Trong nhưng năm gần đây, teabreak trở thành một loại hình tiệc không thể thiếu ở trong bất kì một sự kiện nào. Đặc biệt là các sự kiện lớn như khai trương, khánh thành, họp báo, kỉ niệm, ra mắt sản phẩm,… Teabreak không chỉ đơn giản là tiệc trà mà còn là ấn tượng đầu tiên mà doanh nghiệp, đơn vị tổ chức sự kiện tạo dựng với đối tác, khách mời tham dự sự kiện. Có thể thấy, tiệc teabreak đang ngày càng phổ biến nhưng không phải ai cũng biết và hiểu hết ý nghĩa cũng như cách thực hiện loại hình này.
Để giải đáp cho những câu hỏi liên quan đến tiệc trà teabreak. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây. Á Châu Event sẽ giúp bạn hiểu được teabreak là gì, thực đơn, quy trình và cách chuẩn bị tiệc teabreak chuyên nghiệp, tạo ấn tượng với khách mời.
Tổng quan về tiệc teabreak
1. Teabreak là gì?
Teabreak là hình thức tiệc trà với các loại đồ ăn nhẹ và đồ uống như trái cây, bánh ngọt, trà, cafe, nước ép,…. Teabreak thường được sử dụng trong các sự kiện giúp người tham gia có thể thoải mái, vui vẻ hơn. Buổi tiệc này có thể được tổ chức trước mỗi buổi họp hay gặp gỡ để mọi người làm quen, nói chuyện, tạo không khí hòa ái, thân thiện trước khi chờ vào sự kiện chính. Hoặc cũng có thể tổ chức lúc giữa buổi họp, hội nghị để mọi khách mời có thời gian giải lao, bớt đi áp lực, căng thẳng, giúp họ có tinh thần tốt nhất trong lúc tham dự sự kiện. Bên cạnh đó, Teabreak cũng có thể được tổ chức như một bữa tiệc ngọt sinh nhật đơn giản và ấm cúng.
So với tiệc buffet hay finger foods thì tiệc teabreak là lựa chọn của nhiều đơn vị khi tổ chức sự kiện bởi vừa đơn giản, gọn lẹ trong việc chuẩn bị, setup, vừa thể hiện sự trang trọng, hiện đại, tạo điểm nhấn cho buổi tiệc.
2. Hình thức tổ chức tiệc teabreak
Tiệc teabreak đa phần được tổ chức với hình thức là tiệc đứng đơn giản kết hợp cùng với trà, bánh hoặc trái cây.
Thông thường tiệc teabreak được diễn ra trong khoảng 30-90 phút trước hoặc giữa khoảng thời gian sự kiện diễn ra. Tuy nhiên, tùy theo tính chất từng sự kiện mà tiệc teabreak có thể diễn ra dài hơn.
Thực đơn teabreak gồm những gì?
Teabreak như là một bữa ăn nhẹ giữa giờ, vì vậy trong bữa tiệc sẽ không có món ăn chính hay các món mặn như tiệc buffet, tiệc mặn. Thực đơn tiệc trà teabreak khá đơn giản bao gồm các món chính như:
- Các loại bánh ngọt và bánh mặn
Các loại bánh là món ăn không thể thiếu cho bữa tiệc teabreak. Trong bữa tiệc sẽ có 2 loại bánh mặn và bánh ngọt để phù hợp với mọi sở thích của các khách hàng và giúp khách hàng có nhiều lựa chọn hơn.
Các loại bánh ngọt dùng trong tiệc teabreak: Bánh pudding, Tiramisu, Moka Cakes, bông lan trứng muối, bánh mouse chanh leo, bánh capuchino, kem caramel, socola cakes, bánh kem phủ hoa quả, bánh su kem, bánh nướng,…
- Trái cây tươi
Các loại trái cây mang tới nhiều hương vị cho tiệc teabreak đồng thời giúp khách hàng đỡ ngán khi đã thưởng thức các loại bánh ngọt. Trái cây được trưng bày riêng từng loại hoặc làm thành món trái cây thập cẩm nhiều loại với tạo hình, bài trí hấp dẫn.
Một số loại trái cây phổ biến thường được dùng cho tiệc trà: Dưa hấu, dưa vàng, nho, táo, ổi, dâu tây, thanh long, dứa,…
- Đồ uống
Đồ uống cho tiệc teabreak thường là những loại đồ uống nhẹ như trà, cafe, nước ép trái cây và nước ngọt các loại. Hoặc nếu buổi tiệc sang trọng hơn thì có thể thêm rượu vang nhẹ vào menu tiệc.
Các bước chuẩn bị để tổ chức tiệc trà
1. Xác định số lượng và yêu cầu của khách hàng
Để chuẩn bị tổ chức một buổi tiệc teabreak thì việc đầu tiên bạn cần phải làm là xác định số lượng khách mời tham dự sự kiện. Điều này giúp bạn tính toán được số lượng suất tiệc và chuẩn bị tiệc một cách chính xác hơn, tránh trường hợp chuẩn bị thừa hoặc thiếu đồ quá nhiều khiến khách mời cảm thấy không thoải mái.
Ngoài ra cần xác định yêu cầu, sở thích cũng như khẩu vị của khách hàng về bữa tiệc để đảm bảo chuẩn bị thực đơn phù hợp và lựa chọn những món ăn đa số khách hàng đều sử dụng được.
2. Xác định thời gian, không gian địa điểm tổ chức tiệc
Tại mỗi địa điểm tổ chức tiệc trà sẽ có những thuận lợi và khó khăn nhất định. cần xác định địa điểm và không gian địa điểm tổ chức sự kiện để có thể tính toán vị trí bày tiệc phù hợp, giúp khách mời sử dụng tiệc một cách thuận tiện nhất.
Ngoài ra cần xác định chính xác thời gian bắt đầu tiệc để bố trí setup đúng giờ và giúp cho công tác chuẩn bị được chu đáo hơn.
3. Lên thực đơn tiệc và chuẩn bị nguyên liệu
Khi đã xác định được số lượng khách cũng như thời gian, địa điểm tổ chức tiệc thì việc tiếp theo đó là lên thực đơn cho buổi tiệc đó. Cần tính toán số lượng món ăn và đồ uống cụ thể và lên thực đơn một cách chi tiết để đảm bảo đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng.
Sau khi lên được set menu tiệc teabreak, chúng ta sẽ bắt tay vào việc chuẩn bị nguyên vật liệu và tiến hành làm đồ ăn để đưa đến bữa tiệc.
4. Chuẩn bị thiết bị dùng trong buổi tiệc
Chuẩn bị các thiết bị, dụng cụ cần thiết để tổ chức tiệc trà teabreak như: Khay trang trí, đĩa, bát, cốc nước, dĩa, thìa kẹp gắp, bảng tên món ăn,…
Thông thường mọi người sẽ sử dụng đồ nhựa với thìa dĩa có kích thước nhỏ, thuận tiện cho việc đi lại, giao lưu và kết nối với mọi người xung quanh.
5. Tiến hành set up, trang trí khu vực diễn ra tiệc
Bước cuối cùng trong khâu chuẩn bị đó là việc setup và trang trí khu vực diễn ra tiệc. Ngoài vị trí thuận lợi, quang cảnh đẹp. Cần lựa chọn khăn trải bàn có màu sắc nhẹ nhàng, phù hợp với tính chất và không khí buổi tiệc.
Các món ăn cũng cần được sắp xếp một cách gọn gàng, đẹp mắt trên các dụng cụ trang trí. Ngoài ra cần tô điểm thêm những đồ vật trang trí như bình hoa, đèn bàn, nến để trăng sự sang trọng cho bàn tiệc.
Quy trình phục vụ teabreak tại các sự kiện
Mặc dù chỉ là một buổi tiệc nhẹ đơn giản nhưng để tổ chức, phục vụ tiệc teabreak tại các sự kiện cũng cần phải tuân thủ theo một quy trình nhất định để đảm bảo tính hiệu quả cũng như sự chuyên nghiệp. Quy trình phục vụ teabreak tại các sự kiện gồm các bước sau:
- Dọn vệ sinh sạch sẽ khu vực bày tiệc. Thông thường, bước này chúng ta nên thực hiện trước 1 tiếng trước khi bước vào buổi tiệc.
- Chuẩn bị các dụng cụ cần thiết như: bát, dĩa, khay, cốc, khăn giấy,…
- Trang trí, setup, bày sẵn các loại đồ ăn và nước uống trên bàn tiệc.
- Hỗ trợ khách hàng trong lúc bữa tiệc diễn ra. Khi đồ uống hoặc một số đồ ăn hết phải nhanh chóng bổ sung thêm.
- Dọn dẹp thường xuyên khu vực bàn tiệc, thu gom những giấy rác để đảm bảo vệ sinh.
- Khi buổi tiệc kết thúc, lập tức tiến hành thu dọn những vật dụng chuyên dụng và vệ sinh lại khu vực vừa tổ chức sự kiện.
- Bàn giao lại cho bộ phận chịu trách nhiệm quản lý sự kiện.
Những lưu ý khi tổ chức tiệc teabreak
- Tiệc trà là những bữa tiệc nhẹ nên thường sẽ chỉ gồm những loại đồ ăn nhẹ như bánh ngọt, trái cây theo mùa và thức uống nhẹ như trà, cafe, nước ép. Các món trong menu teabreak không quá đề cao sự cầu kỳ, chi tiết mà hướng đến sự nhanh chóng, tiện lợi.
- Cần phải nghiện cứu không gian địa điểm tổ chức tiệc một cách cẩn thận, kĩ lưỡng. Ngoài ra cần hướng tới cách bài trí gọn gàng, đơn giản và khoa học.
- Với các buổi tiệc không quá sang trọng thì không nên sử dụng các vật dụng như sứ, thủy tinh tạo cảm giác nặng nề. Ưu tiên sử dụng các dụng cụ dùng một lần như cốc, đĩa giấy và thìa, dĩa gỗ,..
- Với không gian rộng, có thể bố trí thêm một số bàn ghế cho khách ngồi và kết hợp âm nhạc nhẹ nhàng để tạo không khí cho buổi tiệc.
- Nhân viên phục vụ và nhân sự tham gia tổ chức chương trình cần mang một phong thái chuyên nghiệp và lịch sự. Các nhân viên phục vụ cần được đào tạo chuyên nghiệp để sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng bất kỳ lúc nào tại buổi tiệc.
Chi phí tổ chức tiệc teabreak
Tùy vào quy mô và số lượng khách mời mà chi phí tổ chức tiệc teabreak sẽ có những mức giá khác nhau. Thường chi phí tiệc teabreak sẽ được tính dựa theo suất ăn tương ứng với người. Và sẽ có các suất ăn với khoảng giá các nhau cho khách hàng dễ dàng lựa chọn.
Chi phí tiệc teabreak dao động trong khoảng 50.000 – 250.000 VNĐ/ suất / người.
- Menu 50.000/ suất: Bao gồm 3 loại bánh ngọt, bánh mặn, 4 loại trái cây và 4 loại nước.
- Menu 70.000/ suất: Bao gồm 6 loại bánh ngọt, bánh mặn, 5 loại trái cây và 4 loại nước.
- Menu 100.000/ suất: Bao gồm 7 loại bánh ngọt, bánh mặn, 6 loại trái cây và 4 loại nước.
- Ngoài ra, còn có những thực đơn cao cấp giá trên 100.000đ/ suất được xây dựng tùy theo yêu cầu, số lượng và mức kinh phí khách hàng có.
Trên đây là tất cả những thông tin cơ bản và cần thiết về loại hình tiệc ngọt teabreak. Hi vọng với những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về loại hình tiệc này và có thể tự tin tổ chức một buổi tiệc teabreak theo đúng ý mình.
