Tổ chức sự kiện mùa dịch COVID những lưu ý để tránh rủi ro

Trong tình hình dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp. Việc tổ chức sự kiện offline thông thường là một điều rất khó khăn và rủi ro cao. Vì vậy, có không ít các doanh nghiệp buộc phải hủy bỏ những kế hoạch tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo, khai trương, kỉ niệm,…thông thường. Tuy nhiên, do việc tổ chức sự kiện vẫn là hoạt động thiết yếu và cần thiết cho chiến dịch marketing. Chính vì vậy, các doanh nghiệp hiện nay đang dần chuyển sang hình thức tổ chức các sự kiện online trực tuyến.

Hình thức tổ chức sự kiện online mới bắt đầu trở thành xu hướng trong mùa dịch này. Do đó, không phải ai cũng có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức. Trong bài viết này, Á Châu Event sẽ giới thiệu cho các bạn về hình thức tổ chức event online, những lưu ý cũng như quy trình tổ chức chức sự kiện mùa dịch covid thành công, tránh những rủi ro không đáng có.

Tổng quan về hình thức tổ chức sự kiện online

Hình thức tổ chức sự kiện mùa dịch là gì?

Sự kiện tổ chức trong mùa dịch được hiểu một cách đơn giản đó là hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến. Đây là sự kiện được thực hiện thông qua mạng internet và qua các phần mềm, nền tảng trực tuyến như: Zoom, Google meet, Livestream, WebEx,…

Bằng việc sử dụng công nghệ truyền thông trực tuyến để phân phối một nguồn nội dung duy nhất cho nhiều người nghe và người xem. Các khách mời và người tham dự sự kiện đều tương tác với nhau trong môi trường ảo dựa trên web. Sự kiện này còn có thể được ghi hình lại để phát sau hoặc được phát trực tiếp theo nhu cầu, mục đích tổ chức của doanh nghiệp.

Sự khác biệt giữa việc tổ chức sự kiện mùa dịch và sự kiện thường

Cũng giống như các sự kiện thông thường, sự kiện trực tuyến hay còn gọi là event online đều có ngày, giờ và nội dung chương trình làm việc cụ thể.

Tuy nhiên, điểm khác biệt ở đây so với sự kiện offline thông thường là tất cả sự kiện đều diễn ra trên nền tảng internet và các khách mời sẽ không ở chung cùng một địa điểm bất kì nào cả. Ngoài ra, khu vực tổ chức thực chất chỉ có sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng vừa phải hay đơn giản chỉ là một chiếc phông xanh cùng MC và xung quanh là các hệ thống thu phát để người xem thông qua màn hình có thể cảm nhận chân thực và rõ nét nhất về sự kiện.

Lợi ích của việc tổ chức các sự kiện ảo

• Lợi ích đầu tiên của việc tổ chức các sự kiện ảo trong mùa dịch covid hiện nay chính là làm giảm nguy cơ bùng phát dịch bệnh và đảm bảo an toàn cho tất cả các khách mời tham dự. Các sự kiện sẽ được diễn ra suôn sẻ mà không lo bị lây lan mầm bệnh.
• Lợi ích tiếp theo phải kể đến đó là giúp tiết kiệm thời gian và tiết kiệm chi phí. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ tiết kiệm được thời gian chuẩn bị, lập kế hoạch, không phải lo lắng về việc sắp xếp công việc cũng như tiết kiệm ngân sách chuẩn bị cho sự kiện. không phải chi quá nhiều về khoản nhân sự cũng như thuê địa điểm. Còn các khách mời tham dự cũng sẽ tiết kiệm thời gian đi lại.
• Bởi vì sự kiện trực tuyến chỉ yêu cầu thiết bị có kết nối internet và có thể được mở rộng cho hầu hết tất cả mọi. Điều này giúp tất cả mọi người bao gồm cả những người ở xa, ở nước ngoài đều có thể tham dự, kết nối với nhau và không bị giới hạn về số lượng.

Kế hoạch tổ chức sự kiện mùa dịch

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện online là một việc vô cùng quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của sự kiện. Với một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể, bạn sẽ dễ dàng kiểm soát cũng như tiến hành, thực hiện chương trình một cách chính xác, mang lại hiệu quả cao. Cũng tương tự như các sự kiện thông thường, kế hoạch tổ chức sự kiện mùa dịch cũng sẽ tiến hành theo các bước cơ bản sau:

1. Xác định mục đích, mục tiêu và loại sự kiện

Mỗi loại sự kiện sẽ có những tính chất và đặc điểm khác nhau. Tùy theo từng nhu cầu và đối tương khách hàng, khách mời tham dự mà xác định được mục tiêu của sự kiện. Từ đó lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện và nền tảng công nghệ phù hợp.

Việc thiết lập mục tiêu rõ ràng và lựa chọn hình thức tổ chức phù hợp sẽ giúp việc thực hiện và đo lường hiệu quả của chương trình dễ dàng hơn.

2. Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

Dựa trên mục tiêu đã đề ra, bước tiếp theo cần phải làm đó là lên kế hoạch tổng thể cho sự kiện như xác định thời gian, số lượng khách mời, quy mô, nhân sự thực hiện vfa nội dung chính của chương trình.

Đây có thể coi là một bản phác thảo tổng thể để có cái nhìn bao quát hơn về toàn bộ chương trình.

3. Khảo sát, chọn địa điểm tổ chức

Đối với các sự kiện trực tuyến tuy không phải tìm một địa điểm với sức chứa lớn cho đủ số lượng khách mời. Tuy nhiên vẫn phải tìm một địa điểm để bộ phận nhân sự của đơn vị tổ chức setup máy móc, thiết bị dùng cho sự kiện.

Địa điểm, không gian tổ chức sự kiện trực tuyến phải đảm bảo đáp ứng đủ yêu cầu về máy móc, thiết bị âm thanh, ánh sáng, và quan trọng nhất là tốc độ đường truyền internet.

4. Xây dựng nội dung, kịch bản cho sự kiện

Khi diễn ra sự kiện online, người xem dễ dàng tham gia nhưng cũng dễ dnagf chán nản mà rời đi bởi do sự hạn chế tương tác giữa các khách mời. Vì thế, sự kiện cần phải có một nội dung thu hút mọi người và mang những ý nghĩa nhất định.

Ngoài ra, việc tổ chức sự kiện trực tuyến sẽ được phát trực tiếp. Do đó, kịch bản cần được chuẩn bị chu đáo trước khi sự kiện diễn ra để hạn chế tối đa những rủi ro và sai sót. Kịch bản cần được gửi từ sớm để các bộ phận tham gia tổ chức hình dung rõ ràng về chương trình. Đặc biệt là MC, khách mời và diễn giả cần thảo luận, tập duyệt trước với nhau để thống nhất lại các vấn đề.

5. Quảng bá, truyền thông cho sự kiện

Truyền thông và quảng bá cũng là một phần quan trọng trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Đặc biệt là các sự kiện được tổ chức trong mùa dịch lại càng cần được quảng bá rộng rãi hơn. Cho dù sự kiện có diễn ra công khai hay giới hạn với lượng người nhất định, hãy lan tỏa sức ảnh hưởng của sự kiện với những người xung quanh.

Ban tổ chức có thể quảng bá thông qua các trang mạng xã hội như facebook, zalo, instagram, tiktok,…hay các kênh truyền thông khác như báo chí, truyền hình,…

6. Thực hiện các hạng mục chuẩn bị cho sự kiện

Ưu điểm của sự kiện online so với các sự kiện thông thường đó là giảm bớt việc xây dựng, F&B, thi công, trang trí,…thay vào đó là tập trung vào khâu sản xuất, thiết kế và truyền thông. Căn cứ vào bản kế hoạch tổng thể, ban tổ chức cần triển khai thực hiện các hạng mục liên quan theo đúng thời gian và đảm bảo xong trước ngày diễn ra sự kiện.

7. Triển khai, theo dõi và đánh giá sự kiện

Khi triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện mùa dịch cần theo dõi, quản lý mọi mặt để đảm bảo việc thực hiện diễn ra đúng kế hoạch và đạt mục tiêu. Trong quá trình diễn ra sự kiện cũng cần theo dõi, giám sát và nhanh chóng, chủ động xử lý những tình huống phát sinh.

Sau khi sự kiện kết thúc, cần thu thập phản hồi, ý kiến của khách mời để tổng kết, đưa ra những đánh giá, nhận xét, góp ý để rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo.

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện mùa dịch

Để tránh những rủi ro không đáng có trong quá trình tổ chức sự kiện online , các đơn vị tổ chức sự kiện và người phụ trách cần lưu ý những vấn đề sau:

1. Lựa chọn nền tảng phù hợp

Yếu tố quan trọng nhất quyết định đến thành công của sự kiện online, trực tuyến đó là nền tảng công nghệ. Do đó cần phải có tính toán và cẩn trọng trong việc lựa chọn một nền tảng phù hợp. Cần dựa vào tính chất, quy mô và xác định rõ đối tượng khách hàng, người tham dự sự kiện để quyết định nền tảng sử dụng.

Ví dụ như bạn muốn tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm tại một địa điểm đã được setup trước với đối tượng mở thì nên chọn hình thức phát trực tiếp như livestream trên facebook live hay youtube live sẽ là sự lựa chọn phù hợp. Hay sự kiện của bạn đơn giản là một buổi họp hội nghị, giao lưu khách hàng thì bạn có thể sử dụng hình thức tổ chức trực tiếp trên website như zoom, webinar, google meet,…

2. Lựa chọn các thiết bị sản xuất

Hệ thống thiết bị sản xuất sự kiện trực tuyến cần phải được trang bị đầy đủ và đầu tư sử dụng những thiết bị công nghệ mới, hiện đại. Việc đầu tư đúng mức vào các thiết bị sản xuất sẽ mang đến trải nghiệm liên tục, mượt mà cho sự kiện. Hạn chế sự kiện bị gián đoạn đường truyền, kết nối giữa khi đang phát sóng. Điều này có thể làm ngắt mạch cảm xúc của người tham dự và ảnh hưởng đến chất lượng chương trình

Cần kiểm tra chất lượng âm thanh và hình ảnh trước khi phát sóng. Sử dụng máy quay và thiết bị thu âm chất lượng cao. Đặc biệt là thường xuyên kiểm tra kết nối mạng để đảm bảo đường truyền ổn định khi phát sóng.

3. Kết hợp ghi hình trước và phát trực tiếp

Lựa chọn phát trực tiếp 100% là hành động nguy hiểm đi kèm với rất nhiều rủi ro tiềm ẩn. Do đó, bạn nên kết hợp xâu chuỗi những video ghi hình trước hay những hình ảnh để tạo cảm giác thực tế về sự kiện đang diễn ra, tránh trục trặc kĩ thuật hoặc những khoảnh khắc khó xử đi kèm cũng như đảm bảo chất lượng hình ảnh cao hơn.

4. Bảo mật thông tin trong sự kiện

Do việc tổ chức sự kiện mùa dịch 100% là tổ trức trực tuyến trên các nền tảng công nghệ số. Chính vì vậy các công ty tổ chức sự kiện và các đối tác cần đảm bảo an toàn về toàn bộ thông tin và dữ liệu khách hàng trong các sự kiện online.

Trong quá trình đăng kí tham dự sự kiện, nên cung cấp các liên kết riêng lẻ cho từng người tham dự để dễ dàng theo dõi hoạt động và dữ liệu liên quan đến từng liên kết. Đặc biệt, điều quan trọng nhất là phải thông tin lại rõ ràng về bản chất của các liên kết trong quá trình truyền thông sự kiện. Điều này giúp khách hàng, những người tham dự sẽ biết được rằng họ được cá nhân hóa và không nên chia sẻ liên kết của mình với bất kì ai khác.

5. Áp dụng bộ quy tắc ứng xử

Đây là một vấn đề ít được lưu ý nhưng lại đóng vai trò quan trọng nhằm quản lý rủi ro khi tổ chức sự kiện trực tuyến. Trong các sự kiện online với số lượng người tham gia lớn, rất khó để kiểm soát hành vi cũng như lời nói của từng khách mời. Vì vậy, đơn vị tổ chức sự kiện nên soạn thảo và thông báo trước về các điều khoản, điều kiện và quy tắc ứng xử trong quá trình tham dự sự kiện. Đồng thời, chuẩn bị sẵn sàng các phương án xử lý khi xuất hiện những người có ý đồ xấu hay những tình huống phát sinh.

Để tổ chức một sự kiện trực tuyến trong mùa dịch thật sự chuyên nghiệp và ấn tượng là điều không hề dễ dàng. Hi vọng, với những kinh nghiệm tổ chức sự kiện mùa dịch trên đây mà các chuyên gia sự kiện của Á Châu Event cung cấp sẽ là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích cho sự kiện của bạn. Hãy tự tin và bắt đầu nắm bắt, thay đổi hình thức tổ chức sự kiện phù hợp với tình hình dịch bệnh hiện tại và tạo nên những event online chất lượng, thành công hơn nhé!