Trang chủ Kỹ Năng Tổ Chức Sự Kiện Tổ chức sự kiện có cần xin giấy phép không?

Tổ chức sự kiện có cần xin giấy phép không?

Trước khi bước vào giai đoạn tổ chức sự kiện, các nhà tổ chức sự kiện cần phải xin được giấy phép tổ chức sự kiện từ các cơ quan có thẩm quyền như Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Cục Bản quyền,.. Công việc này đóng vai trò hết sức quan trọng, quyết định sự thành bại của sự kiện, rằng sự kiện có thể được diễn ra hay không và tất cả mọi nỗ lực, công sức và thời gian để lên kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện chương trình có bị bỏ phí hay không.

  • Vì vậy, một sự kiện mong muốn diễn ra thành công thì luôn phải chú ý đến việc xin giấy phép tổ chức.

NHỮNG SỰ KIỆN NÀO PHẢI XIN GIẤY PHÉP TỔ CHỨC?

Muốn tổ chức bất kì một sự kiện, chương trình nào thì bạn đều phải xin giấy phép. Có những sự kiện bạn sẽ phải xin giấy phép của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch và có những sự kiện bạn cần xin giấy phép của Cục Bản quyền. Và tùy thuộc vào loại sự kiện, chương trình mà bạn muốn tổ chức thì loại giấy cấp phép bạn phải xin cũng là khác nhau.

Sự kiện nào cũng cần phải xin cấp phép tổ chức
Sự kiện nào cũng cần phải xin cấp phép tổ chức

CÁC GIẤY TỜ CƠ BẢN PHẢI CÓ KHI XIN GIẤY PHÉP TỔ CHỨC SỰ KIỆN

  • Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép
  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
  • Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng)
  • Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép
  • Hợp đồng ký với chủ địa điểm, bản nội dung chương trình
  • Phải xin phép Sở Công Thương nếu có các chương trình rút thăm hay khuyến mãi
  • Phải có thêm Công văn đứng tên cơ quan giải đấu, Quyết định thành lập giải và hợp đồng/biên bản ghi nhớ với Đơn vị phối hợp thực hiện đối với các sự kiện là giải đấu
  • Tất cả sự kiện cần ghi có bán vé hay không và nếu có bán vé thì cần nộp kèm maket vé bán.

Tất cả giấy tờ cần có con dấu đóng giáp lai, ở nơi nhận phải ghi chú rõ là có Nộp lưu chiểu… Bạn nên lưu ý những điểm này để không phải mất thời gian đi lại nhiều lần.

Bản sao giấy phép kinh doanh là không thể thiếu
Bản sao giấy phép kinh doanh là không thể thiếu

Tuy nhiên, khi tổ chức các sự kiện với nội dung khác nhau thì cần thêm nhiều loại giấy khác nhau nữa để bổ sung thông tin cụ thể. Ví dụ như:

1.Tổ chức trình diễn thời trang

  • Đơn xin phép trình diễn thời trang
  • Danh sách người mẫu
  • Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn (tối thiểu 30 ngày trước khi chương trình diễn ra)
  • Tổ chức phúc khảo (ít nhất 5 ngày trước khi chương trình diễn ra)
  • Hợp đồng địa điểm tổ chức

Sự kiện trình diễn thời trang
Sự kiện trình diễn thời trang

2.Tổ chức họp báo

  • Đơn xin phép họp báo
  • Giấy phép hoạt động kinh doanh hoặc giấy chứng nhận của cơ quan tổ chức (bản sao có công chứng)
  • Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung họp báo (giấy phép biểu diễn, khuyến mãi…)
  • Thời gian cấp: 1 ngày (không kể ngày nghỉ)

Họp báo
Họp báo

3.Tổ chức biểu diễn ca nhạc

  • Đơn xin phép: Thời gian, địa điểm, nội dung chương trình (đầy đủ chi tiết), thời gian phúc khảo, có bán vé hay không
  • Giấy phép hoạt động kinh doanh (bản sao có công chứng)
  • Hợp đồng địa điểm
  • Giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền
  • Bản ghi lời bài hát
  • Hồ sơ passport của nghệ sỹ nước ngoài nếu chương trình tổ chức biểu diễn có yếu tố nước ngoài, chẳng hạn như có nghệ sỹ nước ngoài về Việt Nam biểu diễn
  • Thời gian cấp: 7 ngày (không kể ngày nghỉ)

Tổ chức biểu diễn ca nhạc
Tổ chức biểu diễn ca nhạc

MỘT SỐ LƯU Ý KHI XIN GIẤY CẤP PHÉP TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1.Dự tính trước những tình huống có thể đột ngột phát sinh

  • Có nhiều nhà tổ chức dịch vụ mới vào nghề, chưa có kinh nghiệm thường chủ quan, gần tới ngày diễn ra sự kiện mới bắt đầu đi xin giấy cấp phép. Khi ấy, nếu không may, họ có thể sẽ phải đối mặt với những tình huống phát sinh không mong muốn, có thể gây trở ngại rất lớn cho quá trình tổ chức sự kiện diễn ra thành công. Vì vậy, việc dự tính trước các tình huống đột ngột phát sinhđi xin giấy cấp phép sớm đóng vai trò cực kì quan trọng.
  • Những trường hợp bất ngờ có thể xảy đến như phải điều chỉnh lại nội dung trong hồ sơ, giấy phép, bổ sung thêm giấy phép con cho sự kiện, những thủ tục pháp lý, chứng nhận khác
  • Cũng cần chú ý thời gian nhận lại giấy phép. Phải tính trước các ngày nghỉ, cần phải loại trừ các ngày thứ 7, chủ nhật cũng như ngày lễ ra khỏi bảng tính, vì nếu ngày diễn ra sự kiện rơi vào Chủ nhật chẳng hạn thì bạn sẽ không thể có kịp giấy phép để chạy chương trình. Thêm vào đó, có thể thời hạn cấp phép ở các quận, huyện là không giống nhau tùy thời điểm cho nên bạn cần tìm hiểu trước và trù tính thời gian kĩ lưỡng.

2.Hiểu biết tường tận các cơ quan cấp phép

  • Nếu nhà tổ chức sự kiện là người không có kinh nghiệm thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức xin giấy phép, hoàn thiện thủ tục tổ chức sự kiện so với dự tính ban đầu. Vì vậy, nắm rõ cách hoạt động của các cơ quan cấp giấy phép tổ chức sự kiện rất quan trọng.
  • Có một số thông tin quan trọng bạn nhất định phải nắm được như thời gian làm việc của các cơ quan hành chính cấp phép. Ví dụ như Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch chỉ nhận hồ sơ vào buổi sáng, buổi chiều dành để trả hồ sơ cho các tổ chức xin cấp phép khác, thời hạn giải quyết hồ sơ là 2 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, trường hợp phải xin ý kiến các Bộ, ngành khác thì thời hạn tối đa là 10 ngày.

Tham khảo thêm:

Nguyễn Thanh Trúc
Chuyên gia tổ chức sự kiện - Tư vấn hướng dẫn miễn phí phương án tổ chức sự kiện

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn