Trang chủ Dịch vụ tổ chức sự kiện Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm: giải pháp hiệu quả tiết kiệm chi phí

Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm: giải pháp hiệu quả tiết kiệm chi phí

Tổ chức họp báo (hay còn gọi là Press conferences) là phương thức doanh nghiệp lựa chọn để kết nối với truyền thông và cộng đồng. Họp báo ra mắt sản phẩm là hoạt động giới thiệu, quảng bá sản phẩm, thương hiệu tới những đối tượng khách hàng tiềm năng.

Tổ chức họp báo là sự kiện quan trọng trong việc giới thiệu và công bố sản phẩm mới
Á Châu tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới VDC GROUP.

Để tạo nên ấn tượng ban đầu, khẳng định chất lượng thương hiệu của doanh nghiệp tới khách hàng xuất phát từ sự thành công của lễ họp báo ra mắt sản phẩm.

Tại sao tổ chức họp báo quan trọng?

Chiến dịch marketing hiệu quả cho các sản phẩm và thương hiệu công ty: Một event bất kỳ đều có thể là 1 phương tiện truyền thông tốt. Tuy nhiên, với sự hiện diện của báo chí và các phương tiện truyền thông thì điều này càng hiệu quả cao hơn nữa,

Tăng sự tin tưởng và uy tín đối với khách hàng và đối tác: Việc báo chí đăng tải các thông tin về doanh nghiệp và sản phẩm doanh nghiệp sẽ tạo sự uy tín và tin cậy trong mắt khách hàng.

Tăng cơ hội phát triển và hợp tác với đối tác tiềm năng: Đây không chỉ là cơ hội hu hút khách hàng, còn là dịp để các đối tác biết đến và hiểu rõ hơn về sản phẩm và thương hiệu của phía doanh nghiệp.

Chuẩn bị cho event họp báo ra mắt sản phẩm

Thời lượng tổ chức họp báo

Tránh để tình trạng thời gian diễn ra sự kiện quá ngắn khiến khách mời không nắm bắt được hết toàn bộ nội dung về sản phẩm, thông điệp truyền tải.

Tránh buổi họp báo quá dài, lan man, gây nhàm chán khách mời, tốn kém chi phí nhưng không mang lại hiệu quả.

Buổi họp báo không nên diễn ra quá ngắn hoặc quá dài với thời lượng trong khoảng 90 đến 120 phút là phù hợp.

Hãy đan xen các tiết mục chương trình văn nghệ để sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm của bạn thêm phần ấn tượng, thu hút khách hàng và không gây nhàm chán.

Khách mời

  • Gửi lời mời tới các phóng viên dưới dạng tư vấn, hỗ trợ truyền thông cho doanh nghiệp.
  • Đảm bảo trang trọng, lịch thiệp, ngắn gọn gồm những thông tin cơ bản: Chủ đề buổi họp, địa điểm, thời gian, những khách mời có mặt và tham gia trả lời phỏng vấn.
  • Gọi xác nhận với phóng viên, khách mời trước một ngày.
  • Để buổi họp báo thành công và kiểm soát được lượng khách hàng tham gia sự kiện, hãy gửi những tấm thiệp mời thể hiện sự tôn trọng khách hàng.

Lời mời:

  • Lời mời này cần thể hiện được sự lịch thiệp, trang trọng và phải ngắn gọn để thông tin đầy đủ các vấn đề: Chủ đề buổi họp báo, địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra họp báo, những khách mời có mặt và trả lời phỏng vấn.
  • Trước khi cuộc họp báo diễn ra một ngày, cần gọi xác nhận với giới phóng viên và khách mời.
  • Một chiếc thiệp mời sẽ là ý tưởng hay, điều này giúp doanh nghiệp thể hiện sự tôn trọng của mình với khách hàng, ngoài ra còn giúp công ty kiểm soát được số lượng khách mời.

Nhân sự

Dựa theo kịch bản đã chuẩn bị để chuẩn bị nhân sự cho các công việc tùy theo quy mô của cuộc họp báo.

Đảm bảo đủ số lượng người, làm việc chuyên nghiệp hiệu quả, có khả năng xử lý trong những tình huống khác có thể phát sinh.

Trang thiết bị phục vụ cho buổi lễ

Các trang thiết bị phục vụ cho buổi họp báo nên thuê tại các nơi cung cấp dịch vụ hoặc nên lựa chọn sử dụng dịch vụ trọn gói của công ty tổ chức sự kiện để đảm bảo sự trọn vẹn, từ a đến z trong các khâu, cũng như chất lượng nhân sự, thiết bị, đội ngũ sẽ được quản lý kiểm soát của ban công ty tổ chức sự kiện.

Những tiết mục văn nghệ trong buổi tổ chức họp báo sẽ lôi cuốn và thu hút khách mời hơn
Gây ấn tượng với quan khách tham dự sự kiện họp báo bằng những ca khúc đặc sắc. ( sukienachau.com )

—>>> Tham khảo thêm các loại hình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới.

Quy trình tổ chức cuộc họp báo

Chuẩn bị nội dung tổ chức họp báo

Nội dung chính của buổi họp báo gồm có:

  • Giới thiệu sản phẩm mới
  • Giới thiệu về thương hiệu công ty
  • Mang đến các trải nghiệm, dùng thử sản phẩm của khách hàng

Tham khảo thêm Bài giới thiệu sản phẩm trong buổi họp báo ra mắt.

Tài liệu trong sự kiện tổ chức họp báo

  • Thông cáo báo chí: thông tin về công ty, sản phẩm sắp giới thiệu, thương hiệu của công ty
  • Chuẩn bị kịch bản chương trình, kịch bản MC và kịch bản diễn thuyết, trả lời báo chí.
  • Chuẩn bị slide trình chiếu, thuyết trình sản phẩm, nếu có 1-2 video giới thiệu thì sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn
  • Chuẩn bị bài phát biểu của các nhà lãnh đạo, đơn vị tài trợ, đối tác lớn, lời cảm nhận của một vài khách hàng.
  • Trong một vài trường hợp, bạn nên chuẩn bị về sản phẩm và để mọi người dùng thử trong buổi họp báo

MC dẫn chương trình sự kiện

Lựa chọn Mc phù hợp trong sự kiện họp báo
Lựa chọn Mc phù hợp

Khi lựa chọn MC dẫn chương trình cho buổi họp báo phải đáp ứng được các tiêu chí:

  • Nói rành mạch và đúng những nội dung được chuẩn bị trước để đảm bảo mọi người đều có thể nghe được.
  • MC cũng không nên nhắc lại hay nói tóm tắt lại các quan điểm của các người phát biểu đưa ra bởi phần tóm tắt này có thể bị sai lệch, gây nhiễu thông tin.
  • MC có thể làm giảm sự căng thẳng của bầu không khí cuộc họp báo bằng tác phong lịch sự, nụ cười nhẹ nhàng.

Địa điểm tổ chức họp báo

Địa điểm tổ chức họp báo cần đầy đủ các yếu tố về không gian và bối cảnh phù hợp
Địa điểm đảm bảo các yếu tố cho buổi họp báo

Có nhiều địa điểm cho công ty, doanh nghiệp lựa chọn để tổ chức họp báo, thường các cuộc họp báo thường được tổ chức ở những khách sạn, trung tâm hội nghị được trang bị đầy đủ thiết bị, khi lựa chọn địa điểm cần lưu ý những vấn đề sau:

  • Lựa chọn địa điểm phù hợp với tầm vóc và quy mô của công ty nói chung, và quy mô của buổi họp báo nói riêng.
  • Lựa chọn điểm phù hợp với số lượng người tham dự, thuận tiện cho việc đi lại, set up….
  • Xem xét và cân nhắc những yêu cầu từ phía khách hàng.
  • Đảm bảo các công tác an ninh, di chuyển, hỗ trợ khách mời
  • Ngoài các yếu tố liên quan đến kỹ thuật ra thì các điều kiện khác cũng cần được đảm bảo như hệ thống âm thanh và ánh sáng tốt, bàn ghế, không gian được trang trí lịch sự, không màu mè.
  • Tối ưu chi phí.
  • Các dịch vụ kèm theo như nghỉ dưỡng, ăn uống…

—>> Xem thêm: 3 Cách tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm

Thời gian tổ chức họp báo

Thời gian của một cuộc họp báo thường là một buổi, tốt nhất là vào buổi sáng, tránh tổ chức vào buổi chiều tối, các ngày nghỉ cuối tuần.

Lựa chọn lễ tân cho buổi họp báo đảm bảo phù hợp, chuyên nghiệp

Tiến hành họp báo

  • Đón tiếp phóng viên và các khách mời (dùng tiệc nhẹ nếu có).
  • Đại diện công ty nêu lý do cuộc họp báo.
  • Các bài thuyết trình về sản phẩm.
  • Mong muốn nhân được sự hổ trợ truyền thông từ báo chí
  • Giải đáp thắc mắc cho phóng viên
  • Kết thúc cuộc họp báo (dùng tiệc nhẹ nếu có)

Kết thúc chương trình tổ chức họp báo

  • Dọn dẹp sau chương trình.
  • Trả các hạng mục in ấn ( backdrop, standee, tranh ảnh…) cho công ty, doanh nghiệp.
    • Giao hoa chúc mừng về cho công ty ,doanh nghiệp.

Những lưu ý để buổi họp báo thành công

  1. Nội dung trong buổi họp báo phải được đảm bảo là nội dung quan trọng chính xác nhất, làm nổi bật thông điệp công ty muốn truyền tải.
  2. Để ý xử lý động thái, thái độ của giới truyền thông về buổi họp báo.
  3. Địa điểm tổ chức họp báo cần không gian rộng để giới báo chí và truyền thông có thể tác nghiệp
  4. Các trung tâm hội nghị, khách sạn đang là sự lựa chọn hàng đầu để tổ chức họp báo.
  5. Chuẩn bị tư liệu rõ ràng, đơn giản để các khách mời tham dự có thể dễ dàng nắm bắt.
  6. Cần có sự phối hợp ăn gì giữa MC và kịch bản, cũng như là người diễn thuyết và trả lời họp báo.
  7. Diễn thử để xử lý các tình huống, câu hỏi phát sinh sẽ khiến công ty, doanh nghiệp lúng túng.
  8. Đảm bảo các công tác chuẩn bị hoàn thành, kiểm soát từ lúc chuẩn bị đến khi kết thúc.

Các đại diện doanh nghiệp trả lời câu hỏi

Dịch vụ tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm trọn gói của chúng tôi

  • Tư vấn tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới cho khách hàng miễn phí.
  • Xây dựng kế hoạch toàn bộ chi tiết
  • Hiện nay có rất nhiều địa điêm tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm chuyên nghiệp, chúng tôi cung cấp cho khách hàng những lựa chọn tối ưu nhất như: Khách sạn, trung tâm hội nghị, sự kiện…
  • Đáp ứng yêu cầu của khách hàng, doanh nghiệp
  • Đội ngũ tư vấn viên với kinh nghiệm làm việc lâu năm, sẽ giúp bạn hiểu cách thức để tổ chức buổi họp báo ra mắt sản phẩm sao cho thành công ngoài sự mong đợi.
  • Trang thiết bị sẵn có, hiện đại chất lượng tốt.
  • Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, được đào tạo theo tiêu chuẩn quốc tế từ nhân sự kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật sân khấu đạo diễn sân khấu, nhân sự pg lễ tân đều có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
  • Tư vấn lựa chọn, chuẩn bị tiệc, văn nghệ, tiết mục nghệ thuật, liên hệ các tiết mục biểu diễn theo yêu cầu khách hàng
  • Xử lý các vấn đề phát sinh trong khi tiến hành sự kiện.

Dịch vụ tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm của Á Châu
Họp báo ra mắt sản phẩm thành công rực rỡ ( Nguồn: sukienachau.com ).

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

Sự kiện mới tổ chức gần đây

093 885 9998 Đăng ký tư vấn