Từ khóa grand opening không còn quá xa lạ với bạn, đây là cột mốc quan trọng để đánh dấu sự thành lập của một tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, việc tổ chức sự kiện này luôn được chú trọng và thực hiện một cách cẩn thận tỉ mỉ. Bài viết này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về khái niệm và quy trình tổ chức grand opening nhé!
Grand Opening là gì?
Grand opening chắc hẳn không còn xa lạ đối với chúng ta khi mà trên đường đi làm, đi học, hai từ này đã trở nên quan mắt hơn bao giờ hết, vậy hai từ này có nghĩa là gì? Hiểu một cách đơn giản, từ này có nghĩa là lễ khai trương, là sự kiện đặc biệt quan trọng của một cửa hàng, chuỗi cửa hàng, khách sạn, trung tâm thương mại…
Đây là sự kiện không chỉ giới thiệu loại hình kinh doanh, thương hiệu đến với quý khách hàng mà còn là dịp để định hình và phát triển thương hiệu cho cá nhân, doanh nghiệp. Đây là sự kiện có sự tham gia của nhiều đối tượng khách mời đặc biệt như các nhà đầu tư, các khách mời VIP có tầm ảnh hưởng đến các lĩnh vực khác nhau, khách hàng tiềm năng, nhân viên của doanh nghiệp và có thể có sự tham dự của phóng viên, các blogger,…
Bên cạnh đó, sự kiện khai trương còn là cơ hội để gây chú ý và tìm kiếm khách hàng cho các cơ sở mới, các cơ sở vừa mới tân trang, cải tạo trong hệ thống khách sạn, cửa hàng, showroom,…
Quy trình tổ chức sự kiện
Sự kiện khai trương các cửa hàng, khách sạn, showroom,… có ý nghĩa rất quan trọng với doanh nghiệp, bởi đây là cơ hội để định hình thương hiệu trong mắt khách hàng, cũng là cơ hội để thu hút, tìm kiếm các khách hàng tiềm năng. Do đó, tổ chức thành công sự kiện này luôn được chú trọng và đặt lên hàng đầu. Vậy quy trình để tổ chức grand opening cần những yếu tố gì?
Chọn lựa ngày tổ chức sự kiện
Ngày tổ chức sự kiện là yếu tố quan trọng và cần thiết đầu tiên trong tổ chức sự kiện. Xác định được ngày tổ chức là tiền đề để có thể thực hiện các bước tiếp theo. Sau khi lựa chọn được ngày tổ chức sự kiện, kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ được hình thành và timeline cho các giai đoạn chuẩn bị sẽ được thiết lập.
Bên cạnh đó, ngày giờ tổ chức cần được xem xét kỹ càng. Ngoài yếu tố là ngày lành, tháng tốt, ngày tổ chức cần phù hợp với tuổi tác của chủ cửa hàng, khách sạn, doanh nghiệp,… Thêm một yếu tố cần được chú ý, ngày tổ chức sự kiện nên lựa chọn vào một ngày đẹp trời và quy tụ được nhiều người tham gia, do đó thời điểm thích hợp thường được lựa chọn là cuối tuần.
Chủ đề phù hợp với sự kiện
Chủ đề sự kiện cũng là một yếu tố thu hút người tham gia. Nếu chủ đề sự kiện chỉ là “ Lễ khai trương…” thì có vẻ sẽ hơi đơn giản và nhàm chán. Do đó, ngày nay các sự kiện khai trương thường được đổi mới để tạo thêm sức hút đối với người tham gia cũng như các đối tượng khách hàng.
Các chủ đề hấp dẫn, gây ấn tượng với khách mời thường được lựa chọn trong các sự kiện khai trương. Tuy nhiên, các chủ đề nên ngắn gọn, đơn giản, gần gũi, dễ tiếp cận người tham gia và phù hợp với phong cách, nét đặc trưng, văn hóa của đơn vị tổ chức sự kiện khai trương. Điều này không chỉ mang đến điểm nhấn đối với khách mời mà còn là điểm nhấn với những khách hàng tiềm năng trong tương lai.
Xác định các chương trình khuyến mãi, giảm giá và tặng quả
Khi sự kiện khai trương được tổ chức, các chương trình khuyến mãi, chương trình giảm giá hay mua hàng, mua dịch vụ tặng quà là yếu tố quan trọng, không thể thiếu để thúc đẩy nhu cầu sử dụng dịch vụ, hàng hóa từ công ty. Đây là dịp để khách hàng có cơ hội dùng thử và cảm nhận các sản phẩm của doanh nghiệp, là cơ hội để doanh nghiệp thu được những nguồn lợi nhuận lớn trong tương lai.
Các chương trình khuyến mãi, giảm giá hay tặng quà diễn ra trong sự kiện khai trương hay trong một khoảng thời gian nhất định tùy thuộc vào từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, chúng ta cần phải xác định mức chi phí bỏ ra cho các hoạt động này để có thể kiểm soát và có biện pháp điều chỉnh phù hợp với tình hình tài chính của công ty.
Lên kế hoạch và chương trình cụ thể
Để sự kiện khai trương được diễn ra thành công, một kế hoạch cụ thể, chi tiết và rõ ràng là điều cần thiết. Cụ thể, trong bản kế hoạch cần có các nội dung cần có trong buổi lễ khai trương:
- Xác định các đối tượng khách mời và số lượng khách mời để sắp xếp chỗ ngồi hợp lý.
- Các tiết mục văn nghệ là gì, được trình diễn bởi ai? Ai là người nắm chính và chịu trách nhiệm từng tiết mục.
- Các trò chơi được tổ chức trong thời gian chờ của chương trình.
- Có trò chơi bốc thăm trúng thưởng không? Có quà cho các phần chơi không?
- Khu trưng bày các sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp.
- Trang trí các khu vực khác của buổi lễ khai trương.
- Nhân sự tham gia và hỗ trợ chạy chương trình là ai? Mỗi người có trách nhiệm và phụ trách những mảng nào?
Lên kế hoạch về chương trình cụ thể cần có timeline cụ thể cho từng phần, thời gian mỗi phần trong bao lâu, thời gian tổ chức sự kiện trong vòng bao lâu, chẳng hạn như cả ngày hay một buổi.
Đây là bước cần thiết và quan trọng nhất để sự kiện grand opening được diễn ra thuận lợi và suôn sẻ.
Chiến lược quảng cáo phù hợp
Quảng cáo là phương thức để nhiều người biết đến doanh nghiệp, các sản phẩm của doanh nghiệp và sự kiện khai trương của doanh nghiệp. Chúng ta có thể lựa chọn và sử dụng nhiều hình thức quảng cáo khác nhau, chẳng hạn như quảng cáo qua báo, tạp chí địa phương, phát tờ rơi về sự kiện khai trương hoặc thậm chí là phát các coupon giảm giá, coupon miễn phí dịch vụ.
Các hình thức quảng cáo sẽ thu hút sự quan tâm của khách hàng, khi tiếp cận được khách hàng bằng các hình thức truyền thông khác nhau, sẽ là cơ hội cho doanh nghiệp đón tiếp khách hàng đến sử dụng và trải nghiệm sản phẩm của mình, là cơ hội để tăng số lượng khách hàng tiềm năng trong thời gian ngắn.
Ngày nay, khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển và phổ biến mạnh mẽ trong đời sống, ngoài các hình thức quảng cáo truyền thống, bạn có thể quảng cáo trên website chuyên ngành hoặc những website mà có số lượng lớn người theo dõi. Đây là hình thức quảng cáo tiếp cận khách hàng nhanh nhất và trong thời gian ngắn nhất.
Ngoài ra, còn có nhiều hình thức quảng cáo khác như đặt banner, các bài PR về doanh nghiệp, sự kiện khai trương trên các trang báo lớn hoặc thậm chí là sử dụng SEO từ khóa trên google để nhiều người có thông tin về buổi lễ khai trương. Mặt khác, những hình thức này mang đến khả năng tiếp cận đối với nhiều đối tượng khách hàng ở nhiều tầng lớp khác nhau và tìm được nhiều đối tượng khách hàng tiềm năng.
Đội ngũ phục vụ chuyên nghiệp
Khi khách hàng đến với bạn, ngoài yếu tố về chất lượng sản phẩm thì yếu tố chăm sóc khách hàng từ nhân viên của bạn rất quan trọng, ảnh hưởng đến quyết định của khách hàng khi có nên quay lại sử dụng sản phẩm của bạn nữa không. Do đó, hãy đào tạo đội ngũ nhân viên của mình thật chuyên nghiệp, luôn thấu hiểu và phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, để mang đến sự hài lòng tuyệt đối từ phía khách hàng.
Bài viết trên chúng ta đã cùng tìm hiểu về khái niệm và quy trình tổ chức grand opening. Hy vọng những thông tin cung cấp ở trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm cũng như hỗ trợ bạn trong quá chuẩn bị sự kiện khai trương của tổ chức mình nhé!
