Với nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng tăng ở thời điểm hiện tại, việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện trở thành một trong những bước hệ trọng ảnh hưởng trực tiếp đến 50% sự thành bại của một sự kiện.
Vậy, đâu là một kế hoạch sự kiện chi tiết nhất và hiệu quả nhất mà bạn có thể áp dụng chung cho hầu hết các sự kiện? Hãy cùng Á Châu Event giải đáp thắc mắc ấy trong bài viết sau đây.
File mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu (Power Point)
File đầy đủ các phần cần thiết trong bản đề xuất kế hoạch tổ chức sự kiện. Sử dụng nút mũi tên > để chuyển slide Slide:
Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Hiểu sự kiện của mình
Không ai có thể bắt tay vào ngay việc lập kế hoạch tổ chức nếu thiếu đi những dữ kiện cơ bản để hình thành nên một sự kiện.
Vì vậy, hãy xác định rõ những thông tin quan trọng nhất, hay nói một cách đơn giản là những yếu tố bắt buộc phải có trong sự kiện của mình, ví dụ như:
- Thời gian tổ chức (ngày, tháng, năm, giờ)
- Địa điểm tổ chức sự kiện (ngoài trời hay trong nhà)
- Đối tượng tham gia (số lượng, khách mời đặc biệt,…)
- Mục tiêu của sự kiện (lý do tổ chức sự kiện này)
- Loại hình sự kiện (marketing, nội bộ, lễ hội,…)
- Ngân sách cao nhất cho sự kiện
Khi đã rõ ràng về những dữ kiện này, những bước tiếp theo của việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng.
Định hình về concept sự kiện
Hầu hết mọi người đều bắt tay vào suy nghĩ nội dung chương trình ngay mà bỏ qua bước suy nghĩ về concept. Vì vậy có nhiều chương trình chỉ có độ hoành tráng ở bề nổi nhưng rất nông, thiếu tính chiều sâu của phần chìm.
Concept hay chủ đề là “xương sống” của toàn bộ sự kiện
Để tránh phạm phải lỗi này, người lập kế hoạch tổ chức sự kiện phải bắt đầu định hình concept ngay sau khi đã có trong tay những thông tin cơ bản nhất của sự kiện. Từ đó mà sự kiện của bạn như có một mạch xương sống liên kết tất cả các phần còn lại thành một trục hoàn chỉnh, tránh sự kiện biến thành những mối nối rời rạc của những ý tưởng khác nhau.
Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Xây dựng nội dung sự kiện
Tại bước này bạn sẽ sáng tạo nội dung chính cho sự kiện dựa trên những thông tin cơ bản và concept đã định hình trên.
Hãy bắt đầu viết ra giấy những ý tưởng của bạn về tuyến diễn của sự kiện. Bạn có thể tham khảo nhiều chương trình khác nhau để có xây dựng nên nội dung cho sự kiện của bạn.
Tuy nhiên bạn phải lưu ý rằng, tùy vào tính chất của từng sự kiện mà các tiết mục trong tuyến diễn cũng có sự khác biệt. Vì vậy, hãy luôn bám sát vào loại hình sự kiện và concept mà bạn đã đề ra ngay từ đầu để không bị lạc đường trong ma trận mang tên sáng tạo nhé
Biến ý tưởng thành con chữ
Một sự kiện không thể vận hành chỉ bởi việc nói suông, vì thế mà bạn luôn phải có kịch bản trong tay để bám sát tiến độ và điều động các bộ phận khác nhau cùng phối hợp sao cho ăn khớp. Ở bước tiếp theo trong việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần chuyển hóa nội dung chương trình từ ý tưởng xuống dạng chữ nghĩa trên trang giấy.
Bạn cần thiết lập các loại kịch bản sự kiện sau đây để đảm bảo chương trình được triển khai theo đúng những gì kế hoạch tổ chức sự kiện đã đề ra:
- Kịch bản khung: loại kịch bản thô sơ nhất, tóm tắt lại những ý chính trong sự kiện
- Kịch bản MC: loại kịch bản có lời thoại của MC dẫn dắt chương trình
- Kịch bản chi tiết: loại kịch bản có ghi rõ nhiệm vụ của từng bộ phận khác nhau tại sự kiện
Tổng hợp các bản thiết kế
Một mục không thể thiếu trong kế hoạch sự kiện chính là các bảng thiết kế theo định hình về concept và phục vụ cho nội dung chương trình như thiết kế 2D,3D, graphic design, layout sân khấu,…
Nếu không có những bảng thiết kế này thì việc thi công, lắp đặt các thiết bị, sân khấu sẽ không thể được thực thi.
Tổng hợp các hạng mục trong sự kiện
Hạng mục là tất cả những vật dụng, thiết bị, nhân sự cần thiết để vận hành sự kiện. Bạn cần phải tổng hợp lại những gì cần có vào một tệp lưu trữ, vừa là cách thức để tính toán ngân sách, vừa có thể tận dụng làm checklist trong sự kiện.
Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Dự trù kinh phí là một trong những bước quan trọng bậc nhất của việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
Nhờ có nó mà bạn có thể theo dõi mức chi phí thực tế cho chương trình có vượt mức ngân sách đã đề ra hay không, có khoảng dự trù cho những rủi ro có thể xảy ra không, và thậm chí bạn có thể tiết kiệm được một khoản chi phí không hề nhỏ nếu có bảng dự trù kinh phí đấy.
Từ hạng mục đã tổng hợp, bạn chỉ cần bổ sung thêm số lượng, đơn giá và đơn vị cung cấp là đã có một bảng dự trù kinh phí cho sự kiện của mình.
Kế hoạch phân bổ nhân sự
Chương trình thành hay bại phụ thuộc rất nhiều vào sự phối hợp nhịp nhàng, nhanh nhẹn của đội ngũ nhân sự.
Số lượng chưa bao giờ quyết định toàn bộ chất lượng, vì vậy để đảm bảo sự chỉnh chu cho toàn chương trình, bước tiếp theo trong việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện mà bạn cần làm là phân bổ nhân sự hợp lý cho từng nhiệm vụ, vị trí trong chương trình.
Thiết lập timeline chương trình
Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn nghĩ rằng mình đã đủ vốn để tổ chức sự kiện?
Chưa đâu! Bởi kế hoạch sự kiện của bạn cần phải hoàn thành thêm một bước nữa: thiết lập timeline chương trình.
Bạn cần phải lập timeline chương trình để đảm bảo rằng quá trình triển khai sự kiện được diễn ra đúng với thời gian dự kiến và giúp cho các bộ phận khác nhau nắm được tiến độ chung của sự kiện.
Kế hoạch dự trù rủi ro
Mặc cho bạn đã tổng duyệt sự kiện nhiều lần đến thế nào, nhân sự sự kiện đã nắm rõ tuyến diễn chương trình ra sao, bạn vẫn nên lập thêm kế hoạch đề phòng những rủi ro có thể xảy ra với sự kiện của mình.
Việc có sẵn những phương án giải quyết kịch bản xấu nhất có thể ập đến sẽ giúp bạn phòng ngừa trước một vài tình huống, không quá lo lắng trước giờ G và đủ bình tĩnh để xử lý vấn đề tại sự kiện.
Sau khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Để đánh giá việc lập kế hoạch sự kiện có đạt hiệu suất cao hay không chỉ có thể biết được sau khi kết thúc sự kiện. Vì vậy cần phải theo dõi sát sao diễn biến sự kiện có khớp với kế hoạch đã đề ra hay không và thể hỏi phản hồi của khách tham dự để có đánh giá khách quan nhất về kế hoạch.
Nếu bạn chưa quen thuộc với việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện hoặc muốn tiết kiệm thời gian tổ chức sự kiện thì hoàn toàn có thể tìm đến sự trợ giúp tại Á Châu Event.
Tự hào là Event Agency hàng đầu Việt Nam, chúng tôi cung cấp dịch vụ lập kế hoạch sự kiện chất lượng cao với mức giá tốt nhất trên thị trường hiện nay. Hãy gọi đến hotline: 093 885 9998 hoặc liên hệ Email: achausukien@gmail.com để được tư vấn miễn phí ngay hôm nay.
