Sau thời gian nghỉ Tết Nguyên Đán, chúng ta lại quay trở lại với những công việc thường ngày và bắt đầu một hành trình mới tràn đầy năng lượng. Tổ chức tiệc khai xuân được xem như một lời chào năm mới hứng khởi, mà ở đó mọi người có dịp gặp mặt, trò chuyện và gửi gắm cho nhau những lời chúc tốt đẹp nhất.
Đối với các doanh nghiệp, hoạt động tổ chức tiệc khai xuân cũng được chú trọng và tổ chức thường niên. Đây là dịp để ban lãnh đạo thể hiện tình cảm, sự quan tâm đến cán bộ nhân viên, khách hàng. Mang ý nghĩa như một lời chúc cho doanh nghiệp chào mừng một năm mới đầy may mắn, thuận lợi, thành công.
Mang nhiều ý nghĩa là thế, nhưng tổ chức một buổi tiệc khai xuân trọn vẹn là một công việc hoàn toàn không hề dễ dàng đối với người tổ chức, đặc biệt đối với những ai chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức tiệc. Như vậy làm thế nào để tổ chức một tiệc khai xuân đáng nhớ, chu đáo nhưng cũng không quá tốn kém? Á Châu sẽ giúp bạn giải đáp thông qua bài viết dưới đây.
Ý nghĩa của việc tổ chức tiệc khai xuân
Dân gian ta thường có câu “Đầu xuôi đuôi lọt” – nghĩa là sự khởi đầu thuận lợi sẽ mang lại kết quả viên mãn. Do đó, việc tổ chức tiệc khai xuân hay cuộc gặp mặt đầu năm đối với mỗi công ty, mỗi doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng.
- Tiệc khai xuân là một sự kiện để để ban lãnh đạo và toàn bộ nhân viên chào đón năm mới với mong ước một năm “thuận buồm xuôi gió” và “phát tài phát lộc”.
- Đây được xem là một dịp mang đến không khí rộn rã và khích lệ tinh thần của nhân viên, góp phần gia tăng sự gắn kết giữa các nhân viên, cũng như ban lãnh đạo doanh nghiệp với nhân viên, gia tăng tính đoàn kết giữa các bộ phận trong cơ quan để có nguồn cảm hứng và động lực làm việc trong năm tới.
- Nhân lễ khai xuân đầu năm, doanh nghiệp có thể nhìn lại một năm đã qua, tổng kết hoạt động, thành quả. Đồng thời xây dựng mục tiêu cho năm mới, với những đổi mới tích cực.
- Là cơ hội thể hiện sự uy tín, phát triển của doanh nghiệp, là dịp quảng bá hình ảnh thương hiệu đến với khách hàng, đối tác.
Quy trình tổ chức tiệc khai xuân
Việc tổ chức bất kỳ một sự kiện gì đều không hề đơn giản và đối với tiệc khai xuân cũng vậy. Là cả bộ mặt của doanh nghiệp, thể hiện đẳng cấp cũng như những thành tựu mà doanh nghiệp đạt được trong năm vừa qua. Do đó, để có được một buổi tiệc ấm cúng, ý nghĩa thì người tổ chức phải có sự chuẩn bị kĩ lưỡng từ việc lên kế hoạch triển khai và thực hiện theo một quy trình chuyên nghiệp và đồng nhất.
1. Xác định số lượng và lên danh sách khách mời
Những buổi lễ trang trọng này khách mời thường là ban lãnh đạo công ty, nhân viên hay những khách hàng “vip” và đối tác thân thiết. Bạn cần phải có một danh sách cụ thể số lượng người tham gia để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện gặp mặt đầu năm phù hợp và dự trù được mức ngân sách hợp lý nhất.
Ngoài ra, việc nắm bắt được sở thích của nhóm khách mời cũng là điều bạn nên chú ý. Có thể dựa vào đối tượng khách mời để lên ý tưởng tổ chức tiệc khai xuân cho doanh nghiệp, hay sáng tạo concept tổ chức độc đáo mới lạ thay vì sử dụng giống như tổ chức tiệc cuối năm cho công ty của năm trước.
2. Tính toán thời gian tổ chức
Doanh nghiệp nên lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện sao cho số lượng người tham gia là đông đủ nhất. Thời gian kể từ lúc thông báo đến ngày diễn ra chương trình phải đủ dài để tạo cảm giác thoải mái trong việc chuẩn bị.
Tổ chức sự kiện vào những ngày cuối tuần: thứ 7, chủ nhật sẽ là thời điểm thích hợp nhất để mọi người tham gia đầy đủ.
3. Lựa chọn địa điểm tổ chức
Sau khi lên ngân sách và xác định được số lượng người tham dự, bạn có thể dựa vào những thông tin trên để tìm kiếm một địa điểm tổ chức phù hợp. Nếu tổ chức với quy mô nhỏ, bạn hoàn toàn có thể thực hiện tiệc khai xuân ngay tại văn phòng của mình. Nhưng đối với những công ty có quy mô lớn với lượng khách mời đông đảo, bạn nên tìm một địa điểm uy tín, chuyên nghiệp và có kinh nghiệm trong khâu tổ chức tiệc tân niên để giảm bớt áp lực cho người tổ chức.
Để thuận tiện cho quá trình tổ chức, các doanh nghiệp thường ưu tiên lựa chọn tổ chức sự kiện gặp mặt đầu xuân ở nhà hàng, khách sạn hoặc các trung tâm hội nghị chuyên tổ chức sự kiện… Tuy nhiên nếu bạn thích không gian ngoài trời với cỏ cây thì bạn có thể tổ chức tiệc ngoài trời với cả những hoạt động giải trí thêm phần sôi động .
Địa điểm bạn tìm kiếm phải đáp ứng được những tiêu chí về không gian sảnh rộng rãi, thoáng mát, hệ thống âm thanh, ánh sáng, ẩm thực đặc sắc và các dịch vụ khác đi kèm như nhân viên phục vụ, lễ tân, giữ xe,…
4. Lên ý tưởng, chủ đề cho buổi tiệc
Để có một chương trình tiệc gặp mặt đầu năm ấn tượng, ý nghĩa, bạn cần chuẩn bị chủ đề, lựa chọn concept cho chương trình.
Chủ đề chương trình nên hướng tới triết lí kinh doanh mà công ty đề ra hoặc xoay quanh những chủ đề hot hiện có. Các doanh nghiệp nên chọn concept độc – lạ – chất để thu hút được sự chú ý của khách mời tham dự. Đồng thời, chủ đề của chương trình chúc tết nên tránh lặp lại các năm trước hoặc sao chép của đối thủ.
5. Xây dựng kịch bản chương trình
Nếu như buổi tiệc nào cũng cùng chung một fomat thì thật quá nhàm chán. Một kịch bản chi tiết, độc đáo, sáng tạo chính là chìa quá quan trọng giúp bạn tạo được ấn tượng mạnh mẽ cho những người tham dự.
Doanh nghiệp lập kịch bản chương trình càng chi tiết, rõ ràng càng tốt. Nhờ đó, việc tổ chức chương trình sẽ dễ dàng và chính xác hơn, đồng thời giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng thời gian đã quy định.
Bên cạnh đó cần có kế hoạch phân chia công việc hợp lý cho những người tham dự, kiểm tra kế hoạch của bạn sẽ tiến hành một cách trơn tru và có phương án backup phù hợp. Nếu sử dụng dịch vụ bên ngoài, hầu như doanh nghiệp sẽ không cần quá đầu tư nhân sự cho việc tổ chức.
6. Kế hoạch triển khai tổ chức
Bám sát vào bản kế hoạch, kịch bản đã đề ra, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị và tổ chức chương trình tiệc khai xuân.
Đầu tiên, bạn cần chuẩn bị đầy đủ nhân sự để phục vụ cho buổi tiệc. Đội ngũ lễ tân chào đón quý khách mời cùng nhân viên phục vụ nhiệt tình, chuyên nghiệp trong thời gian tổ chức sự kiện.
Tiếp theo đó là đảm bảo hệ thống âm thanh, ánh sáng hoạt động hiệu quả để các tiết mục văn nghệ, bài phát biểu của ban giám đốc diễn ra thành công và suôn sẻ.
Bạn nên tổ chức các trò chơi giao lưu giữa công ty và khách mời, sau đó gửi tặng họ những món quà ý nghĩa để bày tỏ lòng cảm ơn bởi sự có mặt của mọi người tới chung vui cùng công ty.
Kịch bản tổ chức tiệc khai xuân
Để có được một sự kiện gặp mặt đầu năm ấn tượng, bạn cần lên kế hoạch và chương trình chi tiết. Một kịch bản chương trình tiệc khai xuân thường gồm những phần cơ bản:
- Đón khách: Bố trí nhân sự để đón khách
- Ổn định khách mời: MC mời khách trong hội trường vào vị trí để chuẩn bị bắt đầu chương trình
- Văn nghệ chào mừng: Một tiết mục hát/múa để làm không khí sôi nổi và vui vẻ
- Mc giới thiệu chương trình và khách mời đại biểu tham dự
- Lãnh đạo công ty phát biểu cảm nghĩ, tuyên bố lí do tiệc, gửi lời chúc sức khỏe, lời cảm ơn đến toàn bộ nhân viên.
- Những nghi thức đầu năm: Những nghi thức khai xuân như nghi thức trồng cây, múa lân, …
- Khai tiệc: Toàn thể khách mời cùng nâng ly chúc mừng năm mới
- Trò chơi, âm nhạc: Trong lúc khách mời ăn uống, MC có thể tổ chức những minigame vui nhộn, hay mời những ca sĩ, ban nhạc để biểu diễn
- Hái lộc đầu xuân: Chuẩn bị những phần quà may mắn cho khách mời
- Bế mạc: MC kết thúc chương trình và tiễn khách
Khó khăn khi tổ chức lễ khai xuân, tiệc khai xuân
Tổ chức tiệc, lễ khai xuân không hề đơn giản như bạn vẫn nghĩ. Những khó khăn khi tổ chức tiệc khai xuân ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng trải nghiệm của những vị khách dự tiệc, vô hình chung làm bầu không khí tiệc kém vui và thiếu sức sống.
Và một trong những khó khăn trong quá trình tổ chức tiệc khai xuân phải kể đến như:
- Tốn nhiều tiền bạc khi không có kế hoạch phân chia ngân sách phù hợp.
- Không thể nghĩ ra một chủ đề tiệc khai xuân thực sự cuốn hút và hấp dẫn đối với người dự tiệc.
- Phong cách trang trí tiệc khai xuân rập khuôn, vô vị và không đủ sức để lại dấu ấn trong lòng khách mời.
- Chưa chọn được địa điểm, đơn vị cung cấp tiệc trong sự kiện đầu năm
- Thuê trang thiết bị, âm thanh ánh sáng, các thiết bị khác không biết rõ về chất lượng, giá cả
- Không biết nơi uy tín cho thuê các pg, lễ tân, đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, hiệu quả
- Các tiết mục nghệ thuật, mời ca sĩ, mc biểu diễn, dẫn chương trình không biết chọn ai và giá cả như thế nào phù hợp.
- Các chương trình trò chơi, quay số tăng tính đoàn kết không biết thiết kế bố trí như thế nào
Giải pháp tổ chức tiệc, lễ khai xuân thành công
Với những khó khăn kể trên, không ít các nhà tổn chức cảm thấy hoang mang và lo lắng cho sự kiện của mình. Cách giải quyết tối ưu cho các vấn đề tổ chức tiệc khai xuân là bạn nên tìm đến một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để được giải quyết tất cả những vướng mắc đang gặp phải và hơn nữa, mang đến cho bạn một buổi lễ tân niên khai xuân ý nghĩa, là động lực để phát triển.
Công ty tổ chức sự kiện Á Châu
Công ty tổ chức sự kiện Á Châu – nằm trong top 10 các công ty tổ chức sự kiện, được nhắc đến là đơn vị nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức tiệc khai xuân trọn gói cho quý khách hàng tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh.
Chúng tôi là đơn vị dày dặn kinh nghiệm về tổ chức tiệc khai xuân trọn gói đầu năm cho quý khách hàng và các dịch vụ cung cấp tổ chức sự kiện, thiết bị sự kiện, nhân sự trong nhiều năm qua tại Hà Nội, TP Hồ Chí Minh.
Chúng tôi đầy tự tin khẳng định rằng đem đến tiệc khai xuân của quý khách hàng đầy hấp dẫn và thú vị nhất.
Dịch vụ tổ chức tiệc, lễ khai xuân của Á Châu
Công ty sự kiện Á Châu luôn cung cấp cho khách hàng những dịch vụ mới mẻ và đặc sắc nhất. Bao gồm các dịch vụ đã làm nên thương hiệu của chúng tôi:
- Tư vấn, giải đáp thắc mắc tổ chức tiệc khai xuân miễn phí, nhiệt tình.
- Hướng dẫn chi tiết cách tổ chức tiệc khai xuân, quy trình diễn ra tiệc khai xuân.
- Cung cấp miễn phí, xây dựng kịch bản chi tiết chương trình.
- Thiết bị sự kiện luôn có sẵn, không phải thuê hay mượn bất cứ đơn vị nào.
- Tổ chức tiệc khai xuân trọn gói từ A đến Z cùng giá thành rẻ nhất thị trường.
- Cho thuê MC dẫn chương trình cho tiệc khai xuân chuyên nghiệp, duyên dáng.
- Tất cả những tiết mục biểu diễn được chọn lọc từ trước để phù hợp với chương trình.
- Cho thuê PG, ca sĩ, nhóm múa, ban nhạc với giá thành rẻ nhất.
- Đáp ứng mọi yêu cầu khách hàng đưa ra.
- Đối với những sự cố phát sinh, sự kiện Á Châu luôn dự đoán và đưa ra những phương pháp tối ưu nhất cho quý khách hàng. Đảm bảo hoàn thành buổi lễ một cách trọn vẹn và thành công nhất.
Nếu còn bất cứ băn khoăn, thắc mắc, hãy liên hệ với chúng tôi. Á Châu luôn đồng hành cùng doanh nghiệp, công ty trong những sự kiện quan trọng và hứa hẹn sẽ mang đến cho bạn những trải nghiệm trên cả tuyệt vời.
