Bạn muốn khám phá kiến thức mới, nâng cao giá trị bản thân? Hay gặp gỡ những người cùng chí hướng và mở rộng mạng lưới quan hệ? Tham gia hội thảo sẽ là nơi khởi đầu cho những cơ hội tuyệt vời đó.

to-chuc-hoi-thao-1 — Tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Tổ chức hội thảo là gì?

Tổ chức hội thảo là sự kiện tập hợp một nhóm người có chung mối quan tâm để trao đổi, thảo luận và chia sẻ kiến thức về một lĩnh vực cụ thể. Với kinh nghiệm của các giáo sư, chuyên gia đầu ngành sẽ giúp người tham gia mở rộng tầm nhìn và hiểu biết sâu hơn về chuyên môn của bản thân.

Xác định mục đích hội thảo

1. Chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm:

Cung cấp thông tin chuyên sâu: Hội thảo là dịp để các chuyên gia, diễn giả chia sẻ những kiến thức chuyên môn, nghiên cứu mới, kinh nghiệm thực tế đến người tham gia.
Nâng cao hiểu biết: Giúp người tham gia cập nhật thông tin, mở rộng hiểu biết về một lĩnh vực cụ thể.
Phát triển kỹ năng: Hội thảo có thể tập trung vào việc phát triển các kỹ năng cần thiết trong công việc hoặc cuộc sống.

2. Kết nối cộng đồng:

Tạo dựng mạng lưới quan hệ: Hội thảo là nơi để gặp gỡ, giao lưu với những người có cùng sở thích, quan tâm.
Thúc đẩy hợp tác: Kết nối các cá nhân, tổ chức để tìm kiếm cơ hội hợp tác, phát triển.
Xây dựng cộng đồng: Tạo ra một cộng đồng có chung mối quan tâm, chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm.

3. Thúc đẩy sự phát triển:

Phát triển cá nhân: Giúp người tham gia phát triển bản thân, nâng cao năng lực cạnh tranh.
Phát triển doanh nghiệp: Hội thảo có thể là công cụ để doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, tìm kiếm khách hàng.
Phát triển ngành nghề: Thúc đẩy sự phát triển của một lĩnh vực cụ thể thông qua việc chia sẻ kiến thức, thảo luận và đề xuất giải pháp.

to-chuc-hoi-thao-2 — Tổ chức hội thảo giúp doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề tồn động

Quy trình tổ chức hội thảo

Sự kiện hội thảo là một loại hình sự kiện phổ biến, mang tính học thuật và chuyên môn cao. Để hội thảo diễn ra thành công và đạt được mục tiêu đề ra, cần có một quy trình tổ chức bài bản và chuyên nghiệp.

Bước 1: Lập kế hoạch chi tiết

Thời gian và địa điểm: Lựa chọn thời gian, địa điểm phù hợp với đối tượng tham gia, quy mô hội thảo và ngân sách.
Tiếp thị và quảng bá: Lựa chọn kênh quảng bá phù hợp để tiếp cận đối tượng mục tiêu (ví dụ: website, mạng xã hội, email marketing, báo chí…)
Nội dung chương trình: Xây dựng agenda chi tiết, bao gồm các phiên thảo luận, bài thuyết trình, hoạt động giao lưu, giải lao…
Ngân sách: Dự trù kinh phí cho các hạng mục (thuê địa điểm, âm thanh ánh sáng, in ấn, quà tặng, nhân sự, tiếp thị…)
Diễn giả: Mời các diễn giả, chuyên gia phù hợp với chủ đề và đối tượng tham gia. Cần có tiêu chí lựa chọn diễn giả rõ ràng (uy tín, chuyên môn, kinh nghiệm…)

*Lưu ý: Khi tổ chức hội thảo phải làm thủ tục hồ sơ gửi đến cơ quan có thẩm quyền theo quy định của nhà nước Việt Nam.

Đơn xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo, sự kiện, doanh nghiệp.
Mục tiêu khi tổ chức.
Thông điệp, chủ đề, nội dung doanh nghiệp muốn truyền tải.
Số lượng người tham dự, đại biểu, danh sách khách mời, người thuyết trình.
Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức.

Khi nộp hồ sơ sẽ được chia làm hai loại với 2 cơ quan thẩm quyền khác nhau :

Với các doanh nghiệp trong nước sẽ nộp hồ sơ tại sở ngoại vụ.
Đối với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài sẽ nộp hồ sơ tại thông tin truyền thông.

to-chuc-hoi-thao-3 — Những hình thức được nhiều người lựa chọn khi tổ chức sự kiện, hội thảo

Bước 2: Chuẩn bị cho sự kiện

Trang thiết bị: Chuẩn bị âm thanh, ánh sáng, màn hình, máy chiếu, bục phát biểu, micro…
Vật tư: In ấn tài liệu, backdrop, banner, nametag, giấy bút, quà tặng…
Nhân sự: Tuyển chọn và phân công nhiệm vụ cho nhân viên hỗ trợ (lễ tân, hướng dẫn, kỹ thuật…)
Kịch bản chương trình: Hoàn thiện kịch bản chi tiết, bao gồm lời dẫn chương trình, thời gian cho từng phần, phân công người phụ trách.
Cần có kế hoạch dự phòng cho các tình huống phát sinh (ví dụ: mất điện, diễn giả bị ốm, thay đổi thời tiết…)

Bước 3: Triển khai tổ chức hội thảo

Tiếp đón khách mời: Hướng dẫn khách mời đến địa điểm, làm thủ tục check-in, phát tài liệu, hướng dẫn vị trí ngồi.
Điều phối chương trình: Đảm bảo chương trình diễn ra đúng kế hoạch, giải quyết các tình huống phát sinh.
Hỗ trợ diễn giả: Cung cấp các thiết bị, tài liệu cần thiết cho diễn giả, hỗ trợ diễn giả trong quá trình thuyết trình.
Tương tác với khán giả: Tạo không khí sôi nổi, khuyến khích sự tham gia của khán giả bằng các hoạt động trả lời câu hỏi, thảo luận nhóm…

Bước 4: Giai đoạn sau sự kiện

Thu thập phản hồi: Khảo sát ý kiến của người tham gia về nội dung, hình thức tổ chức, chất lượng diễn giả…
Phân tích kết quả: Đánh giá mức độ đạt được mục tiêu đề ra, phân tích các chỉ số như số lượng người tham gia, tỷ lệ hài lòng…

Các loại hình hội thảo

Hình thức tổ chức:

– Hội thảo bàn tròn: Người tham gia cùng ngồi bàn tròn và thảo luận về một vấn đề.

– Hội thảo trực tuyến (webinar): Được tổ chức trên nền tảng trực tuyến, người tham gia có thể tham dự từ bất cứ đâu có kết nối internet.

– Hội thảo kết hợp (hybrid): Kết hợp giữa hình thức trực tiếp và trực tuyến, cho phép người tham gia lựa chọn hình thức tham dự phù hợp.

Mục đích hội thảo:

– Hội thảo chuyên đề: Đi sâu vào một chủ đề cụ thể trong một lĩnh vực nhất định, ví dụ: Hội thảo về Marketing, hội thảo về công nghệ…

– Hội thảo đào tạo: Hướng dẫn người tham gia các kỹ năng, kiến thức cụ thể, ví dụ: Hội thảo kỹ năng thuyết trình, hội thảo về giảng dạy…

– Hội thảo giới thiệu sản phẩm: Doanh nghiệp tổ chức hội thảo để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới đến khách hàng.

– Hội thảo khoa học: Thường tập trung vào việc trình bày, thảo luận các kết quả nghiên cứu, báo cáo khoa học.

Dịch vụ tổ chức hội thảo bài bản tại Á Châu Event

Với những doanh nghiệp kinh doanh, cho ra mắt dịch vụ, sản phẩm mới việc tạo sự kiện, hội thảo quảng bá, giới thiệu sản phẩm vô cùng cần thiết. Để cho hội thảo tổ chức mang lại hiệu quả cao, tiếp cận khách hàng chuẩn xác hơn bạn cần thuê đơn vị làm sự kiện, hội thảo uy tín.

Công ty tổ chức sự kiện Á Châu được thành lập năm 2008, với nhiều năm kinh nghiệm chuyên tổ chức sự kiện, hội thảo chuyên nghiệp được nhiều doanh nghiệp lớn biết đến. Để mang tới hiệu quả của việc tổ chức hội thảo, công ty tổ chức sự kiện Á Châu đã không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, mang tới cho bạn sự hài lòng.

Có nguồn nhân sự dồi dào, sẵn có trong toàn ngành phục vụ từ Bắc vào Nam.
Công ty tổ chức sự kiện Á Châu có 100% nhân sự sự kiện là các PG, người mẫu, mc, ca sĩ, nhóm nhảy, nhóm múa, nghệ sĩ nổi tiếng, hoa hậu, chính khách, khách vip,… không hề qua trung gian.
Có đầy đủ backdrop, thi công booth, âm thanh, ánh sáng, màn led, nhà bạt, nhà không gian,… phục vụ tốt cho sự kiện, hội thảo.
Thiết bị sự kiện đảm bảo chất lượng, nhập khẩu chính hãng sẽ không gặp sự cố trong quá trình diễn ra hội thảo.