Chạy là một trong những bộ môn thể thao tốt cho sức khỏe con người. Vì vậy, ngày nay có rất nhiều giải chạy được tổ chức với mong muốn truyền thông điệp về sức khỏe, gắn kết con người, hay nhiều giải chạy được tổ chức với mục đích từ thiện. Vậy làm sao để tổ chức giải chạy thành công? Bài viết này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách tổ chức giải chạy nhé!
Tại sao nên tổ chức giải chạy
Giải chạy là một hoạt động thể thao thường được nhiều doanh nghiệp lựa chọn tổ chức với nhiều thông điệp sức khỏe mong muốn mang đến với người tham gia. Ngoài ra, giải chạy còn là cơ hội để các thành viên trong công ty gắn kết với nhau.
Tổ chức giải chạy góp phần xây dựng phong trào thể dục thể thao trở nên quen thuộc với cuộc sống của nhân viên, mang đến tinh thần thể dục thể thao ngày càng mạnh mẽ. Mỗi giải chạy được tổ chức luôn muốn mang đến cho người tham gia những thông điệp như truyền cảm hứng về tinh thần đồng đội để cùng nhau chinh phục thử thách.
Chính những người tham gia là những người nhận thông điệp và là thành phần tạo nên sự thành công của giải chạy. Bên cạnh đó, người tham gia cũng là người mang thông điệp của ban tổ chức đến với xã hội, đến với cộng đồng.
Quy trình tổ chức giải chạy
Giải chạy nghe đơn giản chỉ là một chương trình mà người tham gia chinh phục dùng sức của mình chinh phục các thử thách được ban tổ chức đề ra. Tuy nhiên, để tổ chức một giải chạy bộ thành công cần phải chuẩn bị gì? Quy trình tổ chức giải chạy diễn ra như thế nào?
Lập kế hoạch
Lập kế hoạch là bước đầu tiên và bước quan trọng nhân, là tiền đề cho các bước tiếp theo được thực hiện. Ở bước lập kế hoạch, ban tổ chức sẽ đưa ra các ý tưởng tổ chức bằng những phương án cụ thể.
Trong đó, cần cụ thể mục đích tổ chức giải chạy là gì? Giải chạy là hoạt động thường niên của công ty, giải chạy là hoạt động rèn luyện thể thao, hay giải chạy là một trong những phương thức đóng góp từ thiện. Tùy vào mục đích của giải chạy để thiết kế các ý tưởng phù hợp cũng như lựa chọn đối tượng tham gia thích hợp. Tùy thuộc vào quy mô giải chạy để giới hạn số lượng người tham gia.
Dự trù chi phí: chi phí là yếu tố ảnh hưởng nhiều đến chất lượng, quy mô giải chạy. Ban tổ chức nên lên bản dự trù kinh phí về chi phí địa điểm tổ chức giải chạy, chi phí cho thiết kế và sản xuất sân khấu, bộ race-kit, huy chương cho người tham gia và các vật dụng khác phục vụ cho giải chạy, cũng như chuẩn bị mức chi phí dự phòng cho những trường hợp ngoài ý muốn xảy ra.
Truyền thông nội bộ
Giải chạy là một sự kiện quan trọng và người tham gia cần phải chuẩn bị sức khỏe và tinh thần khi tham gia. Do đó, công tác truyền thông về việc tổ chức giải, thời điểm, địa điểm tổ chức, các phương pháp bảo đảm an toàn khi tham gia, cũng như những hướng dẫn cụ thể về sức khỏe khi tham gia là điều cần thiết cho các vận động viên, là điều kiện để giải chạy được tổ chức thành công.
Bên cạnh đó, việc truyền thông thông điệp về giải chạy rất quan trọng. Khi ý nghĩa nhân văn của giải chạy được lan rộng với cộng động, với sức khỏe của chính bản thân hay cơ hội để gắn kết với đồng nghiệp trong công ty.
Chọn địa điểm tổ chức, đo đạc cung đường chạy
Để giải chạy được tổ chức thành công, địa điểm tổ chức cũng như cung đường chạy là những yếu tố rất quan trọng. Về địa điểm tổ chức, cần lựa chọn địa điểm phù hợp với mục đích. Thông thường các giải chạy là giải nội bộ doanh nghiệp, do đó không cần quá nhiều thách thức, nên lựa chọn một địa điểm thuận tiện dễ đi lại, trong thành phố. Có thể là công viên cây xanh có khuôn viên rộng rãi,…
Địa điểm tổ chức
Để lựa chọn được một địa điểm tổ chức giải phù hợp, cần lưu ý hai yếu tố cơ bản sau:
- Layout sơ đồ đường chạy – yếu tố quan trọng để đảm bảo mang đến đường chạy tốt nhất cho người tham dự và đảm bảo được yếu tố riêng tư của cuộc thi.
- Nguồn điện: Các giải chạy trước khi bước vào cuộc thi, lễ khai mạc diễn ra, do đó cần có sân khấu. Địa điểm lựa chọn để tổ chức giải chạy thường có không gian lớn nên đôi khi sẽ không có sẵn nguồn điện tốt để vận hành thiết bị. Bạn có thể sẽ phải sử dụng máy phát điện trong quá trình tổ chức sự kiện. Do đó, nên lưu ý về việc kiểm tra nguồn điểm tại địa điểm tổ chức để không bị gián đoạn hoạt động.
Đo đạc cung đường chạy
Thông thường, các giải nội bộ do doanh nghiệp tổ chức cho nhân viên sẽ chọn những cung đường chạy ngắn để phù hợp với thời gian tổ chức, khả năng, sức khỏe cũng như sự chuyên nghiệp của giải chạy. Các đường chạy thường có chiều dài khoảng 3km, 5km hoặc 10km.
Bên cạnh đó, các tổ chức tổ chức giải chạy nhằm mục đích kêu gọi tài trợ, gọi quỹ từ thiện hay tạo sân chơi cho người đam mê thể thao, cự ly giải chạy sẽ lớn hơn so với giải nội bộ, có thể vào khoảng 5km -10km – 21km – 40km – 70km – 100km.
Do đó, việc đo đạc, vẽ đường chạy chính xác cần những người trình độ chuyên môn, kinh nghiệp trong việc đo đạc, vẽ đường chạy để tạo sự chính xác khoảng cách, và là một phần quyết định sự thành công của giải chạy.
Thiết kế và sản xuất bộ RACE – KIT:
Trong giải chạy, bộ huy chương, banner, backdrop, bib, backdrop chụp hình, áo, mũ, barie, túi, cổng chào là những thành phần không thể thiếu cho một giải chạy. Do đó, trước khi giải chạy được diễn ra, những thành phần này đã phải hoàn thiện.
Để thiết kế và sản xuất ra những vật dụng phía trên, cần rất nhiều thời gian cho thiết kế và sản xuất. Do đó, cần thiết kế các sản phẩm này ít nhất trước 1 tháng để đảm bảo tiến độ.
Bộ Race Kit cần có những sản phẩm cơ bản gì?
Bộ Race Kit là một thành phần không thể thiếu của giải chạy.
- BIB: được hiểu là số báo danh khi tham gia giải chạy, BIB sẽ được in cho vận động viên tham gia và mỗi người sẽ có một số khác nhau. Bên cạnh đó, với giải chảy có nhiều cự ly. BIB sẽ được in theo nhiều màu sắc khác nhau, điều này giúp hướng dẫn viên hướng dẫn vận động viên chạy đường bộ đúng với cự ly của mình.
- Còi cứu hộ: Trên đường chạy, các vận động viên thường sẽ được trang bị một chiếc còi cứu hộ. Còi cứu hộ là vật dụng giúp vận động viên xử lý các tình huống như lạc đường hay gặp tai nạn ngoài ý muốn, cần sự hỗ trợ, trợ giúp từ ban tổ chức.
- Áo chạy: là sản phẩm tạo nên sắc màu cuộc thi cũng là sản phẩm mang tính kỉ niệm đối với người tham gia. Áo chạy trong bộ race kit cần đạt chuẩn để giúp người tham gia giải giảm nóng trong quá trình chạy, tăng cường thoát mồ hôi và mang đến cảm giác dễ chịu hơn cho vận động viên. Bên cạnh đó, áo chạy còn giúp ban tổ chức nhanh chóng nhận ra vận động viên của cuộc thi mình.
- Balo: là vật dụng không thể thiếu với vận động viên trong tất cả các cự ly, đây là trang bị cần thiết để vận động viên đựng những vật dụng cần thiết trên đường chạy. Balo phục vụ cho vận động viên không cần quá to, vừa đủ chứa, điều quan trọng là phải nhẹ và không tạo thêm trọng lực cho động viên.
Huy chương
Tùy vào lựa chọn của ban tổ chức có thể đặt mua huy chương tại nước ngoài hoặc ở Việt Nam. Tại Việt Nam sản xuất huy chương theo số lượng lớn hoặc sản xuất riêng lẻ với giá thành rất cao, do đó nên cân nhắc khi lựa chọn nhà cung cấp. Nếu lựa chọn nhà cung cấp người ngoài nên đặt hàng từ sớm để đảm bảo huy chương về kịp tiến độ cuộc thi.
Huy chương hay bộ race-kit là những sản phẩm mang đến tính kỉ niệm cho người tham gia giải chạy.
Nước bù điện giải và Đội y tế cứu hộ
Giải chạy thường có rất đông người tham gia với quy mô lớn, do đó cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng, chu đáo nhằm bảo đảm sự an toàn cho các thành viên tham gia.
Trong đó, nước điện bù giải, chuối là những thực phẩm, đồ uống mà ban tổ chức cần phải chuẩn bị cho vận động viên mình, hoặc các thành viên tự chuẩn bị, bởi trong quá trình chạy sẽ mất nhiều nước, cung cấp nước bù điện giải là giải pháp để bù nước, phục hồi sức khỏe, giúp vận động viên đủ sức dẻo dai để tham gia các cung đường chạy. Đội y tế cứu hộ là thành phần quan trọng, ứng phó với các trường hợp tai nạn ngoài ý muốn.
Tổ trọng tài, tổ quản lý đường chạy:
Giải chạy có số lượng lớn người tham gia, do đó cần sự chuyện nghiệp trong chấm điểm một cách chính xác, tuyệt đối để tránh trường hợp kiện cáo, tránh chạy sai đường hay tránh đi đường tắt, đây là những điều vô cùng quan trọng trong cuộc thi. Việc vẽ cung đường, làm chỉ dẫn chưa đủ, cần phải có nhân sự chỉ đường để vận động viên xác định được đường chạy hợp lý, đây là điều quan trọng trong khâu tổ chức.
Bên cạnh đó, phân bổ người chấm điểm hợp lý để đảm bảo công tác tổ chức được diễn ra thuận lợi. Trên đây là những bước cơ bản cần thiết phải có để có một giải chạy thành công.
Bài viết đã cung cấp những hướng dẫn về tổ chức giải chạy như ý tưởng giải, lập kế hoạch, dự trù chi phí, cách thức tổ chức. Hy vọng các thông tin trên sẽ hữu ích cho bạn, góp phần mang đến cho bạn giải chạy thành công.
