Tổ chức Roadshow: tư vấn, thực hiện, trang trí xe, xin cấp giấy phép

Một trong những xu hướng tổ chức sự kiện phổ biến nhất năm 2019 chính là roadshow event. Với sự hiệu quả cao, đây gần như là một giải pháp tuyệt vời cho chiến lược marketing của doanh nghiệp.

Tại sao nên tổ chức roadshow, những bất cập và khó khăn trong quá trình tổ chức chúng. Sự kiện Á Châu hân hạnh phục vụ sự kiện của quý khách.

Roadshow là gì?

• Hình thức sự kiện biểu diễn lưu động, ví dụ như: đeo băng rôn, khẩu hiệu chạy xe khắp thành phố với số lượng lớn pg cả nam và nữ. Hình thức này thường được các công ty, nhãn hàng thường xuyên ưu tiên tổ chức.
• Đây là hình thức quảng cáo hiệu quả giúp các công ty hay nhãn hàng cần giới thiệu sản phẩm mới hoặc muốn quảng bá thương hiệu của mình một cách nhanh nhất đến gần với khách hàng.
• Event đặc biệt hiệu quả trong việc gây sự chú ý với quy mô lớn, rộng rãi nhưng lại có chi phí để tổ chức vô cùng tiết kiệm. Tối ưu hóa các chi phí về âm thanh, ánh sáng, địa điểm và các trang thiết bị tổ chức sự kiện khác.

• Các phương tiện thường xuyên được sử dụng trong sự kiện là: xe đạp, xe máy, xe zeep, xe bán tải, xe vespa…
• Đối tượng ưu tiên tham gia sự kiện là những người là chủ sở hữu của xe; các bạn sinh viên trẻ, năng động, khỏe mạnh, linh hoạt và xử lý sự cố tốt. Ngoại hình là 1 ưu tiên khi các nhà tuyển dụng chọn lựa.

Các hình thức roadshow phổ biến

Trên thị trường hiện nay khi các doanh nghiệp sử dụng roadshow để quảng bá hình ảnh thương hiệu của mình thường sử dụng 2 hình thức sau:

Roadshow sử dụng xe máy

Ưu điểm:

• Phạm vi di chuyển, quảng cáo rộng
• Dễ dàng kết hợp với việc treo banner, khẩu hiệu, hình ảnh
• Đơn giản thuận tiện
• Phù hợp với địa hình, các tuyến đường của Việt Nam

Nhược điểm:

• Mất nhiều chi phí hơn
• Tốc độ di chuyển phụ thuộc vào khung giờ, tuyến đường bạn lựa chọn
• Phải di chuyển thành hàng dọc dễ bị ngắt quãng mất đoàn khi vào các khu vực đông

Roadshow sử dụng xe đạp

Ưu điểm:

• Tiết kiệm chi phí, hiệu quả tương đương
• Di chuyển đội hình cự ly đơn giản
• Tại những nơi đông đúc dễ dàng di chuyển hơn
• Dễ tạo điểm nhấn, gây sự tò mò người đi đường
• Bảo vệ môi trường

Nhược điểm:

• Cần có sức khỏe, sức bền
• Có các điểm nghỉ, hoặc điểm tiếp sức
• Thời tiết ảnh hưởng khá nhiều khi sử dụng xe đạp
• Mất thời gian cho việc nghỉ ngơi, không đúng kế hoạch đề ra

Hiệu quả của RoadShow

• Tạo được ấn tượng cho khách hàng.
• Mang thông điệp của sản phẩm gần với người tiêu dùng.
• Tiết kiệm chi phí quảng cáo
• Nâng cao hình ảnh sản phẩm, công ty, ăn sâu vào trong tâm trí người tiêu dùng.
• Nhận diện thương hiệu dễ dàng

Chuẩn bị cho một RoadShow

1. Lên kế hoạch, thảo luận cho dự án, nghiên cứu thị trường, đối tượng khách hàng muốn hướng tới.
2. Chọn khung đường đi phù hợp, chủ yếu sẽ là những tuyến phố chính có lượng người tham gia giao thông đông đúc dễ gây được sự chú ý và tò mò của người đi đường.
3. Tránh một số tuyến phố liên quan đến chính trị, hành chính. Lựa chọn phương tiện chạy phù hợp có thể là xe ô tô, xe đạp ( xe đạp đơn hoặc xe đạp đôi), xe máy các loại…Chúng tôi có cung cấp tất các các loại phương tiện này.
4. Xin giấy phép tổ chức phải được thực hiện ngay sau khi lên kế hoạch
5. Lựa chọn PBs, PGs chạy có ngoại hình đồng đều nhau, số người tham gia phụ thuộc vào số lượng phương tiện chạy
6. Phải có người quản lý giám sát ổn định đội hình và xử lý những vấn đề và phát sinh không mong muốn.

Xin giấy phép tổ chức

Chuẩn bị hồ sơ: 1 bộ

1. Đơn xin cấp giấy phép thực hiện quảng cáo (phụ lục 1 kèm theo Thông tư liên tịch 06/2007/TTLT-BVHTT-BYT-BNN-BXD)
2. Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức hoặc cá nhân xin cấp giấy phép.
3. Bản sao giấy tờ chứng minh sự phù hợp của hàng hoá với tiêu chuẩn và kỹ thuật theo quy định của pháp luật về chất lượng hàng hoá.
4. Mẫu (ma-két) sản phẩm quảng cáo in mầu có chữ ký của cá nhân xin phép thực hiện quảng cáo hoặc có đóng dấu nếu người xin phép là tổ chức. (02 bản)
5. Quảng cáo các lĩnh vực đặc thù như nông nghiệp, y tế xuất trình giấy tờ phù hợp, tương đương theo quy định của thông tư.
6. Trường hợp quảng cáo hàng hoá, dịch vụ trên các phương tiện là bảng, biển, pa-nô phải cấp phép xây dựng được thay thế bằng văn bản thoả thuận của Sở Xây dựng. Ngoài ra còn cần 1 số giấy quy định tại điểm 1.7 của thông tư.

Thẩm quyền giải quyết: Sở văn hóa thể thao và du lịch

Thời hạn:

• 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ với hàng hóa dịch vụ thông thường
• Đối với lĩnh vực y tế, nông nghiệp theo quy định thông tư

Lệ phí: 100.000 đồng/1 phương tiện (một phương tiện giao thông). Tổng số thu lệ phí 1 lần cấp giấy phép không quá 4.000.000 đồng/1giấy phép

Căn cứ pháp lý: Thông tư liên tịch 06/2007/TTLT-BVHTT-BYT-BNN-BXD

Khó khăn khi tổ chức

• Việc đầu tiên có thể kể đến là là xin cấp phép từ Sở văn hóa thể thao và du lịch
• Đảm bảo về hình ảnh và mục đích trong quá trình chạy sự kiện, không gây các hình ảnh phản cảm, khoe mẽ…
• Việc chạy roadshow nếu không chuẩn bị lộ trình kỹ lưỡng, có thể sẽ dẫn đến việc gây ùn tắc, cản trở giao thông dễ gây phản tác dụng, khiến mọi người cảm thấy phiền phức và khó chịu
• Nếu không phải là đơn vị tổ chức chuyên nghiệp thì bạn rất khó lòng để có thể tập trung nhân sự với đội hình trẻ đẹp khỏe mạnh và đồng đều
• Gặp khó khăn khi quản lý, sắp xếp
• Các sự cố bất ngờ sẽ khó lòng xử lý được nếu như có các sự cố bất ngờ, ví dụ như hỏng hóc phương tiện đi lại, đi sai hướng, nhân sự không tập trung và các tình huống phát sinh khác

Giải pháp roadshow của chúng tôi

Công ty tổ chức sự kiện Á Châu được biết đến là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, tổ chức roadshow trọn gói và các dịch vụ tổ chức sự kiện, nhân sự, thiết bị sự kiện tại Hà Nội cũng như Tp Hồ Chí Minh.

Chúng tôi sẽ đồng hành cùng các bạn trong quá trình diễn ra sự kiện và giải quyết tất cả những vấn đề trên, đảm bảo chương trình được suôn sẻ.

Sự kiện Á Châu tự tin khẳng định rằng sẽ đem tới buổi tổ chức roadshow thành công, chuyên nghiệp nhất.

Á Châu mang tới cho khách hàng

• Cho thuê PG, PB đẹp nhất trên thị trường với mức giá rẻ, nhiều ưu đãi.
• Cung cấp nhân sự PG chuyên nghiệp kinh nghiệm lâu năm.
• Tư vấn tổ chức miễn phí cho quý khách hàng.
• Biên tập chương trình miễn phí.
• Xử lý giấy tờ, thủ tục xin giấy phép đúng quy định pháp luật
• Cung cấp trang tiết bị cho sự kiện
• Xử lý trọn gói mọi công việc theo đúng yêu cầu khách hàng

• Đội ngũ nhân sự của tổ chức roadshow trọn gói với các phương tiện khác nhau như xe sẽ diện những bộ trang phục giống nhau hoặc tương đồng, mỗi team có từ 10 người trở lên đại diện cho nhãn hàng di chuyển trên các khung đường tuyến phố chính đã được lên kế hoạch.
• Kết hợp với phát sampling, phát tờ rơi, tổ chức các trò chơi nhỏ tại một số địa điểm như công viên, tòa nhà văn phòng, trung tâm thương mại đều là những nơi tập trung đông người.

Quy trình ký kết hợp đồng tổ chức Roadshow của Á Châu

• Tiếp nhận yêu cầu khách hàng. Trao đổi thêm thông tin về sản phẩm, nhẫn hiệu.
• Báo giá khách hàng
• Tư vấn nội dung, lên ý tưởng dựa trên mục đích, nhu cầu, sản phẩm, đối tượng sản phẩm của khách hàng.
• Cung cấp thông tin, giới thiệu thêm về các trang thiết bị, máy móc hiện đại, đội ngũ Pg Pb chạy…để khách hàng lựa chọn.
• Chuẩn bị, kiểm tra trang thiết bị cho sự kiện, kiểm duyệt, điểm danh đội ngũ nhân sự trước 1 ngày.
• Tiến hành tổ chức sự kiện. Á Châu sẽ luôn bên bạn và luôn có các kế hoạch dự phòng cũng như trang thiết bị, đội ngũ nhân sự dự bị sẵn sàng đối phó với các trường hợp và sự cố xảy ra.
• Kết thúc chương trình, khách hàng lên phát biểu lời cảm ơn.
• Xác nhận thủ tục thanh lý hợp đồng.

Chúng tôi khẳng định luôn mang lại những giải pháp và thành công cho tổ chức sự kiện của quý khách hàng. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn tổ chức event miễn phí.