Trang chủ Kỹ năng Các bước trong quy trình để tổ chức một hội thảo thành công

Các bước trong quy trình để tổ chức một hội thảo thành công

Sự kiện Hội thảo đóng vai trò quan trọng đối với các công ty hay doanh nghiệp hiện nay khi đem lại những đóng góp, thông tin, ý kiến về những vấn đề mà họ còn thắc mắc.

  • Cùng với đó, hội thảo còn có thể đem lại cho các công ty, doanh nghiệp,… những đối tác mới, cơ hội mới trên thị trường kinh doanh.
  • Vì vậy, để tổ chức hội thảo hoàn hảo và trọn vẹn, những quy trình thực hiện nào là cần thiết ? quy trình nào nên được đầu tư thời gian để tiến hành ?

Hãy cùng Á Châu đi tìm hiểu câu trả lời cho những câu hỏi trên thông qua bài viết dưới đây.

Quy trình tổ chức hội thảo thành công với 6 bước

1. Lên chủ đề chi tiết cho buổi hội thảo

  • Chủ đề là bước đầu tiên trong quy trình này vì nó quyết định rất nhiều đến hình thức, cách thực hiện của sự kiện và quyết định mục đích của việc tổ chức chương trình đó để làm gì.
  • Chủ đề được xem như là linh hồn của chương trình. Nếu bạn muốn tổ chức một hội thảo dành cho những nhà phân phối thì có thể làm với chủ đề: Tri ân khách hàng.
  • Hoặc, nếu bạn muốn làm hôi thảo cho những người khởi nghiệp thì có thể sử dụng chủ đề: Tạo lập quan hệ trong lĩnh vực kinh doanh.
  • Mỗi một chủ đề sẽ cần chuẩn bị những nội dung và trang thiết bị khác nhau. Từ đó, đảm bảo sự hoàn thiện của buổi Hội thảo.

2. Làm việc với các diễn giả hoặc khách mời

Bạn nên tiến hành làm việc trước với khách mời, bàn bạc với họ trước về những  nội dung của buổi nói chuyện, chia sẻ, thời gian để họ chuẩn bị,…

  • Cần phải thống nhất thật chi tiết mọi vấn đề trước tránh tình trạng hủy show vì không kiểm soát được thời gian.
  • Trong một số trường hợp khi diễn giả hay khách mời không kiểm soát được thì bạn cũng nên tiến hành nói chuyên trực tiếp để đưa ra những phương pháp giải quyết phù hợp cho các bên, để không làm ảnh hưởng đến sự kiện.

Cũng cần phải sắp xếp việc đi lại và ăn uống nghỉ ngơi cho khách mời, diễn giả nếu họ ở xa.

Tiến hành làm việc trước với khách mời, bàn bạc với họ trước về những  nội dung của buổi nói chuyện
Tiến hành làm việc trước với khách mời, bàn bạc với họ trước về những  nội dung của buổi nói chuyện

3. Địa điểm tổ chức phù hợp

  • Tùy vào mục đích của mình bạn có thể chọn một địa điểm tổ chức phù hợp.
  • Chẳng hạn hội thảo với quy mô rất lớn thì  có thể tổ chức tại khách, trung tâm hội nghị.
  • Với những sự kiện nhỏ với số lượng người tham dự ít thì có thể tổ chức tại quán cà phê,…
  • Nên cân nhắc vào số lượng người cũng như khả năng tài chính để chọn được một không gian phù hợp nhất.
  • Lựa chọn những địa điểm uy tín để sự kiện của bạn trở nên chuyên nghiệp và trọn vẹn.

Lựa chọn một địa điểm phù hợp cho buổi hội thảo yếu tố tạo nên thành công
Lựa chọn một địa điểm phù hợp cho buổi hội thảo yếu tố tạo nên thành công

—>> Tham khảo: Những lưu ý khi tổ chức hội thảo, hội nghị

4. Chuẩn bị dụng cụ cần thiết

  • Trong quy trình thì không thể nào bỏ qua bước chuẩn bị những vật dụng cần thiết để có thể hỗ trợ cho buổi hội thảo đó.
  • Bạn nên hỏi diễn giả về điều này vì có thể trong buổi nói chuyện họ cần phải có một số đạo cụ để buổi nói chuyện được truyền đạt tốt nhất và thành công hơn.

5. Truyền thông cho sự kiện hội thảo

  • Điều này là phải thực hiện khi mà đây là một buổi hội thảo thu phí hoặc cũng có thể là mở cửa tự do.
  • Bạn nhất định phải tổ chức truyền thông cũng như tuyên truyền để có được số lượng thành viên tham dự như mong muốn.
  • Tuy nhiên, với những sự kiện với nguồn khách tham dự có sẵn thì bạn không cần phải đau đầu về vấn đề này.
  • Một số kênh truyền thông hiệu quả bạn có thể tham khảo như: mạng xã hội, báo chí, diễn đàn,…

Yếu tố truyền thông luôn đặt hàng đầu khi bạn tổ chức một buổi hội thảo quy mô lớn
Yếu tố truyền thông luôn đặt hàng đầu khi bạn tổ chức một buổi hội thảo quy mô lớn

6. Đăng ký tham dự Hội thảo

  • Nếu sự kiện Hội thảo của bạn yêu cầu chi phí khi tham gia thì bạn nên cân nhắc để tiến hành việc đăng ký sao cho phù hợp nhất cũng như cần phải yêu cầu trả tiền trước khi Hội thảo diễn ra.
  • Đa phần hiện nay mọi người thu phí theo hình thức chuyển khoản trước, trong trường hợp người tham dự muốn đến tận nơi đống tiền thì cần chuẩn bị người thu tiền, hoặc mua vé vào cửa.
  • Trên đây là 6 bước cơ bản ban đầu khi chuẩn bị tổ chức một buổi hội thảo và cũng là 6 yếu tố quan trọng nhất để có một buổi hội thảo.

Những bước trong quy trình này cần phải được tổ chức đồng nhất và lựa chọn đơn vị truyền trông tổ chức chức chuyên nghiệp thì hội thảo mới thành công tuyệt đối được.

  • Sự kiện Á Châu với hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện lớn nhỏ tại Hà Nội, TP HCM,… Những sự kiện tổ chức Hội thảo là sự kiện thường xuyên được Á Châu tổ chức và thực hiện.
  • Với kinh nghiệm của mình, chắc chắn Á Châu sẽ đem đến cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời về một dịch vụ sự kiện chất lượng nhất từ trước đến nay.

Hãy liên hệ ngay tới Sự kiện Á Châu để được tư vấn miễn phí và sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện Hội thảo với quy trình hoàn hảo, phù hợp với các sự kiện theo yêu cầu của khách hàng.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

Sự kiện mới tổ chức gần đây

093 885 9998 Đăng ký tư vấn