Việc lựa chọn và tìm kiếm địa điểm là vấn đề hết sức quan trọng trong mỗi sự kiện, chúng quyết định về diện tích sân khấu, màn hình led. Hơn nữa, việc tổ chức ở trong nhà hay ngoài trời còn ảnh hưởng đến vật liệu để làm sân khấu, khu vực chụp hình…
Bài viết sau đây sẽ giúp bạn có hiểu biết sâu sắc hơn về việc tổ chức sự kiện trong khách sạn. Từ đó tránh được những thiệt hại không đáng có. Điều này đặc biệt quan trọng với những người mới làm nghề sự kiện, hoặc các đơn vị và doanh nghiệp đứng ra làm ban tổ chức của một sự kiện.
Những ưu điểm của việc tổ chức trong khách sạn
Đã từ rất lâu, việc tổ chức sự kiện trong khách sạn đã là điểm ưu tiên hàng đầu của các sự kiện mang tính trang trọng, chuyên nghiệp, các event marketing. Những lý do khiến khách sạn là ưu tiên để tổ chức sự kiện:
Sự tiện lợi và dễ dàng: Mỗi khách sạn luôn có một bộ phận riêng là gọi là “phòng sự kiện”. Khi bạn gọi điện tới và nói muốn tổ chức sự kiện, lễ tân khách sạn sẽ chuyển hướng cuộc gọi của bạn sang phòng sale sự kiện. Họ có thể đáp ứng các nhu cầu cơ bản nhất của một sự kiện (hệ thống loa phòng họp, máy chiếu, sân khấu tiêu chuẩn, giấy bút và bàn ghế…). Tất cả những gì bạn cần làm là gọi một cuộc điện thoại và đặt lịch, họ sẽ sắp xếp đầy đủ nhất cho 1 buổi họp hội nghị, hội thảo.
Sự trang trọng, hoành tráng: Với những sự kiện mang tính sang trọng và tạo dựng hình ảnh, thì địa điểm ưu tiên nhất đó luôn là các khách sạn 5 sao, không chỉ ở vẻ bề ngoài, nội thất bên trong của khách sạn cũng rất tốt và chất lượng, từ các cánh cửa cho đến cách bài trí, và các nhân viên phục vụ tiệc. Điều này khiến cho các khách mời có thể cảm nhận được sự trang trọng ngay từ khi bước vào.
Giảm thiểu các chi phí về nguyên vật liệu: Khách sạn là địa điểm tổ chức trong nhà (indoor). Việc tổ chức sự kiện indoor luôn giảm chi phí rất nhiều so với sự kiện outdoor (ngoài trời). Một trong số đó có thể liệt kê như: chi phí giàn khung không gian, chi phí về giàn truss (nếu ngoài trời sẽ phải sử dụng layertruss), gỗ sân khấu, màn hình LED sử dụng trong nhà cũng sẽ rẻ hơn và khác với loại sân khấu, màn hình LED ngoài trời, và còn rất nhiều vật liệu khác.
Tính an toàn, tránh rủi ro: Các sự kiện ngoài trời sẽ luôn phải đối mặt với các rủi ro về mưa bão, sấm chớp, tính an ninh, vệ sinh,…Nhưng giường như ở khách sạn thì những rủi ro đó gần như không thể xảy ra.
Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện trong khách sạn
Bên cạnh những ưu điểm đó, người tổ chức sự kiện cần phải nắm được 1 số lưu ý sau đây để tránh bị thiệt hại và tổn thất.
Tránh va đập vào các thiết bị của khách sạn
Đây là một trong những lưu ý hàng đầu, vì điều này thường xuyên xảy ra gây thiệt hại nặng nề cho những người tổ chức sự kiện trong khách sạn. Mỗi vết xước sàn, hoặc 1 vết xước cửa nhỏ, chỉ khoảng 1 – 2 cm trong quá trình thi công, bạn có thể đền bù thiệt hại lên tới 700 – 800$, tương đương với 15 – 16 triệu VNĐ.
Cách khắc phục:
- Lưu ý với các nhà thầu về sân khấu và thiết bị, khi dỡ hàng xuống phòng của khách sạn cần có 1 miếng thảm đỏ lót ở phía dưới để tránh các thanh sắt tiếp xúc trực tiếp với mặt sàn
- Đẩy xe chở thiết bị chậm, tránh đi nhanh và va đập vào tường hoặc cửa của khách sạn. Để làm điều này tốt nhất thì bạn cần phải đàm phán với khách sạn về việc cho setup từ rất sớm để có thể kịp tiến độ
Trang phục của người tham gia thi công sự kiện trong khách sạn
Đa phần mỗi khách sạn sẽ có nội quy chung về việc của những người tham gia thi công, vì điều này sẽ ảnh hưởng tới hình ảnh của khách sạn. Tuy nhiên, đối với các nhà thầu về sân khấu, thiết bị sự kiện thi công thường chủ quan vấn đề này, nên các trường hợp nhà thầu không được vào khách sạn thi công vẫn thường xảy ra, gây tranh cãi, chậm tiến độ và rủi ro cho người làm ban tổ chức sự kiện
Cách khắc phục:
- Đọc kỹ nội quy của khách sạn, sau đó phổ biến rõ ràng tới các nhà thầu, đưa ra các hình thức phạt để khiến nhà thầu lưu ý về vấn đề này.
- Chuẩn bị trước 1 số trang phục dự phòng để tránh trường hợp vi phạm nội quy trang phục xảy ra. Một trong những lỗi về trang phục thường xuyên xảy ra nhất đó là việc không đi giày vào khu vực thi công. Với tình trạng covid hiện nay thì lỗi không đeo khẩu trang cũng thường xuyên xảy ra.
- Trường hợp đã vi phạm các lỗi về trang phục, việc bạn đàm phán với bảo vệ là không có hiệu quả, vì quyết định dựa vào cấp trên, có camera giám sát tại ngay cửa khu vực ra vào đồ thi công. Thay vì cố gắng đàm phán, hãy tìm cách giải quyết vầ khắc phục vấn đề này.
Việc ra – vào thiết bị thi công sự kiện trong khách sạn
Như đã nói ở trên, tính an ninh trong sự kiện rất cao, mọi loại hàng hoá đều cần được có giấy xác nhận được phép cho đồ ra đồ vào từ đơn vị quản lý của khách sạn. Thường ban quản lý khách sạn sẽ đưa cho bạn một số giấy tờ để bạn kê khai hàng hoá sẽ ra vào trong sự kiện. Tờ giấy này rất quan trọng, không chỉ giúp hàng hoá được lưu thông trong khách sạn, còn giúp sau khi kết thúc sự kiện có thể tháo dỡ đồ mang về, nếu không có tờ giấy này bạn có thể sẽ không xuất hàng hoá ra ngoài khách sạn được
Cách khắc phục:
- Luôn có 1 nhân sự hỗ trợ, túc trực để mang hàng hoá vào và ra trong sự kiện, là người đại diện cho các nhà thầu để vận chuyển thiết bị đồ đạc.
- Ghi thừa ra các hạng mục, thiết bị sự kiện, vì thừa thì không sao, nhưng thiếu thì sẽ rất khó để đưa đồ ra ngoài khách sạn
- Không nên ghi quá chi tiết, nên ghi theo gói, ví dụ như hệ thống âm thanh ánh sáng có thể ghi bao nhiêu đèn, bao nhiêu loa, còn các bộ dây điện hay mixer hãy ghi theo gói để tránh bị thiếu xót đồ
- Ghi theo thứ tự hạng mục tháo dỡ, xuất đồ theo thứ tự từ trước đến sau. Điều này giúp quản lý hạng mục thi công 1 cách triệt để, không bị nhầm lẫn các hạng mục gây ra thiếu xót.
Các chi phí cần phải trả cho khách sạn
Thông thường khách sạn ngoài giá niêm yết, để thực sự làm được 1 sự kiện chuyên nghiệp bên trong khách sạn sẽ tốn rất nhiều loại chi phí như:
- Chi phí 5% phí dịch vụ
- 10% VAT
- 50% chi phí setup phòng trước một hôm
- 10% các loại phí mang âm thanh ánh sáng, thiết bị từ bên ngoài vào
Trên đây là các vấn đề cần phải lưu ý khi làm việc với khách sạn, cách tốt nhất để tránh những đáng tiếc xảy ra đó là hãy đọc thật rõ nội quy làm việc của khách sạn.
Tham khảo thêm: Top 10 công ty tổ chức sự kiện
