỏ trong sự kiện cũng sẽ dẫn đến những hậu quả khôn lường. Bởi một sự kiện ảnh hưởng tới rất nhiều người dưới nhiều hình thức khác nhau. Người làm sự kiện cần phải lường trước được những nguy cơ và có những phương án đảm bảo an toàn cho sự kiện đó.

Chuyên gia tổ chức sự kiện
Chuyên gia tổ chức sự kiện Trúc Nguyễn chia sẻ kinh nghiệm của mình.

Khả năng sáng tạo và nhanh nhạy

Đối với một người làm sự kiện, “đạo đức nghề nghiệp” khiến bạn cần phải liên tục đưa ra những ý tưởng mới cho khách hàng. Điều này vừa dễ vừa khó bởi phải nắm chắc Insight của khách hàng mới có thể đem lại được những gì họ mong muốn: ý nghĩa, thông điệp mà sự kiện mang lại. Vừa phải kết hợp được yếu tố sẵn có của doanh nghiệp, vừa cần truyền tải những yếu tố mới mẻ nhưng có sự liên kết chặt chẽ, một người tổ chức sự kiện giỏi sẽ giải được bài toán để đưa ra đáp án phù hợp và làm khách hàng hài lòng.

Kinh nghiệm thực tế

Kiến thức là yếu tố cần nhưng chưa bao giờ là yếu tố đủ. Có hàng trăm loại sự kiện khác nhau và mỗi sự kiện lại có một đặc thù riêng, chính vì vậy việc thu nạp những kiến thức thực tế từ sự kiện là điều vô cùng quan trọng. Sự kiện lớn hay nhỏ đều không quan trọng, quan trọng tại mỗi sự kiện bạn cần hoàn thiện kỹ năng, khả năng tư duy, ứng biến và xử lí tình huống một cách nhanh chóng. Trải nghiệm càng nhiều vốn hiểu biết của bạn càng gia tăng và nhờ đó khi đến với những sự kiện lần sau đều có các phương hướng giải quyết mà bạn đã vạch sẵn ra trong đầu

Tại sao nên lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ?

Có rất nhiều những doanh nghiệp, cá nhân muốn tự mình tổ chức sự kiện với suy nghĩ sẽ tiết kiệm được chi phí tổ chức. Tuy vậy, suy nghĩ này không phải lúc nào cũng chính xác. Có rất nhiều lí do cho thấy bạn nên tìm đến những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp :

Đảm bảo về chất lượng, an toàn khi diễn ra chương trình

Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn từ việc xây dựng ý tưởng, lên kế hoạch cho sự kiện cũng như điều hành sự kiện… Vì đó là nghiệp vụ của họ, họ có chuyên môn cũng như kinh nghiệm dày dặn trong ngành.

Thực tế những rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện là rất dễ gặp phải nếu bạn chưa có kinh nghiệm thực tế, những sai lầm trên sân khấu đối với sự kiện lớn đòi hỏi chuẩn xác là không thể quay lại được.

Quy trình tổ chức sự kiện luôn được lên sẵn và giao lại cho các bộ phận chạy chương trình, nhân viên sự kiện chuyên nghiệp. Từ đó, đảm bảo sự kiện luôn được diễn ra theo đúng kế hoạch.

Công ty tổ chức sự kiện
Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện thay vì tự tổ chức sẽ đảm bảo cho đơn vị chưa có kinh nghiệm.

Giảm áp lực, tiết kiệm thời gian cho đơn vị tổ chức

Điều này thực sự rất ý nghĩa đối với các đơn vị tổ chức. Vì với các công ty, doanh nghiệp thì công việc của họ luôn rất bận rộn và áp lực. Việc bỏ ra nhiều thời gian để chuẩn bị cho sự kiện là điều rất mệt mỏi. Và không thể tập trung làm tốt được.

Tiết kiệm sức lực và công việc hơn khi giao lại cho các công ty sự kiện. Bạn chỉ cần đưa ra yêu cầu và ý tưởng cần thiết cho sự kiện. Những việc còn lại sẽ được công ty sự kiện thực hiện.

Tiết kiệm chi phí

Sự thật là hợp tác với các công ty sự kiện có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn tự mình tổ chức. Bởi các công ty tổ chức sự kiện luôn có những đối tác quen thuộc trong ngành, tìm được các dịch vụ chuyên nghiệp với mức giá ưu đãi như đặt phòng khách sạn, cung cấp ca sĩ, đội múa, Mc dẫn chương trình…

Họ cũng có đầy đủ kho thiết bị âm thanh, ánh sáng, nhân sự đã làm việc quen,… Việc này đồng thời cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian tổ chức sự kiện.

Quảng bá hình ảnh

Các công ty tổ chức sự kiện còn có thể giúp bạn quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đến với công chúng dựa trên các phương tiện truyền thông, xã hội. Vì họ có những mối quan hệ sâu rộng trong ngành truyền thông.

Giảm rủi ro và khắc phục kịp thời

Bằng kinh nghiệm và chất lượng dịch vụ, các công ty sự kiện luôn nhận định trước các rủi ro trong tổ chức sự kiện có thể gặp phải. Từ đó, đưa ra những phương pháp để mau chóng khắc phục, đảm bảo diễn ra theo đúng kế hoạch định sẵn và hoàn hảo nhất.

Với những chia sẻ trên đây của công ty tổ chức sự kiện Á Châu, hy vọng bạn đã có được những thông tin hữu ích về tổ chức sự kiện và có thể đưa ra những lựa chọn sáng suốt khi quyết định công ty tổ chức sự kiện để hợp tác.

Nếu bạn có mong muốn trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện có thể tham khảo phần: tuyển dụng tổ chức sự kiện của Á Châu Event.

Câu hỏi thường gặp về tổ chức sự kiện

Ở Việt nam, không có ngành ghi là tổ chức sự kiện. Các trường đại học có các ngành như PR, quản lý sự kiện, quản trị sự kiện, đạo diễn, truyền thông, quản trị kinh doanh, quản lý nhà hàng, khách sạn, marketing đều có tổ chức sự kiện trong môn học.

Tổ chức sự kiện tiếng anh là event organization hoặc event management.

Để tổ chức sự kiện cần có âm thanh, ánh sáng, nhân sự biểu diễn, nhân sự chạy chương trình, ekip, đạo diễn sự kiện, người chỉnh nhạc, thiết bị sân khấu, backdrop, màn led, trang trí sự kiện.

Lên ý tưởng thực hiện, lên kinh phí, báo giá, dự trù kinh phí các hạng mục, chuẩn bị thiết kế 2D, 3D, thiết kế backdrop, tìm kiếm nhà tài trợ, tìm đơn vị thi công các hạng mục, in ấn thiệp mời, backdrop, banner, rehearshow chạy thử, tập dượt chương trình, chạy tổng duyệt, quản lý nhân sự đón khách, nhân sự biểu diễn.

Liên hệ trực tiếp

Tư vấn dịch vụ 24/7

Sự kiện: 093 885 9998
Thiết bị: 093 526 9998
Nhân sự: 093 961 9998

Khiếu nại dịch vụ

Hotline: 093 124 9998

Bài viết cùng chủ đề

Gọi số hotline để nhận báo giá

Nhận báo giá

Hoặc điền thông tin của bạn để nhận báo giá qua email và số điện thoại:

16108

Theo số hotline công ty để được tư vấn miễn phí:

Liên hệ

Chúng tôi hỗ trợ tư vấn 24/7. Quý khách có thể gọi điện vào bất cứ giờ nào trong ngày.

16108