Vận chuyển khán giả và đưa đón khách trong tổ chức sự kiện

Vai trò của vận chuyển khách hàng trong kế hoạch hậu cần: Với mọi loại sự kiện, vấn đề đầu tiên khán giả quan tâm là đi đến điểm tổ chức sự kiện bằng cách nào? Đi lại đã trở thành yếu tố có ảnh hưởng lớn đến quyết định tham dự sự kiện của khách hàng. Do vậy, nhà tổ chức sự kiện phải hiểu rằng, các quyết định về vận chuyển, đón tiễn khách giữ vai trò rất quan trọng đối với toàn bộ kế hoạch hậu cần sự kiện. Hai từ được những nhà quản lý sự kiện sử dụng phổ biến là” dump”- khi khán giả đổ về sự kiện cùng một lúc và” trickle”- khi những người đến và rời sự kiện rải rác qua một khoảng thời gian. Với mỗi trường hợp này sẽ cần có chiến lược hậu cần khác nhau.

Bởi vì, trải nghiệm đi lại là ấn tượng đầu tiên của khán giả về sự kiện và nó có thể ảnh hưởng tiếp tục đến những trải nghiệm sau đó của họ tại sự kiện, nên công tác vận chuyển khán giả và đưa đón khách là một mảng công việc cần nhấn mạnh nhất của hậu cần khách hàng: Khách đi đến bằng phương tiện giao thông công cộng hay giao thông cá nhân; có điều động xe phục vụ đón tiễn không? Đối tượng nào được đón tiễn? Loại xe nào phục vụ và mức độ phục vụ trên xe như thế nào? Đồng thời, hậu cần về vận chuyển còn bao gồm bãi đậu xe  và kiểm soát giao thông trong khu vực có sự kiện. Trong nghiên cứu về những sự kiện thể thao, Graham, Goldbatt, Depply và cộng sự ( 1995) đã bình luận tầm quan trọng về việc khán giả đến và rời khỏi sự kiện:” Khách hàng nhấn mạnh rằng, đến và đi là một phần của trải nghiệm về lòng mến khách của sự kiện. Ấn tượng đầu tiên và cuối cùng về sự kiện là bãi đậu xe và sự kiểm soát giao thông”. Vì thế, nhà phục trách hậu cần sự kiện không thể coi nhẹ vấn đề này.

Vận chuyển khán giả và đưa đón khách trong tổ chức sự kiện
Vận chuyển khán giả và đưa đón khách trong tổ chức sự kiện

Để thuận lợi cho hậu cần chưa đón khách mời và kiểm soát tốt chi phí, khi bố trí chỗ ở cho khách mời cần quan tâm khoảng cách từ khách sạn đến địa điểm tổ chức sự kiện là bao nhiêu? Đối với các sự kiện là các cuộc đại hội, hội nghị, hội thảo, sự kiện thể thao, công tác tổ chức hội nghị cần phải tính đến sự sẵn sàng của dịch vụ vận chuyển và chi phí đón tiễn khách từ các địa điểm bố trí chỗ ở cho khách mời và những người tham gia ( diễn viên, cần thủ, diễn giả, người dẫn chương trình). Đồng thời, vận chuyển đến các cơ sở khác cũng phải được xem xét. Một địa điểm tổ chức sự kiện, mà khoảng cách từ nơi ở của khách hàng đến sự kiện quá dài, sẽ làm tăng chi phí tổng thể của một sự kiện, và tăng thêm mối hận bận tâm cho công tác hậu cần. Như vậy, phải di chuyển với khoảng cách dài có thể làm sự kiện kém hấp dẫn đối với các đại biểu và từ đó sẽ có ảnh hưởng đến số lượng đại biểu tham dự.

Cuối cùng đối với các sự kiện lớn, lễ hội và những cuộc diễu hàng, các nhân tố hậu cần khác được đưa vào có liên quan đến công tác vận chuyển khách tham dự sự kiện, có thể là xin giấy phép của chính quyền về việc đóng cửa một số tuyến đường trong thời gian sự kiện. Vấn đề này phải là một vấn đề của kế hoạch hậu cần.

Vận chuyển khán giả và đưa đón khách trong tổ chức sự kiện
Vận chuyển khán giả và đưa đón khách trong tổ chức sự kiện

Lưu ý các yếu tố cần kiểm soát đối với hậu cần đón tiễn khách.

  • Có phải liên hệ và xin giấy phép của các cơ quan công quyền về việc vận chuyển khách tham dự và đón tiễn khách mời của sự kiện không?
  • Có phương tiện giao thông công cộng không ? Nếu có, lịch biểu giờ chạy của các phương tiện này như thế nào?
  • Đã có phương án về loại phương tiện thay thế, trong trường hợp giao thông chính bị hỏng chưa?
  • Liệu có tuyến đường nào thay thế, nếu tuyến đường chính được lựa chọn bị tắc nghẽn giao thông ( tai nạn, công trình….)?
  • Dịch vụ xe taxi có đầy đủ không? Những người cung ứng dịch vụ này đã am hiểu về sự kiện chưa và thái độ phục vụ của đội ngũ lái xe như thế nào?
  • Chất lượng của các khu vực lối vào bãi đỗ xe như thế nào và sức chứa bao nhiêu? Có sự giới hạn về trọng lượng và trọng tải không? Có những điều kiện đặc biệt gì cần xem xét?
    • Sức chứa của bãi đậu xe bao nhiêu? Có đủ dải phân cách cho xe cá nhân và xe phục vụ sự kiện ở bãi đậu xe không? Có khu vực đỗ xe riêng cho khách VIP, cho nhân viên phục vụ sự kiện? Sự hiếu khách của các tài xế và nhân viên phục vụ bãi đậu xe như thế nào?
    • Có huấn luyện nhân viên phục vụ điều khiển đậu đỗ xe không?
    • Dịch vụ kéo xe và cấp cứu khẩn cấp có sẵn sàng không?
    • Có kế hoạch đón tiễn khách từ đầu mối giao thông/trạm đỗ xe đến nơi tổ chức sự kiện chưa?
    • Dựa đoán tỷ lệ khách cùng lúc đến là bao nhiêu ( cùng lúc hay rải rác)?
    • Có bố trí xe đón tiễn khách không? Nếu có, đã thiết lập lịch điều phối xe chưa? Loại xe nào được chọn để đón khách? Đã có kế hoạch tổ chức tiệc tri ân khách hàng, bố trí đồ uống và hoa quả tươi hay đồ ăn nhẹ cho khách VIP chưa?

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn