Trước khi bước vào giai đoạn tổ chức sự kiện, các nhà tổ chức sự kiện cần phải xin được giấy phép tổ chức sự kiện từ các cơ quan có thẩm quyền như Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Cục Bản quyền… Công việc này đóng vai trò hết sức quan trọng, quyết định sự thành bại của sự kiện, rằng sự kiện có thể được diễn ra hay không và tất cả mọi nỗ lực, công sức và thời gian để lên kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện chương trình có bị bỏ phí hay không.
Vì vậy, một sự kiện mong muốn diễn ra thành công thì luôn phải chú ý đến việc xin giấy phép tổ chức. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết để bạn có thể xin giấy phép tổ chức sự kiện.
Những sự kiện nào phải xin giấy phép tổ chức?
Muốn tổ chức bất kì một sự kiện, chương trình nào thì bạn đều phải xin giấy phép. Có những sự kiện bạn sẽ phải xin giấy phép của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch và có những sự kiện bạn cần xin giấy phép của Cục Bản quyền. Và tùy thuộc vào loại sự kiện, chương trình mà bạn muốn tổ chức thì loại giấy cấp phép bạn phải xin cũng là khác nhau.
Theo quy định pháp luật khi tổ chức sự kiện lớn hơn hoặc bằng 3 người phải cần có giấy cấp phép, được sự đồng ý của cấp quản lý, báo cáo chính quyền địa phương, bắt buộc có giấy phép tổ chức trong trường hợp có ca sĩ chuyên nghiệp biểu diễn.
Hướng dẫn các loại giấy tờ phải có khi xin giấy phép tổ chức sự kiện
- Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép
- Chủ đầu tư soạn
- Ngày tháng năm, thời gian, địa điểm thông tin phải rõ ràng.
- Phải ghi “Chương trình không bán vé” đối với những chương trình ko bán vé.
- Danh mục bài hát, tác giả, người biểu diễn
- Giấy phép đăng ký kinh doanh của chủ đầu tư và chủ tổ chức sự kiện (mỗi thứ 2 bộ)
- Kịch bản khung:
- Phải đóng dấu treo (dấu treo là có thể thay đổi được, nhưng không được đổi bài, tiết mục).
- Kịch bản khung do chủ đầu tư soạn, chữ ký và dấu của chủ đầu tư (kịch bản khung gồm: stt, thời gian, tiết mục, mô tả, ghi chú).
- Danh mục bài hát: In thành 2 tờ có chữ ký, đóng dấu của chủ đầu tư
- Danh sách các ca khúc trong chương trình
- Hợp đồng thuê mướn địa điểm:
- Làm thành 4 bộ: (1 bộ bên thuê địa điểm giữ, 1 bộ mình giữ, 1 bộ sở VHTTDL giữ, 1 bộ cục tác quyền)
- Bên A: người bán dịch vụ sẽ soạn hợp đồng.
- Công văn tổ chức sự kiện đặc biệt (nếu có)
- Nếu chương trình có quân nhạc, văn công, lực lượng địa phương thì cần phải có giấy phép.
- Số lượng: 3 tờ: 1 tờ mình giữ, 1 tờ nộp cục, 1 tờ nộp sở.
- Giấy phép xác nhận đã đóng tiền tác quyền ở cục tác quyền.
- Chuẩn bị 9 loại giấy tờ, cục tác quyền sẽ đưa lại 3 loại giấy tờ để mình nộp về sở, 3 loại giấy tờ này thuộc số 7, đó là 3 loại giấy tờ cụ thể:
- Hóa đơn VAT cho chủ đầu tư
- Phiếu thu đóng tiền
- Hợp đồng giữa chủ đầu tư và cục chứng minh việc đóng tiền
9 loại giấy tờ cụ thể:
- Giấy ủy quyền
- Công văn xin phép tổ chức biểu diễn
- Giấy phép đăng ký kinh doanh
- Kịch bản khung
- Danh mục bài hát
- Hợp đồng thuê mướn địa điểm
- Công văn tổ chức sự kiện đặc biệt (nếu có)
- Hợp đồng đặc biệt nếu có
Note: Một số trường hợp cụ thể: Trong trường hợp dùng nhạc của Lam Phương phải đến Bến Thành audio để xin bản quyền. Nếu dùng nhạc của Phạm Duy thì phải đến Phương Nam phim để xin bản quyền.
1 số trường hợp cần thêm:
- Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng)
- Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép
Các lưu ý:
- Phải xin phép Sở Công Thương nếu có các chương trình rút thăm hay khuyến mãi
- Phải có thêm Công văn đứng tên cơ quan giải đấu, Quyết định thành lập giải và hợp đồng/biên bản ghi nhớ với Đơn vị phối hợp thực hiện đối với các sự kiện là giải đấu
- Tất cả sự kiện cần ghi có bán vé hay không và nếu có bán vé thì cần nộp kèm maket vé bán.
- Tất cả giấy tờ cần có con dấu đóng giáp lai, ở nơi nhận phải ghi chú rõ là có Nộp lưu chiểu… Bạn nên lưu ý những điểm này để không phải mất thời gian đi lại nhiều lần.
Tuy nhiên, khi tổ chức các sự kiện với nội dung khác nhau thì cần thêm nhiều loại giấy khác nhau nữa để bổ sung thông tin cụ thể. Ví dụ như:
1.Tổ chức trình diễn thời trang
- Đơn xin phép trình diễn thời trang
- Danh sách người mẫu
- Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn (tối thiểu 30 ngày trước khi chương trình diễn ra)
- Tổ chức phúc khảo (ít nhất 5 ngày trước khi chương trình diễn ra)
- Hợp đồng địa điểm tổ chức
2.Tổ chức họp báo
- Đơn xin phép họp báo
- Giấy phép hoạt động kinh doanh hoặc giấy chứng nhận của cơ quan tổ chức (bản sao có công chứng)
- Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung họp báo (giấy phép biểu diễn, khuyến mãi…)
- Thời gian cấp: 1 ngày (không kể ngày nghỉ)
3.Tổ chức biểu diễn ca nhạc
- Đơn xin phép: Thời gian, địa điểm, nội dung chương trình (đầy đủ chi tiết), thời gian phúc khảo, có bán vé hay không
- Giấy phép hoạt động kinh doanh (bản sao có công chứng)
- Hợp đồng địa điểm
- Giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền
- Bản ghi lời bài hát
- Hồ sơ passport của nghệ sỹ nước ngoài nếu chương trình tổ chức biểu diễn có yếu tố nước ngoài, chẳng hạn như có nghệ sỹ nước ngoài về Việt Nam biểu diễn
- Thời gian cấp: 7 ngày (không kể ngày nghỉ)
Một số lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện
1. Dự tính trước những tình huống có thể đột ngột phát sinh
- Có nhiều nhà tổ chức dịch vụ mới vào nghề, chưa có kinh nghiệm thường chủ quan, gần tới ngày diễn ra sự kiện mới bắt đầu đi xin giấy cấp phép. Khi ấy, nếu không may, họ có thể sẽ phải đối mặt với những tình huống phát sinh không mong muốn, có thể gây trở ngại rất lớn cho quá trình tổ chức sự kiện diễn ra thành công. Vì vậy, việc dự tính trước các tình huống đột ngột phát sinh và đi xin giấy cấp phép sớm đóng vai trò cực kì quan trọng.
- Những trường hợp bất ngờ có thể xảy đến như phải điều chỉnh lại nội dung trong hồ sơ, giấy phép, bổ sung thêm giấy phép con cho sự kiện, những thủ tục pháp lý, chứng nhận khác…
- Cũng cần chú ý thời gian nhận lại giấy phép. Phải tính trước các ngày nghỉ, cần phải loại trừ các ngày thứ 7, chủ nhật cũng như ngày lễ ra khỏi bảng tính, vì nếu ngày diễn ra sự kiện rơi vào Chủ nhật chẳng hạn thì bạn sẽ không thể có kịp giấy phép để chạy chương trình. Thêm vào đó, có thể thời hạn cấp phép ở các quận, huyện là không giống nhau tùy thời điểm cho nên bạn cần tìm hiểu trước và trù tính thời gian kĩ lưỡng.
2. Hiểu biết tường tận các cơ quan cấp phép
- Nếu nhà tổ chức sự kiện là người không có kinh nghiệm thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức xin giấy phép, hoàn thiện thủ tục tổ chức sự kiện so với dự tính ban đầu. Vì vậy, nắm rõ cách hoạt động của các cơ quan cấp giấy phép tổ chức sự kiện rất quan trọng.
- Có một số thông tin quan trọng bạn nhất định phải nắm được như thời gian làm việc của các cơ quan hành chính cấp phép. Ví dụ như Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch chỉ nhận hồ sơ vào buổi sáng, buổi chiều dành để trả hồ sơ cho các tổ chức xin cấp phép khác, thời hạn giải quyết hồ sơ là 2 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, trường hợp phải xin ý kiến các Bộ, ngành khác thì thời hạn tối đa là 10 ngày.
Dịch vụ xin giấy phép tổ chức sự kiện
Là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm tổ chức những chương trình lớn, tầm cỡ quốc tế cũng như xin giấy phép cho hàng trăm sự kiện quy mô lớn bé. Công ty tổ chức sự kiện Á Châu cung cấp dịch vụ xin giấy phép sự kiện. Ưu tiên cho các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện tại Á Châu.
Một số câu hỏi thường gặp
Xin giấy phép tổ chức sự kiện ở đâu?
Các cơ quan tiếp nhận hồ sơ giấy phép xin tổ chức sự kiện gồm có: Sở Văn Hóa, Thể thao và du lịch, Cục nghệ thuật biểu diễn, các cấp chính quyền địa phương như Ủy ban nhân dân cấp xã, quận/huỵện, tỉnh và thành phố.
Tùy thuộc vào từng loại hình sự kiện khác nhau để nộp hồ sơ sao cho phù hợp, tránh tình trạng lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc.
Khi nào nên xin giấy phép tổ chức sự kiện
Đa phần, việc nộp hồ sơ có thời hạn ít nhất là trước 10 ngày diễn ra sự kiện. Tuy nhiên, đối với các chương trình người mẫu, trình diễn thời trang, fashion show, những buổi diễn liên quan đến hình ảnh, trang phục cần phải phù hợp với thuần phong mỹ tục Việt Nam thì cần phải xin giấy phép trước ít nhất 30 ngày.
Các loại giấy phép trong tổ chức sự kiện
Giấy phép Bộ Văn hóa thể thao và du lịch: Tổ chức từ 2 điểm trở lên tại 2 thành phố khác nhau, hoặc những sự kiện tầm cỡ quốc gia.
Giấy phép tổ chức sự kiện tại Sở Văn hóa thể thao và du lịch: Gồm giấy phép họp báo, giấy phép tổ chức roadshow, giấy phép quảng cáo tại điểm tổ chức, giấy phép quảng cáo sản phẩm,…Trừ giấy phép tổ chức hội nghị khoa học thì không cần xin phép.
Giấy phép cho người biểu diễn là người nước ngoài: Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ
