Tổ chức year end party: kế hoạch, kịch bản, ý tưởng, địa điểm

Year end Party hay còn gọi là tiệc tất niên cuối năm là một sự kiện được tổ chức thường niên của các công ty, doanh nghiệp nhằm mục đích tổng kết, nhìn lại chặng đường phấn đấu trong một năm qua. Thông thường, càng gần đến những tháng cuối năm, sự kiện này sẽ càng được các nhân viên trong công ty mong chờ. Vậy làm sao để tổ chức một buổi tiệc Year end Party ấn tượng, mang lại nhiều ý nghĩa và truyền tải được văn hóa doanh nghiệp. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để các chuyên gia tổ chức sự kiện của Sự kiện Á Châu giải đáp cho bạn.

Year end Party là gì? Mục đích, ý nghĩa của bữa Tiệc tất niên

1. Khái niệm tiệc Year end Party

Year end Party (YEP) là sự kiện được các cơ quan, doanh nghiệp lựa chọn tổ chức thường niên vào dịp cuối năm, hay còn được biết đến với nhiều tên gọi khác nhau là tiệc cuối năm, tiệc tổng kết hay tiệc tất niên. Sự kiện này có mục đích chính đó là giúp doanh nghiệp nhìn lại kết quả hoạt động trong một năm qua và tri ân đến những nhân viên – những người đã đóng góp xây dựng và đồng hành với doanh nghiệp trong suốt thời gian qua. Ngoài ra, đây cũng là dịp để mọi nhân viên trong công ty tụ tập, giao lưu gắn kết. Do đó, sự kiện này ngày càng được coi trọng và đã dần trở thành một hoạt động không thể thiếu, gắn liền với các tổ chức, doanh nghiệp ngày nay.

2. Ý nghĩa của buổi tiệc tất niên

Year end Party thường được tổ chức với quy mô hoành tráng, lung linh và rực rỡ. Với tên gọi tiệc cuối năm hay tiệc tất niên, bữa tiệc này như một lời cảm ơn chân thành muốn gửi tới các đối tác và nhân viên trong công ty. Đây là cơ hội để mọi người chia sẻ với nhau nhiều hơn không chỉ là chuyện nghề mà còn những câu chuyện về cuộc sống. Giúp mọi người xích lại gần nhau hơn, đoàn kết hơn tạo nên một doanh nghiệp vững mạnh khi có những con người đồng lòng và thấu hiểu lẫn nhau.

3. Mục đích tổ chức Year end Party

Mỗi một sự kiện được tổ chức đều hướng đến một số mục đích nhất định. Tùy vào mục đích muốn truyền tải mà bữa tiệc cuối năm sẽ mang lại những tầng ý nghĩa khác nhau.

• Tổng kết lại quá trình hoạt động sau một năm và tạo động lực cho năm mới

Year end Party là bữa tiệc cuối năm nên mục đích chính tổ chức là để cả công ty, doanh nghiệp có thể tổng kết lại các hoạt động thông qua việc cùng nhau nhìn lại chặng đường. Cùng những thành tích mà công ty đã đạt được và cũng như những khuyết điểm mà công ty gặp phải trong một năm qua.

Đây cùng là dịp để Ban lãnh đạo cùng các thành viên quây quần, chia sẻ và nhìn nhận những vấn đề trong năm qua, cùng nhau rút ra bài học quý giá, cũng như ăn mừng cho những thành tích và bước nhảy mà doanh nghiệp đã đạt được trong năm qua. Không khí không nặng nề, không áp lực, giúp mọi người có sự thoải mái đóng góp, dễ dàng tiếp thu ý kiến một cách vui vẻ, tạo sự thống nhất chúng. Qua đó, buổi tiệc cũng góp phần tiếp thêm động lực trong những hành trình tiếp theo, tạo đà giúp doanh nghiệp phát triển lớn mạnh hơn nữa trong tương lai.

• Thể hiện sự cảm kích của doanh nghiệp với nhân viên và đối tác khách hàng

Trong quá trình tổng kết, các doanh nghiệp cũng sẽ nhìn lại những thành tích và chặng đường của từng cá nhân hay các phòng ban tiêu biểu đã có những đóng góp trong suốt một năm vừa qua. Họ chính là một trong những nhân tố tạo nên thành công cho mỗi công ty. Do đó, buổi tiệc Year end Party sẽ có những thời khắc quan trọng để tri ân và cảm ơn các thành viên vì những cống hiến nhiệt tình của họ trong năm vừa qua, cũng như khích lệ tinh thần và động lực làm việc, khuyến khích họ tiếp tục phát triển và gắn bó nhiều hơn, lâu dài hơn với doanh nghiệp.

Ngoài ra, sự kiện cũng là dịp để doanh nghiệp gửi những lời tri ân sâu sắc nhất tới các đối tác, các khách hàng đã cùng đồng hành với công ty trong thời gian qua. Điều này sẽ tạo ra những giây phút lắng đọng và ý nghĩa đối với tất cả những người tham dự buổi tiệc.

• Gắn kết các thành viên 

Với không khí sôi động và hào hứng, buổi tiệc cuối năm giúp mang lại khoảng thời gian vui vẻ và thư giãn cho người tham dự. Các thành viên trong doanh nghiệp sẽ có cơ hội được giao lưu, chia sẻ và trao đổi nhiều hơn về cuộc sống và suy nghĩ của mình một cách chân thật và lắng đọng nhất. Để từ đó họ có thể thấu hiểu và đoàn kết với nhau hơn.

Chính vì vậy, sự kiện sẽ giúp tạo nên sự gắn kết vững mạnh trong toàn thể doanh nghiệp tăng sự thấu hiểu và nâng cao tinh thần teamwork. Đây cũng là một trong những lý do quan trọng nhất khi các doanh nghiệp lựa chọn tổ chức Year end Party.

• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Year end Party không chỉ đơn thuần là một bữa tiệc tụ tập và ăn mừng, sự kiện này còn giúp xây dựng hình ảnh và văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ trong lòng công chúng và nội bộ doanh nghiệp. Những ý tưởng, concept, phong cách tổ chức đều thể hiện cho tính cách và hình ảnh thương hiệu mà doanh nghiệp muốn xây dựng. Đặc biệt, các hoạt động có sự tham gia nhiệt tình của các thành viên nội bộ cũng góp phần nâng cao văn hóa doanh nghiệp và lòng tự hào của nhân viên đối với công ty.

Kế hoạch tổ chức tiệc year end party ấn tượng

Bất cứ một sự kiện nào cũng vậy, khâu chuẩn bị chiếm tới đa phần quyết định xem sự kiện đó có thành công hay thất bại. Một bữa tiệc tất niên cuối năm sẽ trở nên hoàn hảo nếu có sự chuẩn bị chu đáo, kĩ lưỡng. Khoảng thời gian 2 đến 3 tháng trước khi bữa tiệc cuối năm diễn ra là thời điểm thích hợp nhất để bạn bắt tay vào việc lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện trọng đại này.

1. Lựa chọn chủ đề cho bữa tiệc cuối năm

Chủ đề (hay còn gọi là concept) là nội dung ngắn gọn mang tính khái quát các ý tưởng, nội dung chương trình sẽ diễn ra. Đây cũng là cơ sở để xây dựng chương trình, chứa đựng đầy đủ các yêu cầu cơ bản và mục đích của sự kiện.

Thông thường, việc lựa chọn chủ đề sẽ dựa vào đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp. Các chủ đề thường mang tính hình tượng hóa, gắn với 1 hình ảnh, themes màu cụ thể, để khi nói về chủ đề của sự kiện, khán giả có thể hình dung ra ngay các màu sắc, hình ảnh trong bữa tiệc.

2. Lên ý tưởng tổ chức

Ý tưởng luôn được hình thành và cấu tạo từ chủ đề (concept) của bữa tiệc. Vì vậy, để có những ý tưởng độc đáo trong chương trình, cần phải có 1 chủ đề xuyên suốt bữa tiệc. Ý tưởng cần phải độc đáo, nhưng vẫn phải phù hợp với thực tế, ngân sách để có thể thực hiện chúng.

Ý tưởng chương trình sẽ bao quát toàn bộ về hình thức chương trình (cách trang trí bữa tiệc theo concept, từ bàn ăn tới khu vực chụp hình, sân khấu…) và nội dung chương trình (agenda chương trình, kế hoạch truyền thông trước, trong và sau sự kiện, cách thức làm nghi lễ, các hoạt động văn nghệ diễn ra theo conecpt…)

Một ý tưởng hay không đòi hỏi cầu kỳ, phức tạp, nhưng cần sự mới lạ, mang tính chỉn chu và hoàn chỉnh. Cần lưu ý mọi phương án rủi ro và biện pháp an toàn, kế hoạch backup trong chương trình.

Hiện nay, các doanh nghiệp đang dần tìm đến các đơn vị tổ chức chuyên nghiệp để giúp mình tạo nên một buổi tiệc tất niên độc đáo, ấn tượng. Bạn có thể liên hệ với Á Châu để được tư vấn miễn phí về concept, ý tưởng trong chương trình.

3. Lên danh sách khách mời

Quy mô, số lượng người tham dự ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện chương trình. Bạn nên có số lượng tương đối đến chính xác để đảm bảo cho sự kiện được diễn ra đúng kế hoạch, lựa chọn được địa điểm phù hợp và đảm bảo ngân sách chuẩn bị.

Doanh nghiệp nên lập ra danh sách để từ đó: thống nhất số lượng, cơ cấu khách mời tham dự, giám sát và kiểm tra được số lượng, danh sách khách VIP, khách mời ưu tiên trong sự kiện ( đối tác, khách hàng,…), khách mời dự bị và khách mời là cơ quan truyền thông ( nếu có)

Cần đảm bảo những thông tin cơ bản như sau:

• Họ tên của khách mời.
• Chức danh/ đơn vị công tác.
• Địa chỉ
• Thông tin liên hệ bao gồm số điện thoại, email, website.
• Những điểm cần lưu ý ( nếu có )

4. Lựa chọn thời gian, địa điểm phù hợp

• Thời gian:

Về thời gian, cần cân đối để lựa chọn ngày mà đa số các khách mời đều có thể tham dự. Nên lựa chọn khung giờ phù hợp và nên chọn tổ chức vào ngày cuối tuần.

Đây là thời điểm cuối năm, khoảng thời gian diễn ra sự kiện nên kéo dài vào tầm 120 phút, vào khung giờ 18h – 20h tuỳ theo kế hoạch đã chuẩn bị. Thời gian sự kiện quá ngắn rất khó đạt được mục tiêu đề ra của buổi lễ. Còn nếu chương trình quá dài thì sẽ gây nhàm chán và mệt mỏi.

• Địa điểm:

Phụ thuộc theo không gian tổ chức sự kiện và số lượng người tham dự mà ta có thể chia thành các loại sau: Không gian ngoài trời: (nhà hát ngoài trời, sân vận động, quảng trường, bãi biển, khu du lịch sinh thái, khu vực công cộng). Và không gian trong các phòng tổ chức sự kiện (các trung tâm hội nghị, hội thảo, khách sạn, nhà hàng, nhà văn hóa,..).

Lựa chọn một địa điểm phù hợp cần dựa vào những yếu tố sau:

• Địa điểm dễ tìm, không quá xa trung tâm
• Bố cục, không gian phù hợp, thích hợp với các kế hoạch chuẩn bị
• Khu vực sân khấu rộng rãi, có trần nhà cao, đảm bảo các hoạt động diễn ra.
• Địa điểm đáp ứng được quy mô khách đã hoạch định.
• Có bãi đổ xe rộng rãi.

5. Lên kịch bản chương trình

Để có một sự kiện thật ấn tượng và ý nghĩa thì công đoạn lên kịch bản cho sự kiện là rất cần thiết – bởi nó được xem là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của một sự kiện. Một kịch bản sự kiện Year end Party chi tiết gồm những tiết mục, thời gian thực hiện từng tiết mục, nhân sự, trang thiết bị, đồ dùng cho tiết mục đó,…

Việc làm này không chỉ giúp đội ngũ nhân viên và ban tổ chức có thể kiểm soát được thời lượng của chương trình mà còn góp phần giúp cho tiến trình của sự kiện được diễn ra một cách chặt chẽ và thống nhất một cách triệt để.

Ý tưởng tổ chức Year end Party độc đáo, ấn tượng

Ai cũng hiểu rằng, tính chất của một bữa tiệc Year end party là tạo nên không khí sum vầy cho cán bộ nhân viên, cùng nhìn lại chặng đường phát triển của một năm cũ và hướng tới những mục tiêu mới. Đừng để bữa tiệc cuối năm trở thành một buổi hội nghị tổng kết với những diễn văn dài dòng và những trò chơi cũ rích mà ai ai đến tham dự cũng chỉ mong nhanh chóng nhận được phần thưởng rồi ra về.

Có khá nhiều concept, ý tưởng có thể sử dụng để tổ chức tiệc cuối năm cho công ty dựa trên loại hình văn hóa doanh nghiệp hay sở thích các thành viên trong công ty,… Bạn có thể nghiên cứu cụ thể từng cá tính trong doanh nghiệp mình để đưa ra những ý tưởng tổ chức độc đáo mà vẫn phù hợp.

Sự kiện Á Châu sẽ gửi tới bạn một số ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm độc đáo, đảm bảo gây được ấn tượng cho các khách mời tham dự và tạo điểm nhấn cho sự kiện của bạn.

1. Tổ chức Year end Party theo phong cách gameshow truyền hình

Đây là một trong những ý tưởng tổ chức Year end party độc đáo nhất cho doanh nghiệp. Theo đó, ban tổ chức có thể đưa các gameshow quen thuộc như: Chiếc nón kỳ diệu, Ơn giời cậu đây rồi, VietNam’s Got Talent, Rap Việt… để tạo điểm nhấn cho bữa tiệc. Đặc biệt, với những công ty sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ năng động, sáng tạo thì các gameshow này càng hấp dẫn hơn nữa.

2. Tổ chức tiệc Year end Party kết hợp Team building

Ý tưởng team Building sẽ có sự xuất hiện của các trò chơi vận động thú vị dành cho tất cả nhân viên muốn tham gia. Sự kết hợp giữa ăn uống và vận động tay chân sẽ giúp mang lại không khí sôi nổi và thoải mái cho mọi người. Tuy nhiên, nếu muốn thực hiện ý tưởng này, chúng ta cần có địa điểm rộng rãi cùng số lượng thành viên phù hợp. Thường các công ty sẽ tổ chức kết hợp trong những chuyến du lịch.

3. Tổ chức tiệc kết hợp các cuộc thi

Tổ chức tiệc kết hợp với cuộc thi tranh tài là ý tưởng hay được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Chúng ta có thể lựa chọn một số cuộc thi nổi bật như: thi nấu ăn, thi cắm hoa, trình diễn thời trang, tiết mục văn nghệ…

Ý tưởng tổ chức tiệc này khá giống một buổi diễn tự do dành cho các thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp. Bữa tiệc vui là chính, không quan trọng chất lượng chuyên môn của các tiết mục. Mọi người đều có thể tự do đóng góp các tiết mục văn nghệ như hát, nhảy, múa, diễn kịch, kể chuyện,… và thời gian còn lại có thể giao lưu, trò chuyện trà bánh.

Thường các cuộc thi này sẽ được phát động trước đó một thời gian. Lúc đó, tiệc cuối năm cũng kiêm luôn đêm Gala chung kết của 1 chiến dịch thi đua nào đó, vừa đem lại tinh thần phấn chấn, háo hức, vừa thúc đẩy thi đua giữa các thành viên trong công ty. Tất cả sẽ tạo nên bầu không khí sôi động và hào hứng. Đồng thời, đây cũng là dịp để mọi người gắn kết tình cảm, đoàn kết hơn trong công việc.

4. Tổ chức tiệc với những concept độc lạ

Nếu các thành viên trong doanh nghiệp của bạn đều là những con người trẻ trung, năng động thì việc lựa chọn ý tưởng tổ chức theo concept cụ thể sẽ giúp buổi tiệc trở nên đặc biệt và tạo sự thích thú, mong đợi cho khách mời tham dự.

Bạn có thể tạo nên một bữa tiệc mang phong cách cổ điển hay phong cách hiện đại, sang trọng phong cách Âu Mỹ. Hoặc tổ chức theo một phong cách cụ thể như: Gala dinner; White night party; Rock music party; Pool Party; Vũ hội hóa trang; dạ hội khiêu vũ; …

Cách tổ chức Year end Party cho công ty

Để tổ chức một buổi tiệc thành công chúng ta cần phải lên kế hoạch cụ thể và từ đó thực hiện lần lượt các hạng mục chi tiết có trong kế hoạch. Chuẩn bị yếu tố kỹ thuật và đo lường xác suất những rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện để có những biện pháp ngăn chặn và phòng ngừa hiệu quả nhất để sự kiện Year end Party cuối năm của doanh nghiệp diễn ra thành công nhất.

Một chương trình tiệc cuối năm thường sẽ gồm 3 phần:

• Phần opening (mở màn) là các hoạt động văn nghệ do đạo diễn dàn dựng, nhằm kể lại câu chuyện của doanh nghiệp thông qua chất liệu là hình ảnh, âm thanh, ánh sáng.
• Phần nghi lễ: phần phát biểu của đại diện doanh nghiệp, trao quà tặng, vinh danh và khen thưởng nhân viên xuất sắc trong năm. Lắng nghe những cảm xúc chân thành từ phía đối tác, cán bộ nhân viên.
• Phần tiệc: Đây là phần sau khi mọi người cùng nhau nâng ly, khai tiệc, đồ ăn được dọn ra. Trong lúc sử dụng tiệc có thể có các tiết mục văn nghệ, ca nhạc trên sân khấu, hoặc đôi khi MC sẽ mời mọi người lên chơi 1 vài trò chơi, hoặc là lucky draw

Việc tổ chức tiệc cuối năm của công ty sẽ được thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Lên ý tưởng, kế hoạch. Đây là bước định hình ra khung chương trình, nội dung chủ đạo của chương trình.
• Bước 2: Lên nội dung và làm Onsite. Để đảm bảo ý tưởng thông suốt và hấp dẫn thì các tiết mục, các màn trình diễn, trò chơi, … phải được đảm bảo đúng trình tự với nội dung nhất quán.
• Bước 3: Phân công nhân sự. Mỗi người sẽ phụ trách một mảng trong kế hoạch, hoạt động với nhau nhịp nhàng để sự kiện diễn ra thành công, tốt đẹp.
• Bước 4: Dự trù kinh phí và rủi ro. Mọi thứ cần được chuẩn bị và dự trù mọi tình huống trước khi chương trình diễn ra.

Việc phân công cho các thành viên trong công ty và đảm bảo nhiệm vụ nào trong kế hoạch cũng được giám sát chặt chẽ là không dễ dàng. Và chắc hẳn trong quá trình chuẩn bị cho tiệc cuối năm cũng phát sinh nhiều đầu việc mới hoặc cần bổ sung, chỉnh sửa vào các mục đã lên ý tưởng trước đó. Chính bởi vậy, bạn cần phải thường xuyên kiểm tra tiến độ các hạng mục để tránh những rủi ro không đáng có và tổ chức một buổi tiệc thành công, mang đến nhiều cảm xúc cho toàn bộ khách mời tham dự.

Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp

Việc lựa chọn địa điểm phù hợp cần tập trung đến những tiêu chí sau:

• Vị trí tổ chức

Tiêu chí đầu tiên trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức Year End Party đó là vị trí tổ chức Year end Party – vị trí đó phải là nơi dễ tìm và có giao thông thuận tiện cho việc đi lại. Nếu doanh nghiệp có đủ diện tích hội trường hoặc không gian lớn thì có thể lấy ngay địa điểm ở doanh nghiệp. Còn nếu không đủ điều kiện thì doanh nghiệp nên lựa chọn những nhà hàng, khách sạn, những trung tâm tổ chức sự kiện để giúp cho công tác chuẩn bị được dễ dàng hơn cũng như việc tạo điều kiện cho khách mời có thể chủ động di chuyển đến nơi tổ chức sự kiện.

• Không gian địa điểm

Để có những ấn tượng độc đáo cũng như mang đến một bữa tiệc ý nghĩa và khó quên thì một không gian tổ chức tiệc ấn tượng và bắt mắt là điều mà doanh nghiệp phải làm được.

Year end Party là sự kiện có mặt của tất cả các thành viên trong công ty và những vị khách mời đặc biệt của công ty vì thế tiêu chí đầu tiên về không gian tổ chức sự kiện này đó chính là một không gian rộng và thông thoáng. Ngoài ra để bữa tiệc thêm phần thú vị và thu hút thì doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn cách tổ chức Year end Party ngoài trời.

• Tiện ích tại địa điểm

Một tiêu chí cũng không thể bỏ qua khi lựa chọn địa điểm tổ chức Year end Party đó chính là các tiện ích xung quanh địa điểm như: Khu vực bãi đỗ xe, giao thông quanh khu vực, … Mặc dù chỉ là một số yếu tố phụ nhưng nó cũng góp phần ảnh hưởng rất nhiều đến tâm lý của những đối tượng tham gia sự kiện.

Bởi nếu một địa điểm không có bãi giữ xe an toàn hoặc không đủ rộng hay một địa điểm xa với trung tâm, không thuận tiện đi lại sẽ khiến mọi người không có được tinh thần thoải mái để tham gia bữa tiệc.

Chính vì thế doanh nghiệp cần lưu ý đảm bảo rằng địa điểm mình lựa chọn phải đáp ứng được những tiện nghi cần thiết, giúp khách mời tham dự có thể dễ dàng di chuyển.

Trên đây là toàn bộ những gì bạn cần chuẩn bị để có thể tổ chức một bữa tiệc tất niên cuối năm hoàn hảo. Còn nếu cần một tổ chức chuyên nghiệp tư vấn và thực hiện, đưa ra cho bạn nhiều ý tưởng độc đáo và mới lạ hãy gọi ngay cho Á Châu Event – đơn vị với gần 12 năm kinh nghiệm trong việc tổ chức Year end Party và là đối tác đáng tin cậy của rất nhiều doanh nghiệp lớn tại Hà Nội và Tp. Hồ Chí Minh.

Công ty tổ chức Year End Party – Tiệc Cuối Năm

Với kinh nghiệp gần 12 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Hà Nội và TP.HCM cùng đội ngũ chuyên viên trẻ trung, nhiệt huyết, ekip chuyên nghiệp, trách nhiệm. Công ty tổ chức sự kiện Á Châu chúng tôi luôn cam kết về thành công của chương trình và giúp khách hàng tạo nên một buổi tiệc ấn tượng, có một không hai.

Chúng tôi sẽ đồng hành cùng bạn:

• Tư vấn miễn phí và lựa chọn địa điểm phù hợp với khách hàng.
• Thiết kế ý tưởng, kịch bản phù hợp  cam kết đem đến ấn tượng và dấu ấn cho chương trình.
• Đảm bảo các hạng mục theo đúng kịch bản.
• MC chuyên nghiệp, dẫn dắt game show xuyên suốt chương trình.
• Hỗ trợ thuê âm thanh, ánh sáng, màn hình Led, backdrop cho sân khấu, không gian sự kiện.
• Chuẩn bị quà, vinh danh trao thưởng cho chương trình.
• Hỗ trợ thi công, tháo lắp các hạng mục sự kiện.
• Tư vấn trực tiếp, trình bày phương án, khả thi theo yêu cầu khách hàng.

Mọi lời nói đều được thể hiện bằng việc làm thực tế và hiệu quả mang lại là sự thành công trong chương trình của bạn. Á Châu hân hạnh mang lại cho doanh nghiệp những sự kiện thành công, ý nghĩa và sẽ giúp bạn có những trải nghiệm trên cả tuyệt vời.