Chỉ trong một năm trở lại đây, đại dịch Covid-19 đã buộc ngành tổ chức sự kiện phải đổi mới và ứng biến linh hoạt. Hành trình chuyển đổi này không phải là một chặng đua nước rút, mà là đường đua marathon bền bỉ ngay cả khi đại dịch kết thúc. Vậy, đâu là giải pháp tối ưu cho ngành sự kiện trên thế giới, và đâu là hướng đi phù hợp với Việt Nam?
Sự kiện – Con gà đẻ trứng vàng của thời đại
Năm 2017, ngành tổ chức sự kiện đã tạo ra gần 26 triệu việc làm và đóng góp 1,5 nghìn tỷ USD vào GDP toàn cầu, tương đương giá trị với một nền kinh tế lớn thứ 13 trên thế giới, vượt cả Úc, Mexico và Ả Rập Xê Út. Tại Singapore, hình thức du lịch kết hợp gặp gỡ, khen thưởng, hội nghị và triển lãm (MICE) đã tạo ra hơn 34.000 việc làm trực tiếp và gián tiếp với giá trị lên đến 3,8 triệu đôla Singapore, đạt gần 1% trong tổng GDP của quốc gia.
Tổ chức sự kiện tuy còn là một ngành non trẻ tại Việt Nam, nhưng hiện đang bước vào giai đoạn phát triển mạnh mẽ. Các tiềm năng thị trường kết hợp với xu hướng toàn cầu hứa hẹn một ngành mũi nhọn với tiềm năng ấn tượng.
Theo thống kê năm 2019, chỉ tính riêng thị phần của ngành sự kiện tại TP.HCM đã gần đạt ngưỡng 2.000 tỷ đồng. Vào mùa cao điểm về du lịch, phần này được dàn trải cho các nhà hàng khách sạn cao cấp đến trung cấp, các trung tâm yến tiệc, hội nghị,… Đặc biệt là dịp cuối năm, bên cạnh các hình thức tổ chức sự kiện nội bộ công ty, marketing, sự kiện riêng tư thì các sự kiện lớn như concert, countdown , exhibition cũng được đẩy mạnh, và con số này dự kiến sẽ còn tăng trưởng mạnh mẽ.
Ngành sự kiện oằn mình xoay sở giữa đại dịch Covid-19
Thế nhưng, sự xuất hiện bất thình lình của đại dịch Covid-19 đã làm đảo lộn tất cả. Và ngành tổ chức sự kiện không nằm ngoài nhóm ngành chịu tác động nặng nề nhất.
Theo thống kê, trong 4973 sự kiện được lên kế hoạch tổ chức vào năm 2020, có 53% sự kiện phải hoãn ngày tổ chức, 40% chương trình buộc phải hủy bỏ và 16% chuyển đổi theo hình thức webinar (hội thảo trực tuyến) hoặc các hình thức tương tự.
Một số lê hội âm nhạc đã hủy bỏ trong năm vừa rồi như Cochella, Tomorrowland. Còn một số sự kiện lớn thì không chọn cách bỏ cuộc, mà dời hẳn sang một năm sau như Olympics Tokyo 2020, Euro 2020. Nhưng kể cả khi được tổ chức, các chương trình này cũng không thể mạo hiểm mở bán vé, và khán giả dù có “thèm” cảm giác được xem trực tiếp cũng không đủ dũng khí để đến tận nơi. Đó cũng là lí do chúng ta thấy ban tổ chức đã dùng thủ pháp tô màu khác nhau lên hàng ghế trên khán đài, cốt yếu khi lên hình người xem vẫn có thể cảm tưởng sân vận động đang chật cứng những “cổ động viên”.
Tại Việt Nam, hàng loạt các sự kiện lớn nhỏ đều bị bỏ ngõ để tuân thủ các nguyên tắc phòng chống dịch bệnh. Rap Việt All Star-Concert phải dời ngày tổ chức tận 4 tháng so với lịch dự kiến, Live show “Tri âm” của họa my tóc nâu Mỹ Tâm tại Hà Nội hiện và hàng loạt các chương trình khác đã tạm hoãn vô thời hạn.
Đại dịch đã gây ra sự trì hoãn không đáng có và kéo theo sau là những hệ quả nghiêm trọng cho ngành sự kiện.
Nói về vấn đề này, tại talk show trực tuyến “Sự Kiện Vượt Bão” do Queen team – nhóm Sinh viên trường Đại học Văn hóa Hà Nội tổ chức vào 30/05 vừa qua, anh Đỗ Hoàng Tuấn – Giám đốc Công ty CP Thiết kế quảng cáo Truyền thông T&T, cho biết: “Đầu tiên, phải kể đến các hợp đồng bị hủy bỏ hoặc tạm dừng. Các khoản quyết toán với khách hàng bị chậm trong khi tất cả các chi phí quản lí công ty vẫn phải trả, lương nhân viên vẫn phải chi”.
Chính vì “những hiệu ứng domino” trên, sự bùng phát của Covid-19 đã đóng vai trò là một “hồi chuông cảnh tỉnh” cho không chỉ ngành tổ chức sự kiện, mà còn cả các ngành công nghiệp vốn phụ thuộc vào tương tác trực tiếp, rằng đã đến lúc để chúng ta cần phải cấp tiến để thích nghi với thời cuộc.
Hướng đi nào cho ngành tổ chức sự kiện hậu đại dịch?
Singapore công bố sách trắng “Hình dung lại ngành tổ chức sự kiện kinh doanh trong và sau Covdid-19”
Tổng cục Du lịch Singapore (STB), Hiệp hội Các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp (PCMA) và Hiệp hội Ngành triển lãm toàn cầu (UFI) vừa phối hợp giới thiệu sách trắng “Hình dung lại ngành tổ chức sự kiện kinh doanh trong và sau Covdid-19”, đánh dấu sự hợp tác tiên phong của một điểm đến du lịch và các tổ chức hàng đầu trong ngành triển lãm, hội nghị và hội thảo.
Đồng thời, sách trắng “Hình dung lại ngành tổ chức sự kiện kinh doanh trong và sau Covid-19” còn đánh giá tổng quan sự chuyển đổi của các lĩnh vực trong ngành tổ chức sự kiện kinh doanh dưới tác động của đại dịch, cũng như tổng hợp các ý tưởng trên toàn thế giới để hỗ trợ các nhà tổ chức sự kiện kinh doanh thay đổi tư duy về sản phẩm và quá trình vận hành trong tương lai.
Trong bối cảnh ngành tổ chức sự kiện đang lên kế hoạch phục hồi sau tác động của đại dịch Covid-19, sách trắng “Hình dung lại ngành tổ chức sự kiện kinh doanh trong và sau Covid-19” đã phân tích các số liệu về chỉ số tăng trưởng và đổi mới nhanh chóng đang hiện diện tại khu vực châu Á – Thái Bình Dương.
Các sự kiện trực tuyến hoặc kết hợp trực tiếp – trực tuyến trở nên thịnh hành trong thời gian qua, với số lượng người từng tham dự các sự kiện như vậy cao gấp 2 lần so với các khu vực khác ngoài châu Á. Kèm theo đó, số lượng sự kiện được lên kế hoạch tổ chức cũng phục hồi ngang bằng so với thời điểm trước đại dịch mà họ dự tính tham gia, đối chiếu với dữ liệu giai đoạn 2019. Đây là những dấu hiệu rất đáng mừng dành cho ngành tổ chức sự kiện của chúng ta.
Sách trắng “Hình dung lại ngành tổ chức sự kiện kinh doanh trong và sau Covid-19” cũng nhấn mạnh 3 yếu tố cốt lõi để hình dung lại ngành du lịch, sự kiện một cách hiệu quả, đó là: Các mô hình kinh doanh, trải nghiệm người tham dự và nguồn nhân lực và kỹ năng. Đồng thời nêu bật lên được các hướng đi mới mang tính thời cuộc cho ngành sự kiện.
Sách trắng “Hình dung lại ngành tổ chức sự kiện kinh doanh trong và sau Covid-19” và infographic
Và info graphic:
Bài học kinh nghiệm cho ngành sự kiện Việt Nam
Tuy trước mắt bị đại dịch Covid-19 tác động mạnh mẽ, nhưng đây cũng chính là cơ hội để ngành sự kiện Việt Nam nói chung và các Event Agency trong nước nói riêng định hình lại cuộc chơi và tung ra những nước cờ hiệu quả, không chỉ “sống chung với lũ”, mà còn có thể bắt kịp với nền sự kiện trên thế giới.
Dưới đây là một số giải pháp hữu hiệu dành cho các Event Agency đang chật vật với việc “đóng băng hoạt động” kéo dài:
- Sử dụng kế hoạch giảm lương, cắt giảm nhân sự, chuyển đổi văn phòng… là những bước cần thiết, giúp giữ lại hệ thống cốt lõi của Event Agency
- Thời điểm vàng để nâng cao năng lực của bản thân trong nghề, thúc đẩy các hoạt động phát huy năng lực công ty, tập trung xây dựng hình ảnh thương hiệu, đẩy mạnh chăm sóc khách hàng,…
- Tạo ra các mối “liên kết ngành” nhằm đưa đến nhiều giá trị cho doanh nghiệp/ nhãn hàng
Một số đơn vị tổ chức sự kiện tại Việt Nam cũng đang chuyển mình nhanh chóng để phù hợp với thời đại công nghệ số hóa. Nhiều hình thức tổ chức mới kết hợp cùng nền tảng công nghệ tích hợp bắt đầu phát triển mạnh mẽ hơn.
Trong số đó, sự kiện trực tuyến chính là sự lựa chọn hàng đầu. Anh P.X.Q – Founder B.S Event cho biết: “Sự kiện trực tuyến đã có mặt trước đây rồi, chỉ là tên của nó có được nhắc đến và nhấn mạnh hay không”. Với 3 lí do: quy mô sự kiện không giới hạn khán giả, cắt giảm được nguồn chi phí vận hành và đảm bảo giãn cách xã hội, sự kiện trực tuyến đã trở thành xu hướng trong hiện tại và tương lai.
Đơn cử như Triển lãm Nông nghiệp thực tế ảo Việt Nam tổ chức ngày 28/06/2021, được diễn ra dưới hình thức virtual exhibition, Hội thảo âm nhạc trực tuyến ngành kinh doanh âm nhạc tại Việt Nam diễn ra từ 1-6/6/2021 được tổ chức theo dạng webinar và Sự kiện ra mắt điện thoại Vivo V20 chính là minh chứng điển hình cho sự thành công của Hybrid event – một loại hình sự kiện kết hợp giữa sự kiện trực tiếp và sự kiện trực tuyến.
Tuy virtual event vẫn sẽ có những mặt không thể bì được với in-person event, nhưng với tình hình thực tiễn cuộc sống, đây là lựa chọn tối ưu nhất cho những nhà tổ chức sự kiện. Trong tương lai, với sự phát triển của công nghệ và truyền thông, loại hình sự kiện ảo này vẫn hứa hẹn một tiềm năng phát triển vượt bậc cho ngành sự kiện tại Việt Nam.
(*)Sách trắng hay bạch thư là một bản báo cáo hoặc bản hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền với mục đích giúp người đọc hiểu về một vấn đề, giải quyết một vấn đề hoặc ra một quyết định. Sách trắng được các chính phủ và ngành marketing cho doanh nghiệp sử dụng.
Tìm hiểu thêm về: ngành tổ chức sự kiện.
Bài viết tham khảo các nguồn:
(1). https://congthuong.vn/tuong-lai-nganh-to-chuc-su-kien-kinh-doanh-hau-covid-19-162317.html
(2). https://vma.org.vn/anh-huong-cua-dai-dich-covid19-den-event-industry-tai-vietnam/(4). https://cand.com.vn/van-hoa/Mo-khoa-giai-phap-vuot-bao-nganh-su-kien-hau-COVID-19-i568146/
