Tổ chức lễ khởi công, động thổ chuyên nghiệp: báo giá, tư vấn

Đối với lĩnh vực xây dựng, một nghi thức rất quan trọng đó chính là các nghi thức động thổ và khởi công. Nghi lễ này đã đi sâu vào văn hoá và đời sống của người Á Đông nói chung và người Việt Nam nói riêng. Với mong muốn một sự thành tâm cho sự thịnh vượng, phát tài phát lộc cho doanh nghiệp về sau, đòi hỏi việc tổ chức cần phải được chuẩn bị một cách chu đáo và hoàn hảo để tránh những rủi ro có thể xảy ra.

Vậy làm thế nào để lễ khởi công, động thổ diễn ra một cách thuận lợi và suông sẻ? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu về ý nghĩa, quy trình và kế hoạch để tổ chức thành công buổi lễ qua chia sẻ của Á Châu Event nhé!

Lễ khởi công, động thổ là gì?

Lễ động thổ và lễ khởi công mặc dù đều là một buổi lễ để bắt đầu một công trình xây dựng nào đó. Điều đó dẫn đến rất nhiều người lại nhầm tưởng rằng hai buổi lễ này là một do có sự giống nhau về quy trình tổ chức. Đa phần các doanh nghiệp mong muốn tiết kiệm thời gian và công sức khi tổ chức sự kiện nên vì thế sẽ hay gộp hai nghi lễ này vào cùng một thời điểm. Tuy nhiên, hai buổi lễ này lại có sự khác nhau về ý nghĩa và mục đích.

Theo quan niệm tâm linh, mỗi vùng đất đều có sự cai trị của thần Thổ địa – Thổ công. Vì thế, mọi việc hành sự lớn nhỏ từ xây dựng cho đến ồn ào, huyên náo sẽ làm ảnh hưởng đến vùng đất cũng như làm phiền đến thần linh nơi này. Lễ động thổ chính là nghi lễ để xin phép các đấng thần linh để được xây dựng công trình tại mảnh đất ấy. Mong rằng các ngài sẽ phù hộ cho việc thi công may mắn và thuận lợi.

Lễ khởi công thì lại mang ý nghĩa để kính cáo với tổ nghề của đơn vị thi công, mong rằng được ân trên phù hộ cho mọi việc đều tốt đẹp, đầu xuôi thì đuôi lọt. Việc này vô cùng cần thiết đối với các đơn vị xây dựng khi thực hiện nhiều các công đoạn liên quan đến đất đai như: phá dỡ, đóng cọc, làm móng, xây đắp,… Với mong muốn rằng công trình của mình sẽ diễn ra đúng tiến độ, không có rủi ro bất trắc xảy ra trong quá trình xây dựng.

Mục đích và Ý nghĩa

Một buổi lễ động thổ hay khởi công diễn ra tốt đẹp sẽ mang đến nhiều thuận lợi, thành công phát đạt cho công trình, nhà đầu tư cũng như nhà thầu trong tương lai. Bên cạnh những ý nghĩa cao đẹp về mặt tâm linh, lễ động thổ hay khởi công còn là một bước đệm cho truyền thông rất lớn của các doanh nghiệp.

Buổi lễ như một sự thông báo đến những khách hàng, những nhà đầu tư hay các quan chức chính quyền tại khu vực đó để đánh cột mốc thời gian cho sự bắt đầu và ra đời của công trình tại khu vực đó. Tổ chức lễ khởi công, động thổ còn thu hút sự chú ý của cộng đồng, giới truyền thông và báo chí nhằm chia sẻ cho nhiều người biết đến hơn nữa về việc công trình sẽ chính thức đi vào thi công và hoàn thành trong thời gian sắp tới. Đây là dịp để nhà thầu cũng như nhà đầu tư tận dụng để quảng báo thương hiệu và hình ảnh của mình rộng rãi hơn. Vì thế nên việc tổ chức càng có sự quy mô, chỉnh chu và đầu tư nhất định cũng khẳng định phần nào năng lực cũng như tên tuổi và thể hiện sự chuyên nghiệp nhất định của doanh nghiệp đó để giúp nâng tầm giá trị đến với khách hàng hơn.

Những điều cần lưu ý khi tổ chức Lễ khởi công, động thổ

Một buổi lễ khởi công, động thổ thành công sẽ cần rất nhiều yếu tố và điều quan trọng nhất đó chính là sự tính toán và lên kế hoạch một cách cụ thể, rõ ràng và chi tiết để giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức cũng như các khâu công tác chuẩn bị để đảm bảo cho lúc diễn ra được thuận lợi.

Dưới đây là một số lưu ý mà Á Châu Event đưa ra để giúp bạn có thể thêm sự chuẩn bị cho buổi lễ diễn ra thuận lợi:

1. Địa điểm tổ chức: lễ khởi công, động thổ sẽ được diễn ra ngay tại địa điểm xây dựng của công trình và dự án
2. Thời gian: vì đây là một sự kiện mang ý nghĩa tâm linh nên việc xem ngày giờ để tiến hành lễ khởi công là điều cần thiết và phải được chọn kỹ lưỡng. Việc chọn ngày giờ sẽ thường được các chuyên gia phong thuỷ chọn dựa trên các yếu tố cung mệnh hạp và tốt cho chủ đầu tư; tránh được những ngày xấu. Ngoài ra, các yếu tố ngày giờ về thời tiết cũng như thu hút được sự tham gia của các khách mời cũng là một yếu tố để cân nhắc khi chọn thời gian.
3. Thời tiết: các buổi lễ khởi công, động thổ thường được diễn ra ngoài trời, tại công trình tổ chức vì thế nên thời tiết cũng thất thường nắng, mưa tuỳ theo vào thời điểm. Điều này sẽ ảnh hưởng không hề nhỏ đến việc tổ chức. Vì thế, việc thiết lập hệ thống nhà bạt, nhà không gian là một yêu cầu bắt buộc để tránh những sự cố do thời tiết.
4. Giấy phép xây dựng và tổ chức: Đây là một trong những điều kiện quan trọng vì sẽ ảnh hưởng đến tiến độ, thời điểm tổ chức. Yếu tố này giúp xác định trước luật pháp là chúng ta được phép tiến hành xây dựng công trình và tổ chức sự kiện với sự cho phép của các cấp chính quyền và các bên có liên quan. Việc xin giấy phép đồng nghĩa với việc thông báo tại địa phương để từ đó, cũng tạo điều kiện cho sự hỗ trợ về các yếu tố an ninh, giao thông, … cho buổi lễ diễn ra tốt đẹp hơn.

Ngoài các yếu tố kể trên, một mâm cúng đầy đủ, thịnh soạn dâng lên các vị Thổ công – Thổ địa cũng thể hiện sự thành tâm nhằm mong cầu cho may mắn và tài lộc thịnh vượng cho chủ đầu tư và nhà thầu.

Quy trình tổ chức sự kiện Lễ khởi công, động thổ

Sau khi đã thống nhất phương án về thời gian, địa điểm cũng như có được giấy phép xây dựng tổ chức thì việc tiếp theo chúng ta cần tính đến đó là quy trình tổ chức sự kiện cho các bước tiếp theo. Nhìn chung, để tổ chức thành công buổi lễ khởi công, động thổ sẽ có các bước sau:

1. Khảo sát mặt bằng địa điểm:

Đây là giai đoạn giúp chúng ta xác định được cần bố trí được phương án như thế nào cho phù hợp. Các công việc cần làm trong giai đoạn này sẽ là:

• Đo đạc để cho việc thiết kế và dựng sân khấu cũng như không gian tổ chức của nhà giàn.
• Phân bổ vị trí của các khu vực chức năng khác nhau: nhà chính sự kiện, lối vào, cổng chào, đón khách, phòng chờ, nhà vệ sinh, bãi xe, … hay còn các khu vực có liên quan khác.
• Tính toán đường đi của các thiết bị cần thiết như nước, đường điện, đường lưu thông của xe, …

2. Lên hình ảnh thiết kế:

Sau quá trình khảo sát mặt bằng thực tế và tính toán được kích thước cần bố trí, ta sẽ triển khai các công tác về thiết kế và lên các bản vẽ để có thể hình dung được không gian của tổ chức sự kiện.

Thiết kế cũng cần đảm bảo theo những yếu tố cơ bản của doanh nghiệp cũng như công trình, cân nhắc cái yếu tố về màu sắc, hoạ tiết, điểm nhấn để đảm bảo độ ấn tượng và thẩm mỹ cao sẽ giúp cho người tham dự cảm thấy được mãn nhãn từ đó tạo thông điệp và hình ảnh mạnh mẽ truyền thông cho doanh nghiệp được sự chỉnh chu và tỉ mỉ.

Một số ấn phẩm thiết kế cần có trong buổi lễ khởi công, động thổ có thể kể đến là tạo hình sân khấu, backdrop chụp ảnh, banner, cổng chào, thiệp mời, …

3. Lên kế hoạch và phương án tổ chức

Quá trình thiết kế và bố trí các khu vực tốn rất nhiều thời gian và công đoạn để thống nhất; song song với đó, việc lên phương án và kế hoạch cũng cần được tiến hành để đảm bảo tiến độ cho công tác chuẩn bị được theo đúng lộ trình.

Thông thường, trước khi bắt đầu tổ chức chúng ta sẽ tiến hành cúng lễ, bày mâm tại khu vực dự định thi công và thực hiện các nghi lễ cúng vái. Sau đó sẽ đến khâu chính của chương trình sẽ gồm các phần cơ bản như:

Phần 1: Mở màn

• Đón khách và ổn định vị trí.
• Văn nghệ mở màn: thông qua tiết mục doanh nghiệp có thể gửi đến những khát vọng của mình qua các màn biểu diễn múa cánh chim, trống hội, …
• MC thông báo lý do, giới thiệu các khách mời đại biểu tham dự.
• Video giới thiệu về dự án, công trình.

Phần 2: Nghi thức khởi công, động thổ

• Đại diện chủ đầu tư, doanh nghiệp hoặc đại diện từ các cấp cơ quan chính quyền nhà nước tuyên bố chính thức khởi công, động thổ xây dựng dự án.
• Múa lân sư rồng để mang đến phát tài phát lộc, sự may mắn thịnh vượng đến cho dự án.
• Nghi thức động thổ, khởi công: tuỳ theo hình thức sẽ có các hình thức khác nhau như xúc cát, bấm chuông khởi động thiết bị, …

Phần 3: Phần hội

• Lân, rồng sẽ du hành quanh khu vực khởi công hay các máy móc thiết bị.
• Văn nghệ biểu diễn, trong lúc này các khách mời có thể dùng tiệc nhẹ hoặc giao lưu trao đổi với nhau về các công trình.
• MC thông báo lễ khởi công, động thổ đã diễn ra thành công tốt đẹp.

4. Lên danh sách và mời khách mời:

Buổi lễ khởi công, động thổ đánh dấu một cột mốc quan trọng của doanh nghiệp, cũng như là bước đệm cho việc truyền thông, thông báo, vì thế nên, việc xác định mời khách mời cũng rất quan trọng. Từ việc chuẩn bị nội dung cho đến mời khách như thế nào sẽ thể hiện được sự quan tâm của doanh nghiệp đối với khách mời có liên quan đến chương trình.

Đặc biệt, với các chương trình lớn có các khách mời là các cấp nhà nước, chính quyền, chính phủ thì đòi hỏi sự chỉnh chu từ khâu mời cho đến hình thức mời. Việc gửi thiệp mời tận tay sẽ tạo điểm nhấn và cảm tình trân trọng của doanh nghiệp đến quý khách mời.

5. Tiến hành thi công, dàn dựng khu vực tổ chức và lắp đặt các trang thiết bị:

Để chuẩn bị cho buổi lễ được chỉnh chu và tốt nhất sẽ cần lắp đặt các hạng mục tại khu vực sau:

Khu vực cổng lối vào sự kiện chính:

• Cổng chào dựng trước cửa sẽ giúp khách mời xác định vị trí từ xa cũng như tạo hiệu ứng chú ý cho những người đi đường xung quanh.
• Cờ phướn xung quanh hoặc banner, bandroll, standee dọc đường đi các lối sự kiện.
• Trải thảm dọc lối đi và đặt cột barie hai bên sẽ tạo cảm giác trang trọng và lịch sự khi tiến vào khu vực sân khấu chính.

• 

Khu vực sân khấu chính:

Đây là khu vực diễn ra chương trình chính thức để tổ chức các tiết mục cũng như cho nghi thức và diễn văn khai mặc, chào mừng phát biểu. Tuỳ theo yêu cầu thì sẽ dựng màn hình LED trình chiếu hoặc sử dụng màn sân khấu bằng phông bạt.

Kèm theo đó sẽ có hệ thống âm thanh, thiết bị ánh sáng và hiệu ứng sân khấu để cho sân khấu trở nên đẹp mắt và trang trọng. Sử dụng các thiết bị với chất lượng tốt sẽ đảm bảo cho chương trình trở nên hấp dẫn và tránh được các sự cố không đáng có trong sự kiện.

Khu vực khách mời:

• Bàn ghế tại khu vực đại biểu.
• Chuẩn bị trang trí hoa trên bàn đại biểu cũng như setup đồ uống cho khách mời và bảng tên cho các đại biểu.
• Các giấy giới thiệu về dự án trên bàn hoặc ghế cho các khách mời có thể xem trong khi chờ chương trình chính.
• Bàn lễ tân đón khách.
• Backdrop chụp ảnh khi đến sự kiện.
• Bàn tiệc teabreak hoặc finger food mời khách để tham dự sự kiện dùng.

6. Kiểm tra, tổng duyệt và diễn ra chương trình:

Trước khi bắt đầu chương trình, chúng ta cần xem xét lại các yếu tố về thi công để đảm bảo chất lượng cũng như số lượng thiết bị được trong trạng thái tốt nhất phục vụ cho chương trình. Và không thể thiếu phần quan trọng đó chính là tổng duyệt chương trình. Bất kì sự kiện lớn hay nhỏ cũng cần đảm bảo quá trình chuẩn bị được thuận lợi và có sự ăn khớp đảm bảo cho tất cả đội ngũ cũng như nhân sự hiểu được tuyến đường đi của việc diễn ra chương trình.

Trong quá trình tổng duyệt, chúng ta có thể thấy được những rủi ro và tính toán được những phương án dự phòng và chủ động được những phát sinh trước khi chương trình diễn ra chính thức.

7. Sau sự kiện:

Công tác sau sự kiện lễ khởi công, động thổ sẽ là truyền thông cho các hoạt động đã diễn ra, thông báo cũng như chúc mừng cho hoạt động được diễn ra. Việc quảng bá hình ảnh là một động tác truyền thông rộng rãi cho nhiều người biết đến dự án hơn từ đó giúp nâng cao độ uy tín của doanh nghiệp.

Chăm sóc khách mời sau sự kiện cũng là việc cần nên làm để giữ chặt mối quan hệ với các khách mời từ đó thúc đẩy sự tin yêu và tin tưởng cho dự án trong tương lai xa.

Những rủi ro cần lưu ý khi tổ chức Lễ khởi công, động thổ

Trong quá trình tổ chức sẽ không thể tránh khỏi một số rủi ro không đáng có, dưới đây là một số gạch đầu dòng cần lưu ý để đảm bảo cho quá trình tổ chức diễn ra thuận lợi:

• Thiết bị sự kiện: việc lựa chọn thiết bị cần tốt và đảm bảo để cho chương trình diễn ra suôn sẻ, tránh cho việc hỏng hóc thiết bị
• Thời gian thi công: việc tính toán số lượng hay thiết bị cần đảm bảo đúng tiến độ hay thời gian thi công hợp lý sẽ giúp tiến trình lắp đặt nhanh chóng hơn và đảm bảo được tiến độ diễn ra.
• Rủi ro về an ninh: những sự kiện với các khách mời thuộc cơ quan, các cấp chính quyền, nhà nước sẽ yêu cầu mức độ cao về an ninh và an toàn. Vì thế, cần bố trí lực lượng an ninh để đảm bảo phân luồng cũng như đảm bảo không có các tình trạng không đáng có.
• Chi phí: việc chưa có kinh nghiệm trong tổ chức sẽ dẫn đến những phát sinh không đáng có trong sự kiện, nên cần cân đối và lên kế hoạch kỹ lưỡng để hạn chế nhất có thể phát sinh.

Trên đây là những rủi ro thường xảy ra khi tổ chức lễ khởi công, động thổ. Ngoài ra sẽ còn có những rủi ro khác trong quá trình tổ chức sự kiện.

Tuy nhiên, để đảm bảo các công tác tổ chức được trọn vẹn và an tâm nhất, bạn có thể tìm và liên hệ sự hỗ trợ tổ chức từ các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp về lễ khởi công và lễ động thổ. Từ đó, mang lại sự yên tâm và chỉnh chu cho sự kiện.

Á Châu Event – với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành cùng đội ngũ tổ chức sự kiện đã tổ chức thành công nhiều và đa dạng sự kiện từ lớn đến nhỏ, đặc biệt trong đó là các sự kiện về lễ khởi công, động thổ cũng như khánh thành. Chúng tôi mang đến cho khách hàng của mình giải pháp về buổi lễ trang trọng, chuyên nghiệp với quy mô được tổ chức bài bản và phù hợp với doanh nghiệp của mình từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, công sức và chi phí hơn với chất lượng xứng tầm cho sự kiện của bạn.

Liên hệ với Á Châu Event để được tư vấn miễn phí về việc tổ chức sự kiện trọn gói lễ khởi công, động thổ sắp tới của bạn.