Những lỗi thường gặp trong tổ chức cuộc họp

Thất bại trong việc thu hút mọi người tham gia sự kiện của bạn.

Có một điều rất dễ hiểu: Để mọi người biết đến và chú ý đến sự kiện của bạn, bạn cần thông báo trước cho họ một khoảng thời gian nào đó. Đây là vấn đề thuộc về marketing và giao tiếp, đây là một phần trong công việc lên kế hoạch và tổ chức chuẩn bị của bạn.

  • Bạn càng thông báo đến người tham dự sớm, khả năng họ sẽ lên lịch và tham dự buổi mít tinh của bạn càng cao.
  • Truyền đạt thông tin về sự kiện của bạn sớm để sự kiện mà bạn tổ chức sẽ được ưu tiên lên lịch trước.

Những lỗi thường gặp trong tổ chức cuộc họp

1.Ký những bản hợp đồng không rõ ràng

  • Một nhân viên tổ chức sự kiện đã phải ra hầu tòa khi cô hoãn ngày tổ chức sự kiện vì theo cô, khách sạn mà cô đã thuê không thực hiện tốt những dịch vụ thỏa thuận nâng cấp và thay đổi mà cô đã ký.
  • Sự thật là, khách sạn này đã phản đối và lập luận theo cách khác và cuối cùng họ đã thắng kiện. Bản hợp đồng viết tay đã chi tiết rằng ” những cải thiện đáng kể ” sẽ được ưu tiên làm trước đến ngày diễn ra buổi mít tinh.
  • Dùng những cụm từ chủ quan, không rõ nghĩa như vậy sẽ dẫn đến rất nhiều cách lý giải khác nhau. Hãy chắc chắn rằng bản hợp đồng của bạn được viết chặt chẽ không thể bắt bẻ được.
  • Tránh dùng những từ như ” sẽ được thỏa thuận ” hoặc ” sẽ được quyết định trong những ngày sau đó”

-Lên kế hoạch thất bại.

  • Lên kế hoạch thất bại là bạn đang đặt chính mình vào thảm họa. Có rất nhiều thứ linh tinh nam giải cần được xếp cạnh nhau để bạn có thể giải quyết chúng hoặc yêu cầu dịch vụ đến giải quyết.
  • Tôi đảm bảo rằng bạn sẽ giải quyết những vấn đề đó rất chu toàn. Thảo luận với mọi người về sự kiện mà bạn đang tổ chức để tham khảo thêm một số ý kiến khác nhau.
  • Tạo ra một danh sách để kiểm tra công việc và kiểm tra danh sách đó thường xuyên. Bạn càng tỉ mỉ bao nhiêu thì khả năng mắc lỗi của bạn càng ít đi.

Ký những bản hợp đồng không rõ ràng, các nhà tổ chức cuộc họp nên tránh
Ký những bản hợp đồng không rõ ràng, các nhà tổ chức cuộc họp nên tránh

-Lờ đi không kiểm tra những ý kiến tham khảo.

  • Có được những ý kiến tâm đắc của một ai đó thật tuyệt nhưng phải luôn kiểm tra xem người đó có thật sự tốt như họ nói hay không.
  • Đúng như vậy, bạn sẽ cần thêm thời gian để kiểm tra lại những ý kiến góp ý những việc đó rất đáng được làm.
  • Tại sao bạn lại thu về mình khả năng làm hỏng sự kiện quan trọng của mình với người cung cấp người khiến bạn thất vọng ngay ở phút cuối cùng hoặc cung cấp cho bạn những thiết bị không phải lả tốt nhất và dịch vụ chất lượng kém?
  • Một câu hỏi nhất thiết phải hỏi người đưa ra ý kiến đó là ” Bạn có sử dụng người cung cấp này cho các lần tiếp theo không?”
  • Bạn sẽ biết mình nên làm gì nếu câu trả lời là phủ định.

2.Bỏ qua những chi tiết quan trọng đến tận phút cuối cùng

  • Công việc chuẩn bị cho buổi mít tinh rất mất thời gian, và bạn càng có nhiều thời gian bao nhiêu thì bạn càng mắc ít lỗi.
  • Bạn càng vội vàng, hấp tấp bao nhiêu thì bạn càng dễ quên những thứ cần thiết ( đôi khi là rất nhiên ) bấy nhiêu.
  • Sử dụng danh sách kiểm tra của bạn thường xuyên và xử lý những công việc mà bạn gạch ra đầu tiên trước.
  • Để những công việc cơ bản đến phút cuối giải quyết không nghi ngờ gì là bạn sẽ mất khá nhiều tiền cũng như là bạn có thể sẽ phải chịu đựng những sự thay đổi đột ngột và rõ điều này sẽ gia tăng những căng thẳng không đáng có trong cuộc sống thường nhật của bạn.

Những lỗi thường gặp trong tổ chức cuộc họp
Những lỗi thường gặp trong tổ chức cuộc họp

– Để có một người khác lên kế hoạch làm việc cho bạn.

  • Bạn muốn khéo xoay sở và bạn tìm cho mình một chuyên gia về lập kế hoạch để kiểm soát mọi việc.
  • Liệu bạn có thể chỉ ngồi đó và hy vọng rằng người lên kế hoạch này sẽ tạo ra điều thần kỳ? Đơn giản bởi vì bạn thuê một nhân viên trợ lý không có nghĩa là bạn không còn trách nhiệm gì với sự kiện đó nữa.
  • Ngược lại, hiện tại bạn đang là người quản lý và bạn sẽ phải chịu trách nhiệm đối với mọi việc đang diễn ra.
  • Để người khác thay mặt bạn điều khiển mọi việc những phải luôn luôn kiểm tra để chắc chắn rằng mọi chuyện đang diễn ra tốt.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn