Người chủ trì chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả của cuộc họp.

Do vậy người điều hành cuộc họp cần có những kỹ năng cơ bản nhất về cách thức để tổ chức một cuộc họp thành công.

VAI TRÒ CỦA NGƯỜI CHỦ TRÌ CUỘC HỌP KHI TIẾN HÀNH HỌP

Những chức năng người chủ trì phải đảm nhiệm
Người tạo thuận lợi cho sự đề xuất ý kiên của mọi thành viên:
Người chủ trì cuộc họp phải biết cách vận động mọi thành viên tham gia đóng góp ý kiến, ý tưởng.
Nhận xét, phân tích, phê phán, đề nghị cho cuộc họp.
Người điều khiển cuộc họp đi đúng hướng:
Người chủ trì phải bám sát agenda của cuộc họp, đảm bảo cho cuộc họp tiến triển thuận lợi, hướng đến những mục tiêu đề ra.
Người điều hòa:
Người chủ trì cuộc họp phải tính đến trạng thái tâm lý của các thành viên tham dự cũng như những mối liên hệ riêng tư của họ với nhau.
Những yếu tố khác nhau về tâm lý có thể là nguồn gốc của các sự bế tắc.

Những lời khuyên cho người chủ trì cuộc họp

Dành thời gian để trò chuyện và nghe mọi người nói, đồng thời chia sẻ với họ những câu chuyện đó.
Làm rõ và diễn giải cẩn thận những ý kiến then chốt.
Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm của mình, bảo vệ những ý tưởng mới.
Sử dụng những ” kỹ năng động não”f
Ghi lại những ý tưởng và lưu ý trên một biểu đồ minh họa
Sử dụng các màu sáng và chữ in đậm
Sử dụng hình ảnh cùng các câu chữ
Sử dụng các dấu hoa thị để nhấn mạnh điểm then chốt.
Sử dụng không quá 7 từ trên một dòng và 7 dòng trên một biểu đồ.
Đăng tải tất cả các biểu đồ để mọi người có thể dễ dàng tham khảo khi cần thiết.
Vào cuối buổi họp, chuyển các biểu đồ này tới người thư ký ghi chép để sau đó đưa chúng vào biên bản cuộc họp.
Đưa ra những câu hỏi mở nhằm khuyến khích sự đóng góp ý kiến của mọi người.
Lịch trình cuộc họp xứng đáng để được thể hiện hướng sự tập trung vào tư tưởng quan điểm, chứ không phải vào những con người.
Ấn định những bước tiếp theo trong thời gian diễn ra cuộc họp và đảm bảo rằng những hành động cụ thể.

Thu nhận những thông tin và dữ liệu từ cuộc họp. Đảm bảo rằng tất cả mọi người đều đã được nghe và biết những thông tin đó.
Đảm bảo rằng mọi thiết bị âm thanh đều hoạt động được tốt, nhân sự lễ tân pha trà rót nước khi mọi người nghỉ ngơi giữa giờ.
Để mọi người tham dự thực thi nội dung cuộc họp, bạn chỉ là người dẫn dắt tiến trình mà thôi.
Biểu lộ sự cảm kích và ủng hộ những đóng góp mang tính xây dựng của mọi người.
Sử dụng lịch trình để đảm bảo cuộc họp tiến triển theo đúng kế hoạch.
Điều chỉnh nhịp độ của cuộc họp; đẩy nhanh, chậm lại, tạm ngưng, thay đổi hướng tiến triển.
Để mọi người biết rằng họ đang ở giai đoạn nào trong lịch trình cuộc họp đã định.
Sơ kết định kỳ những điểm chủ chốt và để mọi người thông qua.
Giúp đỡ mọi người đạt được sự đồng thuận và tìm kết luận

Bạn nên chỉnh lý chương trình nghị sự và đảm bảo rằng thời gian không bị lãng phí với từng nội dung họp.
Hoặc các tiêu chuẩn khác khống chế thơi gian thảo luận hoặc không cho phép các phát biểu dài.
Đảm bảo rằng tất cả được cung cấp quyền như nhau để nói

Đảm bảo rằng tất cả thành viên hiểu rằng tại lúc bắt đầu nội dung nào là được thảo luận, vấn đề cần giải quyết và các mục tiêu cần phải đạt được của cuộc họp.
Lắng nghe cẩn thận và duy trì cuộc họp tập trung về các mục tiêu của nó.
Đơn giản hóa tất cả những phức tạp sử dụng các tóm tắt và tổng kết.
Ngăn chặn các hiểu lầm và sự mơ hồ và cố gắng duy trì sự trong sáng trong các buổi thảo luận.
Kết thúc các thảo luận dài trước khi quá muộn.

Trong các buổi họp, biên bản họp phản ánh những sự việc diễn tiến trong buổi họp.
Một cuộc họp được xem là thành công khi biên bản họp hội đủ những yếu tố cần thiết.
Người làm thư ký ghi biên bản cuộc họp thường ngồi bên cạnh người chủ trì cuộc họp, nếu không người chủ trì phải ghi chép về cuộc họp.
Biên bản rất quan trọng cho việc quản lý diễn biến, những quyết định và những kết quả của cuộc họp.
Biên bản nên ngăn gọn, chính xác và minh bạch, bao gồm những con số, những sự kiện, những hành động phải làm và những thời hạn.