Nhiều người mong muốn được sở hữu một quán cafe cho riêng mình. Tuy nhiên, để mở quán cafe không hề đơn giản, đặc biệt là đối với những người mở quán cafe lần đầu. Khởi đầu của mở quán cafe chính là chuẩn bị cho khai trương quán. Vậy khai trương quán cafe cần chuẩn bị những gì?
Thời điểm trước khi mở quán cafe
Giai đoạn trước khi mở cửa hàng là giai đoạn cực kỳ quan trọng trong mở quán cafe. Trong giai đoạn này, các chủ quán cafe sẽ chọn địa điểm để mở quán, chuẩn bị các công tác tư tưởng cùng với việc lên kế hoạch mở quán và các chi phí cần có để mở quán cafe. Cụ thể, giai đoạn trước khi mở quán cafe, cần thực hiện những công việc sau:
- Xác định những sản phẩm đồ uống sẽ kinh doanh, tìm hiểu động thái của ngành và các sản phẩm muốn kinh doanh. Việc hiểu rõ sản phẩm sẽ giúp hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.
- Xem xét tình hình kinh doanh các cửa hàng cafe tại khu vực quán cafe, tình hình các cửa hàng có loại hình tương tự tại địa phương, Việc làm này sẽ hiểu được thói quen tiêu dùng của khách hàng, cũng như các đối tượng tiêu dùng chủ yếu.
- Phân tích tình hình tài chính, kinh tế của bản thân. Kinh doanh quán cafe thường không đem lại lợi nhuận nhanh chóng, cần có khoản tiền vốn vững chắc để kinh doanh loại hình này.
- Xác định quy mô của quán cafe của bạn, liệt kê thực đơn bạn mong muốn và giá cả.
- Tìm hiểu về các thông tin về trang trí, thiết kế, cải tạo quán cafe và xác định khoản chi phí này.
- Tìm hiểu các quy trình và các tài liệu liên quan đến việc kinh doanh quán cafe, chẳng hạn như giấy phép kinh doanh, các vấn đề liên quan đến thuế, y tế, an toàn thực phẩm,…
Chuẩn bị trước khi khai trương quán cafe
Khai trương quán cafe sẽ được triển khai khi hoạt động kinh doanh của cửa hàng được các cơ quan có thẩm quyền xác nhận, mọi thỏa thuận ký kết đã được hoàn thành. Hầu như, khi các thủ tục này đã hoàn thành, bạn có thể bắt đầu hoạt động kinh doanh. Khi bước qua giai đoạn này, mọi thứ cần phải chuẩn bị gấp rút, nhiều hoạt động sẽ diễn ra cùng một lúc.
Cải tạo cửa hàng và lựa chọn đồ nội thất, trang thiết bị pha chế
Đầu tiên, bạn phải có một bản kế hoạch chi tiết về mặt tiền cửa hàng, về bản đồ ba chiều, điều này là quan trọng vì đây là thứ cần thiết để chuẩn bị cho việc cải tạo cửa hàng. Trong kế hoạch thiết kế cần rõ ràng về việc chọn vật liệu xây dựng, định giá các loại vật liệu và thương lựa để có mức giá phù hợp nhất. Bên cạnh đó là lựa chọn đồ nội thất cũng cần được thực hiện song song.
Kinh doanh quán cafe đòi hỏi phải cần có nhiều máy móc, thiết bị pha chế cafe và các món nước khác. Bạn cần liên hệ với các công ty kinh doanh thiết bị pha chế để lựa chọn sản phẩm, hỗ trợ về mức giá cũng như các hỗ trợ về thiết kế lắp đặt máy móc, điện nước.
Để bước cải tạo cửa hàng và lựa chọn đồ nội thất hiệu quả, bạn cần kiểm soát ngân sách và kiểm soát tiến độ thực hiện. Trong đó, trong khi thực hiện thi công thường sẽ thanh toán theo tiến độ. Căn cứ vào lịch trình để có những biện pháp giải quyết phù hợp.
Giấy phép kinh doanh cửa hàng, nhân sự
Để quán cafe của bạn được hoạt động suôn sẻ và đúng quy định của pháp luật. Sau khi có sự chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền, bạn sẽ xin được giấy phép kinh doanh.
Bên cạnh đó, nhân sự của quán cafe. Để quán cafe có thể hoạt động, cần phải có nhân viên bán hàng, pha chế,… Do đó, cần tuyển nhân viên kịp thời để bạn có thời gian training, đào tạo nhân viên phù hợp với văn hóa cửa hàng, cũng như để nhân viên trở nên chuyên nghiệp, hiểu được mong muốn của bạn và phục vụ khách hàng tốt nhất.
Thiết kế menu cho quán, in ấn các tài liệu quảng cáo
Để quán cafe có thể hoạt động cần menu các món đồ uống mà bạn mong muốn mang đến cho khách hàng. Hãy lên thực đơn những món thức uống bạn sẽ kinh doanh, thiết kế menu, sau đó in ấn cho quán cafe của mình ngay nhé.
Các đồ dùng khác
Để mang món thức uống đến cho khách hàng, ngoài bàn, ghế, máy móc thiết bị pha chế đồ uống, thì các món đồ như cốc, thìa, chén, đĩa là những vật dụng không thể thiếu. Hãy tìm những mẫu mình thích, phù hợp với phong cách của quán cafe.
Bên cạnh đó, các đồ dùng trang trí khách như bình hoa, hoa, tranh ảnh sẽ giúp quán cafe trở nên thu hút hơn.
Xây dựng hệ thống làm việc
Để quán cafe hoạt động hiệu quả, hãy xây dựng các quy định, quy chế làm việc tại quán, xây dựng hệ thống ca làm việc cho nhân viên. Khi các quy định rõ ràng, mọi thứ có thể hoạt động dễ dàng và suôn sẻ hơn.
Chuẩn bị ngày khai trương quán cafe
Sau chuẩn bị đầy đủ những bước ở trên, quán cafe của bạn có thể khai trương được rồi đấy. Tuy nhiên, trong ngày khai trương cần chuẩn bị những điều sau để buổi khai trương diễn ra thành công, tốt đẹp.
- Lên danh sách khách mời: thực hiện liệt kê danh sách khách mời và dự tính được số lượng khách mời cụ thể. Bên cạnh khách mời là bạn bè, đồng nghiệp, đối tác, người thân, bạn có thể mời thêm người nổi tiếng tham gia khai trương quán cafe. Sự tham gia của những nhân vật này sẽ tạo sự thu hút cho các phương tiện truyền thông và các khách hàng tiềm năng tương lai của quán cafe.
- Chọn ngày đẹp để khai trương: ngày khai trương được chọn sẽ là ngày lành, tháng tốt, hợp với chủ cửa hàng.
- Thiệp mời khai trương: những tấm thiệp mời khai trương mang phong quán cafe sẽ thu hút sự quan tâm của người tham dự đấy.
- Dự trù kinh phí cho buổi khai trương: đây là bước cần thiết, hãy lên bản dự trù kinh phí cho buổi khai trương và giới hạn tổ chức khai trương quán cafe trong giới hạn kinh phí được dự trù.
- Lên danh sách các món ăn và chuẩn bị các món ăn cho ngày khai trương với mức kinh phí được dự trù.
- Lên nội dung cần thiết cho buổi khai trương: kịch bản chương trình, các tiết mục văn nghệ kèm theo,..
- Sắp xếp nhân sự cho buổi khai trương.
- Các thiết bị, dụng cụ trong ngày khai trương.
- Quà cảm ơn khách mời đến tham dự.
Khai trương của hàng là một các truyền thông, để nhiều người biết đến quán cafe của bạn hơn.
Giai đoạn sau khai trương
Sau khi khai trương sẽ là quá trình chạy thử của quán cafe. Đây là giai đoạn tiếp xúc và tìm hiểu về thị trường, là quá trình mà các quản lý trực tiếp liên hệ với khách hàng thay vì lý thuyết.
Sau khi khai trương, quán cafe nên có fanpage riêng và có những nội dung hấp dẫn, độc đáo chia sẻ đến mọi người. Bên cạnh đó, thực hiện các hoạt động truyền thông khác như phát tờ rơi, những khuyến mãi hấp dẫn sẽ thu hút khách hàng sẽ mang khách hàng đến với quán cafe của bạn.
Bên cạnh đó, trong quá trình tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, hãy tìm hiểu và phân tích khách hàng, để rút ra được những điểm mạnh và yếu trong hoạt động của quán cafe và khắc phục. Thêm vào đó, phân tích tình hình hoạt động của cửa hàng, cũng như các sản phẩm của cửa hàng để đưa ra những hướng đi phù hợp nhất.
Tìm hiểu và nhận các góp ý từ nhân viên để khắc phục những khuyết điểm, mang đến một quán cafe không chỉ có đồ uống ngon mà chất lượng phục vụ tuyệt vời được công nhận.
Sau khi hoàn thành bước này, bạn đã khai trương và đi vào hoạt động quán cafe của riêng mình thành công.
Trên đây là những thông tin về bước, các việc cần làm trong chuẩn bị và khai trương quán cafe. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn thực hiện được mong muốn mở quán cafe cho riêng mình và có buổi lễ khai trương thành công.
