Bảng dự trù kinh phí là một trong những nguyên tố quyết định sự thành bại của một sự kiện. Đây là khoản ngân sách mà tối đa bạn có thể chi trả cho việc tổ chức sự kiện, vì vậy việc lên kế hoạch dự trù kinh phí không thể định lượng, mà phải được định tính một cách kỹ lưỡng.
Công việc hệ trọng này tưởng chừng chỉ có những ai đã quen thuộc với những con số mới có thể làm được, nhưng trên thực tế thì bất kỳ ai hoạt động trong môi trường tổ chức sự kiện đều có thể lập bảng dự trù kinh phí, nếu bám sát những bước cơ bản trong bài viết này.
Cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chuẩn
1. Hãy hiểu rõ “đứa con” của mình
Thông thường, mọi người đều bỏ qua bước này vì sự chủ quan “đây là sự kiện của mình thì mình nắm rõ rồi, cần gì xem đi xem lại”. Và chính sự sai lầm này khiến bạn mất rất nhiều thời gian để khắc phục hậu hoạn xảy ra trong sự kiện.
Để tránh việc chờ đến khi có bệnh rồi mới chữa, hãy cố gắng phòng ngừa nó trước khi xảy đến bằng cách dành nhiều thời gian để mày mò, nghiên cứu về chương trình mình sắp thực hiện.
Bạn hãy liệt kê ra những yếu tố căn bản và bắt buộc phải có trong sự kiện đó, ví dụ như địa điểm tổ chức, quy mô sự kiện lớn hay nhỏ, concept sự kiện, thời gian tổ chức sự kiện, nội dung sự kiện gồm có những hoạt động nào, …
Khi đã nắm vững được toàn bộ kế hoạch sự kiện, bạn sẽ biết mình nên chi trả cho những hạng mục nào và ngân sách sẽ giảm hao hụt bởi những khoản chi không cần thiết, tốn kém.
2. Lập dự trù kinh phí từ việc tổng hợp các hạng mục cần thiết
Hạng mục là tất cả những vật dụng, thiết bị, nhân sự cần thiết để vận hành sự kiện theo đúng kế hoạch đã đề ra.
Trước khi có thể tính toán được chi phí tổ chức, bạn cần phải tổng hợp danh sách hạng mục bắt buộc phải có trong sự kiện, bao gồm tên, số lượng, giá thành của từng nguyên vật liệu.
Sau khi cộng tổng số chi phí các hạng mục, bạn có thể sẽ dễ dàng phát hiện ra một vài chi tiết không logic với tuyến diễn hoặc không còn cần thiết với kế hoạch tổ chức sự kiện nữa, và lược bỏ chúng một cách nhanh chóng.
3. Đừng quên lập một khoản dự trù kinh phí cho rủi ro
Một người tổ chức sự kiện dày dặn kinh nghiệm chắc chắn sẽ nhìn ra trước được những rủi ro có thể xảy đến trong quá trình chuẩn bị cho chương trình. Họ hiểu rằng không có một sự kiện nào trên thế giới này tránh được những rủi ro xảy đến, mặc dù sự kiện đã tổng duyệt rất nhiều lần.
Vậy nên, trong bất kỳ tình huống nào, bạn đừng quên bước lên kế hoạch phòng ngừa những sự cố không mong muốn và dành cho nó một chi phí nhất định để “dập lửa” khi cần thiết. Và bạn hoàn toàn có thể lập thêm dự trù chi phí chênh lệch giá nếu sự kiện diễn ra vào mùa cao điểm để tránh những chi phí phát sinh. Việc này sẽ giúp bạn không quá lo lắng trước giờ G và bình tĩnh xử lý khi sự cố ập đến.
4. Duyệt bảng dự trù kinh phí
Sau khi tổng hợp ngân sách chi trả cho sự kiện từ hai bước trên, bạn phải thực hiện một bước cuối cùng trước khi đưa chương trình vào khâu sản xuất chính là trình duyệt bảng dự trù kinh phí.
Nếu bạn là tổ chức sự kiện dưới tư cách Event Agency, bạn cần có cái gật đầu của khách hàng với tất cả những chi phí xuất hiện trong bảng dự trù kinh phí, hoặc không bạn buộc phải cân đo đong đếm, chỉnh sửa lại sao cho phù hợp với yêu cầu mà đối tác đã đề ra.
Nhưng nếu bạn tự tay tổ chức sự kiện cho công ty hay cho chính bản thân thì bạn hoàn toàn có thể trình duyệt bảng dự trù kinh phí cho những người có thẩm quyền cung cấp kinh phí hoạt động, hoặc hỏi thăm những người có kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện để sửa đổi, bổ sung những khoản cần thiết trong danh sách hạng mục và chi phí sự kiện.
Lúc này đây, bạn mới chính thức hoàn thành việc lập bảng dự trù kinh phí.
Kết lại về lập bảng dự trù kinh phí sự kiện
Việc lập bảng dự trù kinh phí đòi hỏi người tổ chức sự kiện phải cẩn thận, tỉ mỉ trong tính toán, cân nhắc chi phí thích hợp nhất và có thể dự đoán, ứng phó với những rủi ro có thể phát sinh.
Dự trù kinh phí luôn dựa trên tinh thần “tiết kiệm là quốc sách”, tuy nhiên bạn không nên quá chi li từng đồng một, và cũng không có một công thức chuẩn cho tất cả sự kiện. Vậy nên tùy theo từng loại hình sự kiện mà bạn có thể ứng biến, linh hoạt trong ngân sách của mình.
