Trang chủ Kỹ năng Vị trí của nhân sự trong tổ chức sự kiện - Sự kiện Á Châu

Vị trí của nhân sự trong tổ chức sự kiện – Sự kiện Á Châu

Một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định tới thành công của sự kiện chắc chắn không thể thiếu con người, nhân sự tại sự kiện. Con người là nơi bắt đầu cho mọi hoạt động, mọi ý tưởng và sáng tạo cho các sự kiện. Do đó, nhân sự tại sự kiện cũng cần được chú ý để việc tổ chức sự kiện được diễn ra thành công, tốt đẹp.

Nhân sự trong tổ chức sự kiện

Vị trí cụ thể của nhân sự tại các sự kiện

1.Quản lý

  • Quản lý là một vị trí rất quan trọng và phụ trách rất nhiều tới các mảng của sự kiện. Họ là người chịu trách nhiệm lập các bản kế hoạch hoàn thiện và thống nhất dựa trên ý kiến được thảo luận từ trước của các cộng sự khác.
  • Họ sẽ phải kiểm tra và sửa chữa bản kế hoạch ngay khi kế hoạch còn nằm trên giấy, viết các hạng mục sản xuất, thuê dụng cụ, đồ đạc, địa điểm, các phương án hạn chế rủi ro khi tổ chức sự kiện, kiểm soát chương trình,…
  • Ngoài ra, quản lý sẽ phân công nhân sự dựa theo năng lực của mỗi người để xếp họ vào những bộ phận khác nhau, đồng thời liên kết nhân sự, liên kết các bộ phận.

2.Giám sát

  • Giám sát sẽ phụ trách từng hạng mục cụ thể trong event. Ví dụ như phụ trách mảng truyền thông, quản lý cộng tác viên, PG, PB, tổ chức tiếp đón khách mời nổi tiếng,…
  • Tuy nhiên, vị trí này chỉ có trong những event mang quy mô lớn với nhiều bộ phận, số lượng khách mời lớn,… còn với event có quy mô nhỏ thì có thể để người quản lý và các bộ phận khác làm việc trực tiếp với nhau.

3. Nhân viên

  • Đây là vị trí chiếm số lượng lớn và đông đảo khi tổ chức sự kiện. Là những người sẽ thực hiện các công việc theo sự phân công của quản lý hay giám sát theo từng bộ phận.
  • Các nhân viên đã được tranning kỹ lưỡng từ trước và có kỹ năng team work tốt để phối hợp với quản lý và các đồng nghiệp.
  • Nếu có sự cố đột xuất gì thì phải báo ngay với quản lý hoặc giám để xử lý kịp thời, tránh gây ra những sự cố đáng tiếc.

Nhân sự trong tổ chức sự kiện cần phải có kỹ năng team work, đội nhóm cực tốt
Nhân sự trong tổ chức sự kiện cần phải có kỹ năng team work, đội nhóm cực tốt

4.Cộng tác viên/ Tình nguyện viên

  • Cộng tác viên là những người được thuê để làm thời vụ theo dự án, hỗ trợ thực hiện những công việc không đòi hỏi quá nhiều kỹ năng trong sự kiện.
  • Tuy nhiên, tùy theo tầm cỡ và mục đích của từng sự kiện, nhân sự tham gia cũng có sự khác biệt và thay đổi.
  • Trên đây là những vị trí chính thức trong việc tổ chức một event, sự kiện được phân chia theo từng vị trí cụ thể.
  • Còn khi nhìn nhận theo tiêu chí bộ phận, thì sẽ bao gồm các bộ phận khác nhau như : Sáng tạo, Hậu cần, Chăm sóc khách hàng, Kỹ thuật,…

Nhân sự trong tổ chức sự kiện

Một số lưu ý về nhân sự trong các sự kiện

Tùy theo quy mô và yêu cầu sự kiện, việc quyết định số lượng nhân sự và phân công công việc sao cho phù hợp.

  • Tuy nhiên, việc quản lý nhân sự khi tổ chức sự kiện, đặc biệt là với đội ngũ nhân sự đông đảo cho một sự kiện mang quy mô lớn là điều không hề dễ dàng.

Cần phải hết sức lưu ý về vấn đề quản lý nhân sự, nếu làm không tốt ở công đoạn này sẽ kéo theo những ảnh hưởng tiêu cực không nhỏ đến chương trình diễn ra sự kiện:

  • Về trang phục của nhân sự, bạn phải luôn kiểm tra thật kỹ lưỡng phục trang của đội ngũ nhân sự, cụ thể là kiểm tra đồng phục.
  • Đồng phục cần hoàn thiện trước ngày diễn ra chương trình, đảm bảo không bị các lỗi như hỏng khóa, sút chỉ, mất nút áo, bị rách, bị dính bẩn,…
  • Trước khi diễn ra sự kiện bạn đều phải dành thời gian để tranning nhân viên, đặc biệt là với đội ngũ cộng tác viên và PG.
  • Việc này sẽ đảm bảo được tính chuyên nghiệp, tính kỷ luật của nhà tổ chức và đảm bảo sự kiện sẽ được diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối mà không gặp phải bất trắc từ đội ngũ nhân sự.

Trang phục của nhân sự luôn là vấn đề bạn, cần lưu tâm đến đầu tiên trong mỗi một sự kiện
Trang phục của nhân sự luôn là vấn đề bạn, cần lưu tâm đến đầu tiên trong mỗi một sự kiện

  • Yêu cầu đội ngũ nhân sự luôn luôn có mặt sớm hơn thời gian chính thức của chương trình từ 1đến 2 tiếng.
  • Điều này giúp bạn dễ dàng điều chỉnh nếu đột nhiên có nhân sự phải vắng mặt vì những lý do như gặp vấn đề sức khỏe,…
  • Bạn luôn cần có đội ngũ nhân viên dự phòng.

Việc này có thể khiến chi phí tổ chức sự kiện của bạn tăng lên một chút, tuy nhiên chi phí này hoàn toàn xứng đáng để bỏ ra, bởi thường thì một sự kiện có thể không diễn ra một cách hoàn hảo theo ý bạn từ đầu đến cuối.

Để đảm bảo sự thành công toàn diện của sự kiện và đảm bảo tối đa việc kiểm soát rủi ro, bạn nên có phương án dự phòng nhân sự.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Liên hệ trực tiếp

Tư vấn dịch vụ 24/7

Sự kiện: 093 124 9998
Thiết bị: 093 885 9998
Nhân sự: 093 961 9998

Khiếu nại dịch vụ

Hotline: 093 526 9998

Sự kiện mới tổ chức gần đây

093 124 9998 Đăng ký tư vấn