Dưới ánh đèn sân khấu, hay đằng sau những ánh hào quang và những tiếng vỗ tay của khan giả, đó là quá trình nỗ lực không ngừng nghỉ của một đội ngũ tổ chức sự kiện, những chuyên gia trong lĩnh vực sự kiện.
Hiện nay, với sự phát triển của xã hội và đời sống kinh tế, các công ty giải trí không ngừng ra đời, cải tiến và phát triển để đáp ứng nhu cầu trên, đặc biệt là với ngành tổ chức sự kiện. Điều này cũng thôi thúc phần lớn các bạn trẻ tham gia vào ngành sự kiện, tuy nhiên tổ chức thì “dễ”, chuyên sâu thì “khó”. Event là một công việc tưởng chừng như đơn giản, nhưng nếu bạn làm việc dưới góc độ của một chuyên gia mới hiểu sự phức tạp và cầu kỳ của mỗi event.
Vậy làm thế nào để trở thành chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức sự kiện? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn tham khảo, luyện tập cách để trở thành chuyên gia, một event manager trong lĩnh vực này.
1. Những chuyên gia sự kiện sẽ có tố chất của người phục vụ
Chịu khó, kỹ lưỡng, cẩn thận: Một event luôn có rất nhiều hạng mục khác nhau và chỉ cần sai xót một hạng mục nhỏ cũng có nguy cơ làm hỏng chương trình. Bạn sẽ phải quan sát tỉ mỉ từng cái bàn, cái ghế, vị trí của sân khấu, từng bằng khen ở trong khu vực hậu đài. Những công việc này tưởng chừng như nhỏ nhưng rất mất thời gian và khá nhiều đầu mục việc, chính vì vậy event luôn đòi hỏi các chuyên gia cần có sự tập trung quan sát kỹ lưởng, bao quát được khu vực công việc của mình
Nhiệt tình với khách hàng, hỗ trọ tốt nhất có thể: Mỗi event được tổ chức tương đương với một số tiền lớn mà khách hàng bỏ ra, khách hàng luôn mong muốn đạt được hết các mục tiêu mình đề ra để xứng đáng với số tiền đó. Tuy nhiên, kiến thức về sự kiện của khách hàng còn mơ hồ và hạn chế, nên họ sẽ thường xuyên đưa ra những yêu cầu không thực tế hoặc vô lý. Một chuyên gia event là người sẽ giải đáp mọi mong muốn của khách hàng dựa trên thực tế, chỉ ra cho họ thấy những vấn đề về rủi ro tiềm ẩn trong các phương án, giải thích kỹ lưỡng về các chi tiết để khách hàng cảm thấy hài lòng và an tâm.
2. Hạ thấp cái tôi cá nhân
Cái tôi cá nhân không chỉ hiểu là việc bạn chấp nhận đứng sau, chấp nhận làm nền cho người khác toả sáng trên sân khấu. Cái tôi cá nhân ở đây còn hiểu là sự bình đẳng trong ekip tổ chức, ra hiện trường ai cũng như ai. Một chuyên gia sự kiện dù tài giỏi đến đâu cũng cần lắng nghe và thấu hiểu ý kiến của từng thành viên, để đưa ra các phương án và cách xử lý tốt nhất trong các tình huống. Event là nghề team work, để một sự kiện thành công là cả một ekip chứ không chỉ riêng mình ai.
3. Có gu thẩm mỹ riêng, yêu cái đẹp
Mỗi một chuyên gia sẽ có cách nhìn và cảm nhận về vẻ đẹp khách nhau, điều này tạo thành đặc trưng của các chuyên gia, dấu ấn của họ trong mỗi sự kiện. Nghề sự kiện liên quan rất lớn tới thẩm mỹ, từ việc thiết kế các thiệp mời, thiết kế khu vực chụp hình, sân khấu…Những ấn phẩm thiết kế, cách bố trí và sắp xếp các khu vực chiếm tới 50% tỷ lệ thành công của một sự kiện. Chính vì vậy, thẩm mỹ là yếu tố được các chuyên gia quan tâm đặc biệt trong sự kiện. Luôn phải đảm bảo mọi hạng mục xung quanh sự kiện sẽ luôn được sắp xếp đúng vị trí, có tính thẩm mỹ, hài hoà về màu sắc và đường nét
4. Đam mê theo đuổi nghề sự kiện
Hãy xác định lại, tổ chức sự kiện là một nghề vô cùng khó khăn và vất vả, thường xuyên phải thức đêm để giám sát, thi công công trình, có những ngày làm việc từ 7 giờ sáng đến 10 giờ tối, nó không hề đơn giản như chúng ta nghĩ rằng vừa làm vừa chơi, có thể kết hợp du lịch hay xem sự kiện.
Chúng ta hãy dành khoảng một phút để suy nghĩ về lý do tại sao lại muốn làm sự kiện, để đến những khi khó khăn, muốn từ bỏ thì nhớ lại lý do này để chúng ta tiếp tục thực hiện.
Nói về sự kiện, để trở thành chuyên gia không chỉ trong thời gian ngắn, mà đó là quá trình luyện tập miệt mài, gian khổ để trở thành chuyên gia, tối thiểu là phải 10.000 giờ hoạt động trong lĩnh vực event.
Cũng chính vì sự gian khổ trong ngành event mà không ít các event junior/ intern sau khi làm việc trong khoảng từ 3 tháng đến 6 tháng thường xuyên xin nghỉ. Nhưng nếu bạn trải qua được 3 năm thì event hoàn toàn có thể trở thành nghiệp của bạn, đồng nghĩa với việc bạn sẽ là chuyên gia trong lĩnh vực event
5. Kiến thức tổng quát về marketing và Communication
Event và marketing luôn có mối tương quan trực tiếp với nhau. Đa phần các event to đều xuất thân từ các chiến dịch truyền thông và marketing, ví dụ như event ra mắt sản phẩm mới thì ở mục tiêu của event chính là quảng bá hình ảnh của sản phẩm, truyền tải được thông điệp về tính năng, lợi thế và giá trị của sản phẩm. Chính vì vậy, việc hiểu về marketing và communication sẽ giúp bạn có cái nhìn cụ thể, hiểu rõ về tính hiệu quả của từng hoạt động trong sự kiện. Một chuyên gia tổ chức sự kiện sẽ đảm bảo được cho doanh nghiệp khi bỏ ra số tiền lớn tổ chức sự kiện sẽ thu lại được những hiệu quả về marketing, độ nhận diện, độ phủ tốt cho doanh nghiệp.
6. Kỹ năng đa nhiệm của một chuyên gia sự kiện
Một trong những khác biệt của nghề event so với các nghề khác đó là sự đa nhiệm, mỗi người sẽ không chỉ phụ trách 1 công việc chuyên nghiệp riêng, mà cần phụ trách rất nhiều các công việc khác nhau. Nên là một chuyên gia trong lĩnh vực event sẽ phải hiểu biết rất nhiều lĩnh vực khác nhau, trước mỗi sự kiện 1 – 2 ngày bạn sẽ phải nhận hàng trăm cuộc điện thoại với hàng trăm vấn đề lớn nhỏ cần bạn giải quyết và đưa ra quyết định. Đôi khi bạn cũng cần phải hỗ trợ những người đồng đội của mình, tránh tình trạng trốn tránh trách nhiệm: “đây không phải việc của tôi nên tôi không làm”. Vì chính những việc như vậy sẽ khiến event xảy ra sai xót, những tình huống và sự cố.
7. Kỹ năng phát triển ý tưởng sự kiện trên thực tế
Chúng tôi đã từng gặp không ít các tình huống về những nhân sự luôn tự tin vào việc mình có một ý tưởng tốt, concept hay, tuy nhiên những idea và concept đó đều là một sự bộc phát “hoang dại”, chúng có thể đáp ứng tốt về vấn đề “lạ – độc đáo”. Tuy nhiên trên thực tế, việc triển khai ra 1 concept hay idea nó còn phụ thuộc vào ngân sách và insign của khách hàng, nếu khách muốn truyền thông về 1 sản phẩm là giá rẻ thì việc bạn chọn concept Gatsby là hoàn toàn sai lầm.
Không những vậy, sau khi lựa chọn được concept và idea, giờ là lúc phải phân tích để đưa nó ra thực tế, triển khai kế hoạch thi công và sản xuất ý tưởng. Một chuyên gia lĩnh vực event là người phải hiểu được ý tưởng đưa ra liệu sẽ như thế nào trên thực tế, các nguyên vật liệu để xây dựng lên ý tưởng là gì. Đương nhiên trong sự kiện luôn được làm việc theo phương hướng : “nothing is impossible”. Nhưng việc biết cách để đưa nó ra thực tế sẽ giúp người tổ chức sự kiện kiểm soát được ngân sách, thực hiện đúng tiến dộ để giúp sự kiện diễn ra hiệu quả. Để làm được điều này yêu cầu người tổ chức có kỹ năng nghiên cứu, phân tích và có kinh nghiệm thực tế
8. Kỹ năng thuyết trình và làm việc nhóm
Với các event, luôn có một công đoạn được gọi là “braining storm”, mọi người sẽ xây dựng và đưa ra ý tưởng của mình theo đề bài của khách hàng để xây dựng sự kiện chung. Trong quá trình ấy, việc thuyết trình và bảo vệ quan điểm của mình là vô cùng quan trọng, vì event mang tính chất nghệ thuật, mỗi người sẽ có 1 cái nhìn riêng, các idea và concept không có đúng hay sai, mà chỉ là phù hợp hay chưa phù hợp, nếu bạn có thể đưa ra cái nhìn của mình và thuyết phục mọi người trong nhóm, thì ý tưởng này sẽ được thống nhất đưa ra cho khách. Tiếp theo đó là giai đoạn pitching, bạn cũng cần phải thuyết trình để thuyết phục khách hàng lựa chọn ý tưởng và team của mình.
Kỹ năng làm việc nhóm cũng rất quan trọng, như đã nói, event là nghề của team work, nếu bạn làm việc một mình thì sẽ không tránh được việc xảy ra thiếu xót nhiều hạng mục. Chính vì thế, kỹ năng làm việc nhóm là việc biết phân chia công việc, mỗi người làm các công việc theo thế mạnh của mình, hỗ trợ nhau trong các công việc để sự kiện diễn ra thành công và hiệu quả.
9. Kỹ năng sử dụng microsoft văn phòng
Việc sử dụng các kỹ năng như word, excel và powerpoint hỗ trợ rất lớn cho các công tác làm proposal, báo giá, hợp đồng trong sự kiện. Và đương nhiên, nếu là một chuyên gia trong lĩnh vực sự kiện thì bạn cần phải biết làm tất cả những phần mềm trên để ra được kịch bản, báo giá, bản hồ sơ kế hoạch, để đảm bảo bạn có thể thuyết phục được khách hàng và nhận được một hợp đồng tổ chức sự kiện.
Không những vậy, ở thời đại 4.0 việc sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng giúp cho một chuyên gia sự kiện có thể phối hợp tốt hơn với ekip của mình, hỗ trợ làm việc nhóm tối ưu.
10. Có bản lĩnh và quyết đoán trong sự kiện
Làm sự kiện khâu quan trọng nhất là sự chuẩn bị trước, sự kiện dù chỉ diễn ra trong 2 – 3 tiếng, tuy nhiên thời gian chuẩn bị lại rất dài, có thể lên tới vài tháng. Chính vì vậy, các hoạt động diễn ra trong sự kiện đôi khi chỉ là một khoảnh khắc, đôi khi có những tình huống không ngờ tới xảy ra, cần phải đưa ra quyết định xử lý ngay lập tức trong giây phút đó, mà không thể kịp thảo luận và họp nhóm. Chính vì vậy, một chuyên gia trong lĩnh vực sự kiện luôn có những kinh nghiệm nhất đinh, nhạy bén và linh hoạt với tình huống, chính vì vậy họ sẽ đưa ra được quyết định tối ưu và chính xác nhất, ngay lập tức nếu có tình huống xảy ra.
Trên đây là 10 yếu tố để trở thành chuyên gia trong lĩnh vực event. Nhìn chung thì mỗi một bạn mới bước chân vào nghề sự kiện sẽ có những sự hoang mang về tương lai, chưa có định hình mình sẽ chuyên sâu theo mảng nào. Chính vì vậy, hãy cố gắng hăng hái, và làm mọi việc để có thêm nhiều kinh nghiệm, hiểu biết từ đó tìm ra những hướng đi của mình, đừng sợ thù lao thiệt thòi, mọi cố gắng của bạn sẽ luôn được đền đáp xứng đáng.
Bạn nên xem thêm:
- Top những công ty tổ chức sự kiện hàng đầu tại Hà Nội.
- Kinh nghiệm, kỹ năng tổ chức sự kiện cho người mới bát đầu
