10 rủi ro thường gặp trong tổ chức sự kiện

Rủi ro trong tổ chức sự kiện là một điều không ai mong muốn xảy ra, nhưng đây chính là điều vô cùng quan trọng mà một event manager phải nghĩ tới ngay khi lập kế hoạch tổ chức. Bạn càng hy vọng sự kiện của mình được diễn ra hoàn hảo bao nhiêu thì thực tế mọi thứ sẽ làm bạn thất vọng vì luôn có những phát sinh ngoài ý muốn. Chính vì vậy, bạn cần phải biết những sự cố đó là gì, lên kế hoạch cho chúng và chuẩn bị phương án cần thiết phòng tránh rủi ro sự kiện.

Tổ chức sự kiện là quá trình chuẩn bị và lường trước rủi ro

Người đọc nên tham khảo thêm: tổ chức sự kiện là gì?

1. Rủi ro về kỹ thuật của thiết bị sự kiện

Có lẽ chúng ta đã từng chứng kiến 1 vài sự kiện đang diễn ra, mà bỗng dưng đèn vụt tắt, hoặc tiếng âm thanh mất, không nghe thấy gì. Đây là những rủi ro sự kiện rất ảnh hưởng, vì chỉ cần 1 phút trục trặc về kỹ thuật trên sân khấu khiến chương trình dừng lại, sẽ khiến khách tham dự cảm giác như kéo dài cả 30p, và những setup trước đó có thể bị mất, quan trọng là chúng có thể làm mất mạch cảm xúc đang theo dàn dựng.

Đối với các thiết bị về điện như âm thanh, ánh sáng cần lưu ý đấu một tủ điện dự phòng, để dù có mất điện vẫn có thể duy trì được thêm 15p đến khi kỹ thuật điện đến sửa lại. Còn đối với hệ thống màn hình LED thì bạn cần có 1 máy tính hoặc laptop khoẻ để tránh tình trạng treo máy, sập nguồn.

2. Rủi ro về an toàn trong thiết bị sự kiện

Đây là một trong những rủi ro sự kiện lớn nhất và ảnh hưởng nhất trong sự kiện, chúng thường đến từ các thiết bị như hệ thống âm thanh, hệ thống ánh sáng, màn hình led, hoặc các thi ết bị đặc thù khác. Về rủi ro thiết bị sự kiện trên sân khấu sẽ được chia ra thành 2 loại.

Những rủi ro sự kiện này sẽ càng gặp khó khăn hơn trong những sự kiện ngoài trời, đặc biệt là khi gặp phải mưa bão. Chúng ta có những thiết bị đặc thù cho sự kiện outdoor, tuy nhiên đối với các đường điện thì vẫn có vấn đề khi gặp nước. Vì vậy hãy chuẩn bị sẵn bộ “te”, để tránh bị điện giật.

Ngoài ra, đối với sân khấu luôn có những rủi ro rất nguy hiểm:

1. Sân khấu ở địa hình không bằng phẳng, hoặc trên cát, dễ dẫn đến bị lún, có thể bị gây ra sập sân khấu, cần phải gia công chắc chắn
2. Sân khấu cao, khiến người lên xuống dễ bị ngã, cần có hành lang an toàn để đảm bảo việc di chuyển của nhân sự.

3. Rủi ro trong việc quản lý an ninh nội bộ

Sự kiện là nơi có rất nhiều thành phần tham dự và tham gia trong cùng hoạt động, vì vậy việc giao tiếp giữa nhiều người, nhiều hội nhóm là không thể tránh khỏi. Và thường xuyên suốt hiện trong các sự kiện là tiệc tùng, bia rượu. Chính vì vậy, việc va chạm với nhau là điều khó tránh khỏi, hoặc có thể là việc khách tham dự sử dụng các loại chất cấm, chất kích thước

Hãy luôn có một đội ngũ bảo an túc trực tại các khu vực, và đội ngũ helper giám sát tại mọi khu vực. Tránh để việc xảy ra thương tích, hoặc sử dụng chất cấm trong sự kiện, vì nếu điều đó xảy ra, đơn vị tổ chức sẽ là người phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

4. Sự kiện có kẻ bên ngoài xâm nhập

Một sự kiện lớn và thu hút thì việc có người xâm nhập là hoàn toàn dễ xảy ra. Việc xâm nhập có thể không gây đến mất mát gì, vì người xem có thể chỉ vào xem “chùa”. Tuy nhiên, nếu xảy ra trộm cướp, mất cắp thì rất khó để kiểm soát. Vì chúng ta sẽ không có thông tin của những kẻ xâm nhập, dù cho có camera giám sát cũng rất khó để truy tìm được hung thủ. Chính vì vậy, mỗi sự kiện thường phòng tránh rủi ro này bằng cách quây kín, và có các cổng soát vé nghiêm ngặt để tránh trường hợp này, ngoài ra bạn cũng cần đảm bảo đội ngũ an ninh có kinh nghiệm, cùng hệ thống nhân sự chuyên nghiệp để xử lý các tình huống linh hoạt, tránh tình trạng không đáng có.

5. Sự kiện có trẻ em, rủi ro không lường trước

Đối với trẻ em, thường hay nghịch ngợm, mày mò những thứ mình không biết, điều này không chỉ ảnh hưởng đến các thiết bị phục vụ sự kiện, mà còn có thể gây ra tai nạn thương tiếc.

Để đảm bảo an toàn trong các trường hợp có trẻ em, bạn cần những hoạt động sau:

1. Xây dựng hệ thống loa phát thanh để tìm trẻ lạc
2. Luôn nhắc nhở các phụ huynh trông con cẩn thận
3. Các khu vực gần ở điện được khoá lại, và có người giám sát
4. Các thiết bị cần được đặt xa tầm với của trẻ
5. Xây dựng 1 vài khu vui chơi tập trung dành cho trẻ

6. Rủi ro về thực phẩm và chất lượng tiệc

Không ít trường hợp người tham dự tiệc xong về bị ngộ độc thực phẩm. Điều này phụ thuộc vào lượng lớn nhân sự F&B. Để đảm bảo cho thực phẩm luôn chất lượng nhất, hãy lựa chọn địa điểm và đặt tiệc tại các nhà hàng cao cấp, khách sạn 5*. Trong trường hợp kinh phí không cho phép thì giải pháp hữu hiệu nhất là kiểm tra thật kỹ trước khi ra món.

Một vài trường bớt nguy hiểm hơn đó là việc ra đồ ăn chậm, đồ ăn nguội. Tuy nhiên tiệc là 1 điểm rất quan trọng trong sự kiện, vì vậy cũng cần phải đưa ra giải pháp để tránh trường hợp này. Bằng cách lên trước kịch bản, đưa cho nhà hàng, quy định giờ nào ra đồ, và yêu cầu họ cam kết là đồ mới, nóng hổi.

7. Rủi ro trong y tế

Các sự kiện thời đại mới mang tính sôi động và hướng chúng ta đến việc nhảy nhót và vận động mạnh nhiều hơn. Điển hình như các show diễn EDM, các sự kiện mang tính chất thể dục thể thao.

Việc hoạt động này chứa đựng hàng loạt rủi ro sự kiện về sức khoẻ và y tế mà không thể lường trước được. Cách tốt nhất để phòng tránh rủi ro là cần chuẩn bị 1 đội ngũ y tế túc trực, 2 – 3 xe cứu thương. Tuỳ vào các tình hình thực tế sự kiện để triển khai phòng tránh các rủi ro y tế đặc thù của sự kiện. Tuy nhiên băng bông thuốc đỏ, thuốc đau bụng, cán đỡ y tế, xe cứu thương là những vật dụng không thể thiếu

8. Thời tiết ngoài ý muốn

Điều kiện thời tiết mưa bão, nắng nóng luôn là những thứ ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện, dù là sự kiện indoor hay outdoor. Đối với sự kiện indoor, thời tiết sẽ chỉ ảnh hưởng ở mức độ khách tham dự không thể đến, hoặc lúc về gặp rắc rối. Tuy nhiên đối với sự kiện outdoor, đây thực sự là một rủi ro sự kiện lớn. Đương nhiên chúng ta có các thiết bị outdoor, nhưng cũng không tránh khỏi các rủi ro đổ, sập, cháy nổ khi dính phải mưa, hoặc nắng nóng dẫn đến cảm nắng…

Với indoor thì đơn giản hơn, tuy nhiên với outdoor, chúng ta cần phải xem trước dự báo thời tiết đế sau đó lên phương án phù hợp, tránh gây ra tình trạng hỗn loạn cho khách tham dự. Hãy đảm bảo các mái che, nhà giàn không gian để che nắng che mưa. Thậm chí đôi khi chúng ta còn phải sử dụng đến cột thu lôi trong trường hợp sấm chớp mạnh. Để có thể lên phương án chuẩn bị tốt nhất, hãy liên tục cập nhật dự báo thời tiết, tối thiểu 7 ngày trước khi diễn ra sự kiện.

9. Rủi ro sự kiện trong tiến độ thi công hạng mục

Tiến độ công việc chậm, không theo sát dự tính, đây cũng là 1 trong các rủi ro sự kiện thường xuyên. Điều nẫy dẫn đến kéo theo các hệ luỵ như thiếu thời gian tổng duyệt, chất lượng hạng mục không cao… Việc quản lý tiến độ thực công việc cũng khá khó khăn, vì đa phần đơn vị tổ chức muốn vừa đẹp vừa rẻ, dẫn đến lựa chọn các nhà thầu không chất lượng.

Tuy nhiên việc này hoàn toàn khắc phục được với 1 vài mẹo như sau:

1. Phân luồng tiến độ hợp lý khi thi công, thường là setup sân khấu, sau đó đến hệ thống giàn truss, âm thanh ánh sáng, và tiếp theo là màn hình led, sau khi xong những cụm chính mới đến các cảnh trí
2. Thực hiện đồng thời thi công và tổng duyệt, tức là thời gian tổng duyệt ngay sau khi thi công xong khu vực sân khấu. Trong lúc tổng duyệt thì thi công các booth khu vực lobby.
3. Hãy giao tiến độ và chuyển giao trách nhiệm cho các nhà thầu thi công.

Một số lý do dẫn đến chậm tiến độ thi công:

Về phương tiện di chuyển, có những địa điểm tổ chức cần di chuyển bằng xe con, vì xe tải không thể vào trong hầm, cần lưu ý phương án cho các nhà thầu thi công.

Cắt giảm chi phí, vì để đôi bên cùng có lợi, khi bạn mặc cả chi phí với các nhà thầu, họ vẫn sẽ đồng ý với mức chi phí đó, tuy nhiên họ sẽ giảm bớt số lượng nhân sự cứng đi thực hiện thi công và sản xuất cho sự kiện của bạn

Vấn đề về trang phục, đây là một trở ngại lớn khi thi công trong khách sạn hoặc trung tâm thương mại, bảo vệ và quản lý bắt buộc bạn phải đi giày và có đồ bảo hộ mới được vào thi công, nhưng những đơn vị nhà thầu thường không để ý, gây ra tranh chấp và bị giữ lại ở ngoài. Bạn luôn cần phổ biến.

10. Rủi ro sự kiện về cháy nổ từ những hiệu ứng phục vụ sân khấu

Các sự kiện sẽ không bao giờ thiếu đi pháo điện, pháo trang kim, hiệu ứng khói, lửa…Những hiệu ứng ấy là điểm nhấn giúp cho sự kiện của bạn thêm huy hoàng hơn. Tuy nhiên, việc “chơi với lửa” hay là những bình khói lạnh là 1 việc hết sức nguy hiểm. Các tai nạn bị bỏng lạnh, bỏng nóng đều thường xuyên xảy ra. Thậm chí nếu các bình khói không được thực hiện đúng cách sẽ gây ảnh hưởng đến tính mạng.

Chính vì vậy, để phòng tránh những rủi ro này, hãy gọi những chuyên gia về hiệu ứng thực hiện, họ sẽ có quy cách để đảm bảo an toàn nhất có thể cho sự kiện của bạn, phòng tránh các rủi ro sự kiện nguy hiểm