Trong lĩnh vực xây dựng, khánh thành là nghi lễ quan trọng đánh dấu, công bố việc dự án xây dựng đã hoàn thành và đi vào hoạt động. Đây là sự kiện có ý nghĩa quan trọng trong việc công bố sự hiện diện của dự án đến các đối tác, khách hàng tiềm năng và công chúng vì thế lễ khánh thành luôn được các doanh nghiệp luôn đầu tư và chỉnh chu cho từng các khâu để đảm bảo buổi lễ được thành công tốt đẹp. Một công trình thường sẽ tổ chức 2 lễ: khởi công hoặc động thổ và lễ khánh thành.
Hãy cùng tham khảo những chia sẻ của Á Châu Event về quy trình tổ chức cũng làm thế nào để xây dựng kế hoạch tổ chức lễ khánh thành qua nội dung bên dưới.
Tổ chức lễ khánh thành nhà máy MK Vision
Lễ khánh thành là gì?
Lễ khánh thành, tiếng anh được gọi là Inauguration Ceremony là sự kiện, nghi thức công bố dự án xây dựng đã hoàn thành và đi vào hoạt động. Nghi thức khánh thành đánh dấu sự khởi đầu, sự hoàn thiện và đi vào hoạt động của một dự án xây dựng. Chúng ta thường thấy các lễ khánh thành như: khánh thành nhà máy, khánh thành bệnh viện, khánh thành dự án nhà ở, khánh thành chung cư, khánh thành khu đô thị, khánh thành các dự án cầu đường của chính phủ.
Bên cạnh đó lễ khánh thành còn mang mục đích thông báo tới các đơn vị, tổ chức xã hội liên quan và các đơn vị báo đài truyền thông, chính quyền cũng như khẳng định vị thế của công trình góp phần vào sự phát triển của địa phương khu vực.
Khai trương (Grand Opening) và khánh thành (Inauguration Ceremony) đều có cùng mục đích giống nhau nhưng khác nhau về quy mô:
- Khai trương phù hợp với quy mô nhỏ: cửa hàng, show room, nhà hàng, chi nhánh văn phòng, phòng khám,…
- Khánh thành gắn với các công trình xây dựng lớn, công trình quốc gia: khánh thành nhà máy, toà nhà, khánh thành trường học,…
Mục đích, ý nghĩa của lễ khánh thành bao gồm:
- Ý nghĩa tâm linh và may mắn, xin phép thần linh thổ địa, bắt đầu hoạt động kinh doanh, sản xuất.
- tính chất truyền thông với đối tác, địa phương, cơ quan ban ngành, nâng cao uy tín, cam kết của chủ đầu tư với việc phát triển doanh nghiệp tại địa phương.
Quy trình tổ chức chương trình lễ khánh thành
Một chương trình diễn ra càng thành công và thuận lợi bao nhiêu thì khâu chuẩn bị sẽ càng kỹ càng và đầu tư bấy nhiêu. Thông thường, thời gian để chuẩn bị sẽ cần trước ít nhất một tháng trước khi sự kiện bắt đầu để đảm bảo các công việc chuẩn bị được chỉnh chu và chu đáo.
Bước 1: Lên kế hoạch chuẩn bị cho lễ khánh thành:
- Khảo sát mặt bằng, tính toán việc bố trí các khu vực trên mặt bằng bao gồm: khu vực đón khách, khu vực nhà họp lễ (hoặc trong nhà), khu vực dành cho VIP, khu vực đặt tiệc teabreak, khu vực WC, khu vực đặt sân khấu.
- Xây dựng ngân sách cho toàn bộ sự kiện bao gồm: quà tặng, các ấn phẩm, các thiết bị sự kiện, các hạng mục trang trí và nhân sự.
- Lựa chọn ngày diễn ra sự kiện dựa trên các yếu tố về thời tiết, tâm linh, ngày đẹp, ngày hoàng đạo.
- Truyền thông trước sự kiện: Gửi thông cáo báo chí, truyền hình thông báo về sự kiện sắp diễn ra.
- Chuẩn bị danh sách khách mời, gửi thư mời giấy trực tiếp, gửi thư mời điện tử.
- Tính toán các phương án đưa đón khách, chỗ ăn nghỉ của khách, phân ra khách thường và khách VIP.
- Lên thiết kế các ấn phẩm: thư mời, 3D sân khấu, 3D nhà giàn, thiết kế phần trán nhà giàn, 2D backdrop, phân bổ nhà giàn, lối đi, standee, brochure.
- Chuẩn bị dụng cụ cho nghi thức khánh thành: Có 4 lựa chọn thường được sử dụng tại Việt Nam là sử dụng dụng cụ cắt băng khánh thành, sử dụng bục bấm chuông cắt băng khánh thành, sử dụng visual chạm tay vào màn led được thiết kế bằng adobe after effect, sử dụng bục quả cầu led.
- Chuẩn bị cho các bài phát biểu của người đại diện doanh nghiệp, CEO.
- Chuẩn bị các phần giới thiệu, thuyết trình, video giới thiệu dự án.
- Lên phương án, tuyến đi, người giới thiệu hướng dẫn khách tham quan dự án khánh thành.
Bước 2: Lên danh sách các thiết bị phục vụ lễ khánh thành:
- Thiết bị nhà giàn không gian theo sức chứa.
- Thiết bị sân khấu, sàn khu vực lễ khánh thành
- Thiết bị âm thanh, ánh sáng phục vụ phát biểu và nghệ thuật.
- Thảm đỏ và cột barrier dây nhung chia đường dẫn đại biểu.
- Bàn ghế cho đại biểu và khách mời.
Bước 3: Lên danh sách nhân sự phục vụ sự kiện bao gồm:
- MC dẫn chương trình.
- PG, lễ tân đón khách.
- Các hạng mục biểu diễn: lân sư rồng, diễn viên, ca sĩ, nhóm nhảy, nhóm múa.
- Ekip chạy hậu đài, ekip phục vụ sự kiện, ekip hậu cần, ekip make up, ekip đạo diễn…
Bước 4: Lên kịch bản diễn ra chương trình:
Xác định được các ý tưởng sẽ giúp thống nhất được thông điệp truyền thông, từ đó, sẽ tạo được điểm nhấn và ấn tượng cho khách mời đến tham dự, giúp họ ghi nhớ và khắc sâu doanh nghiệp. Kịch bản lễ khởi công sẽ được trình bày chi tiết ở phía bên dưới.
Bước 5: Triển khai việc thi công, lắp đặt công trình, dàn dựng trưng bày các khu vực tổ chức sự kiện.
Bước 6: Kiểm tra, tổng duyệt chương trình lần cuối trước khi bắt đầu chương trình:
Trong quá trình tổng duyệt, chúng ta có thể thấy được những rủi ro và tính toán được những phương án dự phòng và chủ động được những phát sinh trước khi chương trình diễn ra chính thức.
Bước 7: Diễn ra sự kiện:
- Đón khách.
- Bắt đầu buổi lễ và chạy theo kịch bản.
- Tặng quà, tiễn khách.
Bước 8: Truyền thông sau sự kiện: Sử dụng các hình ảnh và video trong buổi lễ khánh thành để sử dụng cho các kênh truyền thông, báo chí, đài truyền hình, fanpage, facebook cá nhân…
Kịch bản khung cho sự kiện lễ khánh thành
Bao gồm 3 phần:
Phần 1: Mở màn
- Đón khách: chụp ảnh, check-in, cài hoa đại biểu, lễ tân dẫn khách mời vào vị trí.
- Múa trống hội, lân sư rồng đứng đón khách.
- Tiết mục văn nghệ chào mừng.
- MC tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu, khách mời.
- Đại biểu lên phát biểu khai mạc, chiếu video giới thiệu dự án.
Phần 2: Phần lễ
- Đại biểu giới thiệu về dự án khánh thành.
- Nghi thức cắt băng khánh thành hoặc chạm tay màn LED, chạm tay quả cầu led, bấm chuông khánh thành.
Phần 3: Phần hội
- Văn nghệ biểu diễn nghệ thuật.
- MC tuyên bố kết thúc chương trình, mời khách tham dự lễ tham quan công trình xây dựng.
- Văn nghệ và dùng tiệc nhẹ: biểu diễn các tiết mục để tạo không khí cho chương trình và MC sẽ mời khách mời dùng tiệc nhẹ trước khi kết thúc chương trình.
- Kết thúc buổi lễ: tiễn khách mời về và trao quà tặng.
Tư vấn dịch vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói tại Á Châu Event
Bài viết trên là những lưu ý và bí quyết tổ chức lễ khánh thành do CEO Á Châu Event, anh Phạm Minh Đức trực tiếp viết. Nếu quý khách hàng muốn tư vấn về tổ chức lễ khánh thành có thể liên hệ số điện thoại: 0938859998 do chính CEO của Á Châu Event tư vấn trực tiếp. Á Châu Event sẽ lên báo giá, tư vấn, khảo sát trực tiếp tại địa điểm để đưa ra những phương án triển khai lễ khánh thành tốt nhất cho quý khách hàng.
Một số hình ảnh của chúng tôi:
