Thiết kế ý tưởng về sự kiện, tổ chức sự kiện

Sáng tạo ý tưởng sự kiện

  • Ý tưởng là” linh hồn sự kiện”. Sáng tạo ý tưởng là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu trong các bước tổ chức sự kiện, nó như” kim chỉ nam” định hướng cho nhà tổ chức triển khai thực hiện sự kiện- đáp ứng được nhu cầu của các bên liên quan chính. Một sự kiện thành công là sự kiện có ý tưởng tốt ( tính độc đáo, mới lạ, ấn tượng và khả thi). Để có được điều đó, nhà tổ chức sự kiện cần phải tích cực nghiên cứu và thực hiện một cách có hệ thống theo nhiều bước.

Hình thành ý tưởng sự kiện bằng sự  nỗ lực động não cá nhân 

  • Công cụ hữu ích để mỗi nhà tổ chức sự kiện sáng tạo ý tưởng sự kiện là mô hình 5ws cỉa Goldblatt( 1997). Mô hình 5Ws đề xuất tập hợp gồm 5 câu hỏi quan trọng, được viết bằng tiếng Anh ( chữ cái đầu tiên W), cần phải trả lời để thiết kế ý tưởng sự kiện là Why, Who, When, Where và What:
  • Why: Tại sao sự kiện được tổ chức?

Phải có những lý do thuyết phục để xác nhận tầm quan trọng và khả năng tồn tại của việc tổ chức sự kiện. Trả lời câu hỏi này chính là việc xác định loại hình sự kiện được tổ chức, có thể là để nâng cao sự hiểu biết về văn hóa cộng đồng hay nâng cao hình ảnh thương hiệu công ty/ điểm đến; để tăng doanh thu của công ty; để thúc đẩy một chương trình cộng đồng; đánh dấu một sự kiện lịch sử, ngày lễ quốc gia hoặc địa phương; để tạo ra một sự kiện thể thao mang tính cạnh tranh, hoặc sự kiện thể thao quần chúng; để thu hút nhiều hơn số lượng khách đến thăm, gia tăng thời gian lưu lại và sự chi tiêu của khách ở thành phố/ khu vực; để ra mắt một sản phẩm mới.

  • Làm rõ lý do tổ chức sự kiện chính là xác định mục tiêu sự kiện. Nhiệm vụ này cần được tiến hành ngay khi bắt đầu lập kế hoạch sự kiện. Bởi vì, nó cung cấp cho nhà tổ chức sự kiện các hướng nên tiếp tục để hoàn thành mục tiêu. Tổ chức một sự kiện mà không có mục tiêu rõ ràng là một lãng phí rất lớn về thời gian và nguồn lực

Who: Những ai liên quan đến sự kiện này?

  • Cần xác định rõ những bên liên quan chính đến sự kiện: Đó là những người liên quan bên trong ( ban lãnh đạo, hội đồng, nhân viên, và khán giả hoặc khách) và những người liên quan bên ngoài ( truyền thông, những chính khách ). Xác định rõ điều này sẽ là cơ sở để vận động tài trợ. Bởi vì, nhà tài trợ rất muốn biết có bao nhiêu phần trăm người tham dự  sự kiện và khách hàng mục tiêu của họ là ai?

When: Sự kiện sẽ diễn ra khi nào?

  • Có đủ thời gian để nghiên cứu và lên kế hoạch sự kiện không? Việc xác định thời gian có phù hợp với nhu cầu khán giả không? Thời gian lựa chọn có bị trùng với những sự kiện khác không? thời tiết trong thời gian tổ chức sự kiện như thế nào? Đặc biệt, các sự kiện tổ chức ngoài trời, nếu ngày dự kiến tổ chức có mưa bão sẽ là thảm họa. Vì thế, cần phải cập nhật thông tin về thời tiết vào ngày diễn ra sự kiện và chuẩn bị những phương án dự phòng phù hợp.

Where: Sự kiện được tổ chức ở đâu?

  • Sự chọn lựa địa điểm tổ chức sự kiện và địa điểm thiết kế sân khấu phải cân bằng tốt nhất giữa nhu cầu của chủ sự kiện, sự tiện lợi cho khán giản, sự dễ dàng đi đến được và chi phí. Thông thường, ấn tượng của khách về điểm đến/ doanh nghiệp/ cá nhân phụ thuộc rất nhiều vào bầu không khí sự kiện. Do đó, tùy theo mục đích, nhà tổ chức cần lựa chọn địa điểm phù hợp để thỏa mãn các tiêu chí mang lại thành công cho chương trình.

What: Tất cả những gì cần phải làm cho sự kiện.

  • Trước hết, cần phải đặt tên sự kiện. Tên sự kiện có vai trò quan trọng đối với sự kiện, đó là yếu tố để nhận biết và để nhớ về sự kiện. Có thể đặt tên cho sự kiện theo nhiều cách: tên gắn với mục đích, tên gắn với địa danh, tên gắn với nội dung, tên gắn với thời gian, tên gắn kết các hỗn hợp trên. Nhà tổ chức sự kiện cần cân nhắc các vấn đề sau khi đặt tên sự kiện:
  • Có thể phân biệt được với sự kiện khác không?
  • Có sức lôi cuốn không?
  • Có dễ nhớ không?
  • Có thích hợp không
  • Có thể sử dụng lại được không?

Thiết kế ý tưởng về sự kiện, tổ chức sự kiện
Thiết kế ý tưởng về sự kiện, tổ chức sự kiện

Tiếp đến, nhà tổ chức sự kiện cần xác định chủ đề sự kiện là gì? sự kiện gồm hoạt động nào ( hoạt động chính, hoạt động phụ trợ )? Nguồn lực nào cần phải có để có được sự kiện? Cần phải truyền thông như thế nào để thu hút được tài trợ, người tham gia và khách tham quan?……. Điều này cần phải phối hợp với nhu cầu, sự mong đợi của khán giả, phải tương thích với Why, who, when và where của sự kiện.

  • Nhấn mạnh rằng, một nhiệm vụ rất quan trọng trong giai đoạn sáng tạo ý tưởng về sự kiện phải phát hiện ra được những nhân tố và nguồn lực đặc trưng mà nó có thể làm cho sự kiện trở nên độc đáo.
  • Ý tưởng sự kiện là sáng tạo, đó là những dòng suy nghĩ trong não bộ chúng ta có tính trừu tượng và tính” vụt sáng”, nên nó phải được hữu hình hóa trên giấy. Trước hết, đó là một bản phác thảo ý tưởng sự kiện, được thực hiện bằng kỹ thuật sơ đồ tư duy Mindmap. Công cụ này giúp nhà tổ chức sự kiện sắp xếp hiệu quả và có cấu trúc hơn cho những ý tưởng về sự kiện.

Thiết kế ý tưởng về sự kiện, tổ chức sự kiện
Thiết kế ý tưởng về sự kiện, tổ chức sự kiện

 Phát triển ý tưởng sự kiện thông qua trao đổi nhóm 

  • Sau khi phạm vi sự kiện đã được mỗi cá nhân thiết lập, cần vận dụng trí tuệ tập thể để ý tưởng của sự kiện được thăng hoa, trong sự  tưởng tượng phong phú của mỗi cá nhân, qua đó nhận được sự tư vấn nhiều nhất có thể của các bên liên quan. Để làm được điều này, nên gặp gỡ trước mỗi cá nhân để thiết lập những mối quan hệ và làm cho họ không vướng bận đến vai trò của mình trong sự kiện. Quá trình này nên được nhận thức như một cuộc thăm dò mà chưa phải đi đến những kết luận cuối cùng. Tức là chưa quan tâm đến những trở ngại về tính thực tế- như chi phí, quy mô, khả năng làm được những ý tưởng, nhiệm vụ quan trọng là sáng tạo và vẽ nên những giấc mơ. Do vậy, phải đảm bảo rằng, không có một ý tưởng nào bị bỏ sót vì bị đánh giá là quá hoang tưởng hoặc phi thực tế, dù rằng, mục tiêu chúng ta là khám phá ý tưởng được đồng thuận bởi mọi người và thôi thúc mọi người thực hiện. Đây là lúc mà kỹ năng lãnh đạo của nhà quản trị sự kiện phải được phát huy để khai thác những ý tưởng, tổng hợp nội dung và dàn xếp sự thỏa hiệp.
  • Tóm lại, giai đoạn hình thành ý tưởng sự kiện được bắt đầu thực hiện từ mỗi cá nhân, tiếp đến là nhóm tổ chức sự kiện và những người liên quan. Mục tiêu giai đoạn này là tập hợp càng nhiều ý tưởng càng tốt, chưa quan tâm đến tính khả thi của ý tưởng. Vì thế, đây là giai đoạn cần sự kiện nhẫn và thời gian.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn