Concert là một trong những sự kiện âm nhạc quy mô lớn thu hút sự chú ý của rất nhiều người đặc biệt là giới trẻ. Trong thời gian gần đây, hình thức tổ chức live concert đang ngày càng được các doanh nghiệp, đơn vị truyền thông ưa chuộng và chú trọng đầu tư. Tuy nhiên, việc tổ chức một sự kiện quy mô lớn như này không phải là điều dễ dàng. Để có thể viết ra một kế hoạch tổ chức và một kịch bản hay cho buổi concert đòi hỏi người phụ trách và đơn vị tổ chức phải nắm rõ được quy trình cũng như hiểu được ý nghĩa của việc tổ chức concert là gì.
Bằng kinh nghiệm thực tế, đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện, live concert độc đáo, ấn tượng. Các chuyên gia sự kiện của Á Châu Event đã tổng hợp và chia sẻ đến bạn những thông tin bổ ích về concert thông qua bài viết dưới đây. Hãy cùng theo dõi nhé!
Concert là gì?
Concert hiểu đơn giản là một sự kiện diễn ra trực tiếp trước một đám đông khán giả với quy mô lớn từ hàng trăm đến hàng nghìn người. Concert có thể được trình diễn bởi một nghệ sĩ duy nhất hoặc một đội hay hội tu một nhóm các ca sĩ, band nhạc nổi tiếng trình diễn.
Phạm vi và quy mô của sự kiện này rất đa dạng tùy vào đối tượng khán giả và nội dung chương trình. Concert thường được tổ chức tại các nơi có sức chứa lớn như nhà hát chuyên dụng, sân vận động, các trung tâm giải trí,…
Quy trình các bước tổ chức live concert
Để một chương trình, buổi live concert diễn ra thành công và đạt hiệu quả tuyệt đối thì chúng ta phải lập kế hoạch cụ thể, cho tiết và thực hiện theo đúng quy trình như sau:
1. Xác định loại hình sự kiện
Bước đầu tiên bạn phải làm khi tổ chức một buổi live concert đó là xác định loại hình sự kiện mà mình muốn làm và concert của mình sẽ được tổ chức theo thể loại nào. Bạn có thể xác định dựa vào mục đích tổ chức concert hoặc dựa vào đối tượng khán giả muốn hướng đến là ai để đưa ra loại hình concert phù hợp. Ví dụ như đối tượng hướng đến là các bạn khán giả trẻ trung thì sẽ tổ chức những buổi concert ca nhạc sôi động, mang nhiều yếu tố bất ngờ. Nếu đối tượng khán giả là những người lớn tuổi, am hiểu nghệ thuật thì sẽ tổ chức những buổi hòa nhạc,…
Việc xác định được mục đích và loại hình tổ chức giúp bạn có thể đánh giá được tổng quan chương trình từ đó xây dựng kế hoạch và chuẩn bị trang thiết bị phù hợp.
2. Xác định ngân sách dự kiến
Sau khi xác định được đối tượng khán giả và lựa chọn loại hình sự kiện mong muốn. Bước tiếp theo bạn phải làm là xác định được ngân sách dự kiến để tổ chức chương trình.
Live concert là một sự kiện trực tiếp và việc tổ chức đòi hỏi nhiều yêu cầu về nguồn nhân lực cũng như các trang thiết bị hơn so với các sự kiện offline thông thường. Do đó chi phí dành cho việc tổ chức concert cũng không hề nhỏ. Cần phải sắp xếp, tính toán chi phí từng hạng mục một cách chi tiết, rõ ràng để đảm bảo ngân sách được sử dụng đúng mục đích, trách xảy ra những khoản phát sinh không đáng có và đặc biệt là quyết định được quy mô tổ chức live concert.
3. Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức
Bước thứ ba và cũng là một trong những bước quan trọng tạo nên sự thành công của sự kiện đó là xác định thời gian và địa điểm tổ chức concert. Cần phải đảm bảo thười gian và địa điểm tổ chức thuận lợi và phù hợp với ngân sách cũng như chủ đề của chương trình.
Thông thường, nhắc đến concert mọi người thường nghĩ đến một sự kiện lớn, quy mô và chắc chắn sẽ có rất nhiều khách mời, khán giả. Do đó, live concert thường được chọn tổ chức ở sân vận động, nhà thi đấu, bãi biển, những nơi có khuôn viên rộng rãi.
Về thời gian, live concert thường được tổ chức vào buổi chiều trong khoảng từ 15h – 18h hoặc có những concert có thể kéo dài đến tận tối.
4. Xây dựng chủ đề, ý tưởng
Xây dựng chủ đề. concept, ý tưởng cho chương trình cũng là một bước không thể thiếu trong quy trình tổ chức live concert. Đây được xem là bước quan trọng nhất, quyết định đến việc tổ chức concert như thế nào và mang đến những hiệu quả gì cho sự kiện.
Khi đã xác định rõ loại hình tổ chức, đối tượng khán giả cũng như địa điểm tổ chức thì việc xây dựng concept chương trình sẽ trở nên dễ dàng hơn. Có thể dựa vào những trend, xu hướng hot ở thời điểm hiện tại để biến tấu, áp dụng và đưa vào concept chương trình. Điều này khiến khán giả sẽ cảm thấy thích thú và gây ấn tượng tốt hơn.
5. Lên kịch bản chi tiết
Để sự kiện diễn ra đúng như kế hoạch vạch ra và đúng với mục đích tổ chức. Bạn cần lên kịch bản, timeline chi tiết cho chương trình từ khâu thiết kế, chuẩn bị vật tư và thi công, setup sân khấu. Trong kịch bản cần nêu rõ thời gian, thời lượng và nội dung từng tiết mục trong chương trình để dễ dàng kiểm soát cũng như theo dõi quá trình diễn ra sự kiện.
Ngoài ra, để sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và đúng kế hoạch, bạn nên lên kịch bản chạy chương trình, kịch bản kĩ thuật và kịch bản lời dẫn cho MC ( Mc script)
6. Triển khai thực hiện các công việc
Sau khi lập kế hoạch tổ chức và lên kịch bản chi tiết cũng như ý tưởng, concept cho chương trình thì bước cuối cùng trong quy trình tổ chức live concert đó là triển khai thực hiện các công việc. Đây là công đoạn cần nhiều thời gian để chuẩn bị nhất và cần được kiểm tra một cách cẩn thận, chu đáo.
Một số công việc cần thực hiện trước sự kiện: Thiết kế, thi công, setup sân khấu, in banner, băng-rôn, lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện, xin giấy phép tổ chức, liên hệ các ca sĩ, nhóm nhảy, tập luyện tổng duyệt chương trình,…
Những lưu ý khi tổ chức live concert
Bởi tính chất của sự kiện live concert là sự kiện diễn ra trực tiếp và có khả năng thu hút cũng như tập trung hàng trăm đến hàng nghìn người tham dự. Do đó, có thể thấy đi cùng với quy mô sự kiện là sự gia tăng về rủi ro xảy ra sự cố phát sinh trực tiếp. Vì vậy, để tránh những sự cố không đáng có và đảm bảo cho buổi live concert được diễn ra một cách suôn sẻ, các đơn vị tổ chức cũng như người phụ trách tổ chức sự kiện phải có sự chuẩn bị đầy đủ và cần lưu ý những điều sau đây:
1. Xây dựng kế hoạch chi tiết
Để sự kiện diễn ra thành công và tránh những sự cố bất ngờ trong khi tổ chức live concert. Người phụ trách cần phải xây dựng một kế hoạch chi tiết, cụ thể từ khâu chuẩn bị đến khâu triển khai tổ chức. Ngoài ra, còn cần phải chuẩn bị các phương án dự phòng để backup, tránh những rủi ro không đáng có khi chương trình bắt đầu.
2. Quản lý rủi ro trong sự kiện
Trong bất kì buổi live concert nào cũng đều chứa đựng những rủi ro trong đó. Các yếu tố như con người, thiết bị, thời tiết, môi trường,…đều có thể tiềm ẩn những nguy cơ gây nên sự cố trong sự kiện. Chính vì vậy, ngoài việc lập một bản kế hoạch chi tiết còn cần phải chuẩn bị các biện pháp khắc phục kịp thời và phương án dự phòng để backup. Chủ động trong mọi tình huống để sự kiện diễn ra liên tục và suôn sẻ.
3. Xây dựng đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp
Nhân sự tổ chức chương trình là thành phần không thể thiếu và đóng góp 50% vào việc quyết định sự thành bại của sự kiện. Một chương trình quy mô với những ý tưởng hay, concept độc đáo, mới lạ. Nhưng khâu tổ chức và nhân sự lại không chuyên nghiệp thì sẽ không truyền tải hết nội dung, ý đồ của sự kiện đến khán giả và chắc chắn sẽ không thể nào làm hài lòng các khán giả. Do vậy, bạn cần phải tính toán và tuyển chọn đội ngũ nhân sự chương trình một cách kỹ lưỡng, cẩn thận. Nên lựa chọn những nhân sự được đào tạo bài bản và đã có nhiều kinh nghiệm thực tế. Điều này nhằm đảm bảo mọi hạng mục, kế hoạch của chương trình đều được thực hiện một cách chỉn chu, chuyên nghiệp. Và đảm bảo không xảy ra tình trạng không có người đứng ra xử lý khi có sự cố xảy ra.
4. Giao tiếp, tương tác với các khán giả tham gia live concert
Để quản lý một sự kiện có số lượng người lớn như live concert thì đơn vị tổ chức phải có định hướng và kế hoạch để có thể tương tác, giao tiếp với khán giả. Điều này giúp cho việc định hướng, quản lý khán giả trong lúc sự kiện diễn ra một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn. Tránh để xảy ra những sự cố trong quá trình biểu diễn cũng như đảm bảo an toàn cho mọi khách mời, khán giả tại sự kiện.
5. Đảm bảo hệ thống quản lý thông tin
Hệ thống quản lý thông tin trực tiếp tại live concert có thể giúp người tổ chức sự kiện theo dõi toàn bộ diễn biến, quá trình sự kiện diễn ra cũng như quản lý các hoạt động khác nhau trong concert. Việc năm bắt và đảm bảo hệ thống quản lý thông tin giúp ban tổ chức kịp thời xử lý, đề phòng những tình huống xấu trong sự kiện.
Hi vọng, qua bài viết này, bạn sẽ hiểu rõ hơn về concert là gì? quy trình và các bước để tổ chức live concert thành công. Nếu bạn chưa quen thuộc với việc lập kế hoạch tổ chức concert hoặc muốn tiết kiệm thời gian tổ chức sự kiện thì hoàn toàn có thể tìm đến sự trợ giúp tại Á Châu Event. Với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, Á Châu sẽ cung cấp đầy đủ các dịch vụ tư vấn, tổ chức, quản lý rủi ro cho sự kiện và đảm bảo mang đến cho bạn một buổi live concert trên cả tuyệt vời.
