Tổ chức lễ hội là một hoạt động văn hóa phổ biến, đa dạng về hình thức và nội dung. Từ những lễ hội truyền thống mang đậm bản sắc dân tộc, đến những lễ hội ngành nghề thể hiện tinh hoa lao động, hay những lễ hội văn hóa giao thoa giữa các quốc gia, mỗi loại hình đều mang những nét đặc trưng riêng. Tuy nhiên, dù quy mô và nội dung có khác biệt, quy trình tổ chức một lễ hội bài bản thường tuân theo những nguyên tắc chung. Bài viết này sẽ đi sâu vào phân tích quy trình tổ chức lễ hội, đồng thời cung cấp những hướng dẫn chi tiết về cách thức hoạch định và quản lý sự kiện này một cách hiệu quả.
Quy trình tổ chức lễ hội
1. Giai đoạn trước khi tổ chức lễ hội
Đây là giai đoạn vô cùng quan trọng, quyết định sự thành công của một lễ hội. Ở giai đoạn này, một đơn vị tổ chức lễ hội chuyên nghiệp cần phải thực hiện các bước sau:
- Khảo sát, tìm hiểu yêu cầu của khách hàng: Bước này sẽ giúp đơn vị tổ chức sự kiện nắm rõ loại hình lễ hội, mục tiêu của sự kiện, số lượng khách tham dự, thời gian và địa điểm diễn ra lễ hội, ngân sách dự trù cho lễ hội…
- Lên ý tưởng, concept sáng tạo: Concept cần sáng tạo, khả thi và phù hợp với mức ngân sách
- Lên kế hoạch tổ chức lễ hội và bảo vệ kế hoạch trước khách hàng
- Lên timeline và checklist chi tiết cho từng bộ phận, từng cá nhân tham gia vào ban tổ chức
- Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện lễ hội
- Làm việc với các nhà thầu phụ, các đơn vị cung cấp dịch vụ phụ trợ như hệ thống âm thanh, ánh sáng, ẩm thực, cho thuê dụng cụ, trang phục lễ hội, nghệ sĩ biểu diễn…
- Triển khai hoạt động truyền thông về lễ hội: Truyền thông online, offline, gửi thư mời tới khách tham dự
2. Giai đoạn tổ chức lễ hội
Đây là giai đoạn mà mọi cá nhân, bộ phận đã được giao nhiệm vụ sẽ thực thi đúng như kế hoạch đề ra. Để đảm bảo lễ hội diễn ra suôn sẻ, thành công, cần đảm bảo rằng mọi người đều nắm rõ chương trình, kế hoạch lễ hội. Lịch trình chung của lễ hội cần được mọi người bám sát và có trách nhiệm thực hiện.
3. Giai đoạn sau khi kết thúc lễ hội
Rất nhiều đơn vị bỏ qua giai đoạn này. Thế nhưng, thực chất đây lại là giai đoạn rất quan trọng, tạo được ấn tượng trọn vẹn cho tất cả khách tham dự lễ hội. Ở giai đoạn này, đơn vị tổ chức lễ hội cần thực hiện các bước sau:
- Gửi lời cảm ơn tới toàn thể khách tham dự, các đối tác góp phần tạo nên sự thành công của lễ hội
- Chụp ảnh kỷ niệm
- Hoàn tất công tác hậu cần, dọn dẹp, bàn giao sau sự kiện
Một vài hướng dẫn và lưu ý khi tổ chức lễ hội
Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, lễ hội, Á Châu Event xin chia sẻ với bạn một số hướng dẫn và lưu ý khi tổ chức lễ hội như sau:
- Tổng duyệt là bước vô cùng cần thiết trước khi triển khai lễ hội chính thức. Đó là cách bạn tính toán được thời lượng lễ hội, phân chia thời gian hợp lý cho từng đầu mục, đảm bảo lễ hội diễn ra tốt đẹp. Đồng thời, tổng duyệt cũng là cách phát hiện các sai sót để kịp thời đưa ra những thay đổi phù hợp.
- Đặc biệt quan tâm các chi tiết nhỏ nhặt: Để một lễ hội diễn ra thành công, nhiều đơn vị chỉ tập trung vào những điều to lớn như sân khấu hoành tráng, các tiết mục sôi động, các khu đón tiếp khách…Nhưng lại bỏ qua nhiều chi tiết nhỏ nhặt. Thế nhưng, thông thường khách tham dự lễ hội lại rất để ý tới các chi tiết nhỏ đó. Bởi vậy, bạn cần chỉn chu từ những điều nhỏ bé nhất, kể cả đó chỉ là một cái cử chỉ cúi chào của ban lễ tân.
- Khi lên kế hoạch cho sự kiện lễ hội, bạn đừng quên lên một kế hoạch dự phòng. Bởi chúng ta không thể lường hết trước được mọi phát sinh hay các yếu tố bất ngờ tác động đến lịch trình lễ hội.
- Một lễ hội kết thúc không có nghĩa là chấm dứt, mà nó mở ra cơ hội cho các đơn vị tổ chức sự kiện. Bởi vậy, bạn đừng quên làm các khảo sát để tiếp nhận phản hồi của khách hàng về sự kiện lễ hội vừa được tổ chức. Những góp ý từ khách hàng, đơn vị đồng cộng tác sẽ là tài sản quý báu nhất giúp bạn có tiếp được những sự kiện thành công sau này.
Sự thành công của mỗi một lễ hội là nỗ lực cống hiến của toàn team
Thủ tục Đăng ký tổ chức lễ hội
Cách thức thực hiện
– Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận TN&TKQ của UBND quận
– Cách 2: Nộp hồ sơ trực tuyến tại Cổng dịch vụ công trực tuyến thành phố Hà Nội (dichvucong.hanoi.gov.vn)
– Cách 3: Gửi qua dịch vụ bưu chính công ích
Thành phần hồ sơ
(1) Văn bản đăng ký nêu rõ tên lễ hội, sự cần thiết, thời gian, địa điểm, quy mô, nội dung hoạt động lễ hội, dự kiến thành phần số lượng khách mời;
(2) Phương án bảo đảm an ninh trật tự, an toàn xã hội, phòng chống cháy nổ, bảo vệ môi trường;
(3) Dự kiến thành phần Ban tổ chức lễ hội;
(4) Các tài liệu hoặc văn bản chứng minh về nguồn gốc lễ hội (đối với lễ hội truyền thống);
CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN Á CHÂU
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Địa chỉ: 253 Ngõ Văn Chương, Khâm Thiên, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 0938 859 998 hoặc 0939 619 998
Email: achausukien@gmail.com
Website: https://sukienachau.com
Fanpage: https://www.facebook.com/sukienachau
