Dù bạn muốn tổ chức giải chạy lớn hay nhỏ, cho dân không chuyên hay vận động viên chuyên nghiệp, thì đây cũng không phải nhiệm vụ dễ dàng đối với người ngoài ngành.
Con số khá ấn tượng được thống kê bởi Liên đoàn Điền kinh Việt Nam (VAF), chỉ tính riêng năm 2023, trên toàn quốc đã có hơn 60 giải bán marathon, marathon, và siêu marathon; đó là chưa kể các giải chạy cự ly ngắn. Bất ngờ hơn nữa là chỉ riêng thành phố Hồ Chí Minh tổ chức 50-60 giải chạy ở các cấp độ khác nhau mỗi năm.
Điều này cho thấy tổ chức giải chạy đã không chỉ đơn giản là một sự kiện thể thao dành cho vận động viên chuyên nghiệp nữa. Đây là dịp để nâng cao tinh thần thể thao của bất cứ ai từ trẻ em đến dân nghiệp dư.
Tất nhiên để tổ chức một giải chạy chuyên nghiệp thì không đơn giản chút nào: từ bước đưa ra ý tưởng ban đầu đến triển khai, và quản lý giải chạy. Nếu bạn có nhu cầu tổ chức giải chạy cho công ty có thể tham khảo bài viết dưới đây:
Tại sao nên tổ chức giải chạy
Giải chạy là một hoạt động thể thao thường được nhiều doanh nghiệp lựa chọn tổ chức với nhiều thông điệp sức khỏe mong muốn mang đến với người tham gia. Ngoài ra, giải chạy còn là cơ hội để các thành viên trong công ty gắn kết với nhau.
Tổ chức giải chạy góp phần xây dựng phong trào thể dục thể thao trở nên quen thuộc với cuộc sống của nhân viên, mang đến tinh thần thể dục thể thao ngày càng mạnh mẽ. Mỗi giải chạy được tổ chức luôn muốn mang đến cho người tham gia những thông điệp như truyền cảm hứng về tinh thần đồng đội để cùng nhau chinh phục thử thách.
Chính những người tham gia là những người nhận thông điệp và là thành phần tạo nên sự thành công của giải chạy. Bên cạnh đó, người tham gia cũng là người mang thông điệp của ban tổ chức đến với xã hội, đến với cộng đồng.
4 loại cự ly tổ chức giải chạy
- 5km: Chỉ tính đầu năm nay, đã có vô số các sự kiện tổ chức giải chạy nhiều cự ly bao gồm 5km cho người mới tham gia có giải chạy bộ Vietnam International Half Marathon 2024 – 01/01/2024, giải chạy bộ Salonpas HCMC Marathon 2024 – 14/01/2024, giải Điện Biên Phủ marathon 2024 – 14/01/2024, v.v…
Đây là cự ly dễ và ngắn nhất trong tổ chức giải chạy. Từ trẻ em đến người lớn hay vận động viên chuyên nghiệp đều có thể hoàn thành chặng đua 5km trong 25 phút. Chỉ cần chịu khó luyện tập trong một – hai tháng là bạn có thể dễ dàng hoàn thành cự ly này. - 10km: là cự ly lý tưởng cho người mới muốn làm quen với giải chạy và muốn thử sức trên đường chạy chuyên nghiệp sau này. Vào 20/01/2024, Giải chạy trail Vietnam Trail Marathon 2024 đã khởi động với cự ly dễ nhất là 10km. Tham gia giải chạy với tinh thần, sức khỏe, thể lực tốt, vận động viên hoàn thành cự ly chạy 10km trong vòng 1 tiếng. Thêm kỹ năng chạy tốt, người tham gia giải chạy có thể rút ngắn chặng đua xuống còn 45 phút.
- 21km: các giải chạy nhiều cự ly gồm chặng đường 21km phải kể đến Minh Đạm Discovery Marathon 2024 – 25/02/2024, Giải chạy bộ HÒA BÌNH MARATHON 2024 – 03/3/2024, và Tay Ho Half Marathon 2024 – 14/04/2024.
Đây là cự ly dành cho người có kinh nghiệm, sức bền và thể lực tốt. Để chinh phục cự ly 21km, tốt hơn hết bạn hãy lập một thời gian biểu cho việc luyện chạy hằng ngày. - 42km: năm 2018, giải chạy HCM International Marathon thu hút số người tham gia đông nhất Việt Nam với 9000 vận động viên từ 63 quốc gia. Cự ly này không dành cho người mới vì nó đòi hỏi rất cao ở sức bền và thể lực của người tham gia, nên bạn phải tập luyện thường xuyên, đều đặn, đúng cách để tránh bị chấn thương khi tham gia chạy chính thức.
Tổ chức giải chạy bộ chuyên nghiệp cần những gì?
Xin giấy phép tổ chức giải chạy
Để tổ chức giải chạy một cách thuận lợi, bạn phải xin giấy phép. Sự chấp thuận không chỉ biểu thị cho sự cho phép của quản lý nơi diễn ra sự kiện và sở văn hóa thể thao mà bạn còn nhận được sự hỗ trợ, giúp đỡ của chính quyền. Cho nên bạn hãy kiên nhẫn chờ đợi từ 5-15 ngày nhé.
Xác định chủ đề và đặt tên cho giải chạy
Phải xác định được những điều này người tổ chức giải chạy mới có thể thực hiện các công đoạn tiếp theo như trang trí, lên kịch bản để phù hợp với chủ đề. Sự thống nhất này có thể tạo dấu ấn đặc biệt với người tham gia.
Chọn ngày chạy
Thông thường tổ chức giải chạy vào những ngày cuối tuần có thể thu hút đông đảo người tham gia hơn.
Chuẩn bị cung đường chạy và đo đạc cung đường
Việc chuẩn bị cung đường phải phù hợp với mục đích và đối tượng tham gia. Dù bạn chọn đường ngắn dễ chạy cho dân nghiệp dư hay địa hình phức tạp nhiều thử thách cho vận động viên chuyên nghiệp, cung đường chạy phải đáp ứng được yêu cầu cơ bản nhất. Đó phải là nơi thuận tiện đi lại như ngoại ô, không bị ảnh hưởng của các phương tiện đi lại khác và người dân xung quanh. Để đảm bảo đo đạc chính xác, bạn tốt nhất để người chuyên nghiệp thực hiện nhiệm vụ này.
Chuẩn bị bộ Race kit
Để thiết kế và sản xuất ra những vật dụng phía trên, cần rất nhiều thời gian cho thiết kế và sản xuất. Do đó, cần thiết kế các sản phẩm này ít nhất trước 1 tháng để đảm bảo tiến độ.
Bộ Race Kit cần có những sản phẩm cơ bản gì?
Bộ Race Kit là một thành phần không thể thiếu của giải chạy.
- BIB: được hiểu là số báo danh khi tham gia giải chạy, BIB sẽ được in cho vận động viên tham gia và mỗi người sẽ có một số khác nhau. Bên cạnh đó, với giải chảy có nhiều cự ly. BIB sẽ được in theo nhiều màu sắc khác nhau, điều này giúp hướng dẫn viên hướng dẫn vận động viên chạy đường bộ đúng với cự ly của mình.
- Còi cứu hộ: Trên đường chạy, các vận động viên thường sẽ được trang bị một chiếc còi cứu hộ. Còi cứu hộ là vật dụng giúp vận động viên xử lý các tình huống như lạc đường hay gặp tai nạn ngoài ý muốn, cần sự hỗ trợ, trợ giúp từ ban tổ chức.
- Áo chạy: là sản phẩm tạo nên sắc màu cuộc thi cũng là sản phẩm mang tính kỉ niệm đối với người tham gia. Áo chạy trong bộ race kit cần đạt chuẩn để giúp người tham gia giải giảm nóng trong quá trình chạy, tăng cường thoát mồ hôi và mang đến cảm giác dễ chịu hơn cho vận động viên. Bên cạnh đó, áo chạy còn giúp ban tổ chức nhanh chóng nhận ra vận động viên của cuộc thi mình.
- Balo: là vật dụng không thể thiếu với vận động viên trong tất cả các cự ly, đây là trang bị cần thiết để vận động viên đựng những vật dụng cần thiết trên đường chạy. Balo phục vụ cho vận động viên không cần quá to, vừa đủ chứa, điều quan trọng là phải nhẹ và không tạo thêm trọng lực cho động viên.
BIB
BIB là số thứ tự đã được in ra của mỗi thí sinh tham gia giải chạy. Nếu đó là giải đấu nhiều cự ly, BIB sẽ có nhiều màu sắc khác nhau để ban tổ chức phân biệt và nhân viên hướng dẫn có thể giúp vận động viên chạy đúng tuyến đường.
Còi báo động (còi cứu hộ)
Trong quá trình chạy, vận động viên có thể bị lạc tuyến đường chạy hay gặp sự cố. Những chiếc còi báo động sẽ là cứu cánh cho họ. Một khi thổi còi báo động, ngay lập tức sẽ có người nhận được tín hiệu và nhanh chóng đến hỗ trợ.
Áo chạy
Thành viên tham gia cùng giải chạy sẽ mang áo chạy có thiết kế đồng bộ. Thiết kế bên ngoài chỉ là yếu tố phụ; quan trọng là chất lượng bên trong. Ví dụ, chất liệu vải phải thoáng khí để vận động viên không bị đổ mồ hôi nhiều, cảm thấy dễ chịu trong suốt quá trình chạy.
Balo
Balo được sử dụng để đựng các dụng cụ cần thiết cho vận động viên trong suốt quá trình chạy. Để không tăng trọng lượng không cần thiết, gây ảnh hưởng đến thể lực của người chạy, balo nên được thiết kế nhỏ gọn thôi.
Trạm bù nước điện giải và đội y tế cứu hộ
Các tổ chức giải chạy luôn có các trạm y tế và trạm tiếp nước trên cung đường chạy của vận động viên. Trạm bù nước điện giải giúp họ phục hồi sức lực trong suốt quá trình chạy đường dài. Phòng cho các tình huống bất ngờ, tai nạn ngoài ý muốn có thể xảy đến bất cứ lúc nào, nên đây là bắt buộc để đảm bảo giải chạy chuyên viên y tế và đội cứu hộ luôn có mặt kịp thời để hỗ trợ và xử lý nhanh chóng, đúng cách.
Huy chương
Tùy vào lựa chọn của ban tổ chức có thể đặt mua huy chương tại nước ngoài hoặc ở Việt Nam. Tại Việt Nam sản xuất huy chương theo số lượng lớn hoặc sản xuất riêng lẻ với giá thành rất cao, do đó nên cân nhắc khi lựa chọn nhà cung cấp. Nếu lựa chọn nhà cung cấp người ngoài nên đặt hàng từ sớm để đảm bảo huy chương về kịp tiến độ cuộc thi.
Huy chương hay bộ race-kit là những sản phẩm mang đến tính kỉ niệm cho người tham gia giải chạy.
Tổ trọng tài và đội quản lý đường chạy
Vai trò của trọng tài và đội quản lý đường đua rất quan trọng vì số lượng lớn vận động viên. Ví dụ, tổ trọng tài phải nhanh nhẹn, biết tính thời gian chính xác để tránh dẫn đến kiện cáo, chạy sai đường hoặc chạy đường tắt.
Nước bù điện giải và Đội y tế cứu hộ
Giải chạy thường có rất đông người tham gia với quy mô lớn, do đó cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng, chu đáo nhằm bảo đảm sự an toàn cho các thành viên tham gia.
Trong đó, nước điện bù giải, chuối là những thực phẩm, đồ uống mà ban tổ chức cần phải chuẩn bị cho vận động viên mình, hoặc các thành viên tự chuẩn bị, bởi trong quá trình chạy sẽ mất nhiều nước, cung cấp nước bù điện giải là giải pháp để bù nước, phục hồi sức khỏe, giúp vận động viên đủ sức dẻo dai để tham gia các cung đường chạy. Đội y tế cứu hộ là thành phần quan trọng, ứng phó với các trường hợp tai nạn ngoài ý muốn.
Thiết kế và thi công sân khấu, backdrop ngoài trời
Không giống các sự kiện được tổ chức trong nhà hay nơi được bảo vệ che chắn, việc thiết kế sân khấu backdrop, cổng chào, và hệ thống âm thanh, ánh sáng cho tổ chức giải chạy phải đáp ứng và chịu đựng được thời tiết khắc nghiệt ngoài trời.
Truyền thông quảng cáo vận động người tham gia
Có nhiều cách để truyền thông quảng cáo kêu gọi tham gia giải chạy:
Thông qua sản xuất các tư liệu truyền thông: hình ảnh, video, bài viết về mục đích, ý nghĩa của giải chạy.
Thuê người nổi tiếng – KOLs đến tham gia giải chạy marathon với tư cách là vận động viên tiêu biểu hay khách mời. Hầu hết mọi người đều thích được chạy cùng vận động viên chuyên nghiệp hay người nổi tiếng mà.
Tìm những người nghiêm túc với giải chạy marathon, có tinh thần thể thao, quan tâm đến các giải chạy, và yêu thích chạy. Người tổ chức giải chạy sẽ tuyên truyền trên các hội nhóm chạy bộ trên nền tảng Facebook, bằng cách này chúng ta có thể tìm được các vận động viên chuyên nghiệp, bán chuyên nghiệp và người có kinh nghiệm tham gia các giải chạy ở đây.
Kết hợp tất cả những điều nói trên, Á Châu Event có thể tổ chức họp báo, và quảng bá trên truyền hình để giải chạy được đông đảo công chúng biết đến. Chúng tôi cũng sẽ cung cấp dịch vụ lập kế hoạch truyền thông để thu hút nhiều người tham gia hơn.
Bên cạnh đó, phân bổ người chấm điểm hợp lý để đảm bảo công tác tổ chức được diễn ra thuận lợi. Trên đây là những bước cơ bản cần thiết phải có để có một giải chạy thành công.
Chuẩn bị cho trường hợp không mong muốn
Tình huống khó đỡ nhất mà tổ chức giải chạy ngoài trời rất dễ gặp phải là mưa. Các phương án dự trù để khắc phục rủi ro trong thời gian ngắn nhất và hiệu quả nhất là bắt buộc và cần thiết.
Một đội ngũ chuyên nghiệp sẽ luôn có sự chuẩn bị tối ưu về mọi mặt. Như Á Châu Event luôn có sẵn các phương án phòng bị cho các tình huống bất ngờ một cách đầy đủ, chi tiết, và sát sao nhất có thể.
Tại sao bạn nên chọn dịch vụ tổ chức giải chạy của Á Châu Event
- Á Châu Event đã có 15 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện. Riêng đối với giải chạy, chúng tôi từng thành công tổ chức “GIẢI CHẠY “VẠN TRÁI TIM – MỘT NIỀM TIN” – VIETCOMBANK CHÍ LINH.”
- Nhờ đội ngũ chuyên nghiệp và chuyên gia trong ngành, Á Châu Event có thể miễn phí tư vấn và giúp bạn tổ chức sự kiện thành công.
- Á Châu Event là đối tác của nhiều nhãn hàng lớn nên chúng tôi có uy tín và độ tin cậy cao trong ngành.
- Á Châu Event có mạng lưới quan hệ trong ngành rộng rãi nên chúng tôi có nguồn tài nguyên đa dạng, giá cả hợp lý và ưu đãi.
Dịch vụ trọn gói cho tổ chức giải chạy của Á Châu Event:
- Tư vấn miễn phí
- Lập kế hoạch
- Truyền thông nội bộ
- Chọn địa điểm tổ chức, đo đạc cung đường chạyThiết kế và sản xuất bộ race-kit
- Chuẩn bị huy chương, tổ quản lý đường chạy, đội y tế cứu hộ, tổ trọng tài, nước bù điện giải
Nếu bạn cũng muốn tổ chức giải chạy bởi đội ngũ chuyên nghiệp trong ngành, hãy nhanh tay liên hệ ngay với Á Châu Event theo số hotline: 093 885 9998 hoặc 093 961 9998 để được tư vấn miễn phí.
