Họp báo là một buổi họp của các đơn vị báo chí nhằm đưa ra một thông tin cho các sự kiện được diễn ra. Mục đích của một buổi họp báo đó là công bố một thông tin quan trọng để công chúng biết rõ hơn về những gì sự kiện được nói đến.
Tổ chức họp báo (hay còn gọi là Press conferences) là phương thức doanh nghiệp lựa chọn để kết nối với truyền thông và cộng đồng. Hiện nay, các sự kiện họp báo không còn quá xa lạ đối với các cơ quan, doanh nghiệp. Đặc biệt là sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm mới.
Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới là hoạt động giới thiệu, quảng bá sản phẩm, thương hiệu tới những đối tượng khách hàng tiềm năng. Đây là cách nhanh nhất để bạn có thể truyền tải thông điệp, hình ảnh về hàng hóa, dịch vụ của bạn tới các khách hàng, đối tác. Do đó, để tạo nên ấn tượng ban đầu, khẳng định chất lượng thương hiệu của doanh nghiệp tới khách hàng, bạn cần phải tạo nên một buổi họp báo ấn tượng.
Mục đích của việc tổ chức họp báo
Họp báo là hình thức sự kiện nhằm kết nối các doanh nghiệp kết nối với cơ quan báo chi và cộng đồng. Thông qua đó, họ cũng sẽ cung cấp đến các cơ quan báo chí, công chúng các thông tin cơ bản, quan trọng nhất để đạt được mục tiêu truyền thông của mình. Các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp tổ chức các buổi họp báo với nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên đều hướng đến những mục đích chính như:
- Ra mắt, giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ mới của doanh nghiệp ( Ra mắt phim mới, sản phẩm, MV âm nhạc,…)
- Thay đổi những thông tin cần thiết của doanh nghiệp hay nhận diện các sản phẩm cũ
- Công bố những thông tin quan trọng liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp
- Xử lý khủng hoảng truyền thông như: Đính chính những thông tin sai sự thật, xác nhận thông tin,..
Vai trò, lợi ích của việc tổ chức họp báo
Chiến dịch marketing hiệu quả cho các sản phẩm và thương hiệu công ty: Một event bất kỳ đều có thể là 1 phương tiện truyền thông tốt. Tuy nhiên, với sự hiện diện của báo chí và các phương tiện truyền thông thì điều này càng hiệu quả cao hơn nữa. Giúp rút ngắn khoảng cách giữa sản phẩm của doanh nghiệp với người tiêu dùng.
Tăng sự tin tưởng và uy tín đối với khách hàng và đối tác: Việc báo chí đăng tải các thông tin về doanh nghiệp và sản phẩm doanh nghiệp sẽ tạo sự uy tín và tin cậy trong mắt khách hàng.
Tăng cơ hội phát triển và hợp tác với đối tác tiềm năng: Đây không chỉ là cơ hội thu hút khách hàng, còn là dịp để các đối tác biết đến và hiểu rõ hơn về sản phẩm và thương hiệu của phía doanh nghiệp.
Tạo hiệu ứng lan truyền ( Share link, mạng xã hội): Thời đại công nghệ 4.0 giúp thông tin sự kiện của doanh nghiệp được phủ sóng rộng rãi qua các trang mạng xã hội. Từ đó công chúng dễ dàng tiếp cận và cập nhật thông tin nhanh chóng.
Quy trình tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm
Để một buổi họp báo diễn ra thành công, thu hút được các cơ quan báo chí. công chúng và đạt được mục đích quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp thì các tổ chức, cá nhân phải đảm bảo chuẩn bị thật kĩ lưỡng với một quy trình đầy đủ các bước dưới đây.
1. Lên kế hoạch chi tiết cho buổi họp báo
Việc cần làm đầu tiên khi muốn tổ chức một buổi họp báo ra mắt sản phẩm đó là phải lên kế hoạch cụ thể, chi tiết cho sự kiện. Và để lên được một bản kế hoạch chi tiết hiệu quả, bạn cần phải xác định rõ ràng về mục đích, đưa ra ý tưởng về nội dung cũng như các thành phân tham dự chương trình.
Việc xác định đúng các yêu cầu khi tổ chức họp báo sẽ giúp bạn lựa chọn đúng chủ đề và concept cho sự kiện. Mục đích và mục tiêu của buổi họp báo cần được xác định rõ ràng. Mục tiêu càng rõ ràng và chi tiết, bạn có thể dễ dàng đánh giá và đo lường được mức độ hiệu quả của sự kiện sau khi kết thúc.
Mục tiêu cần là các yếu tố có thể thống kê được chứ không nên mang tính cảm tính , chẳng hạn như số cơ quan báo chí tham dự, số tin bài được đăng, số lượng khách hàng mục tiêu tiếp cận được trong họp báo, …
2. Chuẩn bị nội dung kịch bản
Phần nội dung luôn là quan trọng nhất cho kịch bản chương trình họp báo mà bạn cần quan tâm hàng đầu khi lên kế hoạch tổ chức họp báo. Nội dung tốt và hay thì sẽ thu hút được dư luận, các nhà báo sẽ quan tâm hơn đến chương trình. Và trong nội dung, phần quan trọng nhất chính là sản phẩm mà bạn muốn ra mắt, thứ sẽ được đề cập xuyên suốt buổi họp báo.
Ngoài ra, bạn cũng cần phải lưu ý về kịch bản MC. Các hình ảnh quảng bá sản phẩm phải được chuẩn bị thật kĩ lưỡng. Buổi họp báo sẽ tốt hơn nếu có các bài phát biểu của các nhân vật nổi tiếng đến tham dự, hay các đánh giá sản phẩm.
3. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức
Thời gian và địa điểm cũng là một trong những vẫn đề cần được lưu tâm và tính toán kĩ lưỡng trước khi triển khai các buổi họp báo.
- Về thời gian
Khác với các sự kiện thông thường khác thường diễn ra vào buổi tối hoặc cuối tuần, sự kiện họp báo thường được tổ chức vào buổi sáng, tránh buổi tối hoặc các ngày nghỉ, ngày lễ, Tết. Lý do là bởi nếu sự kiện diễn ra vào buổi sáng, các cơ quan báo chí có thể tiến hành đăng tin ngay trong ngày sau khi sự kiện kết thúc, điều này sẽ đảm bảo tính thời sự, tin tức nóng hổi về sự kiện.
- Về địa điểm
cần lựa chọn những địa điểm có không gian phù hợp, rộng rãi, đủ cho số lượng khách mời và có đầy đủ trang thiết bị cho các phóng viên tác nghiệp. Tùy vào mục đích và quy mô mà thường các doanh nghiệp sẽ lựa chọn tổ chức ở các khách sạn, trung tâm hội nghị.
Một điều cần lưu ý đó là bạn nên lựa chọn các địa điểm ở gần trung tâm và thuận tiện cho quá trình di chuyển của các cơ quan báo chí, phóng viên và khách mời tham dự.
4. Xin giấy phép tổ chức
Đây là một bước cực kì quan trọng trong quy trình tổ chức họp báo. Rất nhiều sự kiện họp báo vì “quên” xin giấy phép dẫn tới phải hủy bỏ cả chương trình dù thời gian bắt đầu sự kiện đã đến sát nút.
Hồ sơ thủ tục xin giấy cấp phép tổ chức họp báo bao gồm:
- Đơn xin phép tổ chức họp báo đứng tên đơn vị xin phép gồm: mục đích, thời gian, địa điểm, nôi dung, người thuyết trình/chủ trì (họ tên, chức vụ), đối tượng khách mời
- Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung chương trình họp báo (kịch bản, khuyến mãi, giấy phép biểu diễn…)
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (công chứng)
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện
5. Lập danh sách khách mời và các cơ quan báo chí
Các phương tiện truyền thông, báo đài cần được cân nhắc và lựa chọn sao cho phù hợp với lĩnh vực hoạt động và mục đích truyền thông của doanh nghiệp. Sau khi chốt được danh sách số lượng cơ quan báo chí và khách mời, doanh nghiệp sẽ bắt đầu gửi thông cáo báo chí và thư mời. Đừng quên xác nhận để biết chính xác số người tham dự sự kiện.
Vì tất cả khách tham dự sự kiện đều là những người có liên quan đến cơ quan truyền thông báo chí hoặc có tầm ảnh hưởng nhất định, mỗi thư mời gửi đi đều cần phải có sự trang trọng, lịch thiệp và chân thành. Nội dung thư mời cần có đầy đủ các thông tin quan trọng: Chủ đề chương trình họp báo, thời gian tổ chức, địa điểm diễn ra sự kiện, các nhân vật chính tham gia buổi họp báo…
Trước khi chương trình tổ chức họp báo diễn ra một ngày, bạn nên liên hệ lại với các cơ quan báo chí, khách mời để xác nhận sự có mặt của họ trong sự kiện và có những phương án dự phòng thích hợp. Đó là việc làm không thể thiếu trong quy trình tổ chức họp báo của các công ty sự kiện chuyên nghiệp.
6. Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cho buổi họp báo
Đối với bất kì sự kiện họp báo nào cũng cần có các tài liệu đi kèm để các nhà báo, phóng viên hay khách mời có thể nắm rõ tiến trình của buổi họp báo và tra cứu các thông tin cần thiết.
Tài liệu chính cho buổi họp báo bao gồm:
- Thông cáo báo chí: thông tin về công ty, sản phẩm sắp giới thiệu, thương hiệu của doanh nghiệp
- Chi tiết về sản phẩm, các bài thuyết trình sẽ được bàn giao lại cho MC.
- Kịch bản chương trình, kịch bản MC và kịch bản diễn thuyết, trả lời báo chí.
- Slide trình chiếu, thuyết trình sản phẩm, nếu có 1-2 video giới thiệu thì sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn
- Bài phát biểu của các nhà lãnh đạo, đơn vị tài trợ, đối tác lớn, lời cảm nhận của một vài khách hàng.
7. Thi công, tổ chức
Thi công, setup sự kiện thường được thực hiện trước thời gian diễn ra sự kiện từ 1-2 ngày. Việc setup địa điểm và tổng duyệt trước buổi họp báo sẽ giúp bạn phát hiện kịp thời các sự cố để có phương án xử lý thích hợp. Trong quá trình tổng duyệt, cần lưu ý một số vấn đề quan trọng gồm:
- Kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng
- Kiểm tra hệ thống an ninh, an toàn: Thiết lập bộ phận an ninh kiểm soát ra vào, kiểm tra hệ thống báo cháy, phòng cháy chữa cháy tòa nhà, v.v..
- Kiểm tra các tài liệu, dụng cụ: Thông cáo báo chí, video, thẻ ra vào, bảng tên, quà tặng,…
- Thảo luận với MC, người diễn thuyết: Nội dung trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý về thời gian diễn thuyết để đảm bảo thời lượng chương trình, sự khéo léo khi trả lời các câu hỏi khó hay tháo gỡ vấn đề vướng mắc
- Làm việc với đội ngũ nhân sự sự kiện như PG, lễ tân, …
8. Tiến hành tổ chức
Bước cuối cùng của quy trình tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới đó là tiến hành tổ chức. Và tất cả các thành viên trong ban tổ chức phải có mặt từ sớm, ít nhất là trước 2 tiếng khi sự kiện bắt đầu để họp lại và kiểm tra kĩ càng các hạng mục, thiết bị, nội dung trong sự kiện. Việc này nhằm đảm bảo rằng mọi thứ đều ổn và tránh các sự cố xảy ra trong quá trình tổ chức.
Khi kết thúc họp báo thì đại diện doanh nghiệp hãy dành thời gian cảm ơn các đơn vị truyền thông đã đến tham dự. Việc này sẽ giúp các phóng viên có thiện cảm với doanh nghiệp và chắc chắn các bài báo về sự kiện của doanh nghiệp sẽ được viết một cách đầy đủ và ” hay” hơn nhiều.
Những lưu ý để buổi họp báo diễn ra thành công
1. Nội dung họp báo
Nội dung trong buổi họp báo phải được đảm bảo là nội dung quan trọng chính xác nhất, làm nổi bật thông điệp công ty muốn truyền tải. Không nên đưa nội dung quá dài dòng, lan man tránh gây sự nhàm chán cho khách mời và khiến thông tin sản phẩm bị ” loãng”.
Ngoài ra cần chuẩn bị tư liệu rõ ràng, đơn giản để các khách mời tham dự có thể dễ dàng nắm bắt.
2. MC chương trình
Mc chính là yếu tố góp phần tạo nên thành công của sự kiện. Bởi MC chính là cầu nối, dẫn dắt và kết nối doanh nghiệp với các cơ quan báo chí, phóng viên và khách mời tham dự.
Khi lựa chọn MC dẫn chương trình cho buổi họp báo phải đáp ứng được các tiêu chí:
- Nói rành mạch và đúng những nội dung được chuẩn bị trước để đảm bảo mọi người đều có thể nghe được.
- MC cũng không nên nhắc lại hay nói tóm tắt lại các quan điểm của các người phát biểu đưa ra bởi phần tóm tắt này có thể bị sai lệch, gây nhiễu thông tin.
- MC có thể làm giảm sự căng thẳng của bầu không khí cuộc họp báo bằng tác phong lịch sự, nụ cười nhẹ nhàng.
3. Trang thiết bị trong chương trình
Trang thiết bị phục vụ trong chương trình quyết định đến sự thành công của buổi họp báo. Bởi nếu không có sự hỗ trợ của các tranh thiết bị như: Âm thanh, ánh sáng, màn LED,… thì buổi họp báo của bạn sẽ trở nên vô vị, không thu hút và tạo ấn tượng cho khách mời.
Các trang thiết bị phục vụ cho buổi họp báo nên thuê tại các nơi cung cấp dịch vụ hoặc nên lựa chọn sử dụng dịch vụ trọn gói của công ty tổ chức sự kiện để đảm bảo sự trọn vẹn, từ a đến z trong các khâu, cũng như chất lượng nhân sự, thiết bị, đội ngũ sẽ được quản lý kiểm soát của ban công ty tổ chức sự kiện.
Dịch vụ tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm trọn gói
Hiện nay, việc lựa chọn các đơn vị tổ chức họp báo đang là giải pháp hiệu quả, tiết kiệm được cả thời gian lẫn chi phí. Do vậy, các doanh nghiệp đang dần tìm đến các công ty tổ chức sự kiện để sử dụng dịch vụ tổ chức trọn gói.
Tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với gần 12 năm kinh nghiệm tổ chức các sự kiện lớn nhỏ. Á Châu tự hào sẽ mang đến cho bạn một sự kiện họp báo có 1-0-2 và mang đến cho bạn những trải nghiệm trên cả tuyệt vời. Đến với chúng tôi, bạn sẽ được:
- Tư vấn tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới cho khách hàng miễn phí.
- Xây dựng kế hoạch toàn bộ chi tiết
- Hiện nay có rất nhiều địa điêm tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm chuyên nghiệp, chúng tôi cung cấp cho khách hàng những lựa chọn tối ưu nhất như: Khách sạn, trung tâm hội nghị, sự kiện…
- Đáp ứng yêu cầu của khách hàng, doanh nghiệp
- Đội ngũ tư vấn viên với kinh nghiệm làm việc lâu năm, sẽ giúp bạn hiểu cách thức để tổ chức buổi họp báo ra mắt sản phẩm sao cho thành công ngoài sự mong đợi.
- Trang thiết bị sẵn có, hiện đại chất lượng tốt.
- Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, được đào tạo theo tiêu chuẩn quốc tế từ nhân sự kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật sân khấu đạo diễn sân khấu, nhân sự pg lễ tân đều có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
- Tư vấn lựa chọn, chuẩn bị tiệc, văn nghệ, tiết mục nghệ thuật, liên hệ các tiết mục biểu diễn theo yêu cầu khách hàng
- Xử lý các vấn đề phát sinh trong khi tiến hành sự kiện.
Hãy để Á Châu đồng hàng cùng bạn trong những sự kiện sắp tới của doanh nghiệp bạn nhé!
