Trang chủ Kỹ năng Tổ chức event thành công với 6 bước mang lại hiệu quả

Tổ chức event thành công với 6 bước mang lại hiệu quả

Tổ chức sự kiện là một thuật ngữ đã trở nên quen thuộc đối với mỗi người. Hằng ngày, có hàng trăm sự kiện của thể được diễn ra trên đất nước. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết những công việc cần làm để có thể tổ chức một sự kiện được diễn ra thành công và tốt đẹp, hài lòng ban tổ chức cũng như mọi khách mời tham dự. Bài viết sẽ cung cấp đầy đủ thông tin cho bạn về vấn đề này.

6 bước để tổ chức một event thành công

  1. Xác định mục đích của sự kiện

    Đối với bất kì một sự kiện nào, bạn cần xác định được mục đích tổ chức sự kiện diễn ra : Khai xuân, ra mắt sản phẩm mới, họp báo,… Khi bạn đã xác định được mục đích của sự kiện, từ đó chuẩn bị và lên ý tưởng chính xác và phù hợp cho nội dung, chủ đề sự kiện.

2. Xác định mục tiêu của sự kiện

  • Mỗi một sự kiện được diễn ra đều được người tổ chức đặt ra những mục tiêu nhất định như : tìm kiếm khách hàng, mở rộng khách hàng, mở rộng quan hệ, gia tăng doanh số,…Từ đó, đánh giá được mức độ hoàn thiện và thành công của sự kiện.

3.Xác định đối tượng khách hàng

  • Một sự kiện dù tầm cỡ, quy mô đến đâu và ấn tượng đến mức nào cũng khó lòng thành công và trở nên vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng của sự kiện.
  • Xác định đúng đối tượng khách hàng không chỉ giúp tập trung thực hiện chương trình và đem lại hiệu quả khi thu hút được những khách hàng, bao gồm những khách hàng tiềm năng.

4. Xác định ngân sách dành cho sự kiện

  • Việc xác định ngân sách trước mỗi sự kiện là công việc cần thiết mỗi khi tổ chức một sự kiện. Từ nguồn ngân sách được đặt ra, người làm sự kiện có thể chuẩn bị, lên kế hoạch thực hiện sự kiện một cách phù hợp và các giải pháp tiết kiệm nếu cần.
  • Tránh tình trạng gây lãng phí hay vượt quá ngân sách đặt ra do không được thông báo từ trước, gây ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện.

Để có một sự kiện thành công, bạn cần nghiên cứu xác định rõ những mục tiêu một sự kiện cần có những gì
Để có một sự kiện thành công, bạn cần nghiên cứu xác định rõ những mục tiêu một sự kiện cần có những gì

5.Các công việc cụ thể trong sự kiện

Bạn cần chú ý tới những kế hoạch, chương trình, vật dụng cụ thể cần thiết sẽ diễn ra trong sự kiện để đảm bảo sự kiện được diễn ra hoàn thiện nhất:

  • Kế hoạch về thời gian của sự kiện.
  • Lên danh sách khách mời cụ thể

Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện, phải phù hợp với từng sự kiện cụ thể.

  • Tuyển chọn nhân sự chất lượng : MC, PG, tiếp tân,.. và yêu cầu cụ thể về công việc đối với từng bộ phận.
  • Xác định chủ đề cho sự kiện để chuẩn bị trang phục, bài thuyết trình phù hợp.
  • Các cơ quan báo chí, truyền thông tại sự kiện cũng là cần thiết để sự kiện được thông báo rộng rãi tới các khách hàng.
  • Hệ thống âm thanh, ánh sáng được lắp đặt đầy đủ từ máy chiếu, Loa, Micro, ánh sáng,…
  • Trang trí sự kiện theo chủ đề của sự kiện bao gồm: Hoa, lẵng hoa, backdrop sân khấu, banner sự kiện,…
  • Sắp xếp bàn ghế theo sơ đồ và phù hợp trong hội trường.
  • Tổng duyệt các chương trình văn hóa, văn nghệ trước khi sự kiện diễn ra.

—>> Tham khảo thêm: 4 sai lầm thường mắc phải trong tổ chức event

6.Một số chú ý khi tổ chức sự kiện

Từ những sự kiện đã tổ chức và được rút kinh nghiệm, bạn cần lưu ý tới một số nội dung sau khi tổ chức sự kiện:

  • Xin phép, chuẩn bị các giấy phép liên quan như : giao thông, văn hóa thông tin, tổ chức sự kiện, bảo vệ,… theo đúng quy định của pháp luật, tránh ảnh hưởng tới sự kiện do không đủ giấy phép tổ chức.
  • Đối với sự kiện khai trương, động thổ,…tại địa điểm của ban tổ chức, sau chương trình cần sắp xếp các bộ phận dọn dẹp sạch sẽ các rác thải, giấy báo,…
  • Thanh toán hợp đồng nhanh chóng, chuyên nghiệp. Sau khi sự kiện hoàn thiện, ban tổ chức nên thanh toán các khoản chi phí cho các bên thực hiện sự kiện để tránh sai sót, khoản phát sinh do không thanh toán chi phí sớm cho các bên.

Để có một sự kiện thành công, thì việc xác định rõ những yếu tố cấu thành là vấn đề đầu tiên mà nhà tổ chức sự kiện cần phải làm
Để có một sự kiện thành công, thì việc xác định rõ những yếu tố cấu thành là vấn đề đầu tiên mà nhà tổ chức sự kiện cần phải làm

Hi vọng với những thông tin mà trong bài viết mà Sự kiện Á Châu đã đưa ra, bạn đã phần nào hình dung ra những công việc cần thực hiện để tổ chức một sự kiện thành công và hoàn thiện nhất.

Mọi thắc mắc hay những câu hỏi quan tâm đến ngành nghề tổ chức sự kiện, hoặc bạn muốn tìm hiểu chi tiết hơn về lĩnh vực này. Vui lòng để lại bình luận ở dưới mỗi bài viết…

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

Sự kiện mới tổ chức gần đây

093 885 9998 Đăng ký tư vấn