Bóng đá, cụm từ không còn xa là với mọi người, đặc biệt là những người yêu thích trái bóng trên sân cỏ. Hằng ngày, hàng giờ liên tục sẽ có những giải đấu bóng đá diễn ra, lôi kéo sự chú ý của chúng ta. Vậy để tổ chức giải bóng đá thành công chúng ta cần thực chuẩn bị và làm những gì? Bài viết này sẽ cung cấp thông tin về kế hoạch, chi phí và cách tổ chức giải bóng đá.
Đôi nét về giải bóng đá
Các giải bóng đá hiện nay khá phổ biến trong cuộc sống của chúng ta, là sân chơi của các cầu thủ, những vị huấn luyện viên và là sân chơi dành cho khán giả. Vậy các giải bóng đá được tổ chức mang đến ý nghĩa gì?
- Tạo cơ hội giao lưu giữa các đội bóng với nhau. Cụ thể, giao lưu bóng đá trong nước là cơ hội để các đội tuyển cọ xát với nhau, cũng là cơ hội cho sự gắn kết vùng miền. Đối với giao lưu khu vực toàn cầu, các giải đấu là nơi các cầu thủ các quốc gia có cơ hội cọ xát, giao lưu, học hỏi và tìm hiểu văn hóa giữa các quốc gia với nhau.
- Giải bóng đá cũng là cơ hội để các thủ thể hiện được niềm đam mê bóng đá của mình, cũng là nơi thể hiện niềm đam mê bóng đá của các cổ động viên. Các trận đấu bóng đá là sân chơi mà các cầu thủ mong muốn được tham gia để cống hiến, chứng minh thực lực của bản thân.
- Phát triển nền bóng đá ngày càng lớn mạnh, thu hút nhiều nhân tài cũng như fan hâm mộ cho bộ môn này.
Nhận thấy được tầm quan trọng của các giải bóng đá, việc tổ chức các giải đấu hết sức quan trọng, không chỉ là thành công của chương trình mà còn là thỏa mãn cảm xúc của các đội tuyển, của người hâm mộ.
Tổ chức giải bóng đá thường trải qua 4 giai đoạn: Lập kế hoạch, hoạt động chuẩn bị giải đấu, triển khai, tổng kết và rút kinh nghiệm.
Lập kế hoạch
Để một giải đấu bóng đá thành công, một kế hoạch cụ thể, chi tiết, rõ ràng là điều bắt buộc. Vậy lập kế hoạch cho giải bóng đá cần chú ý những điều gì?
Mục đích của giải đấu
Để thực hiện thành công một giải đấu, đầu tiên phải xác định mục đích của giải đấu. Tùy vào mục đích khác nhau mà hình thức tổ chức giải đấu cũng khác biệt theo. Các mục đích tổ chức giải đấu có thể là quảng cáo sân bóng đá mới, tổ chức giải bóng đá để nâng cao tinh thần của bóng đá của địa phương hay tổ chức các giải đấu như một hoạt động thường niên của đơn vị, tổ chức.
Xác định mục đích của giải đấu là căn cứ giúp chúng ta cân đối chi phí cũng như đưa ra các quyết định một cách chính xác, sáng suốt.
Xác định nhóm đối tượng tham gia
Căn cứ vào mục đích giải đấu để xác định được các nhóm đối tượng tham gia phù hợp, có thể là đội tuyển chuyên nghiệp, các phòng ban trong công ty, các khối doanh nghiệp hay các đội bóng của địa phương. Xác định số lượng đội bóng tham gia để lên được hình thức tổ chức thi đấu phù hợp, chẳng hạn như là đấu bảng hay vòng tròn tính điểm.
Thời gian tổ chức
Trong khi lập kế hoạch, phải xác định được thời gian diễn ra giải đấu, khung giờ tổ chức thi đấu tích hợp. Thời gian tổ chức cần được cân đối phù hợp đối với đối tượng tham gia. Sau khi hoàn thành các bước trên, hãy lập thời gian biểu cho từng bước của kế hoạch và bố trí nhân sự phù hợp với từng giai đoạn.
Địa điểm tổ chức giải đấu
Địa điểm tổ chức giải đấu là một thành phần quan trọng để quyết định sự thành công của giải đấu, để thuận tiện trong việc tổ chức, di chuyển của các đội tuyển tham gia.
Dự trù kinh phí
Để một giải đấu được diễn ra, thì kinh phí là yếu tố cốt lõi để có thể tổ chức một giải đấu. Các khoản chi phí cần được tính toán kỹ và công khai minh bạch với ban tổ chức giải. Các chi phí thường có trong giải đấu:
- Giải thưởng: Cúp, cờ lưu, giải thưởng bằng tiền mặt hoặc các giải thưởng có giá trị khác.
- Tiền sân bãi
- Chi phí cho tổ trọng tài, nhân viên y tế, bảo vệ và nhân sự tổ chức.
- Chi phí cho các trang thiết bị tổ chức, chi phí thiết kế, âm thanh, ánh sáng, loa đài, trang phục, sân khấu.
- Chi phí truyền thông: giới thiệu về giải đấu, đưa tin về giải đấu, cập nhật tình hình giải đấu. Chi phí liên lạc với khách mời, với các nhà tài trợ.
- Chi phí nước uống cho ban tổ chức và các đội thi đấu.
Dự trù kinh phí sẽ mô tả những khoản chi phí cần chi ra để tổ chức giải đấu, sau khi tổng hợp phần tài trợ sẽ xác định được số tiền mà các đội thi cần đóng góp.
Truyền thông
Dựa vào quy mô của giải đấu, mức độ và mục đích của giải đấu mà có chiến thuật truyền thông phù hợp. Thông thường các giải đấu sẽ kết hợp với các đơn vị truyền thông, hay được thông báo trên các trang thông tin của đơn vị tổ chức,…
Tài liệu cần chuẩn bị
Để tổ chức thành công giải đấu, ngoài các yếu tố trên, ban tổ chức cần chuẩn bị các tài liệu để phục vụ cho giải: điều lệ giải, hồ sơ xin tài trợ, thư mời tài trợ và danh sách các đội bóng, nhân sự chi tiết.
Các hoạt động chuẩn bị giải đấu
Sau khi hoàn thành việc lập kế hoạch, ban tổ chức sẽ bắt tay vào thực hiện các hoạt động chuẩn bị giải đấu.
Gửi thư mời đến các đội bóng tham dự, xác nhận và lên danh sách đội bóng
Sau khi xác được mục đích và đối tượng tham gia giải đấu, ban tổ chức sẽ gửi thư mời tham gia đến các đối bóng hoặc thông báo thông tin đến các đội bóng nằm trong nhóm đã chọn.
Quảng bá giải đấu trên sân bằng nhiều hình thức khác nhau, chẳng hạn như đưa thông tin giải lên fanpage hoặc gửi qua sms, email hoặc các cách thức truyền thông khác nhau, tùy vào quy mô của giải đấu. Lưu ý, gửi thư mời hãy kèm theo hồ sơ đăng ký, chi phí tham gia và điều lệ của giải đấu.
Mời tài trợ
Mời tài trợ tham gia giải đấu rất quan trọng. Hãy lên danh sách các nhà tài trợ khả thi như những đơn vị thân quen, hay những khách hàng, nhà cung cấp thân thiết doanh nghiệp, nhóm khách hàng có phân khúc tương ứng với đối tượng tham gia giải.
Khi xác định được nhà tài trợ cần hướng đến, gửi thư và hồ sơ tài trợ cho nhà trợ trong thời gian khoảng 1-2 tháng trước khi giải đấu diễn ra, điều này sẽ giúp nhà tài trợ có thời gian xem xét, cân đối nguồn ngân sách, nhân sự để có quyết định tham gia tài trợ phù hợp.
Lễ bốc thăm
Sau khi xác định được các đội tham gia và thông qua các cuộc họp để nắm được tình hình, mong muốn của các đội. Ban tổ chức sẽ tổ chức bốc thăm thi đấu, trong lễ bốc thăm này sẽ có sự tham gia của ban tổ chức, ban giám sát, tổ trọng tài, đại diện các đội bóng và đơn vị tham gia truyền thông.
Bên cạnh đó, buổi lễ bộc lăm sẽ diễn ra các hoạt động khác như thông báo kế hoạch tổ chức giải, danh sách đội bóng, điều lệ giải và bốc thăm chia bảng. Thông thường, lễ bốc thăm sẽ diễn ra trước 1 tuần khi lễ khai mạc bắt đầu.
Chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết
Các trang thiết bị tổ chức giải đấu đã được lên sẵn trong bản kế hoạch và bảng dự trù kinh phí. Chúng ta sẽ chi tiết và cụ thể hóa các đồ dùng cần phục vụ cho lễ khai mạc và giải đấu để có sự chuẩn bị chu toàn nhất.
Triển khai
Sau khi hoàn tất khâu lên kế hoạch và chuẩn bị giải đấu, buổi lễ khai mạc và các trận đấu sẽ diễn ra, đây gọi là giai đoạn triển khai.
Lễ khai mạc giải đấu
Để lễ khai mạc giải đấu diễn ra thành công, tốt đẹp, đầu tiên chúng ta phải xác định được thành phần tham dự, các đối tượng khách mời, truyền thông để bố trí, sắp xếp vị trí ngồi phù hợp.
Lễ khai mạc không thể thiếu sân khấu và âm thanh, do đó trước khi buổi lễ khai mạc diễn ra, sân khấu phải được dàn dựng xong với đầy đủ âm thanh, ánh sáng, các trang thiết bị và hoàn thành kịch bản chương trình.
Nhân sự cần có để điều phối buổi lễ khai mạc ngoài ban tổ chức chính là: MC, điều phối viên và lễ tân. Trong lễ khai mạc, sẽ có phần tuyên thệ của tổ trọng tài và các đại diện của đội bóng.
Quá trình diễn ra giải đấu
Trước khi mỗi trận đấu được diễn ra, các đại diện đội bóng sẽ gặp trọng tài và làm thủ tục về biên bản trận đấu, sau đó sẽ tiến hành thi đầu.
Lưu ý, trong quá trình tổ chức giải đấu luôn phải có đội ngũ nhân viên y tế và bảo vệ túc trực, đây là hai nhân tố quan trọng để giải quyết các vấn đề phát sinh trong trận đấu, bảo đảm an ninh cho giải đấu.
Sau khi kết thúc trận đấu, hai đội sẽ ký vào biên bản trận đầu. Để tạo hiệu ứng truyền thông tốt cho giải đấu và những giải đấu trong tương lai, đừng quên chụp ảnh và quay phim tư liệu.
Ngoài ra, để tránh những trước hợp ngoài mong muốn, hãy chuẩn bị những phương án dự phòng để đảm bảo quá trình tổ chức giải đấu được diễn ra thành công, tốt đẹp.
Lễ bế mạc giải
Sau khi các trận đấu diễn ra thành công và có kết quả của các đội, sẽ tổ chức lễ bế mạc giải. Nhìn chung, lễ bế mạc giải sẽ chuẩn bị tương tự như lễ khai mạc, về thành phần tham dự, đội ngũ nhân sự cũng như trang thiết bị cần thiết.
Bên cạnh đó, lễ bế mạc ban tổ chức sẽ đại diện tổng kết các hoạt động trong giải đấu và trao giải thưởng các đội. Sau khi buổi bế mạc diễn ra, tùy vào ngân sách và chi phí ban đầu, mà có thể kết hợp tổ chức thêm một buổi liên hoan, giao lưu sau trận đấu, đây là cơ hội để các đội có thời gian giao lưu và gặp gỡ nhau, cũng như các thành viên trong đội có thời gian trao đổi kinh nghiệm với nhau.
Tổng kết – rút kinh nghiệm nội bộ
Sau mỗi giải đấu, ban tổ chức sẽ có một cuộc họp nội bộ để tổng kết chi phí, đánh giá sự thành công của giải đầu, những điều đã làm được và những điều cần khắc phục để những giải đấu sau sẽ thành công hơn.
Trên đây là những giai đoạn cần có để tổ chức giải bóng đá, bao gồm bước lên kế hoạch, các hoạt động chuẩn bị trước giải đấu, triển khai giải đấu và rút kinh nghiệm. Hy vọng những thông tin trong vài viết sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình tổ chức giải bóng đá thành công.
