Tổ chức lễ khai trương cửa hàng là bước đầu đi vào quá trình xây dựng và kinh doanh cửa hàng. Sự xuất hiện này có nhiều ý nghĩa quan trọng, trong các khâu về truyền thông, về ý nghĩa của cửa hàng. Chính vì vậy, việc “làm sao để tổ chức lễ khai trương cửa hàng hiệu quả nhất” luôn là vấn đề cho các chủ cửa hàng phải suy nghĩ và đau đầu, không biết phải bắt đầu từ đâu.
Một sự kiện khai trương chuyên nghiệp có rất nhiều hạng mục cần phải triển khai, từ việc lựa chọn ý tưởng, chủ đề cho buổi lễ, lựa chọn người nổi tiếng, thiết bị sự kiện, trò chơi trong buổi lễ… Tất cả những hoạt động này cần phải thực hiện linh hoạt và trơn tru, đảm bảo được đúng mục đích và hiệu quả đặt ra.
Dưới đây, Á Châu sẽ đưa ra cho người đọc thấy cái nhìn tổng quan về 1 sự kiện khai trương cửa hàng hiệu quả. Từ đó, hiểu được tầm quan trọng và mình sẽ cần phải làm gì để chuẩn bị cho sự kiện.
Đặt mục tiêu cụ thể cho sự kiện khai trương cửa hàng
Không ai bỏ 1 số tiền lớn để thực hiện 1 hoạt động mà không có hiệu quả, hay thu lại được gì. Trên thực tế, đa phần mọi người chỉ hiểu rằng khai trương cửa hàng là 1 điều gì đó hiển nhiên, và thấy mọi người làm nên mình cũng làm. Nhưng thực ra việc khai trương sẽ mang lại nhiều hiệu quả hơn bạn nghĩ đấy.
Hướng tới truyền thông và quảng bá rộng rãi
Khai trương cửa hàng là một hoạt động thu hút sự quan tâm rất lớn của những người dân địa phương. Không phải tự nhiên mà trong các sự kiện luôn có hệ thống loa đài phát âm thanh lớn, những tiếng trống chiêng rùm beng, hay những tiết mục nghệ thuật bắt mắt. Tất cả những hoạt động này đều có tác dụng khiến cho những người dân xung quanh, những người đi đường cảm thấy tò mò, thu hút, họ sẽ chú ý tới cửa hàng của bạn đang thực hiện hoạt động gì, từ đó trong tiềm thức họ sẽ nhớ đến cửa hàng này. Ngoài ra, đây cũng được coi là 1 sự kiện quan trọng, nhân dịp này hãy kết hợp cùng các trang báo điện thử, fanpage, website công ty sẽ khiến nhiều người biết đến cửa hàng của mình hơn.
Truyền tải thông điệp của cửa hàng
Sự kiện khai trương, mọi hoạt động, kịch bản và ý tưởng sẽ đều được thực hiện có chủ đích, bạn hoàn toàn có thể thông qua đó truyền tải những thông điệp, tầm nhìn và sứ mệnh của cửa hàng tới khách hàng một cách tốt nhất, tổng quan và thấu đáo nhất.
Mong cầu sự may mắn
Yếu tố tâm linh cũng chiếm phần lớn mục tiêu khi bạn tổ chức buổi lễ khai trương. Với mọi sự kiện khai trương, bạn sẽ luôn nhìn thấy 1 đoàn lân sư rồng, cùng với nghi thức cắt băng truyền thống. Lân sư rồng sẽ biểu diễn thu hút mọi người, sau đó vào xông đất cho cửa hàng để đem lại sự may mắn cho gia chủ. Không những vậy, những lễ cúng bái thần tài, thần thổ địa tại khu vực này cũng luôn được mọi người lưu tâm và đặc biệt chú ý.
Bên cạnh đó còn rất nhiều những mục tiêu hướng tới khác tuỳ theo ngành nghề và đặc thù của cửa hàng.
Khai trương cửa hàng cần chuẩn bị những gì?
Khai trương cửa hàng không hề đơn giản, bạn cần chuẩn những vật dụng khác nhau nhằm đảm bảo thuận tiện cho việc lễ bái thần linh, thu hút khách mời hay là trang trí cửa hàng sao cho thật thu hút và ấn tượng.
Đây là một yếu tố tối quan trọng khi tổ chức buổi lễ. Có quá nhiều thứ cần chuẩn bị và bạn không thể làm điều đó chỉ trong 1 – 2 ngày. Hãy lập tức lên danh sách những thứ cần mua, hoặc chí ít hãy lấy giấy bút và ghi lại những điều sau.
Chủ đề cho buổi lễ khai trương cửa hàng
Từ mục tiêu của buổi lễ và đặc trưng của cửa hàng, bạn cần phải đưa ra được chủ đề (concept) của toàn bộ chương trình. Sao cho chủ đề này có thể đáp ứng được các mục tiêu trong chương trình. Chủ đề thường có nhiều cách phương án để triển khai ra chủ đề. Có thể bạn sử dụng 1 dặc điểm đặc trưng của doanh nghiệp, từ đó phát triển thành 1 chủ đề, ví dụ như khai trương cửa hàng về son, thì có thể khai thác theo khía cạnh về môi, về màu đẻ, về vẻ đẹp của người con gái…
Ý tưởng triển khai và themes của sự kiện
Ideas là ý tưởng hoạt động trong sự kiện, themes là yếu tố hiển thị trong sự kiện như backdrop, tone màu…
Ideas hay themes đều có rất nhiều, và rất khó để đánh giá được cái này là tốt cái nào xấu, nhưng chúng ta có thể đánh giá được ideas hay themes đó có phù hợp với cửa hàng, phù hợp với chủ đề hay không.
Mọi ideas và themes đều cần được xuất phát từ chủ đề của sự kiện và đặc điểm của cửa hàng. Trường hợp ý tưởng không thể hiện được 2 yếu tố này thì dù chúng có hay đến đâu nhưng vẫn bị lạc lõng, không mang lại hiểu quả cho buổi lễ, cũng có nghĩa là đồng tiền chúng ta bỏ ra bị vô nghĩa.
Để có những ý tưởng sự kiện phù hợp nhất, hãy liên hệ với Á Châu, chúng tôi sẽ tư vấn và hỗ trợ bạn miễn phí.
Chuẩn bị lễ cúng
Lễ vật làm lễ khai trương nhiều hay ít, lớn hay bé thì tùy theo điều kiện của gia chủ mà thành tâm nhưng tối thiếu bạn phải có những thứ cần thiết với một mâm cúng khai trương như sau:
- Mâm ngũ quả
- Lọ hoa
- 3 đĩa xôi,
- 3 chén nước trắng
- 3 chén nước chè
- 2 cây nến
- Đĩa trầu cau
- Một bộ lễ vàng mã
- 1 con gà luộc,
- 1 đầu heo luộc (hoặc quay, hay 1 con lợn sữa quay tùy điều kiện),
- Một bát hương hoặc bát gạo để cắm hương
Tùy theo những nơi khác nhau sẽ có những sự chuẩn bị, thêm bớt sao cho phù hợp với văn hóa, tôn giáo tín ngưỡng mỗi nơi. Dù ở đâu thì mục đích hướng tới của chúng ta vẫn là cầu mong sự may mắn thuận lợi.
Giấy mời
Chuẩn bị giấy mời và danh sách mời. Lời mời gửi tới các khách hàng đặc biệt với nội dung ngắn gọn nhưng đầy đủ về lễ khai trương sẽ tạo được thiện cảm tốt và thu hút được quan tâm của các khách mời. Do đó, doanh nghiệp nên thiết kế giấy mời thật ấn tượng, độc đáo, chú ý tính nhất quán, xúc tích, cô đọng.
- Nắm rõ đối tượng muốn mời tham dự, lên danh sách khách mời
- Thiết kế tấm thiệt mời sang trọng và chuyên nghiệp hoặc đặt mua tại các cửa hàng thiếp mời.
- Đảm bảo thiệp mời đến nơi người nhận.
- Trong trường hợp đặc biệt, bạn có thể đến tận nơi, hoặc gọi điện trực tiếp cho khách.
Trang trí cửa hàng
Đa phần sau khi khai trương xong cửa hàng, khách mời cùng gia chủ sẽ vào trong để tham quan và tìm hiểu sản phẩm, dịch vụ. Đây cũng là 1 phần quan trọng, giúp khách mời hiểu rõ hơn về sản phẩm và dịch vụ, thông qua đó kích cầu các hoạt động thương mại hiệu quả. Vì vậy, việc trang trí bóng bay chào mưng, những băng rôn, khẩu hiệu, hay tiệc bên trong cửa hàng là điều rất quan trọng trong mỗi sự kiện.
Dựa theo chủ đề, ý tưởng của bạn hoặc đơn vị thi công làm sao thể hiện được sự chuyên nghiệp, tinh tế, phù hợp với đối tượng khách hàng bạn hướng tới.
Quà tặng khai trương
Dấu ấn không chỉ trong quá trình tổ chức sự kiện mà còn có thể lưu giữ cả sau chương trình thông qua quà tặng gửi tới khách mời.
Bạn nên chuẩn bị những món quà nhỏ xinh nhưng độc đáo, ấn tượng, có biểu tượng của cửa hàng nhằm để lại những kỷ niệm và dấu ấn khó quên với những ai từng tham dự lễ khai trương.
Không những thế, một chiếc áo, hay một hình dán in logo doanh nghiệp không chỉ khiến khách mời tham dự nhớ tới sự kiện, chúng còn giúp bạn quảng bá thương hiệu một cách rộng rãi.
Nhân viên phục vụ sự kiện
Chương trình sẽ không thể diễn ra suôn sẻ nếu như chỉ có 1 người chạy sự kiện. Và bạn cũng chẳng có 3 đầu 6 tay để có thể vừa đón khách, vừa cắt băng, vừa làm mc, xử lý âm thanh ánh sáng… Việc bạn cần làm là chuẩn bị một đội ngũ nhân sự hỗ trợ bạn, còn công việc chính của bạn là quản lý chung và thiết lập các mối quan hệ với khách hàng và đối tác.
Bạn cần cân đối và có các nhân sự chính sau đây:
- Nhân sự chạy sự kiện chung – công việc chính là setup âm thanh, ánh sáng và các trang thiết bị trong buổi lễ.
- Pg, lễ tân – tiêp khách, pha trà, nâng khay cắt băt và ổn định chỗ ngồi cho khách.
- Người cắt băng khánh thành – đối tác và lãnh đạo trong cửa hàng.
- Mc dẫn chương trình – người chịu trách nhiệm định hướng và thông báo các chương trình.
- Người nổi tiếng – thu hút và tạo truyền thông trong sự kiện.
- Photographer/camera man – mang lại những bức ảnh và video tuyệt vời trong sự kiện.
- Nhân sự phục vụ các tiết mục văn nghệ – ca sĩ, người mẫu giới thiệu sản phẩm, đội múa lân…
Xem ngày khai trương cửa hàng phù hợp
Trước khi làm lễ khai trương bạn nên xem ngày, giờ theo tuổi của mình để xác định thời gian làm lễ, đặt bàn cúng và mở cửa hàng đón tiếp khách để cho mọi việc diễn ra tốt đẹp và cửa hàng được thuận lợi làm ăn buôn bán cho đông khách.
Với tín ngưỡng tâm linh đây là phần không thể thiếu tại Việt Nam, mang nhiều ý nghĩa đem lại sự tin tưởng, sự lạc quan về tương lai.
Việc chọn ngày giờ cũng cần phải lưu ý tránh những ngày lễ tết, hoặc những ngày đi làm để tránh việc khách mời không tham dự đông đủ như dự kiến.
Lên kế hoạch cho sự kiện khai trương cửa hàng
Sau khi đã chuẩn bị xong các khâu, giờ là lúc bạn cần có một kế hoạch cụ thể để chạy chương trình sao cho phù hợp với những dự kiến đặt ra.
Chương trình cần có điểm nhấn quan trọng để tránh gây nhàm chán. Trong buổi lễ, quý doanh nghiệp nên kết hợp một số hoạt động như ca nhạc, gameshow vui vẻ, bốc thăm trúng thưởng, … để gia tăng sức hút và ấn tượng cho buổi lễ.
Dự trù và tối ưu chi phí
Chi phí cho một sự kiện luôn có giao động vô cùng, đôi khi chúng chỉ vài triệu, đôi khi là vài chục hoặc vài trăm triệu, điều này tùy thuộc vào quy mô và ngân sách bạn đề ra.
Để tối ưu chi phí, hãy bỏ qua các giai đoạn không cần thiết và không mang lại kết quả. Ví dụ như bạn không nên chọn dàn âm thanh quá đắt tiền nếu như địa điểm khai trương cửa hàng của bạn trong một không gian vừa phải, hay bạn cũng không nên thuê quá nhiều nhân viên lễ tân để tránh lãng phí….
Thay vào đó, hãy ưu tiên cho việc trang trí làm nổi bật cửa hàng, sản phẩm, các chi phí quảng bá và truyền thông
Kịch bản chuẩn của một sự kiện khai trương cửa hàng
Kịch bản là thứ không thể thiếu cho mọi sự kiện, các kịch bản thường theo nguyên tắc gồm phần lễ – phần hội.
Phần lễ: Bao gồm các nghi thức như mc giới thiệu chương trình, đại diện phát biểu, trình chiếu film về doanh nghiệp, nghi thức khai trương cửa hàng
Phần hội: Bao gồm các tiết mục văn nghệ, mini gameshow, bốc thăm may mắn,…
Tuy nhiên, với sự biến hoá như ngày nay, đa phần sự kiện sẽ có nhiều hình dáng kịch bản phong phú hơn, không chỉ đơn thuần là lễ và hội, mà có thể chúng còn được chia thành các phần như 1 câu chuyện ở trên sân khấu.
Để xây dựng một kịch bản chuẩn, bạn cần chuẩn bị kế hoạch những điều sau:
- Đón khách và ổn định chỗ ngồi.
- Chuẩn bị lễ khai mạc
- Cắt băng khánh thành
- Các tiết mục văn nghệ, giải trí, múa lân múa rồng
- Cảm ơn đại biểu
- Mời khách tham quan
- Tiệc mặn, tiệc ngọt
- Bế mạc buổi lễ
Chiến dịch truyền thông và marketing
Số tiền để tổ chức 1 sự kiện thường không nhỏ, chính vì vậy, các sự kiện như khai trương cửa hàng – 1 loại hình event marketing sẽ luôn được đi kèm với các chiến dịch marketing khác, trong đó bao gồm cả digital marketing. Các event này thường sẽ đi báo điện tử, thông báo trên fanpages về thời gian và địa điểm, cũng như giới thiệu những người nổi tiếng trước khi tham dự sự kiện để thu hút mọi người tới tham dự. Trong sự kiện thì sẽ livestream trực tiếp cho những ai chưa thể đến sự kiện. Và sau sự kiện sẽ là màn tổng kết hình ảnh trong sự kiện, thông qua đó giới thiệu về doanh nghiệp
- Thiết lập 1 event trên các trang mạng xã hội và quảng bá rộng rãi.
- Đầu tư cho báo chí và truyền thông để quảng bá sự kiện.
- Hợp tác với những người nổi tiếng có khả năng định hướng người tiêu dùng.
- Tạo các ưu đãi thu hút người tiêu dùng và khách mời.
Kết hợp với các hoạt động Activation
Để khai thác triệt để yếu tố marketing địa phương, các sự kiện thường có những hạng mục dành cho những người đi đường như tặng vocher trong ngày, mini gameshow bốc thăm may mắn, hay có những chú mascot, pgs mời những người di đường vào trải nghiệm và tham quan dịch vụ.
