Địa điểm tổ chức sự kiện đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong sự kiện. Do đó, việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với mục đích và tiêu chí của doanh nghiệp là một việc quan trọng, cần được các nhà tổ chức sự kiện lưu tâm.
Thường tùy theo nhu cầu và mục đích tổ chức mà trên thị trường hiện nay sẽ có những địa điểm tổ chức sự kiện với cách thức tổ chức và đặc điểm trang trí khác nhau. Điều này khiến bạn cần phải thật thận trọng trong quá trình lựa chọn các địa điểm tổ chức sự kiện cho mình. Bởi hơn 80% sự thành công của một sự kiện được quyết định bởi yếu tố địa điểm tổ chức.
Ban đầu, chúng ta thường khó mà có thể hình dung cần lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện như thế nào. Tuy nhiên, bạn có thể căn cứ vào một số yếu tố như: Ngân sách; Số người tham dự; Loại sự kiện (lễ kỉ niệm, ra mắt sản phẩm, khai trương, họp báo, triển lãm, tiệc tri ân,…)
Cách lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp
Thông thường tìm kiếm một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp mất khá nhiều thời gian của bạn. Không chỉ liên hệ mà còn phải đến nơi khảo sát cơ sở vật chất, kỹ thuật của địa điểm trước khi ký kết hợp đồng. Bạn nên chọn ra vài địa điểm phù hợp nhất sau đó đi vào nghiên cứu cụ thể. Và để chọn được danh sách này, bạn hãy xem xét những yếu tố sau đây.
Tham thảo: Top 30 địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội
1. Số lượng và đối tượng khách tham dự sự kiện
- Số lượng khách tham dự
Số lượng khách mời là yếu tố chính quyết định đến việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Để lựa chọn được địa điểm tổ chức phù hợp, việc đầu tiên bạn phải làm đó là xác định số lượng khách mời tham dự sự kiện.
Thông thường, chúng ta thường hướng đến việc lựa chọn những địa điểm rộng lớn để thể hiện độ quy mô của sự kiện. Tuy nhiên, trên thực tế, nếu địa điểm quá rộng sẽ làm loãng không khí của Event và làm tăng chi phí thuê không cần thiết. Còn nếu địa điểm quá nhỏ sẽ làm khách mời cảm thấy không thoải mái, việc di chuyển đi lại sẽ bất tiện và làm ảnh hưởng đến chất lượng chương trình. Do vậy, một địa điểm tốt không nên quá rộng hay quá nhỏ mà phải phù hợp với số lượng khách tham dự.
Bạn nên tính toán số lượng khách mời hợp lý và cân nhắc cách setup của sự kiện để định ra không gian phù hợp. Với số lượng khách mời lớn, khuôn viên tổ chức sự kiện phải rộng rãi và thoải mái. Một khách sạn có phòng tiệc với sức chứa lớn hoặc tổ chức ngoài trời tại công viên, bãi biển,… có thể sẽ là sự lựa chọn thích hợp. Còn với số lượng khách ít, trong khoảng dưới 100 người thì các trung tâm tổ chức sự kiện hay các phòng tiệc bé của khách sạn sẽ là những địa điểm tuyệt vời cho sự kiện của bạn.
- Đối tượng khách tham dự
Tùy vào đối tượng khách mời mà ta có thể lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cho phù hợp.
Ví du như nếu khách mời của bạn là đối tác, khách hàng quan trọng. Bạn nên chọn một không gian hiện đại, sang trọng như nhà hàng, khách sạn 5* hoặc các khu resort cao cấp với các dịch vụ kèm theo đạt chất lượng cao. Như vậy sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp của công ty bạn trong mắt các khách mời tham dự.
Nếu khách mời là các thành viên thân thuộc trong công ty, các thành viên trong gia đình thì bạn có thể lựa chọn tổ chức trong một không gian nhỏ, ấm áp để gắn kết các thành viên với nhau. Như trung tâm tổ chức sự kiện, nhà hàng, khách sạn tầm trung hoặc tổ chức tại không gian ngoài trời như bãi biển, sân cỏ,…
2. Mục đích của sự kiện
Xác định được mục đích tổ chức sẽ quyết định đến địa điểm tổ chức sự kiện. Sự kiện trong nhà hay ngoài trời, được quảng bá rộng rãi hay chỉ nội bộ công ty đều dựa trên mục đích tổ chức. Vì vậy, chọn một địa điểm phù hợp sẽ mang lại hiệu quả cao trong việc đưa thương hiệu của doanh nghiệp bạn đến gần hơn với khách hàng.
Để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với mục tiêu sự kiện đề ra, bạn cần lên kế hoạch ban đầu cho sự kiện của mình. Thiết lập mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn có lộ trình cụ thể, chi tiết để dễ dàng hơn trong việc nhận diện một địa chỉ tổ chức sự kiện phù hợp.
3. Chi phí tổ chức sự kiện
Nguồn lực về mặt kinh tế và nhu cầu tổ chức sự kiện của bạn sẽ đảm bảo cho sự kiện diễn ra một cách hiệu quả. Sẽ có những địa điểm tổ chức sự kiện với phân khúc giá khác nhau. Dựa vào ngân sách dự trù cho sự kiện mà bạn sẽ tìm được những địa điểm phù hợp với tiêu chí lựa chọn của mình.
4. Địa điểm, không gian địa điểm
- Địa điểm
Địa điểm tổ chức sự kiện nên ở một vị trí hợp lý, không nên chọn những nơi quá xa trung tâm thành phố. Như vậy sẽ gây bất tiện cho các khách mời tham dự. Nên chọn những địa điểm tổ chức gần công ty hoặc vị trí trung tâm, giao thông thuận tiện đi lại.
Nếu sự kiện của bạn kết hợp du lịch nghỉ dưỡng thì nên kết hợp chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngay tại nơi khách mời đang lưu trú hoặc gần với nơi ở của các khách mời nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách và tránh việc khách mời phải di chuyển xa.
- Không gian địa điểm tổ chức
Không gian tại địa điểm cũng đóng vai trò quan trọng trong việc bạn có quyết định lựa chọn địa điểm đó để làm nơi tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp của mình hay không. Thường dựa vào số lượng và đối tượng khách để chọn những địa điểm có sức chứa phù hợp. Và đặc biệt nên chú ý tới không gian của địa điểm tổ chức sự kiện như kiến trúc, nội thất, trang trí sao cho phù hợp với sự kiện và khách mời tham dự.
Nếu là một bữa tiệc cuối năm thì nên chọn những nơi sang trọng, có kiến trúc độc đáo, tuy nhiên nếu đó là một hội chợ hay một triển lãm thì lại nên chọn những không gian đơn giản, thoáng đãng. Điều đó sẽ tạo nên hiệu ứng trang trí độc đáo cho sự kiện của bạn.
5. Tiện ích và các dịch vụ tại địa điểm
Một sự kiện thành công phải đáp ứng được mọi mong muốn của người tham dự, khiến cho họ hài lòng ở mức cao nhất, do đó, không thể xem nhẹ các yếu tố hỗ trợ trong một sự kiện. Khi khảo sát địa điểm, bạn cần yêu cầu về các tiện nghi cần thiết như: Bãi đỗ xe, trang thiết bị đi kèm, dịch vụ ăn uống, vấn đề an ninh an toàn, nhân viên phục vụ,…
- Bài đỗ xe
Thông thường các khách mời sẽ sử dụng xe riêng để di chuyển đến địa điểm tổ chức sự kiện. Do vậy, để thuận tiện và đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách mời tham dự, nên ưu tiên lựa chọn những địa điểm tổ chức sự kiện có kèm dịch vụ giữ xe với sức chứa lớn. Đặc biệt, đối với những sự kiện rất đông người, trong lúc khảo sát địa điểm, hãy chú ý khảo sát các bãi giữ xe khác ngoài bãi giữ xe chính. Trong trường hợp xấu nhất là địa điểm có bãi đậu xe hẹp, bạn nên cân nhắc thuê một bãi đậu xe dự trữ gần đó.
- Trang thiết bị đi kèm
Cơ sở vật chất sẽ đánh giá khách quan về địa điểm tổ chức sự kiện. Các trang thiết bị sử dụng tại địa điểm ảnh hưởng lớn đến chất lượng chương trình. Thực tế hiện nay, rất ít địa điểm đạt đến độ hoàn hảo theo yêu cầu của một sự kiện. Thông thường các địa điểm tổ chức sự kiện đều phải bổ sung và hoàn thiện mới thỏa mãn được yêu cầu của sự kiện. Vì vậy, nên lựa chọn địa điểm có hệ thống trang thiết bị hiện đại, đạt tiêu chuẩn để giảm bớt chi phí khi phải mang các thiết bị từ ngoài vào nơi tổ chức.
- Dịch vụ ăn uống
Các sự kiện lớn thường kết hợp tổ chức sự kiện và làm tiệc chiêu đãi khách mời. Và với mỗi địa điểm, dịch vụ ăn tiệc sẽ có những mức giá và dịch vụ khác nhau. Vì vậy, bạn nên tham khảo các địa điểm với những suất ăn phù hợp để tránh việc bị vượt quá ngân sách theo như kế hoạch lập ra ban đầu.
- An ninh, an toàn
Khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cần lưu ý đến vấn đề an ninh và an toàn cho khách mời. Khu vực chương trình được tổ chức nên được tìm hiểu trước và đảm bảo an ninh tuyệt đối trong quá trình diễn ra sự kiện. Bạn nên chọn địa điểm có an ninh cao và luôn có đội ngũ bảo vệ túc trực. Nếu có bất kỳ nghi vấn nào về vấn đề an toàn bạn nên tìm hiểu rõ và đổi địa điểm ngay trong thời gian lên kế hoạch chương trình.
Địa điểm tổ chức cần phải đảm bảo có đủ phương tiện chữa cháy như bình chữa cháy, vòi phun áp trần, thiết bị báo cháy, cửa thoát hiểm, nhân viên bảo vệ, camera theo dõi,…
- Nhân viên phục vụ
Nếu sự kiện của bạn có tính sang trọng, yêu cầu tổ chức đạt chuẩn trong các khâu thì tác phong phục vụ, những người tư vấn và giám sát của đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện cũng là yếu tố quyết định đến chất lượng tổ chức sự kiện cho bạn. Bởi những nhân viên có tác phong tốt, chuyên nghiệp, hiệu quả thì sẽ mang lại sự thoải mái, hài lòng của các quan khách tham dự sự kiện. Từ đó, họ sẽ có được thiện cảm đối với sự kiện của bạn. Đồng thời, đội ngũ nhân viên cũng góp phần khiến cho không gian tiệc cưới trở nên thu hút, đảm bảo được sự chỉn chu cần thiết nhất.
Với những tư vấn trên đây, chúng tôi hy vọng bạn đọc có thể tìm được cho mình một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Nếu bạn vẫn đang thắc mắc không biết quy trình tổ chức sự kiện ở các địa điểm diễn ra như thế nào, hãy liên hệ ngay với Sự kiện Á Châu để được tư vấn kỹ càng và nhanh chóng nhất.
Với 12 năm kinh nghiệm tổ chức các sự kiện lớn nhỏ và là đối tác quen thuộc của các nhà hàng, khách sạn và trung tâm tổ chức sự kiện trên địa bàn Hà Nội. Hãy để Sự kiện Á Châu giúp bạn lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với mức chi phí phù hợp với doanh nghiệp của bạn nhé!
