Nếu bạn đang gặp những thắc mắc như:
- Không biết nên hiểu Event Agency như thế nào cho chuẩn xác
- Phân vân nên tự tổ chức sự kiện hay cần đến Event Agency
- Tìm Event Agency phù hợp với sự kiện sắp tới của công ty?
Thì bài viết này chính là dành cho bạn! Tại đây, chúng tôi sẽ giải đáp toàn bộ những trăn trở trên một cách ngắn gọn, dễ hiểu và đưa ra giải pháp tối ưu nhất cho bạn.
Event Agency – liệu bạn đã hiểu đúng?
Event Agency hay công ty tổ chức sự kiện là một trong 10 loại hình Agency phổ biến nhất trên thế giới.
Khác với những công ty chuyên về dịch vụ quảng cáo (Advertising Agency) hay sản xuất sản phẩm truyền thông (Media Agency), Event Agency tập trung chủ yếu vào cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện theo yêu cầu, nhu cầu của một công ty, tổ chức hoặc cá nhân.
Nếu như yêu cầu của khách hàng là đích đến thì Event Agency là hoa tiêu đắc lực hướng con tàu sự kiện cập bến một cách nhanh chóng và an toàn
Cách thức hoạt động của một Event Agency
Việc cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện của Event Agency không giống như những hoạt động mua bán thường thấy trên thị trường, mà thường sẽ trải qua quy trình cơ bản như sau:
- Nhận yêu cầu về sự kiện từ khách hàng
- Tạo hình concept – xương sống của sự kiện
- Chuyển hóa ý tưởng thành kế hoạch sự kiện
- Trao đổi với khách hàng về cách thức tổ chức sự kiện
- Sản xuất sự kiện sau khi hai bên đã thống nhất về nội dung sự kiện
- Tổ chức sự kiện
- Đo lường hiệu quả của sự kiện đã diễn ra
Event Agency và khách hàng phải trao đổi với nhau nhiều lần để thống nhất về cách thức triển khai chương trình.
Thành phẩm của Event Agency không thể thấy được chỉ sau ngày một ngày hai. Mà chỉ khi kết thúc giây cuối cùng trong kịch bản chương trình thì khách hàng và Event Agency mới có thể đánh giá được. Và để đi đến được cuối dự án, chắc chắn cả hai bên phải dành nhiều thời gian để bàn luận với nhau để thống nhất được mạch diễn lẫn cách thức tổ chức của sự kiện.
Event Agency mang lại lợi ích gì cho bạn?
Có thể Event Agency sẽ một sự lãng phí nếu như quy mô sự kiện của bạn chỉ trong phạm vi nhỏ và không có bất kỳ yêu cầu cao hơn mức trung bình.
Nhưng mặt khác, Event Agency lại là một trợ thủ đắc lực mà bạn không thể thiếu nếu bạn muốn có một sự kiện “đỉnh của chóp”.
Bạn sẽ nhận được vô vàn lợi ích khi có một Event Agency tổ chức sự kiện của bạn, đơn cử như:
- Tiết kiệm kinh phí tổ chức sự kiện: Event Agency hiểu rõ về giá thị trường của những thiết bị kỹ thuật, set up sân khấu, dịch vụ cho thuê nhân sự hoặc venue, F&B,… Vì vậy, nếu bạn lựa chọn dịch vụ trọn gói của Event Agency thi chắc chắn bạn sẽ tiết kiệm được kha khá những khoản tiền không đáng để chi trả thêm như khi bạn “tự thân vận động”.
- Tránh lãnh phí thì giờ tổ chức sự kiện: Event Agency chuyên nghiệp có thể nắm bắt chính xác những gì bạn thực sự cần, đưa ra kế hoạch độc đáo nhưng vẫn đúng với yêu cầu đề ra và phù hợp với ngân sách của bạn.
- Cung cấp giải pháp sáng tạo cho sự kiện: Đứng dưới góc nhìn của những người nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Event Agency chắc chắn sẽ có nhiều hướng triển khai chương trình mới lạ, thu hút lượt khách hàng tiềm năng hay quảng bá thương hiệu của bạn rộng rãi hơn là lối mòn cũ kỹ.
- Linh hoạt với nhiều loại hình sự kiện khác nhau: Không bị giới hạn bởi những loại hình sự kiện nhất định, Event Agency hoàn toàn có thể tung hoành ở bất kỳ sự kiện nào, sáng tạo với bất cứ yêu cầu nào bạn đưa ra.
- Quản trị rủi ro trong sự kiện: Event Agency sẽ là người có thể lường trước được những sự có thể xảy đến vào ngày tổ chức sự kiện, và sẽ có biện pháp phòng tránh chúng một cách hiệu quả, tránh những thiệt hại không đáng có với sự kiện của bạn
Có nên “kén cá chọn canh” về Event Agency?
Khoảng 10 năm trở về đây, sự kiện đã không còn được định nghĩa bằng những lễ hội âm nhạc và dần mở rộng ra đa dạng các loại hình sự kiện khác nhau. Điều này đã kéo theo sự phát triển như vũ bão của các Event Agency trên khắp mọi miền đất nước.
Vậy, có phải chỉ cần chọn bừa một Event Agency là có thể có được một sự kiện như ý?
Câu trả lời là KHÔNG!
Một Even Agency non trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm thực tiễn khó tránh mắc phải những sai lầm cơ bản về quy trình tổ chức sự kiện, hoặc không thể thực hiện hóa ý tướng mà bạn để ra. Chính vì vậy, bạn cần phải tìm hiểu và đưa ra quyết định chọn lựa đúng Event Agency phù hợp với sự kiện của mình.
Event Agency như con dao hai lưỡi. Một mặt có thể đưa sự kiện đạt ngưỡng thăng hoa, mặt khác cũng có thể khiến sự kiện thất bại trước công chúng
Dưới đây là một số mẹo giúp bạn đơn giản hóa việc quyết định lựa chọn Event Agency:
- Hiểu rõ những gì sự kiện bạn cần, từ số lượng người tham dự, mục đích sự kiện, kinh phí cho sự kiện cho đến những yêu cầu chi tiết về hình thức, nội dung
- Tìm những Event Agency có thể cung cấp chính xác những gì mà bạn cần
- Lựa chọn Event Agency dựa trên các tiêu chí: số năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện, các loại hình sự kiện chủ yếu đã từng tổ chức, thế mạnh của Event Agency, đánh giá từ các khách hàng đã sử dụng dịch vụ,…
Event Agency hàng đầu cho sự kiện của bạn – Á Châu Event
Á Châu Event – Event Agency lâu đời nhất tại Hà Nội, Đà Nẵng và TPHCM. Với 12 năm kinh nghiệm, chúng tôi luôn đặt sự chuyên nghiệp và uy tín lên hàng đầu trong tất cả sự kiện được tổ chức.
Vì sao Á Châu Event là giải pháp tối ưu cho sự kiện của bạn?
Một ý tưởng không dùng lại hai lần
Á Châu Event hiện đang dẫn đầu về sức sáng tạo và khả năng thích ứng với nhiều tình huống sự kiện khác nhau.
Chúng tôi không tái sử dụng những ý tưởng cũ, mà luôn có nhiều hướng triển khai sự kiện độc đáo, đem lại trải nghiệm mới lạ cho khách hàng.
Vì vậy, mỗi sự kiện Á Châu Event tổ chức đều là độc nhất vô nhị trên thị trường.
Kịch bản từ con chữ đến trái tim
Sự kiện do Á Châu Event tổ chức luôn đề cao sự chân, thiện, mỹ.
Loại hình sự kiện có khô khan đến đâu, chúng tôi đều có thể thổi hồn vào từng con chữ, gửi gắm những giá trị chân thành nhất vào từng tuyến diễn của sự kiện, ghi vào lòng khách hàng những giây phút không thể quên được.
Nâng tầm sự kiện bằng trang thiết bị tân tiến
Á Châu Event là Event Agency hiếm hoi trên thị trường cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện và đồng thời là nhà phân phối thiết bị phục vụ sự kiện.
Với lợi thế ấy, chúng tôi cam kết rằng với mọi quy mô từ lớn đến nhỏ, sự kiện của bạn đều được nâng tầm bởi những công nghệ tân tiến bậc nhất đến từ Tây Ban Nha.
Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp bậc nhất
Dịch vụ cho thuê nhân sự tổ chức sự kiện của Á Châu Event rất đa dạng, phù hợp với tất cả nhu cầu khách hàng.
Chúng tôi sở hữu nhân lực tổ chức sự kiện có kiến thức chuyên môn vững chắc và kinh nghiệm dày dặn, từ thành viên nhỏ nhất đến đạo diễn sự kiện. Chắc chắn Event Agency của chúng tôi sẽ đem đến cho bạn một sự kiện chuyên nghiệp, chỉnh chu đến từng chi tiết nhỏ nhất
Sự uy tín là cầu nối vững chắc giữa Á Châu Event và bạn
Á Châu Event luôn là sự lựa chọn hàng đầu của nhiều khách hàng suốt 12 năm qua bởi sự uy tín với khách hàng.
Luôn hoàn thành trách nhiệm ở mức cao nhất và không trễ lịch hẹn trong tất cả các chương trình đã là thương hiệu đặc trưng của chúng tôi mà ít Event Agency nào vượt qua được.
Phù hợp với mọi ngân sách mà bạn có
Trở thành đối tác cùng Event Agency của chúng tôi, bạn có thể lựa chọn đa dạng dịch vụ tổ chức sự kiện với mức giá tốt nhất trên thị trường, đồng thời nhận được nhiều ưu đãi giảm giá lên đến 30% cho dịch vụ cho thuê nhân sự, trang thiết bị.
Tổng kết về Event Agency
Qua bài viết này, bạn đã có thể nắm rõ được vai trò và các hoạt động của một Event Agency, hiểu về những lợi ích mà sự kiện bạn sẽ nhận được nếu được tổ chức bởi một công ty sự kiện và một số mẹo nhỏ về cách chọn Event Agency trên thị trường.
Tuy trách nhiệm hoàn thiện chương trình thuộc về Event Agency, nhưng để đạt được độ thành công mỹ mãn thì không thể thiếu sự hợp tác tận tâm của bạn với công ty sự kiện.
Vì vậy, đừng phó thác toàn bộ thành bại vào một bộ phận. Hãy theo sát tiến độ công việc và trao đổi thẳng thắn về những yêu cầu, mong muốn của bạn đối với sự kiện để tránh tình trạng hai bên không thống nhất hướng triển khai nhé!
