Trang chủ Kỹ năng Hướng dẫn kiểm tra kế hoạch tổ chức Event

Hướng dẫn kiểm tra kế hoạch tổ chức Event

Mọi nhà hoạch định sự kiện đáng nhớ của họ đều biết rằng một danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện có lẽ là công cụ có giá trị nhất để lên kế hoạch cho một sự kiện thành công.

  • Đây là một công cụ lập kế hoạch sự kiện giúp bạn thoải mái khi thức dậy vào giữa đêm. Trong mồ hôi hoảng loạn thuyết phục rằng bạn đã quên một chi tiết quan trọng trong kế hoạch cho sự kiện tiếp theo của bạn.
  • Với một danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện toàn diện bên cạnh bạn, bạn có thể tự tin tiếp cận sự kiện của mình, biết rằng bạn đã bỏ qua bất cứ điều gì.
  • Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn cho rằng mình siêu tổ chức và bạn đã sử dụng một danh sách kiểm tra khi lên kế hoạch cho một sự kiện, nhưng đã gặp phải tình huống mà bạn nhận ra (quá muộn) rằng bạn không có xu hướng đến một số chi tiết quan trọng. Bạn đã sai ở đâu?
  • Mỗi sự kiện yêu cầu một danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện được thiết kế dành riêng cho sự kiện cụ thể đó và phù hợp với thông số kỹ thuật của sự kiện.

Vì vậy, mỗi danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện là khác nhau. Tuy nhiên, có năm mục mà bạn phải có trong danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện của mình, bất kể bạn đang lên kế hoạch cho một bữa tiệc sinh nhật nhỏ hay một chức năng lớn của công ty.

Hướng dẫn kiểm tra kế hoạch tổ chức Event

1.Ký hợp đồng sự kiện

  • Nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng hãy chắc chắn rằng bạn đã ký – và nhận lại các bản sao đã ký – tất cả các hợp đồng bạn cần cho sự kiện của mình.
  • Điều này bao gồm hợp đồng sự kiện với khách hàng, địa điểm, nhà cung cấp, khách sạn, giải trí, v.v.
    Bắt tay chắc chắn là một cách hay để tiến hành kinh doanh nhưng không phải là cách để đảm bảo việc thuê bất kỳ nhà cung cấp nào và không phải là cách để cam kết làm việc cho khách hàng.
  • Nhận mọi thứ bằng văn bản và không làm bất kỳ công việc nào hoặc dành một chút thời gian để lên kế hoạch cho sự kiện của bạn cho đến khi tất cả các thủ tục giấy tờ đã được ký và giao.
  • Nếu bạn là một người lập kế hoạch sự kiện cần hợp đồng sự kiện cho các dịch vụ sự kiện của bạn.

2.Xác nhận ngày và giờ

  • Bạn đang đi sâu trong các giai đoạn lập kế hoạch cho sự kiện này. Làm thế nào bất cứ ai có thể có được ngày sai? Các nhà cung cấp thường có doanh nghiệp khác đến.
  • Khách hàng có thể đồng ý ngày và thời gian cho sự kiện và sau đó chỉ cần quên thông báo cho bạn về sự thay đổi trong kế hoạch tổ chức event.
  • Trước khi bạn bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện của mình, hãy kiểm tra kỹ ngày và thời gian bắt đầu và kết thúc và nhận những điều này bằng văn bản, để mọi người đều ở trên cùng một trang.

Ký hợp đồng sự kiện và xác nhận ngày giờ tổ chức đó là những bước kiểm tra kế hoạch tổ chức sự kiện đầu tiên
Ký hợp đồng sự kiện và xác nhận ngày giờ tổ chức đó là những bước kiểm tra kế hoạch để tổ chức một sự kiện thành công

3.Thuê thêm trợ giúp

  • Đừng đánh giá thấp giá trị của việc có thêm trợ giúp vào ngày diễn ra sự kiện.
  • Luôn luôn có một cái gì đó cần phải có xu hướng, và hầu hết các nhà hoạch định sự kiện đã quá bận rộn để chạy sự kiện để dành sự chú ý của họ cho các tình huống phát sinh.
  • Thuê thêm trợ giúp là một bước quan trọng thường bị bỏ qua cho đến khi có thể quá muộn để thuê nhân viên sự kiện tốt nhất cho công việc trong tay.
  • Đừng giải quyết cho thức ăn thừa khi thuê nhân viên sự kiện.
  • Đặt mục này vào danh sách kiểm tra sự kiện của bạn và bảo vệ đội ngũ nhân viên được đào tạo tốt nhất với kinh nghiệm bạn cần phù hợp với ngân sách sự kiện của bạn.

4.Tiến hành hướng dẫn khách hàng qua webstile

  • Không gì có thể so sánh với việc hình dung một cái gì đó trong tâm trí của bạn khá giống như trải nghiệm nó trực tiếp.
  • Tiến hành đi bộ qua trang web sự kiện với khách hàng và nhà cung cấp của bạn là một bước quan trọng trong quy trình lập kế hoạch sự kiện.
  • Đây là cơ hội để đưa ra các câu hỏi, giải quyết các mối quan tâm và đi đến thỏa thuận về thiết lập phòng, trang trí, vị trí đăng ký và dòng chảy chung của sự kiện.
  • Thông thường, ngay cả khi chúng ta nghĩ rằng chúng ta đang giao tiếp rõ ràng, tầm nhìn của chúng ta về một thứ hoàn toàn trái ngược với những gì người khác đang hình dung dựa trên mô tả của chúng ta.
  • Đi bộ qua không gian vật lý trong các giai đoạn lập kế hoạch, do đó không có bất ngờ nào trong ngày sự kiện.

—>> Xem thêm: Tổ chức Event? Ý nghĩa và giá trị đem lại

Thuê thêm trợ giúp, tiến hành dẫn khách qua websitle cơ hội để giải quyết mọi vấn đề về sự kiện sắp tổ chức
Thuê thêm trợ giúp, tiến hành dẫn khách qua websitle cơ hội để giải quyết mọi vấn đề về sự kiện sắp tổ chức

5.Bao gồm các nhắc nhở để theo dõi

Trong thế giới lý tưởng, nói với ai đó một lần sẽ đủ để đảm bảo công việc được hoàn thành. Thật không may, thế giới làm việc thực tế không hoạt động theo cách đó hoặc ít nhất không phải là kinh doanh của kế hoạch sự kiện.

  • Với rất nhiều chi tiết để quản lý và nhiều người chơi tham gia ở các giai đoạn khác nhau của sự kiện, thật dễ dàng để một cái gì đó bị mất.
  • Vì vậy, khi bạn phát triển danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện để giữ cho bạn có tổ chức và đúng tiến độ, hãy đảm bảo bao gồm các lời nhắc cho một số lần theo dõi nhất định.
  • Ví dụ: nếu bạn đã nói chuyện với người cung cấp về ý tưởng thực đơn, cũng bao gồm một mục trong danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện của bạn.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

Sự kiện mới tổ chức gần đây

093 885 9998 Đăng ký tư vấn