Xây dựng cấu trúc phân chia công việc cho tổ chức sự kiện

Xây dựng cấu trúc phân chia công việc

Sau khi phạm vi công việc đã được xác định cần phải phân loại, chuyển giao tài liệu và được truyền đạt tới các bên liên quan. Cấu trúc phân chia công việc đáp ứng yêu cầu đó. Xây dựng WBS là kỹ thuật tập trung quản lý công việc cần thiết cho sự kiện. Qau đó, tạo ra một tài liệu có giá trị cao về hình ảnh trực quan cho tất cả các công việc cần thực hiện, để tất cả nhân viên hiểu biết về phạm vi công việc của mình.

Kỹ thuật xây dựng WBS:

Trước hết, cần chia dự án sự kiện thành các mảng công việc. Sau đó, dựa trên sự  phân tích có tính thứ bậc, các mảng công việc lại được chia nhỏ thành các nhiệm vụ và những nhiệm vụ này lại tiếp tục được chia thành những hoạt động và công việc chi tiết hơn. Các nhóm tiểu dự án thực hiện hoạt động và công việc của nhóm mình và phối hợp với hoạt động của các nhóm khác nhằm đạt được mục tiêu tổng thể của sự kiện.

Tiếp theo, xâu chuỗi các công việc thành từng nhóm công việc : Để tổ chức được một sự kiện, sẽ có một số lượng lớn các nhiệm vụ phải hoàn tất và những nhiệm vụ này có thể rất đa dạng, nên soạn thảo một danh sách dài các công việc theo phương pháp truyền thống sẽ không hữu ích. Vì thế, nhóm gộp công việc sẽ dễ dàng hơn cho công tác quản trị. Ví dụ, các công việc liên quan đến địa điểm có thể được nhóm lại thành nhóm công việc có tên” Địa điểm”; các nhiệm vụ tình kiếm nguồn tiền và các khoản chi phí có thể được gộp thành nhóm công việc có tên” Tài chính”; hoặc tất cả các công việc liên quan đến lập danh sách khách mời và thư mời gộp lại thành nhóm” Khách mời”: gồm lập danh sách khách mời, lập hồ sơ khách mời( độ tuổi, giới tính, người đi kèm, nhu cầu đặc biệt, phương tiện đi lại….), thiết kế thiếp mời, in thiếp mời, gửi và quản lý việc gửi thiếp mời. Quyết định liên kết các hoạt động thành từng gói công việc như trên, phải thực hiện ở giai đoạn khởi động dự án sự kiện và theo suốt quá trình lập kế hoạch. Bước cuối cùng, rà soát lại để đảm bảo rằng WBS là đầy đủ và chính xác.

Xây dựng cấu trúc phân chia công việc trong tổ chức sự kiện
Xây dựng cấu trúc phân chia công việc trong tổ chức sự kiện

Biểu diễn và lưu trữ WBS:

Có thể trình bày WBS dưới dạng sơ đồ hoặc văn bản. Về lưu trữ, O’ Toole và Mikiolaitis ( 2006) khuyên nên lưu WBS dưới dạng file mềm để tiện dụng trên máy tính và cũng cần phải lưu cả dưới dạng văn bản in.

Về vai trò, WBS là tài liệu nền tảng của nhà quản trị dự án tổ chức sự kiện, là căn cứ của nhiều tiến trình khác ( như nhân sự, ngân sách, nguồn cung ứng, thiết lập lịch trình thực hiện các công việc chuẩn bị.) Đồng thời, WBS cũng là công cụ để xây dựng nhóm và truyền thông hiệu quả. Tuy nhiên, kỹ thuật phân chia này cũng rất khó khăn, có khả năng dễ bị bỏ sót các hạng mục công việc và trình tự thứ bậc công việc có thể bị nhầm lẫn.

Một số lời khuyên để loại bỏ khả năng xây dựng một WBS không tốt:

  • Sử dụng chuyên gia giỏi và người có đủ thời gian xây dựng WBS.
  • Phân tích các yếu tố cấp độ cao trước khi di chuyển sang cấp độ kế tiếp.
  • Liệt kê tất cả công việc và tiếp tục phân chia nó thành các bộ phận.
  • Không nên chia nhỏ quá mức các công việc.
  • Sử dụng số cấp độ phù hợp cho mỗi nhánh.
  • Sử dụng hệ thống đánh số nhất quán cho các công việc trên WBS.

Tổ chức sự kiện, xây dựng cấu trúc phân chia công việc,
Tổ chức sự kiện, xây dựng cấu trúc phân chia công việc,

Phân tích nhiệm vụ

Dựa vào WBS, nhà quản trị sự kiện sẽ tiến hành phân loại nhiệm vụ trong các đơn vị được quản trị. Mỗi đơn vị quản trị sẽ có các nhóm nhiệm vụ liên kết với nó. Phân tích công việc là bước khởi đầu để thực hiện” Phân công nhiệm vụ”. Ví dụ, từ WBS, có thể gộp hoạt động” quảng bá” thành một nhóm. Hoạt động này sẽ bao gồm các nhiệm vụ như xác định các phương tiện truyền thông, liên lạc với các phương tiện truyền thông, xây dựng lịch trình, thiết lập các thông cáo báo chí…… Mỗi nhiệm vụ đó phải được hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định và được giao cho một người hoặc một nhóm người chịu trách nhiệm thực hiện.

Tiếp theo, lập” Bảng phân công nhiệm vụ với nội dung sau:

  • Liệt kê các nhiệm vụ.
  • Tên của người hoặc công ty chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ và các thông tin liên hệ ( số điện thoại, địa chỉ, email).
  • Phương pháp để hoàn thành nhiệm vụ.
  • Cách thức giao tiếp thông tin…

Sau khi hoàn thành ” Bản phân công nhiệm vụ”, nhà quản trị sẽ tổ chức các cuộc họp với các thành viên của nhóm dự án để thông báo và thống nhất về danh mục các nhiệm vụ. Các nhà quản trị tiểu dự án đánh giá cao tầm quan trọng của bản Danh mục nhiệm vụ và các Biên Bản cuộc họp. Bởi vì, đó là một bản ” Kêu gọi hành động”, các nhiệm vụ được chỉ ra một cách rõ ràng không bị che khuất trong các thông tin khác.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn