Lễ khai trương là gì?
Tổ chức lễ khai trương (Grand Opening) là sự kiện ra mắt chính thức của doanh nghiệp đến với cộng đồng. Đó là buổi lễ quan trọng mà tất cả các doanh nghiệp khi bắt đầu kinh doanh hay mở rộng thêm địa điểm kinh doanh, cơ sở mới đều phải thực hiện một cách chu đáo.
Theo văn hóa Á Đông thì lễ khai trương còn có ý nghĩa về mặt tâm linh và tín ngưỡng mong muốn thu hút được tài lộc, may mắn và thuận lợi trong kinh doanh. Vậy để tổ chức được một buổi lễ khai trương thành công cần những yếu tố nào? Quy trình thực hiện là gì? Hãy để Á Châu Event giải đáp và đồng hành cùng bạn nhé!
Á Châu Event Tổ chức lễ khai trương Nike tại Vincom Bà Triệu
Quy trình tổ chức lễ khai trương
Khi tổ chức một sự kiện, việc đầu tiên là thiết lập danh sách tất cả các hạng mục cần chuẩn bị. Danh sách chi tiết sẽ giúp bạn quản lý tiến độ, phân công công việc hiệu quả và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ yếu tố nào trong quá trình tổ chức.
Bước 1: Lên kế hoạch truyền thông trước sự kiện để thông báo thời gian, địa điểm của lễ khai trương:
– Sử dụng mạng xã hội như Facebook, Youtube, Tiktok… để quảng bá và cập nhập thông tin sự kiện. Sử dụng hình ảnh, video sáng tạo có yếu tố bất ngờ sẽ giúp thu hút sự chú ý của khán giả, tạo cảm giác thú vị và kích thích sự quan tâm đối với sự kiện.
– Tiếp cận các khu dân cư tại địa bàn để phát tờ rơi, danh thiếp làm tăng cơ hội thu hút sự chú ý của cộng đồng dân bản địa.
– Gửi Email Marketing đến những khách hàng tiềm năng là một chiến lược hiệu quả. Vì đây là nhóm khách hàng có khả năng cao sẽ quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, đồng thời họ đã thể hiện một mức độ quan tâm nhất định thông qua việc đăng ký nhận thông tin hoặc tương tác với thương hiệu trước đó.
– Mời một số KOL có uy tín hợp tác để PR (Public Relations) cho cộng đồng người hâm mộ của họ giúp doanh nghiệp mở rộng đối tượng khách hàng.
Bước 2: Khảo sát mặt bằng, lên ý tưởng thiết kế các hạng mục của sự kiện (Có thể tùy theo ý tưởng và quy mô của khách hàng):
• Đo đạc địa điểm, không gian nơi tổ chức sự kiện khai trương.
• Lập sơ đồ mặt bằng lên thiết kế 2D, 3D và thống nhất các hạng mục với chủ đầu tư:
– Khu vực cổng chào: Phải thật bắt mắt và ấn tượng để tạo cảm giác chào đón cho khách mời ngay từ phút đầu tiên. Một cổng chào thu hút không chỉ giúp gây ấn tượng ban đầu mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và sự chuẩn bị chu đáo của ban tổ chức.
– Khu vực đón khách: Thiết kế lối đi rộng rãi có hai chiều đi và về riêng biệt, đặt quầy đăng ký với thông tin chi tiết để khách mời có thể dễ dàng kiểm tra tên và nhận thẻ khách mời.
– Khu vực sân khấu: Là khu vực diễn ra các hoạt động chính và thu hút sự chú ý của khách mời, nên đặt ở một vị trí thuận lợi để tất cả mọi người có thể nhìn thấy dễ dàng.
– Khu vực Showroom: Nên đầu tư không gian tối đa cho khu vực này, sắp xếp sản phẩm và bảng thông tin của sản phẩm thật logic để khách hàng nhận diện được thương hiệu tốt nhất có thể.
– Khu vực bàn ghế, chỗ ngồi: Phải đảm bảo đầy đủ số lượng tránh tình trạng thiếu chỗ ngồi.
– Khu kĩ thuật: Sắp xếp trang thiết bị gọn gàng , tránh gây cản trở lối đi, tầm nhìn của khách mời.
– Khu vệ sinh: Đặt ở vị trí thuận lợi, sạch sẽ và có người bảo trì thường xuyên.
Bước 3: Chuẩn bị các thiết bị, vật tư liên quan đến lễ khai trương :
– Hệ thống âm thanh, ánh sáng.
– Màn hình led.
– Bàn ghế.
– Backdrop chụp ảnh.
– Rèm che cánh gà.
– Bộ cắt băng khai trương gồm: khay, kéo, băng đỏ và hoa cài.
– Pháo giấy, hoa tươi.
– Flycam.
– Bộ đàm cho nhân sự.
Bước 4: Lắp đặt thi công các hạng mục của sự kiện:
– Dựng khung, sàn của sân khấu theo như bản thiết kế.
– Lắp đặt âm thanh, ánh sáng.
– Lắp đặt màn hình led và các thiết bị trình chiếu.
– Trang trí các khu vực cổng chào, sân khấu, showroom, backdrop chụp ảnh.
– Khu chỗ ngồi cho khách mời, đối tác.
Bước 5: Lên phương án đón tiếp khách mời cho buổi lễ khai trương:
– Lên kịch bản dẫn chương trình chi tiết cho MC.
– Sắp xếp sơ đồ chỗ ngồi theo thứ tự cho khách mời.
– Đào tạo bộ phận lễ tân đón tiếp khách, chào hỏi và chỉ dẫn cho khách. Hướng dẫn nhân sự cách xử lý tình huống, cung cấp thông tin khi khách đặt câu hỏi.
Cuối cùng: Kiểm tra các hạng mục đã thi công, bổ sung những thiếu sót:
o Tổng duyệt cho buổi lễ khai trương:
– Tổng duyệt bài phát biểu cho MC : Kiểm tra nội dung bài phát biểu, thời gian và cách ứng phó các tình huống bất ngờ.
– Xem xét tổng thể quy trình đón tiếp khách cho lễ tân.
– Tổng duyệt các tiết mục nghệ thuật : Ca múa nhạc, biểu diễn lân sư…
– Thực hành thử lễ cắt băng khai trương.
o Lên kế hoạch dự phòng các trường hợp bất khả kháng như thời tiết thay đổi, lỗi kĩ thuật về âm thanh ánh sáng, chập cháy hay hỏa hoạn… để có phương án xử lý kịp thời tránh gây thiệt hại và người và tài sản.
Kịch bản tổ chức lễ khai trương
Kịch bản tổ chức lễ khai trương là tài liệu chi tiết, giống như “bản thiết kế” cho sự kiện, bao quát toàn bộ diễn biến, nội dung và trình tự các hoạt động sẽ diễn ra trong buổi lễ. Nó đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp và đạt được mục tiêu đề ra. Chính vì thế kịch bản hoàn hảo là không thể thiếu khi tổ chức lễ khai trương.
Bước 1: Lễ tân đón tiếp khách mời:
– Hướng dẫn khách đăng ký thông tin, phân loại khách mời, đối tác, khách VIP.
– Chỉ dẫn khách lối vào trong sự kiện và ổn định chỗ ngồi cho khách.
– Mời khách dùng trà hoặc nước uống trong khi chờ sự kiện diễn ra.
Bước 2: Khai mạc sự kiện :
– MC dẫn chương trình và bày tỏ cảm ơn sự hiện diện của khách mời, đối tác. Giới thiệu về chương trình theo kịch bản đã chuẩn bị.
– Đại diện doanh nghiệp lên phát biểu khai mạc giới thiệu về doanh nghiệp, dịch vụ. Thể hiện mục tiêu, cam kết của doanh nghiệp với cộng đồng.
– Trình chiếu video và hình ảnh giới thiệu sản phẩm, dịch vụ để mọi người có cái nhìn trực quan, dễ nắm bắt hơn.
Bước 3: Lễ cắt băng khai trương:
– Đại diện doanh nghiệp cùng khách mời lên thực hiện nghi thức cắt băng khai trương.
– Bắn pháo giấy, đội lân sư lên biểu diễn.
– Chụp ảnh kỉ niệm với khách hàng, đối tác đánh dấu sự khởi đầu tốt đẹp.
– Biểu diễn nghệ thuật: Ca múa nhạc, trình diễn ảo thuật. Sử dụng hoạt náo viên để giúp lễ khai trương trở lên sôi động và nhiều năng lượng tích cực.
Bước 4: Dẫn khách mời, đối tác đi tham quan showroom:
– PG, PB hướng dẫn khách mời, đối tác trải nhiệm thử sản phẩm.
– Giải đáp cho các khách hàng đặt câu hỏi về sản phẩm, dịch vụ.
– Trực tiếp đưa ra lợi ích và thế mạnh của sản phẩm, dịch vụ. So sánh với các sản phẩm khác trên thị trường để khách hàng thấy rõ được sự khác biệt về chất lượng.
– Lập danh sách những khách hàng quan tâm và khách kí hợp đồng tại chỗ.
Kết thúc buổi lễ:
– MC tóm tắt lại sự kiện.
– Mời khách về bàn ngồi nghỉ ngơi và sử dụng tiệp nhẹ : Các loại bánh ngọt, trái cây và đồ uống như trà, caffe.
– Tổ chức bốc thăm trúng thưởng cho những khách hàng, đối tác đăng kí mua và kí hợp đồng sớm nhất.
– Tổ chức mini game để giao lưu với tất cả khách mời có mặt trong hội trường.
– Nhấn mạnh các thông tin liên lạc, số HOTLINE , danh thiếp hay card visit để khách hàng, đối tác có nhu cầu dễ dàng liên hệ.
– Thu thập phản hồi của khách hàng để cải thiện những thiếu sót trong quá trình sự kiện diễn ra.
– Nhắc nhở khách mời kiểm tra tư trang, vật dụng cá nhân và chỉ dẫn cho khách ra về.
*Bổ sung nghi lễ khai trương cho gia chủ theo đạo*
Tôn giáo tại Việt Nam đóng một vai trò quan trọng và đa dạng trong đời sống xã hội và tinh thần của người dân. Đó là cầu nối giữa niềm tin và giá trị đạo đức giúp cộng đồng tạo nên sự gắn kết giữa con người với nhau, trong dòng chảy lịch sử dân tộc, tôn giáo đã hòa quyện vào đời sống, trở thành một phần không thể thiếu trong bản sắc văn hóa người Việt.
Việt Nam ta là một bức tranh đa sắc màu về tôn giáo, nhưng do bài viết có hạn nên tôi sẽ lấy ví dụ về gia chủ theo đạo Phật vì Phật giáo gần gũi và có từ lâu đời trong đời sống văn hóa, tâm linh của dân Việt.
• Chuẩn bị lễ cúng khai trương:
– Hoa tươi : Hoa cúc, hoa đồng tiền, hoa cát tường…Nên chọn số lượng hoa lẻ (3,5,7…)
– Mâm ngũ quả : Táo, hồng, bưởi, na, chuối.
– Bộ tam sên:
a. Thịt heo luộc: Thịt ba chỉ hoặc thịt chân giò.
b. Trứng luộc: Trứng thường là trứng gà hoặc trứng vịt, luộc chín kỹ, bóc vỏ.
c. Tôm hoặc cua luộc: Tôm hoặc cua được luộc chín, bóc vỏ (nếu là tôm), giữ nguyên con.
– Một số đồ lễ khác: Nến, vàng mã, chén nước sạch, đĩa xôi…
• Chuẩn bị bài văn cúng: (Tham khảo của chuyên gia phong thủy)
“Nam mô A Di Đà Phật! (3 lần)
Con lạy chín phương Trời, mười phương Chư Phật, Chư Phật mười phương. Con lạy Hoàng thiên Hậu Thổ, chư vị Tôn thần. Con lạy ngài Kim Niên Đương cai Thái Tuế chí đức Tôn thần, ngài Bản cảnh Thành hoàng Chư vị Đại Vương. Con lạy các ngài Ngũ phương, Ngũ thổ, Long mạch, Tài thần, Bản gia Táo quân, các vị thần linh cai quản trong khu vực này.
Hôm nay là ngày … tháng … năm …, tín chủ con là …, ngụ tại … Thành tâm sửa biện hương hoa lễ vật, cầu xin chư vị chứng minh và chứng giám.
Tín chủ con nay muốn khai trương khởi đầu việc kinh doanh (hoặc sản xuất) tại (địa chỉ) …, phục vụ nhân sinh, mong cầu mua may bán đắt, tài lộc dồi dào.
Cúi xin chư vị phù hộ độ trì, cho con được buôn may bán đắt, làm ăn phát đạt, vạn sự hanh thông.
Chúng con lễ bạc tâm thành, cúi xin được phù hộ độ trì.
Nam mô A Di Đà Phật! (3 lần)”
Theo chuyên gia phong thủy, việc chọn ngày khai trương rất quan trọng, nó ảnh hưởng đến sự may mắn, tài lộc và sự phát triển của doanh nghiệp. Có một số ngày được cho là không tốt để khai trương:
1. Ngày Tam Nương: Ngày 3, 7, 13, 18, 22 và 27 âm lịch hàng tháng.
2. Ngày Dương Công Kỵ Nhật.
3. Các ngày xung khắc với tuổi gia chủ.
TỔNG KẾT:
Để tổ chức một buổi lễ khai trương hoành tráng và thành công, thì việc lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp không chỉ đảm bảo sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ, thông suốt.
Với đội ngũ chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm và sáng tạo, Á Châu Event tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói hàng đầu. Chúng tôi mang đến dịch vụ chuyên nghiệp cho các sự kiện khai trương, khởi công, tiệc cưới… Đến với Á Châu Event quý khách hàng sẽ được trải nghiệm dịch vụ toàn diện, tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro và tối ưu chi phí.
