Gala dinner không còn là từ quá xa lạ đối với mọi người và đặc biệt là đối với các đơn vị tổ chức sự kiện. Đây là một trong những sự kiện được các doanh nghiệp tổ chức thường niên với mục đích kết nối, gắn kết các thành viên trong doanh nghiệp và tri ân đến các đối tác khách hàng thân thiết.
Là một trong những đơn vị tổ chức gala dinner có tiếng tại Hà Nội và TP.HCM. Với 12 năm kinh nghiệm tổ chức các sự kiện lớn nhỏ. Các chuyên gia tổ chức sự kiện của Á Châu Event sẽ giúp bạn hiểu được Gala dinner là gì, ý nghĩa và yếu tố giúp Gala dinner trở nên hấp dẫn, tạo ấn tượng tốt với các khách mời tham dự thông qua bài viết dưới đây.
Gala dinner là gì?
Gala dinner hiểu một cách đơn giản là chương trình sự kiện được tổ chức vào buổi tối kết hợp cùng với các hoạt động sân khấu và hoạt động giải trí.
Gala dinner thường được tổ chức nhân những dịp đặc biệt của doanh nghiệp như các buổi ăn mừng, liên hoan, khen thưởng nội bộ hoặc tri ân khách hàng, cảm ơn đối tác. Hoặc tổ chức vào các dịp cuối năm để tổng kết hoạt động của năm. Ngoài ra, cũng có thể được lồng ghép và kết hợp tổ chức trong các chuyến du lịch và chương trình Team building gắn kết nội bộ doanh nghiệp.
Mục đích, ý nghĩa của Gala dinner
Mỗi một sự kiện tổ chức đều hướng đến một số mục đích nhất định và mang những nét ý nghĩa riêng. Và đối với tiệc Gala dinner cũng vậy. Sự kiện mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích và ý nghĩa không hề nhỏ, đặc biệt liên quan đến việc truyền tải thông điệp của doanh nghiệp, xây dựng văn hóa và nội bộ doanh nghiệp. Đồng thời góp phần tạo nên sự kết nối, gắn kết giữa các thành viên trong công ty và giữa doanh nghiệp với các đối tác, khách hàng.
Có thể thấy, Gala dinner đóng vai trò quan trọng trong việc:
- Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa doanh nghiệp với các khách hàng.
- Gắn kết các thành viên, xây dựng nội bộ doanh nghiệp.
- Quảng bá và nâng tầm hình ảnh cho doanh nghiệp.
- Kick off tinh thần, tạo động lực và tăng hiệu suất công việc sau sự kiện.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
Yếu tố giúp Gala dinner trở nên hấp dẫn
Có rất nhiều yếu tố giúp chương trình Gala dinner trở nên hấp dẫn. Chỉ cần nắm rõ được những điều cơ bản sau, bạn chắc chắn có thể tạo nên một sự kiện tuyệt vời, làm hài lòng mọi khách mời và nâng cao hình ảnh cho doanh nghiệp của mình.
1. Xác định rõ mục đích, mục tiêu của doanh nghiệp
Yếu tố đầu tiên quyết định đến sự thành công của sự kiện đó là việc bạn phải xác định rõ ràng mục đích của doanh nghiệp và mục tiêu hướng tới. Khi hiểu rõ những điều này, bạn sẽ đưa ra được loại hình tổ chức phù hợp.
Ví dụ như mục đích của bạn là muốn giao lưu, kết nối và tìm kiếm khách hàng mới thì khi lên kế hoạch, bạn sẽ lựa chọn tổ chức loại hình tiệc tri ân, tập trung nhiều vào các hoạt động tương tác khách hàng và giới thiệu sản phẩm dịch vụ. Còn nếu múc đích bạn muốn tổ chức một buổi tiệc liên hoan cho các nhân viên giao lưu thì bạn nên chọn loại hình gala dinner kết hợp du lịch. Tập trung vào các tiết mục giải trí và tiệc tùng.
2. Ý tưởng và chủ đề của buổi tiệc
Ý tưởng tổ chức và chủ đề chương trình chính là linh hồn của buổi tiệc. Một chủ đề độc đáo, mới mẻ kết hợp với một ý tưởng hay, sáng tạo sẽ càng thu hút nhiều người tham dự và tạo sự mới lạ, hấp dẫn của chương trình.
Thông thường tại mỗi một thời điểm sẽ có những xu hướng tổ chức khác nhau. Do đó, bạn cần phải linh hoạt trong việc nắm bắt xu hướng để áp dụng vào chương trình của mình. Ngoài ra nên tham khảo ý kiến của nhiều người để có những ý tưởng, đề xuất tốt nhất.
Sau khi xác định được hướng đi cho chương trình, bạn sẽ xây dựng kế hoạch chi tiết theo chủ đề, ý tưởng đó. Việc này giúp việc triển khai các thiết kế, trang trí sự kiện, xây dựng kịch bản chi tiết trở nên đồng nhất và dễ dàng thực hiện hơn.
3. Kịch bản chương trình Gala
Sau khi đưa ra được ý tưởng và chủ đề cho chương trình thì bạn sẽ phải bắt tay vào việc xây dựng kịch bản chi tiết cho chương trình Gala dinner của mình. Để đêm tiệc thành công và có sức hút nhất định thì kịch bản phải có nội dung và phân chia thời lượng cụ thể.
Nội dung chương trình hay sẽ giúp không khí ở hội trường trở nên náo nhiệt. Khán giả sẽ được tham gia các trò chơi Gala Dinner vui nhộn. Tuy nhiên, nội dung chương trình cũng cần phải kết hợp với những khoảng thời gian phù hợp cho phần lễ để đại diện doanh nghiệp phát biểu và vinh danh, tri ân, khen thưởng.
4. Tiết mục nghệ thuật trong chương trình
Ngoài những nội dung chính như lên ý tưởng, kịch bản chương trình. Bạn cũng nên đầu tư vào các tiết mục nghệ thuật. Bởi các tiết mục nghệ thuật được xem là linh hồn của buổi tiệc. Sẽ giúp cho khách mời cảm thấy thư giãn và thoải mái hơn khi tham dự. Đặc biệt, nếu được đầu tư bài bản, các tiết mục này sẽ trở thành điểm nhấn nổi bật, đặc sắc trong chương trình, góp phần không nhỏ tạo nên sức hấp dẫn và sự thành công cho buổi tiệc Gala dinner.
5. Chi phí tổ chức sự kiện
Ngoài những yếu tố cơ bản ở trên thì chi phí cũng là một trong những yếu tố chính quyết định đến sự thành công của buổi tiệc Gala dinner. Nếu muốn sự kiện trở nên hấp dẫn và đặc biệt thì bạn chắc chắn phải có đầu tư ngân sách phù hợp.
Thông thường nhiều người thường nghĩ chi phí càng cao, làm càng hoành tráng thì Gala Dinner chắc chắn sẽ thành công và thu hút nhiều khách mời. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm thực tế thì không hẳn vậy. Chỉ cần bạn biết phân bổ chi phí phù hợp, bạn vẫn có thể dễ dàng tạo nên một sự kiện đặc sắc, gây ấn tượng tốt với các khách mời mà vẫn có thể tối ưu được mọi chi phí tổ chức.
Có các loại chi phí mà bạn cần phải nắm rõ và phân bổ ngân sách phù hợp đó là: Chi phí thuê địa điểm, chi phí tiệc, chi phí hoạt động chương trình, chi phí thuê nhân sự sự kiện, chi phí thuê thiết bị sự kiện,…Hãy lên cho mình một kế hoạch cụ thể và chia rõ các khoản cần chi để dễ dàng kiểm soát cũng như tính toán tối ưu một cách tốt nhất nhé.
Các loại hình tổ chức Gala dinner
Các chương trình Gala dinner luôn mang đến những ý nghĩa tích cực đối với công việc kinh doanh của công ty, doanh nghiệp. Tùy vào mục đích doanh nghiệp hướng đến mà nhà tổ chức sẽ lựa chọn loại hình phù hợp. Dưới đây là một số loại hình tổ chức Gala dinner phổ biến thường được các doanh nghiệp lựa chọn.
1. Gala dinner chào xuân
Đây là sự kiện được tổ chức thường niên vào mỗi dịp đầu năm mới với mục đích để ban lãnh đạo và toàn bộ nhân viên cùng nhau chào đón năm mới với mong ước một năm “thuận buồm xuôi gió” và “phát tài phát lộc”.
Tổ chức gala dinner khai xuân được xem như một lời chào năm mới hứng khởi, mà ở đó mọi người có dịp gặp mặt, trò chuyện và gửi gắm cho nhau những lời chúc tốt đẹp nhất. Đây cũng là dịp để công ty đưa ra những mục tiêu cũng như định hướng nhằm thúc đẩy tinh thần làm việc hăng say của tập thể công ty trong năm mới.
2. Tiếc tất niên, tiệc cuối năm
Cũng giống như Gala dinner khai xuân, tiệc tất niên, tiệc cuối năm cũng thường được tổ chức vào dịp cuối năm. Đây là một loại hình tiệc rất phổ biến với các doanh nghiệp sau một năm làm việc.
Tiệc cuối năm thường kết hợp giữa việc nhìn lại hành trình, tổng kết các hoạt động và thành tựu đạt được của doanh nghiệp trong một năm làm việc. Vinh danh, khen thưởng cho các cá nhân có thành tích xuất sắc. Đồng thời ăn tiệc và tổ chức các trò chơi trên sân khấu dành cho các thành viên tham gia thể hiện mình, thư giãn và giao lưu gắn kết.
3. Gala dinner gặp mặt, tri ân khách hàng
Tiệc tri ân khách hàng là một trong những hoạt động thiết yếu mà các doanh nghiệp luôn chú trọng tổ chức thường xuyên trong năm hoặc định kỳ mỗi năm một lần. Nhằm mục đích thể hiện sự trân trọng đối với đối tác, khách hàng đã tin tưởng, sử dụng hàng hóa, dịch vụ và đồng hành cùng công ty.
Tổ chức sự kiện tri ân khách hàng là một hình thức quan trọng để gắn kết các khách hàng với doanh nghiệp, tăng cường sự gắn bó của khách hàng với công ty. Và là một sự kiện quảng bá có hiệu quả, tăng cường quan hệ mật thiết, tình cảm với khách hàng.
4. Gala dinner kết hợp du lịch, team building
Một loại hình khác khá phổ biển và ngày càng được các doanh nghiệp lựa chọn tổ chức kết hợp với những chuyến du lịch, tham quan, team building của công ty. Thông thường trong buổi tối cuối cùng của chuyến đi sẽ kết hợp tổ chức chương trình gala dinner để tăng những tiếng cười sảng khoái làm chuyến đi thêm ý nghĩa và giúp mọi thành viên gắn kết với nhau hơn.
Nếu như các loại hình gala dinner ở trên chủ yếu tổ chức tại không gian trong nhà như trong khách sạn, nhà hàng, trung tâm tổ chức sự kiện. Thì Gala dinner du lịch thường địa điểm tổ chức sẽ đặc biệt hơn. Đó là có thể tổ chức ở không gian ngoài trời như ngoài bãi biển, trong sân vườn, bãi cỏ,…
Những điều cần lưu ý khi tổ chức Gala dinner
Dù tổ chức ở bất kì hình thức nào thì Gala dinner cùng đều hướng đến những mục đích và ý nghĩa nhất định. Do đó, để tổ chức được một buổi tiệc Gala dinner thành công, mang đến nhiều lượi ích và giá trị tốt đẹp cho doanh nghiệp. Bạn cần phải lưu ý những việc như sau:
- Xây dựng kịch bản và kế hoạch một cách chi tiết, cẩn thận và đầy đủ các hạng mục.
- Trao đổi cẩn thận, rõ ràng với MC phụ trách để đảm bảo chương trình đi đúng hướng và Mc truyền tải được hết những thông điệp, ý nghĩa của buổi tiệc.
- Chuẩn bị và kiểm tra kĩ càng các trang thiết bị sử dụng trong chương trình như: hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn led, banner, backdrop,…
- Sắp xếp và phân công công việc, trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân.
- Nên tổng duyệt trước chương trình và lên phương án dự phòng phòng trừ trường hợp bất khả kháng hoặc những sự cố xảy ra bất ngờ.
Với những thông tin mà Á Châu Event cung cấp ở trên, hy vọng sẽ giúp bạn hiểu rõ được Gala Dinner là gì? Ý nghĩa và tầm quan trọng của sự kiện này cũng như biết được những yếu tố giúp gala dinner trở nên hấp dẫn.
Ngoài những lưu ý cơ bản trên, để đêm Gala Dinner của bạn diễn ra thành công và trở nên đặc biệt mà vẫn tối ưu được chi phí. Bạn có thể tìm đến các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để được tư vấn và hỗ trợ thực hiện. Với các dịch vụ tổ chức Gala Dinner trọn gói cùng kinh nghiệm dày dặn, Sự kiện Á Châu sẽ hỗ trợ tư vấn miễn phí và mang đến cho bạn cùng khách mời của bạn những trải nghiệm trên cả tuyệt vời.
