Những sự kiện tổ chức hội thảo từ lâu đã trở thành những sự kiện không còn xa lạ đối với mỗi người, đặc biệt là những công ty, doanh nghiệp.
- Đây là cơ hội để các doanh nghiệp, công ty thảo luận, đóng góp ý kiến trực tiếp từ đó nâng cao chất lượng, cũng như tìm kiếm đối tác.
- Một buổi lễ hội thảo được thành công, chắc chắn luôn cần một kịch bản chi tiết để sự kiện được diễn ra suôn sẻ và trọn vẹn.
Sự kiện Á Châu cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về một mẫu kịch bản sự kiện Hội thảo hoàn thiện. Hãy cùng tham khảo trong bài viết này.
1.Chuẩn bị tổ chức hội thảo
- Chuẩn bị tổ chức hội thảo sẽ là một quá trình dài. Đây là bước chắc chắn không được thể thiếu tại bất cứ sự kiện nào dù không quá phức tạp.
- Ở bước chuẩn bị, chúng ta sẽ chỉ nhắc đến quá trình chuẩn bị sau cùng trước khi bắt đầu vào nội dung chính khi tổ chức hội thảo.
Các công việc cụ thể cần được sắp xếp hợp lý, phù hợp với từng vị trí để bước chuẩn bị được tiến hành nhanh chóng và chính xác :
- Chuẩn bị đầy đủ những tài liệu, dụng cụ cần thiết trước khi bắt đầu để tránh những thiếu sót gây khó khăn trong khâu chuẩn bị.
- Trang trí địa điểm tổ chức hội nghị hổi thảo: Treo băng rôn đón tiếp khách, banner dọc theo lối đi và địa điểm xung quanh, dải thảm đỏ trên lối đi,…
- Kiểm tra lắp đặt sân khấu ở khu vực tổ chức: Sân khấu cần được sắp xếp đầy đủ bằng hoa, băng rôn, bàn ghế,…
- Trang trí sân khấu bằng thảm đỏ, hoa tươi, backdrop,…
- Lắp đặt các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn chiếu.
- Khu vực dành cho đại biểu: Đặt biển tên, nước uống, hoa tươi, khăn chải bàn, sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn,…
- Khu vực dành cho khách tham dự khác: Sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn, khoa học,…
- Khu vực lễ tân: Sắp xếp bàn ghế, nước uống, bánh khẹo, tài liệu,… cho khách trong lúc tham dự sự kiện.
- Sau khi kiểm tra các khu vực xong, bộ phận lễ tân thực hiện phân công công việc đón tiếp khách tham dự, hướng dẫn khách vào hội trường, phát tài liệu cho khách mời.
- Liên hệ các phương tiện, cơ quan truyền thông báo chí để đưa tin cho sự kiện. (nếu cần).
2.Tiến hành Tổ chức Hội Thảo
Đây là phần nội dung trọng tâm trong mẫu kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết, vì thế các bộ phận cần phối hợp nhịp nhàng với nhau để sự kiện diễn ra thuận lợi.
Đón khách
- Bộ phận PG, lễ tân đón khách và dẫn khách mời về vị trí chỗ ngồi.
- Cần lựa chọn những lễ tân, PG duyên dáng và xinh đẹp tại những cơ sở hàng đầu và chi phí hợp lí.
Bắt đầu Hội Thảo
- Sau khi ổn định vị trí khách mời, MC lên giới thiệu chương trình, giới thành phần đại biểu, và tuyên bố lý do sự kiện.
- Đại diện khách mời phát biểu khai mạc chương trình.
- Ban tổ chức hoặc MC lên điều hành chương trình. Nếu buổi tổ chức hội thảo nhằm mục đích trao đổi, giải quyết một vấn đề khó khăn nào đó, thì thường phải có ban chủ trì buổi hội thảo nên để điều hành, cân nhắc, điều tiết chương trình, tránh xảy ra xung đột gay gắt hoặc đi quá xa nội dung cuộc họp.
- Nếu chương trình diễn ra trong khoảng thời gian dài, nên bố trí một vài tiết mục văn nghệ để không khí thoải mái hơn, hay nghỉ giải lao giữa giờ và ăn nhẹ,…
Bế mạc Hội thảo
- Đại diện khách mời lên phát biểu bế mạc chương trình.
- MC tuyên bố kết thúc chương trình.
Kết thúc Hội Thảo
Sau khi buổi lễ kết thúc, những bước còn lại để kết thúc sự kiện cũng đơn giản hơn
- Lễ tân tiễn khách : PG, lễ tân được phân công nhanh chóng trở về vị trí cổng ra vào để tiễn khách mời.
- Tháo dỡ, thu dọn các thiết bị dụng cụ : Bộ phận kĩ thuật sắp xếp nhân sự hỗ trợ tháo dỡ các thiết bị kĩ thuật.
- Dọn đẹp địa điểm tổ chức sự kiện.
- Sắp xếp, kiểm tra, nghiệm thu lại các đồ đi mượn, hoặc thuê,… để kiểm soát thất lạc hoặc mất đồ.
Để tổ chức sự kiện hội thảo thành công phải chuẩn bị kĩ lưỡng về kịch bản, trên đây là mẫu kịch bản chi tiết, hoàn thiện đầy đủ nhất. Mà sự kiện Á Châu đã tổng hợp lại bằng bài viết ở trên. Hy vọng rằng với bài viết này, bạn sẽ có thêm kiến thức về tổ chức hội thảo cho doanh nghiệp công ty, thành công.
