Tổ chức lễ khai trương là một sự kiện vô cùng quan trọng và ý nghĩa của bất kì các hộ kinh doanh cá nhân, doanh nghiệp và các công ty. Sự kiện là cột mốc đầu tiên trong quá trình ra mắt của doanh nghiệp, hộ kinh doanh và các công ty. Đánh dấu sự khởi đầu đầy hứa hẹn của doanh nghiệp về sau này.
Để có một buổi lễ khai trương ấn tượng, mang lại thành công 100% thì chúng ta phải chuẩn bị một kịch bản tổ chức khai trương cụ thể và chi tiết nhất từ việc lên timeline chương trình đến nội dung các phần của buổi lễ.
Sự kiện Á Châu xin gửi đến các bạn một kịch bản lễ khai trương ấn tượng và chi tiết với đầy đủ những nội dung chính như ở dưới đây.
Kịch bản lễ khai trương ấn tượng
1. Chuẩn bị trước ngày diễn ra lễ khai trương
Ở bất kì sự kiện nào, để có một buổi lễ diễn ra hoàn hảo thì doanh nghiệp cần lên một kịch bản khai trương đầy đủ gồm các hạng mục:
- Lên danh sách, số lượng khách mời
- Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức
- Thiết kế và in ấn các ấn phẩm dùng trong sự kiện: Sân khấu, backdrop, standee, băng-rôn, photobooth chụp hình, thiệp mời, …
- Liên hệ các nhà thầu thi công và cung cấp thiết bị, nhân sự chạy sự kiện
- Lên kịch bản chạy chương trình, kịch bản lời dẫn MC
2. Setup, thi công, trang trí buổi lễ khai trương
Dựa vào danh sách các hạng mục cần chuẩn bị cho buổi lễ khai trương, tiến hành thi công lần lượt các hạng mục một cách nhanh chóng và sắp xếp thời gian thi công hợp lí tránh làm ảnh hưởng đến thời gian bắt đầu buổi lễ. Khâu chuẩn bị cần được chăm chút cẩn thận để buổi lễ khai trương được diễn ra suôn sẻ.
Việc thi công cũng nên làm theo kế hoạch kịch bản để phù hợp và khớp với nội dung, ý nghĩa của buổi lễ khai trương.
2.1 Khu vực bên ngoài
- Trang trí cổng chào: Có thể dựng bằng cổng hơi, cổng bóng hoặc dựng khung theo như thiết kế
- Lối vào khu vực lễ: Treo banner và đặt standee dọc hai bên lối đi; Trải thảm đỏ ( Hoặc thảm theo màu doanh nghiệp) giữa lối đi dẫn vào hội trường buổi lễ
- Dựng cột barie gắn kết thành hàng rào, tạo đường đi cho quan khách tham dự ra vào nơi diễn ra sự kiện.
- Băng rôn đón khách được treo chính giữa cổng chính ra vào nơi diễn ra sự kiện
2.2 Khu vực sân khấu lễ khai trương
- Dựng sàn sân khấu, trải thảm sàn sân khấu
- Dựng khung treo backdrop hoặc lắp đặt màn hình led ( tùy vào quy mô của buổi lễ khai trương)
- Lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng phù hợp với sân khấu
- Trang trí lẵng hoa chào mừng khai trương, bóng bay, pháo điện, pháo giấy …
2.3 Khu vực quanh sân khấu
- Lắp đặt hàng rào bảo vệ, cột barie làn đường dành cho đại diện doanh nghiệp lên sân khấu phát biểu
- Bố trí bàn lễ tân và chuẩn bị sẵn đồ cắt băng khai trương, hoa tặng đại biểu
2.4 Khu vực dưới sân khấu
- Ghế ngồi cho khách mời tới tham dự. Tại bàn VIP đặt thêm bảng tên đại biểu tham dự và lẵng hoa cho thêm phần trang trọng
- Bọc đầy đủ áo ghế và thắt nơ theo màu của doanh nghiệp
- Chuẩn bị đồ uống cho khách mời tham dự trong thời gian diễn ra sự kiện
- Bàn ghế được sắp xếp ngay ngắn, thẳng hàng và phải chuẩn bị đủ ghế cho tất cả các khách mời
2.5 Khu vực checkin đón khách
- Sắp xếp bàn lễ tân tiếp đón khách
- Bố trí các bàn tiệc teabreak gồm hoa quả, bánh ngọt, trà, cafe, nước ép cho khách tham dự trong khi chờ diễn ra sự kiện
Ngoài các hạng mục cần thi công, trang trí ở trên, chúng ta nên chuẩn bị thêm các thiết bị, đồ dùng lưu động trong buổi lễ như: Quạt công nghiệp công suất lớn, máy phát điện dự phòng, phông bạt che nắng, mưa cho quan khách.
Một buổi lễ khai trương cần chuẩn bị rất nhiều hạng mục, công việc của bạn không chỉ là liên hệ với các đơn vị cung cấp thiết bị, đơn vị thiết kế mà còn phải giám sát, theo dõi xuyên suốt quá trình thi công, thiết kế nhằm đảm bảo mọi thứ đúng tiến độ và phù hợp với thông điệp, ý nghĩa của buổi lễ . Điều này không phải là dễ dàng.
Ngoài ra, việc tính toán chi phí hợp lí và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp cũng là một bài toán mà bạn cần phải cân nhắc kĩ lưỡng và có những phương án phù hợp tránh những trường hợp phát sinh trong sự kiện.
Kịch bản lễ khai trương ấn tượng, mang lại thành công 100%
Bên cạnh việc lên kế hoạch kịch bản tổ chức chương trình thì việc tiến hành tổ chức cũng là bước mấu chốt và quan trọng của buổi lễ khai trương. Khi setup xong tất cả các khâu thì tiến hành tổ chức lễ khai trương theo như kịch bản đã xây dựng trước đó.
1. Checkin đón khách tham dự
Một buổi lễ khai trương chuyên nghiệp được đánh giá ngay từ khâu tiếp khách mời của bạn. Chính vì vậy, khâu tiếp đón khách cần đảm bảo diễn ra một cách chu đáo để tạo thiện cảm và ấn tượng tốt cho khách mời tham dự
Các bước để bạn đón khách tham dự buổi lễ khai trương gồm những bước sau:
- Bố trí nhân sự hướng dẫn quan khách ra điểm đỗ xe, tiếp đón và nhận hoa chúc mừng từ khách để đưa vào hội trường sân khấu chính
- Tại khu vực cổng sự kiện, bố trí PG đón khách và hướng dẫn khách tiến vào khu vực sảnh chính
- Tại bàn lễ tân, PG lấy thông tin khách mời và mời khách sử dụng teabeak đã dduwwocj chuẩn bị sẵn trước đó trong lúc chờ buổi lễ bắt đầu
- Đại diện đứng chào khách và mời khách vào chỗ ngồi đã được sắp xếp trước đó
- Đội lân sư rồng nhảy múa biểu diễn mở màn đón khách, tạo không khí náo nhiệt trước buổi lễ
2. Văn nghệ chào mừng
Các tiết mục văn nghệ trong buổi lễ là cách thu hút các khách hàng hướng về sân khấu chính một cách nhanh nhất. Đặc biệt, tiết mục mở màn đặc sắc sẽ tạo hứng thú cho khách mời và để lại ấn tượng tốt.
3. Khai mạc chương trình
- MC xuất hiện giới thiệu, giải thích lý do tổ chức và giới thiệu các khách mời, đại biểu
- Trình chiếu các video giới thiệu về doanh nghiệp
- Đại diện lãnh đạo doanh nghiệp lên phát biểu chào mừng, chia sẻ cảm nghĩ và tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp trong tương lai
- Đại diện khách mời có tầm ảnh hưởng đến sự kiện lên phát biểu, gửi lời chúc tốt đẹp cho doanh nghiệp
4. Nghi thức cắt băng khai trương
Cắt băng khai trương là nghi lễ không thể thiếu ở mỗi sự kiện khai trương.
- PG chuẩn bị bộ cắt băng và di chuyển lên sân khấu chính
- MC mời lãnh đạo doanh nghiệp và đại biểu lên tiến hành nghi lễ cắt băng khai trương
- Sau khi cắt băng, kĩ thuật viên ở sau hậu đài sẽ cho nổ pháo điện và pháo trang kim đã được chuẩn bị sẵn trên sân khấu
- PG đưa rượu và ly tiến lên sân khấu
- MC mời lãnh đạo doanh nghiệp và đại biểu lên khui sâm panh chúc mừng.
- Sau khi cắt băng, lãnh đạo dẫn khách mời đi tham quan khu vực khai trương và giới thiệu các sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp cho các khách mời cùng trải nghiệm.
5. Giao lưu tương tác với các khách mời
- Biểu diễn các tiết mục văn nghệ xen kẽ tạo không khí sôi động cho buổi lễ khai trương
- Tổ chức minigame tương tác khách mời
- Bốc thăm trúng thưởng và trao quà cho các khách mời may mắn, thu hút quan khách tham dự đến cuối chương trình
- Mời khách dùng tiệc ( nếu có)
6. Kết thúc buổi lễ khai trương
- Đại diện doanh nghiệp phát biểu gửi lời cảm ơn đến các khách mời tham dự trong chương trình
- Chụp hình lưu niệm với các đối tác, khách mời
- Lễ tân chào khách và tặng quà ( nếu có)
- Bố trí nhân sự tiễn khách ra xe, đón xe
- Thu dọn thiết bịm dọn dẹp vệ sinh địa điểm nơi tổ chức buổi lễ khai trương
Nếu bạn là người quản lý trực tiếp và điều hành thì sẽ nắm rõ nhất những việc cần làm và timeline chương trình trong ngày lễ khai trương. Nhưng có một lưu ý nhỏ mà bạn cần phải nhớ, đó là phân công nhiệm vụ và training cho các nhân viên thật kĩ càng để tránh những sự cố đáng tiếc xảy ra trong buổi lễ quan trọng này.
Sự kiện khai trương của bạn có thành công hay không đều phụ thuộc cả vào kịch bản lễ khai trương có nội dung hấp dẫn, có tính sáng tạo độc đáo hay không.
Mc dẫn dắt chương trình mà thiếu sự chuyên nghiệp, hay một tiết mục biểu diễn văn nghệ nhàm chán, sẽ gây ra một lễ khai trương không có điểm nhấn.
Chính vì thế, bạn hãy chắc chắn rằng kịch bản lễ khai trương của bạn phải có nội dung sáng tạo, hấp dẫn.
Yếu tố để tổ chức lễ khai trương chắc chắn thành công
Bạn lần đầu tiên mở công ty? Khai trương cửa hàng gia dụng? Một showrow trưng bày? Một khu xưởng sản xuất? Bạn chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện khai trương hoặc bạn đã có kinh nghiệm nhưng nhân viên được giao công việc lại chưa có kinh nghiệm, thiếu năng lực trong việc thực hiện.
Lên kịch bản lễ khai trương chỉ là bước đầu tiên trong quá trình để chuẩn bị cho tổ chức. Còn sự kiện có thành công hay không đều phải phụ thuộc vào khâu tổ chức của bạn.
Lưu ý những rủi ro dưới đây có thể dành cho bạn, nếu bạn không phải là đơn vị tổ chức lễ khai trương, khánh thành chuyên nghiệp.
– Thời gian phân chia cho những công việc không hợp lý.
– Ý tưởng nội dung thiếu sáng tạo, không hấp dẫn, không gây được ấn tượng cho quan -khách tham dự.
– Bị đơn vị cung cấp thiết bị đội giá lên cao, do bạn cần đến họ.
– Nhân sự thực hiện chương trình, thiếu trách nhiệm trong công việc, thiếu chuyên môn.
- Ở trên chỉ là một số trường hợp rủi ro có thể xảy ra trong ngày khai trương, nếu bạn không chuẩn bị kĩ lưỡng và ứng biến xử lý các sự cố một cách linh hoạt.
- Đầu xuôi đuôi mới lọt đó là câu ca dao tục ngữ quan niệm về sự khởi đầu của Việt Nam, lễ khai trương là bước mở đầu cho một doanh nghiệp.
- Lễ khai trương diễn ra thuận lợi không gặp rủi ro sẽ mở ra con đường kinh doanh suôn sẻ và phát triển vững bền cho doanh nghiệp của bạn.
Chính vì thế, yếu tố để tổ chức lễ khai trương chắc chắn thành công phương án tốt nhất dành cho bạn đó là nên tìm thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để thực hiện lễ khai trương của bạn.
Công ty tổ chức sự kiện Á Châu đã thực hiện hơn 900 event khai trương lớn nhỏ tại Hà Nội, và Tp Hồ Chí Minh.
Sự kiện Á Châu đem đến một sự khởi đầu kinh doanh hoàn hảo cho doanh nghiệp của bạn, bằng một lễ khai trương thành công trên cả tuyệt vời.
- Xây dựng kịch bản lễ khai trương đầy đủ chi tiết, với nội dung độc đáo hấp dẫn, truyền tải toàn bộ thông điệp, nội dung mà doanh nghiệp muốn thực hiện đến với khách hàng.
- Cung cấp PG lễ tân với ngoại hình xinh đẹp, được đào tạo bài bản chuyên sâu.
- Cung cấp Mc dẫn dắt chuyên nghiệp, ứng biến và xử lý linh hoạt trong mọi tình huống.
- Setup tất cả các hạng mục cẩn thận, chi tiết từ trang trí đến các thiết bị âm thanh, ánh sáng.
- Đội ngũ nhân sự phục vụ sự kiện chuyên nghiệp tận tâm năng động trong công việc, chủ động linh hoạt xử lý các tình huống phát sinh nhanh chóng.
- Chi phí tổ chức lễ khai trương hợp lý, phù hợp với ngân sách của khách hàng.
Hãy để sự kiện Á Châu đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn để có một lễ khai trương ấn tượng và thành công hoàn hảo nhé!
