Event management là gì? Họ làm việc thế nào? Tại sao cần “EM”

Event management hay còn gọi là tổ chức sự kiện và quản lý sự kiện là quá trình bao gồm các công việc liên quan đến thiết kế, lập kế hoạch và triển khai, kiểm soát sự kiện. Đây có lẽ không còn là từ khóa quá xa lạ đối với mọi người, đặc biệt là với các công ty doanh nghiệp và những người làm việc trong ngành sự kiện. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể hiểu rõ hết ý nghĩa và công việc chính của Event management. Bởi trong ngành tổ chức sự kiện, các chức danh công việc cũng đa dạng và nhiều như các dịch vụ được cung cấp, và thường rất khó để phân biệt chúng với nhau.

Event management là gì? Họ làm việc thế nào? Tại sao cần Event management ?…Á Châu Event sẽ giúp bạn trả lời cho hàng loạt các câu hỏi về Event management thông qua bài viết dưới đây. Hãy theo dõi đến cuối bài để chắc chắn không bỏ lỡ bất kì một kiến thức quan trọng nào nhé!

Event Management là gì?

Event management dịch ra tiếng việt có nghĩa là quản lý sự kiện. Event management là người giám sát tất cả các khâu hậu cần trọng yếu của một sự kiện cho dù là hội nghị, hội thảo, đám cưới, khai trương, khánh thành, kỉ niệm,…hay bất kì một cuộc tụ họp có tổ chức nào. Theo đúng kế hoạch nhằm chuyển tới đối tượng tham gia sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của khách hàng mục tiêu.

Người quản lý sự kiện sẽ thực hiện kế hoach tổ chức sự kiện bằng cách quản lý nhân viên, tài chính, mối quan hệ với nhà cung cấp, khách hàng,..lập kế hoạch, xem xét các yếu tố liên quan đến sự kiện, lên ý tưởng và triển khai ý tưởng, tiến hành tổ chức theo thời gian, địa điểm đã định trước.

Event Management làm những công việc gì?

Tùy thuộc vào phạm vi của từng sự kiện mà trách nhiệm công việc của event management có thể khác nhau. Về cơ bản, người quản lý sự kiện chịu trách nhiệm điều phối tất cả các công việc hậu cần cần thiết cho một sự kiện như:

• Liên lạc với các khách hàng để tìm hiểu các yêu cầu cụ thể, chi tiết và chính xác về sự kiện mà họ muốn tổ chức.
• Chủ động đưa ra các đề xuất chi tiết cho sự kiện như: Thời gian tổ chức, địa điểm, nhà cung cấp, nhân sự và ngân sách dự trù.
• Tìm kiếm, lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với quy mô và số lượng khách tham dự.
• Tìm kiếm, phối hợp với các nhà cung cấp và nhà thầu bên ngoài. Làm việc về giá cả và phương án triển khai các công việc.
• Xin các loại giấy phép cần thiết khi tổ chức sự kiện.
• Quản lý, điều phối tất cả các nhà thầu phụ cùng tất cả bộ phận nhân sự hậu cần của sự kiện.
• Quản lý tất cả các kế hoạch trước sự kiện. Trao đổi thông tin cần thiết với các diễn giả, đại biểu hoặc khách mời trước sự kiện.
• Điều phối các công việc hậu cần trước sự kiện như: sắp xếp vị trí âm thanh, ánh sáng, cách trang trí sân khấu, setup đồ đạc trong hội trường,…

• Xây dựng kế hoạch dự phòng khấn cấp, khắc phục sự cố, xử lý những tình huống phát sinh nếu có trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra.
• Luôn đảm bảo tất cả các hoạt động trong sự kiện diễn ra suôn sẻ và phù hợp với ngân sách hiện tại.
• Liên hệ với các đơn vị công tác, bảo trợ truyền thông đảm bảo chiến dịch marketing diễn ra theo đúng kế hoạch.
• Tổ chức các cơ sở, phân bố vị trí bãi đỗ xe cho khách, điều khiển giao thông, đảm bảo an ninh và sức khỏe cho toàn bộ khách tham dự sự kiện.
• Giám sát việc thi công, tháo dỡ sau sự kiện đảm bảo diễn ra nhanh chóng, hiệu quả.
• Làm việc, trao đổi và thu nhận phản hồi của khách hàng sau khi kết thúc sự kiện.
• Đánh giá, góp ý với ekip chương trình, nhân viên để rút ra kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Tại sao cần Event Management ?

Event management đóng vai trò quan trọng trong bất kì sự kiện nào. Từ sự kiện lớn, nhỏ và vừa, nếu muốn sự kiện diễn ra thành công thì chắc chắn phải có sự góp mặt của event management. Bởi họ là người theo chương trình từ những bước đầu triển khai lên kế hoạch tổ chức cho đến các bước cuối cùng khi kết thúc sự kiện.

Yếu tố để trở thành Event Management

Cũng giống như các vị trí khác trong tổ chức sự kiện, quản lý sự kiện đòi hỏi nhiều kỹ năng tổ chức chuyên môn để có thể đảm bảo sự kiện diễn ra thành công. Để trở thành một event management chuyên nghiệp, bạn cần đáp ứng đủ những yếu tố cơ bản sau:

• Sức khỏe tốt, bền bỉ.
• Có niềm đam mê với nghề.
• Khả năng đa nhiệm và kết hợp nhiều bộ phận với nhau.
• Khả năng tổ chức và kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.
• Quản lý sự kiện đòi hỏi phải nhìn thấy tầm nhìn của sự kiện cho đến khi thực hiện. Có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên và duy trì công việc một cách hiệu quả, theo đúng kế hoạch đề ra.
• Người quản lý phải có sự bền bỉ, kiên nhẫn, sáng tạo và linh hoạt trong mọi tình huống.
• Ngoài ra, quản lý sự kiện là một yếu tố quan trọng và liên quan đến việc quản lý không chỉ các chức năng mà còn quản lý cả nhóm người. Tương tác với các cá nhân ở tất cả các cấp của sự kiện là một phần của công việc. Do đó, các kỹ năng giao tiếp với các cá nhân cũng rất quan trọng. Cần phải học cách giao tiếp, truyền đạt thông tin cũng nhu kĩ năng làm việc nhóm để đảm bảo có thể kết nối được tất cả các nhân viên, ekip chương trình.

Sự khác biệt giữa Event Management với Event Planning

Mặc dù có liên quan rất chặt chẽ với nhau, nhưng Event management với event planning phục vụ hai chức năng khác nhau. Việc xác định hai chức năng này là một thử thách, bởi chúng không chỉ liên quan chặt chẽ với nhau mà các trách nhiệm thường chồng chéo lên nhau. Nói một cách dễ hiểu, các nhà lập kế hoạch sự kiện tạo ra tầm nhìn và nhiều kế hoạch sơ bộ cho một sự kiện, trong khi các nhà quản lý thực hiện các chi tiết trước và trong khi diễn ra sự kiện.

Người quản lý sự kiện cũng có thể lập kế hoạch các khía cạnh của sự kiện và người lập kế hoạch sự kiện có thể quản lý các thành phần nhất định của quá trình lập kế hoạch sự kiện. Hai người làm việc song song với nhau, và trách nhiệm của họ có thể chồng chéo lên nhau. Nhiều cá nhân có thể hoàn thành cả hai vai trò, đặc biệt nếu họ điều hành doanh nghiệp của riêng mình hoặc làm việc trong một công ty tổ chức sự kiện nhỏ. Tuy nhiên, việc đào tạo và các kỹ năng cần thiết cho mỗi vị trí có phần khác nhau.

Trên đây là tất tần tật những thông tin hữu ích về Event management mà chuyên gia sự kiện của Á Châu Event đã tổng hợp để giúp bạn tham khảo và có cái nhìn tổng quan nhất về ngành event cũng như công việc của Event management. Hi vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong việc định hướng và phát triển bản thân khi muốn theo ngành tổ chức sự kiện.