Tổ chức lễ khánh thành trọn gói và chuyên nghiệp

Nhằm đánh dấu và công bố việc đầu tư xây dựng công trình đã hoàn thành và chuẩn bị đi vào hoạt động mà các tổ chức, doanh nghiệp sẽ vô cùng lưu tâm đến việc tổ chức lễ khánh thành. Đây là sự kiện có ý nghĩa quan trọng trong việc công bố sự hiện diện của công trình đến các đối tác, khách hàng tiềm năng và công chúng vì thế các doanh nghiệp luôn đầu tư và chỉnh chu cho từng các khâu để đảm bảo buổi lễ được thành công tốt đẹp.

Hãy cùng tham khảo những chia sẻ của Á Châu Event về quy trình tổ chức cũng làm thế nào để xây dựng kế hoạch tổ chức lễ khánh thành qua nội dung bên dưới.

1. Lễ khánh thành là gì?

Lễ khánh thành, tiếng anh được gọi là Inauguration Ceremony là một sự kiện quan trọng cho các doanh nghiệp ngành xây dựng. Với ý nghĩa của sự chúc mừng, thông báo cho sự hoàn thành của một công trình, dự án đã được thành lập và chuẩn bị đưa vào hoạt động. Sự kiện lễ khánh thành đánh dấu cho sự ra đời và mang đến ý nghĩa của sự khởi đầu may mắn thuận lợi và chứa đầy những hy vọng, cầu may mắn cho tương lai sắp tới của công trình.

Bên cạnh ý nghĩa cho cột mốc đi vào hoạt động sắp tới của công trình, lễ khánh thành còn mang mục đích thông báo tới các đơn vị, tổ chức xã hội liên quan và các đơn vị báo đài truyền thông cũng như khẳng định vị thế của công trình góp phần vào sự phát triển của địa phương khu vực.

2. Sự khác nhau giữa lễ khánh thành và lễ khai trương

Với mục đích, hình thức và cũng như khung kịch bản có sự giống nhau giữa lễ khánh thành và lễ khai trương, điều đó dẫn đến sự hiểu nhầm hai buổi lễ này là một. Nhưng thực chất, hai sự kiện này lại mang hai tính chất khác nhau.

• Lễ khai trương (Grand Opening) là buổi lễ đánh dấu doanh nghiệp, nhãn hàng bắt đầu kinh doanh, đi vào hoạt động trong việc buôn bán, dịch vụ nhà hàng. Lễ khai trương sẽ gắn liền với hoạt động của doanh nghiệp và chủ các cửa hàng như: cửa hàng, showroom, nhà hàng, chi nhánh, …
• Lễ khánh thành (Inauguration Ceremony) là sự kiện đánh dấu thời điểm những công trình của doanh nghiệp đã hoàn thiện xong xây dựng và bắt đầu đi vào sử dụng. Buổi lễ này sẽ gắn liền với các công trình, dự án xây dựng như: khánh thành nhà máy, khánh thành toà nhà, khánh thành trường học, khánh thành công ty, …

Riêng một số công trình cũng gắn liền với kinh doanh đặc thù như: nhà máy, bệnh viện, trung tâm thương mại, chợ, … thì lễ khánh thành có thể được tổ chức đồng thời với lễ khai trương với những nội dung hạng mục cơ bản. Những công trình, dự án mới xây dựng xong nhưng chưa đi vào hoạt động thì sẽ tổ chức lễ khánh thành, khi vào hoạt động kinh doanh chính thức sẽ tổ chức lễ khai trương cho công trình này.

Mỗi buổi lễ đều mang một ý nghĩa với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vào mỗi thời điểm. Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu để đưa ra kế hoạch tổ chức lễ nào cho phù hợp.

3. Ý nghĩa và tầm quan trọng của buổi lễ khánh thành

Lễ khánh thành đánh dấu cột mốc cho sự khởi đầu may mắn và thuận lợi, buổi lễ này chứa đựng những nghi lễ thiêng liêng mang hy vọng cho các hoạt động tương lai của công trình tổ chức. Vì thế khi tổ chức buổi lễ này thành công sẽ mang ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp.

Ý nghĩa tâm linh

Ông bà xưa có quan niệm rất rõ ràng trong các nghi lễ “có thờ có thiêng, có kiêng có lành”. Vì vậy, nhà ở hay các công trình là một phần rất quan trọng trong quá trình sinh hoạt cuộc sống hay vận hành kinh doanh buôn bán hoạt động, … Buổi lễ khánh thành sẽ mang đến sự yên tâm cho chủ đầu tư về công trình của mình sẽ hoạt động suôn sẻ “thuận buồm xuôi gió”.

Ý nghĩa kinh doanh

Buổi lễ như một sự thông báo đến những khách hàng, những nhà đầu tư hay các quan chức chính quyền tại khu vực đó để đánh cột mốc thời gian cho sự bắt đầu và ra đời của công trình tại khu vực đó. Tổ chức lễ khánh thành còn thu hút sự chú ý của cộng đồng, giới truyền thông và báo chí nhằm chia sẻ cho nhiều người biết đến hơn nữa về việc công trình sẽ chính thức đi vào thi công và hoàn thành trong thời gian sắp tới.

Đây là dịp để nhà thầu cũng như nhà đầu tư tận dụng để quảng báo thương hiệu và hình ảnh của mình rộng rãi hơn. Vì thế nên việc tổ chức càng có sự quy mô, chỉnh chu và đầu tư nhất định cũng khẳng định phần nào năng lực cũng như tên tuổi và thể hiện sự chuyên nghiệp nhất định của doanh nghiệp đó để giúp nâng tầm giá trị đến với khách hàng hơn.

4. Những điều cần lưu ý khi tổ chức lễ khánh thành

Một buổi lễ khánh thành sẽ cần rất nhiều yếu tố và điều quan trọng nhất đó chính là sự tính toán và lên kế hoạch một cách cụ thể, rõ ràng và chi tiết để giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức cũng như các khâu công tác chuẩn bị để đảm bảo cho lúc diễn ra được thuận lợi.

Dưới đây là một số lưu ý mà Á Châu Event đưa ra để giúp bạn có thể thêm sự chuẩn bị cho buổi lễ diễn ra thuận lợi:

1. Địa điểm tổ chức: lễ khánh thành sẽ được diễn ra ngay tại địa điểm của công trình dự án.
2. Thời gian: đây là sự kiện trọng đại, đánh dấu mốc về sự bắt đầu của doanh nghiệp. Vì thế, thời gian cũng nên cân nhắc và chọn lựa rất kỹ lưỡng bởi các chuyên gia phong thuỷ để chọn ngày giờ. Ngoài ra các yếu tố về thời tiết cũng cần được cân nhắc và thời điểm nào sẽ thuận tiện cho việc tham gia của khách mời cũng là một điểm ưu tiên để lựa chọn.
3. Thời tiết: vì buổi lễ có thể diễn ra ngoài trời nên yếu tố thời tiết sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến buổi lễ, vì thế cần có phương án hệ thống nhà giàn, nhà bạt không gian để tránh mưa, gió và nắng.
4. Giấy phép xây dựng và tổ chức: Đây là một trong những điều kiện quan trọng vì sẽ ảnh hưởng đến tiến độ, thời điểm tổ chức. Yếu tố này giúp xác định trước luật pháp là chúng ta được phép tiến hành xây dựng công trình và tổ chức sự kiện với sự cho phép của các cấp chính quyền và các bên có liên quan. Việc xin giấy phép đồng nghĩa với việc thông báo tại địa phương để từ đó, cũng tạo điều kiện cho sự hỗ trợ về các yếu tố an ninh, giao thông, … cho buổi lễ diễn ra tốt đẹp hơn.

Ngoài ra, còn rất nhiều yếu tố cần lưu ý để đảm bảo cho việc tổ chức thuận lợi và thành công hơn.

5. Quy trình và kế hoạch chi tiết tổ chức chương trình lễ khánh thành

Một chương trình diễn ra càng thành công và thuận lợi bao nhiêu thì khâu chuẩn bị sẽ càng kỹ càng và đầu tư bấy nhiêu. Thông thường, thời gian để chuẩn bị sẽ cần trước ít nhất một tháng trước khi sự kiện bắt đầu để đảm bảo các công việc chuẩn bị được chỉnh chu và chu đáo.

Sau khi đã xin được giấy phép tổ chức và chọn được thời gian địa điểm thì công việc tiếp theo cần làm đó chính là lên được quy trình và kế hoạch triển khai cho việc tổ chức. Thông thường, một buổi lễ khánh thành sẽ được diễn ra với bước như sau:

5.1. Xây dựng ý tưởng và chủ đề của chương trình

Đây là một bước vô cùng quan trọng, điều này sẽ đảm bảo thống nhất được mạch thông điệp truyền tải của sự kiện. Đồng thời, xác định được các ý tưởng sẽ giúp thống nhất được thông điệp truyền thông, từ đó, sẽ tạo được điểm nhấn và ấn tượng cho khách mời đến tham dự, giúp họ ghi nhớ và khắc sâu doanh nghiệp.

5.2. Lên danh sách, số lượng khách mời đến tham dự

Một quy mô sự kiện to hay nhỏ và chất lượng của chương trình được đánh giá ra sao không thể không nhắc đến tiêu chí khách mời. Số lượng khách mời sẽ ảnh hưởng đến vì thế phải tính toán cẩn thận vì sẽ liên quan đến diện tích khu vực ghế ngồi, sân khấu để đảm bảo cho khách mời.

Danh sách khách mời cũng cần được xem xét và lựa chọn kỹ lưỡng. Đại biểu quan trọng, có tầm ảnh hưởng như những người quan chức, lãnh đạo, đại diện từ cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương sẽ nâng tầm uy tín và hiệu quả cho buổi lễ khánh thành. Những khách mời là đối tác, khách hàng tiềm năng hay các đơn vị doanh nghiệp có liên quan mật thiết được mời đến sẽ giúp cho buổi lễ trở nên trang trọng và uy tín hơn.

Lưu ý, khi mời nên chuẩn bị thiệp mời, cũng như các công tác gửi thiệp và lời mời phải khéo léo và lịch thiệp để tạo ấn tượng tốt và sự chuyên nghiệp.

5.3. Lên hình ảnh, thiết kế trang trí tại địa điểm tổ chức

Sau khi đã khảo sát và đo đạc tại mặt bằng và tính toán được các hạng mục cần bố trí sẽ đến giai đoạn triển khai xây dựng thiết kế bản vẽ để hình dung được không gian của tổ chức sự kiện.

Các hạng mục có thể kể đến cho buổi khởi công là: cổng chào, sân khấu, nhà giàn, nhà chờ của khách VIP, banner, standee, backdrop, … Các thiết kế sẽ cần tuân theo bộ nhận diện thương hiệu đã có sẵn của doanh nghiệp và công trình như màu sắc, hoạ tiết từ đó đảm bảo được sự đồng bộ và mãn nhãn về độ thẩm mỹ cho người tham dự khi đến tham dự chương trình.

Sự đầu tư và chỉnh chu về các khía cạnh của sự kiện sẽ đảm bảo cho hiệu quả cao về mặt truyền thông.

5.4. Xây dựng kịch bản nội dung chương trình

Tuỳ thuộc vào loại hình và mục đích cũng như thông điệp truyền tải sẽ có các nội dung cho các sự kiện khác nhau. Với chương trình lễ khánh thành thông thường sẽ có kịch bản với các nội dung chính như sau:

• Đón khách: chụp ảnh, check-in, cài hoa, …
• Múa trống hội, lân sư rồng mở màn cùng các tiết mục văn nghệ chào mừng
• MC tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu, khách mời
• Video trình chiếu
• Đại diện phát biểu, khai mạc chương trình
• Nghi thức cắt băng khánh thành, chạm tay màn LED, …
• Văn nghệ biểu diễn nghệ thuật
• Tham quan nhà máy, công trình
• MC tuyên bố kết thúc chương trình

5.5. Triển khai việc thi công, lắp đặt công trình, dàn dựng trưng bày các khu vực tổ chức sự kiện

Đối với sự kiện khánh thành, ở bước khảo sát địa điểm, ta đã cố định được một số khu vực nhất định để phục vụ cho khách mời. Tại một số khu vực, ta sẽ bày trí các hạng mục như sau:

Cổng chính lối vào sự kiện sẽ cần lắp đặt cổng chào giúp khách mời xác định được vị trí, trải thảm đỏ dọc lối đi, trang trí banner, standee, bandroll. Xung quanh khu vực công trình, trang trí bằng các loại cờ phướn, bandroll, backdrop để tạo vẻ đẹp, ấn tượng cho những người đi đường xung quanh.

Khu vực nhà lễ chính cũng cần được đầu tư lắp đặt sân khấu, thiết bị âm thanh ánh sáng, các thiết bị màn hình LED, backdrop hoặc các thiết bị về hiệu ứng sân khấu nhằm đảm bảo. Ngoài ra, trang trí nhà giàn xung quanh theo tone màu của doanh nghiệp cũng cần được chú trọng và bày trí xung quanh các loại standee hay các biển thông tin về dự án để người tham dự có thể đọc.

Nơi khách mời ngồi cũng cần được chú trọng và chỉnh chu nhất có thể về việc chọn lựa bàn ghế, hoa trên bàn đại biểu, nước uống, bảng tên khách mời danh dự cũng như các loại giấy tờ có liên quan đến dự án. Ngoài ra, bố trí một khu vực bàn tiệc trà hoặc finger food cho khách mời cũng cần được chú ý.

5.6. Kiểm tra, tổng duyệt chương trình lần cuối trước khi bắt đầu chương trình:

Trước khi bắt đầu, chúng ta cần xem xét lại các yếu tố thi công để đảm bảo sự an toàn cũng như chỉnh chu phục vụ trong trạng thái tốt nhất. Bên cạnh đó, bố trí nhân sự các công tác để đảm bảo phối hợp chặt chẽ. Và không thể thiếu phần quan trọng đó chính là tổng duyệt chương trình. Bất kì sự kiện lớn hay nhỏ cũng cần đảm bảo quá trình chuẩn bị được thuận lợi và có sự ăn khớp đảm bảo cho tất cả đội ngũ cũng như nhân sự hiểu được tuyến đường đi của việc diễn ra chương trình.

Trong quá trình tổng duyệt, chúng ta có thể thấy được những rủi ro và tính toán được những phương án dự phòng và chủ động được những phát sinh trước khi chương trình diễn ra chính thức.

5.7. Trong sự kiện

Sự kiện sẽ được diễn ra với tuyến kịch bản như sau, điều này cần được nhà tổ chức nắm rõ để đảm bảo thời gian và tiến độ sự kiện được diễn ra một cách ăn ý:

• Đón khách: đội ngũ lễ tân trong trang phục áo dài hoặc đồng phục doanh nghiệp sẽ đón khách tại cửa ra vào của khu nhà lễ đồng thời cài hoa, điểm danh và hướng dẫn khách vào chỗ ngồi với vị trí phù hợp.
• Văn nghệ mở màn: trống hội, múa lân sư rồng hoặc các tiết mục văn nghệ thể hiện khát vọng vươn tầm của doanh nghiệp.
• MC lên tuyên bố lý do và giới thiệu các khách mời có mặt trong chương trình
• Trình chiếu video giới thiệu về dự án, công trình
• Đại diện doanh nghiệp lên phát biểu và khách mời lên chia sẻ hoặc phát biểu trong chương trình
• Nghi thức khánh thành: lễ tân sẽ đưa đồ cắt băng tiến lên sân khấu, MC mời đại diện doanh nghiệp và khách mời thực hiện nghi thức này để đánh dấu và mở ra sự khởi đầu tốt đẹp trong tương lai. Đồng thời, pháo điện và pháo trang kim nổ ra cùng lúc để nghi thức cắt băng thêm phần ấn tượng.
• Tham quan nhà máy, công trình: đại diện doanh nghiệp sẽ dẫn khách đi tham quan nhà máy, công trình và sẽ có những nhân viên đi túc trực xung quanh các khu vực để có thể giới thiệu về chức năng của mỗi phân khu.
• Văn nghệ và dùng tiệc nhẹ: biểu diễn các tiết mục để tạo không khí cho chương trình và MC sẽ mời khách mời dùng tiệc nhẹ trước khi kết thúc chương trình.
• Kết thúc buổi lễ: tiễn khách mời về và trao quà tặng

5.8. Sau sự kiện

Công tác sau sự kiện lễ khánh thành sẽ là truyền thông cho các hoạt động đã diễn ra, thông báo cũng như chúc mừng cho hoạt động được diễn ra. Việc quảng bá hình ảnh là một động tác truyền thông rộng rãi cho nhiều người biết đến dự án hơn từ đó giúp nâng cao độ uy tín của doanh nghiệp.

Chăm sóc khách mời sau sự kiện cũng là việc cần nên làm để giữ chặt mối quan hệ với các khách mời từ đó thúc đẩy sự tin yêu và tin tưởng cho dự án trong tương lai xa.

6. Những rủi ro cần lưu ý khi tổ chức lễ khánh thành

Trong quá trình tổ chức sẽ không thể tránh khỏi một số rủi ro không đáng có, dưới đây là một số gạch đầu dòng cần lưu ý để đảm bảo cho quá trình tổ chức diễn ra thuận lợi:

• Thiết bị sự kiện: việc lựa chọn thiết bị cần tốt và đảm bảo để cho chương trình diễn ra suôn sẻ, tránh cho việc hỏng hóc thiết bị
• Thời gian thi công: việc tính toán số lượng hay thiết bị cần đảm bảo đúng tiến độ hay thời gian thi công hợp lý sẽ giúp tiến trình lắp đặt nhanh chóng hơn và đảm bảo được tiến độ diễn ra.
• Rủi ro về an ninh: những sự kiện với các khách mời thuộc cơ quan, các cấp chính quyền, nhà nước sẽ yêu cầu mức độ cao về an ninh và an toàn. Vì thế, cần bố trí lực lượng an ninh để đảm bảo phân luồng cũng như đảm bảo không có các tình trạng không đáng có.
• Chi phí: việc chưa có kinh nghiệm trong tổ chức sẽ dẫn đến những phát sinh không đáng có trong sự kiện, nên cần cân đối và lên kế hoạch kỹ lưỡng để hạn chế nhất có thể phát sinh.

Trên đây là những rủi ro thường xảy ra khi tổ chức lễ khánh thành. Ngoài ra sẽ còn có những rủi ro khác. Tìm hiểu thêm tại bài viết Rủi ro trong tổ chức sự kiện.

Tuy nhiên, để đảm bảo các công tác tổ chức được trọn vẹn và an tâm nhất, bạn có thể tìm và liên hệ sự hỗ trợ tổ chức từ các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp về lễ khởi công và lễ động thổ. Từ đó, mang lại sự yên tâm và chỉnh chu cho sự kiện.

7. Tiêu chí lựa chọn công ty tổ chức sự kiện lễ khánh thành chuyên nghiệp

Sự kiện lễ khánh thành là một buổi lễ quan trọng vì thế rất cần sự chỉnh chu và độ chuyên nghiệp nhất định của nhà tổ chức chương trình. Dưới đây sẽ là một số tiêu chí để bạn có thể cân nhắc khi lựa chọn công ty tổ chức sự kiện:

1. Kinh nghiệm và uy tín: đây là tiêu chí được xếp đầu tiên. Một đơn vị tổ chức sự kiện có kinh nghiệm lâu năm trong ngành và được đánh giá với mức độ uy tín cao sẽ giúp đưa ra những tư vấn chính xác, hạng mục cần và giảm thiểu rủi ro trong việc tổ chức chương trình.
2. Năng lực chuyên môn và sự chuyên nghiệp trong quá trình làm việc: để đảm bảo sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ và thuận lợi thì sự phối hợp và hợp tác làm việc giữa đơn vị tổ chức sự kiện và doanh nghiệp cần được chặt chẽ với quy trình được chuyên môn hoá cao. Từ đó, sẽ giúp đảm bảo được yêu cầu đặt ra cũng như tiến độ thực hiện chương trình được đảm bảo.
3. Thiết bị sự kiện: hiện nay trên thị trường có rất nhiều thiết bị được sử dụng trong sự kiện với nhiều loại mẫu mã và chất lượng khác nhau; tuy nhiên, việc sử dụng thiết bị tốt và trong tình trạng hiệu quả cao sẽ đảm bảo sự mãn nhãn cũng như chỉnh chu và đạt được hiệu ứng cao trong việc tổ chức sự kiện.
4. Chi phí hợp lý: tiêu chí này luôn được các doanh nghiệp lưu tâm nhiều nhất, bởi lẽ một giá thành hợp lý sẽ luôn đi đôi với chất lượng chương trình xứng tầm.

Bên cạnh các tiêu chí kể trên, thì vẫn còn nhiều yếu tố khác cũng cần được cân nhắc như mối quan hệ cao trong ngành truyền thông, … sẽ được đưa vào sự cân nhắc lựa chọn. Lễ khánh thành là một sự kiện quan trọng đánh dấu cột mốc cho sự phát triển tương lai của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì thế, các doanh nghiệp, nhà đầu tư cần phải chọn lựa thật kỹ lưỡng đơn vị tổ chức sự kiện để đảm bảo cho chương trình được diễn ra suông sẻ và thuận lợi.

Á Châu Event cung cấp dịch vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói

Á Châu Event – với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành cùng đội ngũ tổ chức sự kiện đã tổ chức thành công nhiều và đa dạng sự kiện từ lớn đến nhỏ, đặc biệt trong đó là các sự kiện về lễ khánh thành cũng như khởi công, động thổ. Chúng tôi mang đến cho khách hàng của mình giải pháp về buổi lễ trang trọng, chuyên nghiệp với quy mô được tổ chức bài bản và phù hợp với doanh nghiệp của mình từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, công sức và chi phí hơn với chất lượng xứng tầm cho sự kiện của bạn.

Nắm bắt được nhu cầu thực tế hiện nay, công ty tổ chức sự kiện Á Châu chuyên cung cấp các gói dịch vụ tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp, sáng tạo về ý tưởng và theo xu hướng hiện đại của xã hội, đáp ứng tối đa mục đích và yêu cầu của khách hàng.

• Tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc miễn phí
• Cung cấp kịch bản, bài phát biểu cho đại diện của công ty, doanh nghiệp miễn phí, độc đáo, riêng biệt do Á Châu cung cấp.
• Cung cấp ca sĩ, nhóm múa, ban nhạc phục vụ tổ chức chương trình lễ khánh thành trọn gói.
• Cung cấp MC, PG, lễ tân chuyên nghiệp, có kinh nghiệm tại các sự kiện lớn
• Cung cấp trang thiết bị sự kiện phù hợp và chi tiết trong từng buổi lễ như nhà bạt, bàn ghế hệ thống âm thanh, ánh sáng…
• Cung cấp nhân sự sẵn sàng ứng biến nếu xảy ra sự cố, đảm bảo cho buổi lễ diễn ra thành công tốt đẹp.
• Chuẩn bị các phương án dự phòng khi có sự cố xảy ra tránh làm gián đoạn chương trình

Hãy để Sự kiện Á Châu đồng hành cũng doanh nghiệp của bạn để tạo nên một sự kiện khánh thành thành công và đặc biệt nhất nhé!