Tổ chức sự kiện là gì? Khái niệm, quy trình tổ chức sự kiện

Trong kỷ nguyên vươn mình một lĩnh vực đặc biệt được quan tâm và phát triển chính là lĩnh vực tổ chức sự kiện. Tổ chức sự kiện giúp quảng bá hình ảnh văn hóa, của đất nước, thúc đẩy kinh tế, nâng tầm thương hiệu doanh nghiệp. Để tìm hiểu thêm về ngành tổ chức sự kiện bài viết của Á Châu Event dưới đây sẽ cung cấp toàn bộ các khái niệm, quy trình thực hiện tổ chức sự kiện, cũng như những kiến thức, trải nghiệm thực tế dựa theo quy trình hiện tại của công ty tổ chức sự kiện Á Châu đang sử dụng, Á Châu Event cũng là một trong những doanh nghiệp đã làm việc trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam từ 2008, những năm đầu trong lịch sử phát triển của ngành tổ chức sự kiện. Bài viết được giám đốc Á Châu Event, ông Phạm Minh Đức, người đã có hoạt động, trải nghiệm và kinh doanh lĩnh vực sự kiện từ 2008 trực tiếp biên soạn.

Khái niệm về sự kiện

Sự kiện là một hoạt động có chủ đích, tập trung nhóm người nhằm mục đích trải nghiệm, thảo luận hoặc truyền thông diễn ra tại một thời gian, địa điểm cụ thể.

Ví dụ như: sự kiện ăn mừng, kỷ niệm, giáo dục, tiếp thị hoặc giáo dục, một khoảnh khắc diễn ra đối với cá nhân hoặc tập thể cũng có thể được gọi là một sự kiện.

Có nhiều loại sự kiện khác như: giải trí, ra mắt, tiệc tùng, kỷ niệm, hội họp, triển lãm, cho đến ma chay, cưới hỏi, lễ trưởng thành, hội khóa.v.v.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là quá trình lên ý tưởng, thiết kế, kịch bản và triển khai, setup, thi công, vận hành sự kiện. Được diễn ra tại một địa điểm và thời gian cụ thể để đạt được mục tiêu mang lại trải nghiệm cho khách mời, quảng bá thương hiệu, truyền tải thông điệp, kết nối, thảo luận xã hội.

Tổ chức sự kiện tiếng anh là event organization hoặc event management.

Vai trò của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là công cụ hiệu quả:

• Truyền thông, xây dựng, quảng bá thương hiệu, tiếp cận khách hàng, cầu nối trực tiếp giữa khác hàng và doanh nghiệp.
• Thúc đẩy kinh tế, du lịch, văn hoá, xã hội, các hoạt động xúc tiến thương mại.
• Tuyên truyền, thảo luận cho các hoạt động xã hội, văn hoá, chính trị.

Mục đích của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện có những mục đích sau:

• Truyền thông, quảng bá ra mắt sản phẩm, dịch vụ, xây dựng thương hiệu.
• Thúc đẩy kinh doanh, gia tăng doanh số.
• Nghi thức, nghi lễ kỷ niệm sinh nhật, tri ân khách hàng, khai trương, khánh thành, khởi công, động thổ.
• Hội nghị, hội thảo, thảo luận, gắn kết nội bộ.

Quy trình tổ chức sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện chia làm 3 giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn thực hiện, giai đoạn sau sự kiện trong đó có các bước đánh giá cấu trúc, xây dựng phương án, quản trị rủi ro, quản trị tài chính.

Bước 1: Giai đoạn chuẩn bị

• Xác định mục đích và yêu cầu:

Lấy brief, thông tin của doanh nghiệp cần xác định rõ 4 bộ thông tin sau:

– Thông tin tổng quan sự kiện: mục đích chính sự kiện, số lượng người tham dự (độ tuổi, giới tính, phong cách, chức vụ, công việc, tính cách), thời gian diễn ra sự kiện, địa điểm, ý nghĩa thông điệp của sự kiện cần truyền tải.

– Thông tin về sản phẩm: tên sản phẩm, công dụng dụng, giá thành, điểm nổi bật của sản phẩm, hình ảnh sản phẩm, điểm nổi bật của doanh nghiệp.

– Thông tin về sự kiện chi tiết: concept, chủ đề sự kiện, tính chất sự kiện (sang trọng, nghệ thuật, đẳng cấp, sôi động, sâu lắng hay thiên nhiên), bố cục chương trình (mở màn, phần hội, phần lễ, phần tiệc, phần giao lưu), yêu cầu về biểu đạt (dễ hiểu, sâu sắc hay ẩn dụ), loại hình tiệc (tiệc ngọt, finger food, set menu, buffet), demo một sự kiện khách hàng ấn tượng, có hoạt động bán hàng, chốt sale hay không, cảm xúc của khách hàng khi tham gia sự kiện, quà tặng, hình thức check in (QR code, nhận diện khuôn mặt hay phổ thông), phong cách mini game nếu có (hài hước, nhã nhặn, sôi động).

– Các yêu cầu khác: yêu cầu về quà tặng (BTC hay doanh nghiệp chuẩn bị), thiệp mời (online, offline, BTC, công ty event hay doanh nghiệp chuẩn bị), có cần book báo chí, truyền thông hay khách hàng tự chuẩn bị.

Bước 2: Lập kế hoạch

• Lựa chọn thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện.
• Lập ngân sách dự trù kinh phí cho sự kiện.
• Lên ý tưởng, nội dung, hồ sơ, proposal cho sự kiện.
• Ý tưởng sáng tạo: ideas, creative, concept note, scenario, script.
• Nội dung văn học, kịch bản: kịch bản dạng viết, dạng mô tả (kèm hình ảnh minh họa), kịch bản hình ảnh 2D, 3D.
• Sản phẩm sáng tạo nghệ thuật: visual, âm nhạc, động tác múa, đội hình biểu diễn, sản phẩm thiết kế khác.
• Lập danh sách khách mời.
• Lập danh sách và xác định rõ các yếu tố rủi ro bao gồm 11 yếu tố rủi ro trong sự kiện: rủi ro về tài chính, phát sinh thừa & thiếu khách mời, lỗi sự cố kỹ thuật, quản lý an ninh trong sự kiện, thời tiết ngoài ý muốn, nguy cơ cháy nổ, an toàn vệ sinh thực phẩm, địa điểm (đường xá, tình trạng giao thông, chỗ gửi xe), thời gian diễn ra sự kiện (quá ngắn, quá dài), hành vi quá khích của khán giả, sự kiện có quá nhiều khách mời là trẻ em. Từ đó đưa ra giải pháp cụ thể để hạn chế rủi ro.
• Lên kịch bản timeline, nội dung và lời dẫn MC chi tiết, lời dẫn, lời phát biểu, kịch bản talkshow, kịch bản phỏng vấn (nếu có) trong sự kiện.
• Lên kịch bản thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình led theo thời gian thực trong sự kiện.
• Lập hồ sơ xin tài trợ (nếu có).

Bước 3: Chuẩn bị

• Thiết kế các ấn phẩm, in ấn, banner, quà tặng.
• Gửi thiệp mời cho khách hàng, người tham gia sự kiện.
• Chuẩn bị danh sách đại biểu, người phát biểu, danh sách khách mời.
• Chuẩn bị các thiết bị bao gồm: sân khấu, âm thanh, ánh sáng, decor, trang trí, standee, hiệu ứng sân khấu, pháo, khói lạnh, bục phát biểu, hoa cài áo, barrier, hoa, trang phục biểu diễn. Có thể thuê thêm nhà cung cấp bên thứ 3 nếu thiếu.
• Chuẩn bị book nhân sự: nhân sự biểu diễn như nghệ sĩ, diễn giả, mc, pg, lễ tân thực hiện chương trình, nhân sự thực hiện chương trình và nhân sự bảo vệ sự kiện. Có thể nội bộ hoặc thuê bên ngoài.
• Chuẩn bị về âm nhạc: nhạc đón khách, nhạc đại biểu, nhạc chờ, âm nhạc trong các tiết mục biểu diễn, các visual trong các tiết mục biểu diễn.
• Chuẩn bị về video trình chiếu, nội dung trình chiếu.
• Book quay phim, chụp hình cho sự kiện.
• Trang bị các thiết bị y tế, ekip, vật dụng chữa cháy, xe chữa cháy trong sự kiện.
• Chuẩn bị cho buổi tổng duyệt, thường là buổi chạy thử sự kiện diễn ra trước sự kiện. Bao gồm: khớp nhạc, khớp kịch bản MC, khớp các tiết mục biểu diễn trực tiếp trên sân khấu và hiệu ứng âm thanh, chọn nhạc, video trình chiếu trước khi chương trình diễn ra, fix vị trí đặt bục phát biểu.

Bước 4: Giai đoạn thực hiện

Setup:

• Lắp đặt khu vực check in, sân khấu, booth chụp hình, barrier dẫn đường.
• Lắp đặt sân khấu, âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng sân khấu và các thiết bị sự kiện khác.

Đón khách:

• Sẵn sàng cho âm nhạc hoặc ban nhạc, biểu diễn đón khách.
• Sãn sàng cho an ninh làm việc đảm bảo sự kiện.
• Lễ tân và ban tiếp đón: đón khách hướng dẫn khách mời, chụp hình check in, ngồi vào bàn và vị trí.

Giai đoạn diễn ra sự kiện:

• MC voice off, mời khách mời vào khán phòng và ổn định vị trí để sự kiện diễn ra.
• Hiệu chỉnh, xử lý các thiết bị sự kiện: như mic, âm thanh, ánh sáng, led, khói, các hiệu ứng sân khấu đảm bảo âm nhạc, ánh sáng diễn ra theo đúng kịch bản chương trình.
• Giám sát và điều phối các hoạt động và nhân sự diễn ra trên sân khấu như phát biểu, biểu diễn nghệ thuật, thuyết trình.

Cuối cùng: Giai đoạn sau sự kiện

• Gửi lời cảm ơn đến khách hàng, nhà tài trợ.
• Đánh giá kết quả, KPI, ROI, doanh số, chi phí phát sinh.
• Thu thập phản hồi của khách hàng.
• Trao các phần quà theo danh sách của chương trình.
• Thu dọn thiết bị, vật liệu tại sự kiện và bàn giao mặt bằng.