Trang chủ Kỹ năng 6 cách tổ chức event đơn giản mang lại hiệu quả cao

6 cách tổ chức event đơn giản mang lại hiệu quả cao

Tổ chức sự kiện đang trở thành xu hướng
Tổ chức sự kiện đang trở thành xu hướng

Tổ chức event còn có cách gọi khác là tổ chức sự kiện, là các bước để thực hiện một sự kiện nào đó. Bắt đầu từ việc lên ý tưởng, kịch bản cho đến khi kết thúc sự kiện. Tổ chức event, sự kiện diễn ra ở tất cả các lĩnh vực như giáo dục, kinh doanh, thể thao… Thông qua các hình thức hội nghị, roadshow, họp báo… Nhằm mục đích đưa sản phẩm tới gần công chúng hơn, nhằm mang tới, truyền tải một thông điệp tới cho nhiều người biết đến.

Mục đích

Tổ chức event là sự kiện được dự tính và lên kế hoạch theo những mục tiêu đã được đề ra từ người tổ chức.

  • Nhằm truyền tải thông điệp và nội dung nào đấy đến người tham dự.
  • giúp các công ty đưa những sản phẩm của họ hoặc đưa những thông điệp mà công ty muốn truyền đến người dùng.
  • Cũng có thể là một cách để nhắc lại những sản phẩm cũ của công ty để người dùng nhớ đến thông qua các buổi roadshow, activation,….
  • Ngoài ra event ở đây còn bao gồm những bữa tiệc gặp mặt, tiệc trà, hoặc những bữa tiệc ăn uống.
  • Tạo điều kiện để gắn kết tình đồng nghiệp giữa đồng nghiệp và ban giám đốc.

Mục tiêu cụ thể

Xác định hướng đi là nhiệm vụ hàng đầu của một event
Xác định hướng đi là nhiệm vụ hàng đầu của một event

  • Đặt mục tiêu rõ ràng cho event giúp quý công ty đi đúng hướng trong quá trình tổ chức event.
  • Từ việc setup thiết bị, mẫu kịch bản họp báo, cũng như phân bổ nguồn nhân lực; cho đến mẫu timeline sự kiện, kịch bản mẫu.
  • Tất cả đều sẽ được dễ dàng và thống nhất hơn; tạo động lực để toàn bộ bộ phận tổ chức hoàn thành công việc được giao tốt hơn. Giúp quý công ty đạt được kết quả mong muốn khi kết thúc event đó.

Đối tượng muốn hướng đến

Xác định được đối tượng bạn đã thành công 30 phần trăm
Xác định được đối tượng bạn đã thành công 30 phần trăm

  • Trong bất kỳ sự kiện nào, số lượng khách hàng và khách hàng tiềm năng mà một event thu hút được là cơ sở để đánh giá sự thành công của nó.
  • Vì thế, việc khoanh vùng đối tượng khách hàng mục tiêu sẽ giúp bạn xây dựng được concept thích hợp, xuyên suốt sự kiện.
  • Việc xác định khách hàng mục tiêu là vai trò vô cùng quan trọng trong sự thành công của event, chương trình hay sự kiện nào cũng hướng tới mục tiêu làm hài lòng khách hàng, khách mời của mình hay qua chương trình nhằm quảng bá hình ảnh, thương hiệu sản phẩm, dịch vụ của công ty, doanh nghiệp.

Nhân lực

Việc chọn nguồn nhân lực khá quan trọng trong quá trình tổ chức event. Nếu chọn sai sẽ khiến việc tổ chức bị trì trệ, hoặc có thể dẫn đến không thành công.

Vậy để việc tổ chức diễn ra suôn sẻ, nhân lực cần đầy đủ các yếu tố sau:

  • Có kiến thức: Phải có kiến thức về sản phẩm, về lĩnh vực quý công ty muốn tổ chức event. Cũng như hiểu biết về đối tượng khách hàng mà quý công ty muốn hướng đến.
  • Kỹ năng: Có kỹ năng lập kế hoạch tổ chức. Đồng thời có khả năng giám sát quá trình tổ chức sự kiện.
  • Có khả năng sáng tạo, xử lý tình huống
  • Thái độ: Có một thái độ nghiêm túc, nhiệt tình không ngại khó khăn. Chịu áp lực công việc cũng như luôn luôn học hỏi và xây dựng mối quan hệ với mọi người.
  • Sự chuyên nghiệp, tùy cơ ứng biến, hỗ trợ hợp tác với doanh nghiệp, công ty,…

Marketing

Mang Event của bạn tới gần hơn với mọi đối tượng, khách hàng mục tiêu
Mang Event của bạn tới gần hơn với mọi đối tượng, khách hàng mục tiêu

  • Sự ảnh hưởng và độ bao phủ của một sự kiện càng rộng thì càng có lợi cho doanh nghiệp.
  • Để buổi sự kiện được diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp, bạn cần phải thu hút một lượng khách hàng tiềm năng nhất định trước khi event diễn ra.
  • Hãy tưởng tượng rằng bạn đã bỏ ra hàng triệu đô kinh phí, chuẩn bị một chương trình kĩ càng nhưng lại không hề có một ai biết đến, điều này thực sự kinh khủng.
  • Việc quảng bá hình ảnh sự kiện hết sức quan trọng.
  • Tuỳ vào kế hoạch và nguồn kinh phí có sẵn, bạn sẽ xác định được việc sử dụng phương tiện truyền thông để quảng bá khách hàng một cách hiệu quả nhất.
  • Phụ thuộc rất nhiều vào chiến lược, đầu tư tạo sự ấn tượng thu hút tới thật nhiều đối tượng biết tới tham gia.

—>> Xem qua: Yếu tố tổ chức event thành công

Kịch bản

Gồm 3 phần:

  1. Kịch bản bao gồm tất cả các quy trình về đề mục, tiết mục của buổi event. Kịch bản này thường dành cho người quản lý sự kiện; để có thể nắm bắt được tổng thể chương trình.Trong kịch bản cần chi tiết các mục như sau: số thứ tự các tiết mục, tên tiết mục, nội dung tiết mục đó, người thể hiện, thời lượng giới hạn tổ chức một event.
  2. Kịch bản MC còn gọi là kịch bản chi tiết, vì nó chi tiết hơn cả kịch bản đường dây. Ở kịch bản này sẽ có những lời thoại dành cho MC theo từng trình tự tiết mục khác nhau.Vì thế kịch bản MC sẽ dựa trên kịch bản đường dây; nhưng cần bổ sung thêm các lời giới thiệu, lời chào… của MC.
  3. Kịch bản kỹ thuật sẽ dành cho bộ phận kỹ thuật – bộ phận làm việc sau sân khấu. Gồm âm thanh, ánh sáng, đạo cụ, kỹ thuật sân khấu… Để họ có thể phối hợp làm việc với nhau.Kịch bản kỹ thuật thường do người đạo diễn chương trình sẽ lên chi tiết hoá. Vẫn sẽ dựa trên kịch bản đường dây; để cùng nắm bắt quy trình và thực hiện đúng những gì các tiết mục đưa ra.

Để tạo nên một sự kiện thành công mà không phải phí phạm nhiều công sức, bạn nên nhờ đến sự trợ giúp của các công ty tổ chức sự kiện uy tín.

Là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, Á Châu Event chuyên cung cấp dịch vụ liên quan đến sự kiện. Với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, nhiệt huyết và giàu kinh nghiệm. Chúng tôi luôn cố gắng làm hài lòng mọi khách hàng với chất lượng phục vụ tốt nhất.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

Sự kiện mới tổ chức gần đây

093 885 9998 Đăng ký tư vấn