Xác định các kết quả chuyển giao trong tổ chức sự kiện

Xác định các kết quả chuyển giao

Đối với quản trị một sự kiện lớn, các nhân viên, các TNV, nhà thầu phụ sẽ làm việc theo các nhóm cho các tiểu dự án khác nhau. Nếu họ chỉ làm việc với nhau trong một sự kiện đơn lẻ, có thể không hình thành thói quen làm việc cùng nhau. Sự không quen biết này có thể dẫn đến sự nhầm lẫn trong giao tiếp. Vì thế, hoạch định các kết quả chuyển giao là cách truyền thống định hướng nhóm và các bên liên quan khi công việc được hoàn thành , mà không phải tạo ra dữ liệu thông tin không cần thiết. Trước hết, sự kiện chính là một chuyển giao quan trọng của tất cả các nhiệm vụ được tạo nên từ công tác quản trị sự kiện. Theo đó, kết quả chuyển giao chính trong quản trị của sự kiện, có thể là:

  • Sơ đồ địa điểm- hiển thị bố trí tổng thể sự kiện, bao gồm các phòng chức năng ( phòng thông tin, sân khấu, phòng họp, phòng nghỉ giải lao, phòng gửi và thay đồ, phòng trang điểm, vệ sinh), lối vào và lối ra,lối đi của người tàn tật, khu vực giữ xe. Đồng thời, sơ đồ địa điểm cũng cần định vị các đầu mối giao thông quan trọng trong vùng ( sân bay, nhà ga, trạm xe bus và taxi). Người thiết lập sơ đồ địa điểm phải xem xét kỹ việc thiết kế sự kiện và công tác hậu cần cho sự kiện. Do vậy, sơ đồ là một trong những kết quả đầu ra của quá trình thiết kế. Sau khi thiết lập xong, phải chuyển giao sơ đồ địa điểm cho thành viên khác của nhóm quản trị sự kiện để sử dụng trong phạm vi của họ.

Xác định các kết quả chuyển giao trong tổ chức sự kiện
Xác định các kết quả chuyển giao trong tổ chức sự kiện

  • Bản hợp đồng với nhà cung ứng- bằng chứng về các cuộc đàm phán.
  • Lịch trình- chuyển giao về kế hoạch thời gian.
  • WBS- chuyển giao phạm vi kế hoạch là đầu vào của các quyết định quan trọng ( chi phí, tài chính, nhân lực, quản trị rủi ro….).
  • Danh mục các kết quả chuyển giao- kết quả phân tích tất cả các nhiệm vụ cần được hoàn thành và giao cho những người liên quan.
  • Bản danh mục kiểm tra- công cụ không thể thiếu của người quản trị sự kiện ( được tạo ra trên tất cả các mảng của sự kiện ).
  • Bảng phân tích nguồn lực- danh mục nguồn lực cần có và hợp đồng cần thiết. Kế hoạch tài chính và ngân sách- đầu ra của lập kế hoạch tài chính.
  • Kế hoạch quản lý các bên liên quan- bao gồm các kế hoạch tài trợ và các kế hoạch truyền thông khác nhau, chẳng hạn, kế hoạch xúc tiến cũng như báo cáo kế hoạch cho các bên liên quan thứ hai( ví dụ, cảnh sát địa phương ).
  • Kế hoạch quản trị rủi ro – các chuyển giao về quản trị rủi ro, có thể lập dưới hình thức một bản liệt kê rủi ro và tiến trình thích ứng với liệt kê.

Như vậy, có rất nhiều kết quả chuyển giao được mỗi nhóm thiết lập và chuyển qua nhóm khác. Kết quả chuyển giao tài liệu quan trọng của dự án sự kiện. Tổ chức tốt kết quả chuyển giao chính là thực hiện tốt khâu truyền thông nội bộ- được xem là xương sống của vòng đời dự án sự kiện- mấu chốt sự thành công của sự kiện.

Các tài liệu chuyển giao nên lưu trữ dưới dạng tài liệu in và tập in. Cần đảm bảo sự nhất quán cả hai hệ thống dữ liệu này để nhân viên có thể dễ dàng phân loại và tìm kiếm. Mặt khác, các tài liệu phải được tổ chức quản lý khoa học để khi sự kiện đến gần với sự gia tăng nhanh khối lượng công việc, hệ thống hồ sơ tài liệu vẫn có khả năng thích ứng mà không bị khuất lấp bởi quá nhiều giấy tờ và dữ liệu. Sau sự kiện, các tài liệu này cũng được sử dụng để đánh giá việc quản lý và có thể sử được sử dụng để chứng minh năng lực của các nhà quản trị. Các tài liệu chuyển giao có thể được tập hợp lại và đóng thành quyển để sử dụng cho sự kiện tương lai như các văn bản mẫu.

Tổ chức sự kiện, xác định kết quả chuyển giao
Tổ chức sự kiện, xác định kết quả chuyển giao

Xác định thời gian hoàn vốn

Thời gian hoàn vốn là khoảng thời gian cần để bù đắp chi phí của sự kiện. Sau thời gian hoàn vốn hiệu quả của sự kiện tạo ra lợi nhuận. Thời gian hoàn vốn là thước đo tài chính của bản kê khai cho các bên liên quan, là kết quả cuối cùng của sự kiện. Thời gian hoàn vốn thường tính bằng tháng, năm và rất khác nhau giữa các loại sự kiện: Một buổi biểu diễn âm nhạc, thời gian hoàn vốn có thể xảy ra trước hoặc trong buổi biểu diễn, bởi bán vé sẽ trang trải các chi phí sự kiện; thời gian hoàn vốn cho cuộc đua xe địa phương có thể được đo lường trong năm, sau khi kết thúc sự kiện. Để ước tính thời gian hoàn vốn, chi phí thực của sự kiện phải được dự báo. Sử dụng công cụ này, chi phí và nguồn thu của sự kiện có thể được dự đoán, do đó có thể xác định được thời gian hoàn vốn.

Báo cáo tiến độ công việc và giá trị đạt được

Khách hàng mua dịch vụ tổ chức sự kiện hay các nhà tài trợ chính của sự kiện thường yêu cầu nhà quản trị sự kiện phải báo cáo cách thức quản trị đang thực hiện và giá trị đạt được. Kỹ thuật này tạo sự quản trị dễ dàng. sản phẩm của báo cáo tiến độ là Báo cáo kỹ thuật quản trị đang thực hiện. Hình thức của báo cáo này có tên gọi là WIP( Work in progress) hoặc ” Tiến độ thực hiện công việc”. Báo cáo WIP là một trong những cơ chế kiểm soát để quản trị sự kiện. Một phần của báo cáo WIP là bản kiệt kê các rủi ro: xác định các rủi ro và các hành động thực hiện để ứng phó với rủi ro. Bản liệt kê là một tài liệu” sống”. Các vấn đề này dé được trình bày rõ hơn ở những bài tiếp. Kỹ thuật quản trị dự án này xác định % của nhiệm vụ đã hoàn thành so với mục tiêu. Ví dụ, nếu các chiến dịch khuyến mãi cho sự kiện là 10.000$, thì hoàn thành 50% nhiệm vụ vào một thời hạn nhất định được đánh giá giá trị đạt được là 5.000$.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn