Cách tổ chức lễ khai trương showroom theo kế hoạch bài bản

Cách thức tổ chức một buổi lễ khai trương cho showroom sẽ như thế nào? Lên một kế hoạch bài bản và chi tiết cho sự kiện khai trương showroom là một yếu tố vô cùng quan trọng. Vậy kịch bản như thế nào để cho sự kiện khai trường diễn ra tốt nhất? Tất cả sẽ được Á Châu Event bật mí trong nội dung hấp dẫn sau đây.

Tầm quan trọng của lễ khai trương Showroom

Khai truong Showroom được xem là một sự kiện vô cùng quan trọng diễn ra với vô vàn các hoạt động hấp dẫn và sôi động. Sự kiện này cũng sẽ để lại trong lòng khách tham gia rất nhiều điểm ấn tượng. Vì vậy, sự kiện khai trương sẽ nhận được rất nhiều sự quan tâm cũng như tham gia đến từ nhiều đối tượng khác nhau. Điển hình trong số đó có thể kể đến như khách hàng và đối tác.

Đối với các Showroom có quy mô càng lớn và mối quan hệ càng nhiều thì sự thu hút cũng cao hơn. Số lượng người quan tâm và tham dự sự kiện cũng nhiều hơn so với các showroom có quy mô nhỏ.

Cũng trong dịp khai trương này, các chương trình khuyến mãi và giảm giá cũng như tặng quà tri ân cho khách hàng sẽ được triển khai. Đây sẽ là một cơ hội mua sắm dành cho khách hàng của showroom. Trong dịp này, các showroom sẽ rất mạnh tay để đưa ra các chương trình giảm giá cao đối với các sản phẩm dịch vụ của mình để thu hút sự quan tâm từ thị trường khách hàng tiềm năng.

Chọn thời điểm phù hợp cho lễ khai trương Showroom

Thời điểm để tổ chức lễ khai trương Showroom sẽ được chủ hoặc bộ phận Marketing tìm hiểu và ấn định. Tuy nhiên, để chọn được thời gian tổ chức phù hợp thì bạn cần phải lưu ý đến một số yếu tố quan trọng như sau:

Chọn ngày giờ đẹp để tổ chức

Ngày và giờ để tổ chức khai trương sẽ ảnh hưởng rất lớn đến buổi lễ hôm đó. Vì vậy, bạn cần phải chọn được một thời gian tốt và thích hợp cho ngày khai trương. Bạn có thể nghiên cứu thời gian ở trên lịch vạn niên, trên mạng và tiến hành như sau:

Bước 1: Tránh chọn những ngày xấu không phù hợp cho việc khai trương.

Bước 2: Không chọn những ngày xung khắc với bản mệnh của chủ showroom.

Bước 3: Căn cứ vào sao tốt và sao xấu để cân nhắc. Nên chọn ngày có nhiều sao Đại Cát và tránh những ngày có nhiều sao Đại Hung.

Bước 4: Trực và Sao nhị thập bát tú cần phải tốt. Ví dụ như: Trực Khai, Trực Kiến, Trực Bình và Trực Mãn là những yếu tố tốt.

Bước 5: Xem xét đó là ngày Hoàng đạo hay là ngày Hắc đạo để có thể đưa ra thêm những cân nhắc khác. Khi bạn đã chọn được ngày tốt, tháng đẹp thì cần chọn thêm giờ Hoàng đạo để mở đầu cho một sự nghiệp mới (khai trương).

Đối tượng khách mời

Khách mời cũng là một yếu tố vô cùng quan trọng khi bạn lựa chọn thời điểm để tổ chức lễ khai trương. Nếu khách mời là chủ của các doanh nghiệp hoặc làm tự do thì bạn nên chọn thời điểm khai trương trong giờ hành chính để mọi người đều thoải mái. Nếu khách mời của bạn có đủ cả hai trường hợp trên thì tổ chức khai trương vào cuối tuần sẽ là thời điểm phù hợp nhất.

Địa điểm tổ chức

Nếu lễ khai trương Showroom của bạn chỉ khoanh vùng nội bộ đối tác và bạn bè thân thiết thì nên tổ chức vào buổi tối. Thời điểm này sẽ rất phù hợp để mọi người có thời gian dùng bữa nhẹ và trò chuyện với nhau nhiều hơn.

Ngược lại, lễ khai trương được tổ chức với mục đích quảng bá và truyền thông cho thương hiệu thì bạn nên tổ chức ở các địa điểm công cộng. Đồng thời, buổi lễ nên được tổ chức vào ban ngày để có thể tạo được hiệu ứng lan tỏa một cách hoàn hảo nhất.

Kế hoạch tổ chức lễ khai trương Showroom hoàn hảo

Để cho một buổi lễ khai trương của Showroom được diễn ra hoàn hảo nhất thì bạn cần phải lên kế hoạch và kịch bản thật chi tiết và bài bản. Điều này sẽ đảm bảo bạn có thể dự tính trước các tình huống có thể xảy ra và hướng giải quyết tốt nhất. Sự kiện nhờ vậy mà diễn ra được suôn sẻ hơn.

Chuẩn bị trước cho ngày tổ chức

Một lễ khai trương diễn ra hoàn hảo cần được chuẩn bị thật kỹ càng với các yếu tố sau:

• Lên trước danh sách số lượng các khách mời đến tham dự sự kiện
• Khảo sát trước địa điểm tổ chức lễ khai trương để căn chỉnh quy mô cho phù hợp
• Thiết kế và vẽ ra sơ đồ tổng thể về khu vực tổ chức buổi lễ, thiết kế các ấn phẩm cần thiết như thư mời, backdrop, băng rôn, standee,…
• In ấn và phát thiệp mời cho các khách đến tham dự
• Xin giấy phép để treo banner quảng cáo cho sự kiện, xin giấy phép để thuê địa điểm tổ chức tại Sở văn hóa và du lịch

Thi công và dàn dựng sân khấu

Quá trình này cần được chuẩn bị thật tươm tất và chu đáo để tổng thể sự kiện được hoàn hảo nhất:

• Bên ngoài của khu vực lễ chính sẽ treo banner, băng rôn, cờ phướn và các loại cờ lưu ở xung quanh.
• Ở khu vực cổng chào và lắp đặt cổng hơi sẽ cột barie, trải thảm đỏ và trưng bày thêm các loại cây kiểng ở lối đi khu vực lễ.
• Khu vực lễ chính sẽ dựng bạt, sân khấu, treo backdrop, bày thảm trải, bố trí bàn ghế cho khách mời, bàn tiếp tân cùng một số phụ kiện trang trí khác.
• Khu vực khai trương và lễ khánh thành sẽ treo băng khánh thành và cột barie,…
• Khu vực tiệc sẽ bố trí quầy Teabreak và một số bộ bàn ghế cho khách tham dự có thể nghỉ ngơi và ngồi thưởng thức tiệc trà nhẹ

Tổ chức lễ khai trương

Bắt đầu tổ chức lễ khai trương showroom sẽ có các bước cụ thể như sau:

Đón khách

• Bạn sẽ bố trí một đội ngũ các PG, PB được chia thành 3 nhóm gồm:
• Nhóm 1 chịu trách nhiệm đón khách từ cổng và đưa khách đến quầy tiếp tân.
• Nhóm 2 sẽ đứng ở quầy tiếp tân và chịu trách nhiệm cài hoa hoặc dán logo showroom cho khách tham dự.
• Nhóm 3 sẽ đón khách vào chỗ ngồi và hướng dẫn quầy Teabreak.
• Bạn cũng cần bố trí thêm nhân sự để hướng dẫn chỗ đậu xe cho khách. Một bộ phận sẽ nhận hoa và quà biếu tặng chúc mừng cho showroom.
• Màn hình LCD sẽ chiếu những hình ảnh về showroom và các đối tác khách hàng của mình.
• Một đội múa lân chào mừng lễ khai trương ở phía trước cổng.
• Bạn cần kiểm tra liên tục các tiến trình để đảm bảo không có trục trặc xảy ra.
• Điểm lại danh sách các khách mời cho MC và cần xác nhận xem khách đã đến đủ hay chưa.

Văn nghệ chào mừng

Những tiết mục văn nghệ sẽ là cách khai trương để thu hút khách hàng rất hiệu quả. Các tiết mục đặc sắc mang đến cho khách mời những ấn tượng tốt nhất.

• MC sẽ ổn định khách mời và tuyên bố lý do chính của sự kiện khai trương showroom.
• Tiết mục múa Lân – Sư – Rồng để mở màn chào mừng.
• Những tiết mục ca hát và múa nhảy để làm nóng trước khi khai mạc.

Khai mạc

• MC sẽ giới thiệu về các vị đại biểu, khách quý và khách mời tham dự hôm nay.
• Trình chiếu một đoạn phim về quá trình thành lập, phát triển của showroom.
• MC sẽ mời chủ showroom lên phát biểu cũng như chia sẻ cảm nghĩ của mình.
• Nên bố trí các bài phát biểu của khách quý và những người có tầm ảnh hưởng với công chúng để buổi lễ đạt hiệu quả tốt hơn, lan tỏa mạnh mẽ hơn đến khách hàng.

Cắt băng khai trương

• MC mời chủ showroom và những đối tác có liên quan lên để cắt băng khai trương.
• Cần bố trí pháo hoa ở hai bên hoặc bong bóng nổ để tăng thêm không khí cho sự kiện.
• MC mời đại biểu lên khui champagne và cắt bánh để thực hiện cho nghi thức chúc mừng. PG sẽ mang champagne đến để mời từng khách tham dự.
• Sau khi hoàn tất cắt băng khai trương, MC sẽ giới thiệu qua các sản phẩm và dịch vụ của showroom một lần nữa. Đồng thời, khách hàng cũng sẽ được mời đến địa điểm khai trương. Tại đây, khách hàng có thể trải nghiệm cũng như dùng thử sản phẩm của showroom.
• Cuối cùng là chiêu đãi khách tham dự bằng một bữa tiệc nhẹ.

Kết thúc buổi lễ

• Khi kết thúc, chủ showroom có thể chụp hình giao lưu với đối tác và những khách hàng tham dự buổi lễ.
• Bố trí các nhân sự để tiễn khách ra xe và đón xe ra về.
• Cần chuẩn bị các phần quà tặng cho khách mời để tạo được thiện cảm và dấu ấn quan trọng trong lòng mọi người. Đây là một điểm cộng to bự, cũng là cách để showroom truyền thông quảng bá rất hiệu quả.

Trên đây, Á Châu Event đã cập nhật những thông tin quan trọng về lễ khai trương showroom mà bạn đang quan tâm. Một kế hoạch bài bản được hoàn thiện sẽ giúp cho bạn tổ chức sự kiện một cách chỉn chu nhất, hoàn thiện nhất.