Trang chủ Kỹ Năng Tổ Chức Sự Kiện Vai trò của lễ tân trong sự kiện

Vai trò của lễ tân trong sự kiện

Một phần quan trọng của việc cung ứng trọn gói cho nhà tài trợ là sự đón tiếp. Nhà tài trợ mong đợi sự kiện mang lại điều gì cho mình và khách mời của họ? Họ có thể yêu cầu vé, thực phẩm và đồ uống, đồ lưu niệm và quà tặng. Các nhà tổ chức sự kiện cần quan tâm đến tất cả các yếu tố thể hiện lòng mến khách như đã nêu, đặc biệt là quà tặng. Quà tặng là một trong những yếu tố giúp nhà  tổ chức thể hiện một cách hiệu quả chào đón và quan tâm đối với khách tham dự. Những món quà với hình ảnh của công ty hay điểm đến được thể hiện trên đó, phần nào góp phần tạo ấn tượng cho khách hàng và lưu giữ hình ảnh doanh nghiệp hay điểm đến và nhà tổ chức đối với người tham dự. Quà tặng còn là chất xúc tác tạo nên tâm trạng phấn kích, vui vẻ của khách mời và người tham dự, từ đó mở ra những triển vọng về sự thành công của sự kiện. Vì thế, nhà tổ chức sự kiện cần quan tâm chọn loại quà tặng phù hợp với từng loại sự kiện cụ thể ( sự kiện khai trương, sự kiện từ thiện có tính cộng đồng, sự kiện giới thiệu sản phẩm mới). Nên chọn các món quà tặng lạ mắt, độc đáo để gây được ấn tượng tốt đẹp đối với người tham dự. Đồng thời, cũng cần chú ý đến mục đích và thông điệp mà nhà tổ chức sự kiện muốn truyền tải đến khách mời mà món quà có thể chuyển tải.

Vai trò của lễ tân trong sự kiện
Vai trò của lễ tân trong sự kiện

Sự kiện có thể hưởng lợi lâu dài bằng cung cấp sự tiếp đón cho các bên liên quan, khách ViP và những người khác, bao gồm các chính trị gia, các đơn vị truyền thông, các cá nhân truyền thông, khách hàng của các nhà tài trợ, những nhà tài trợ tiềm năng, các đối tác và lãnh đạo địa phương. Bất kỳ ai được đón tiếp đều được xem như là một khách mời của sự kiện. Thiệp mời có thể là ấn tượng đầu tiên của sự kiện đối với khách tham dự. Do đó, thiệp mời cần phải chuyển tải đầy đủ thông diệp chủ đề của sự kiện và nó sẽ tạo ra mong muốn tham dự của khách mời. Dưới đây là danh mục kiểm tra toàn bộ những nhân tố khác nhau của sự mến khách:

Thư mời: Cần xem xét các vấn đề sau đây:

  • Thiết kế chất lượng cao và có tính sáng tạo không?
  • Phương thức gửi thiệp mời có còn thời gian để khách mời phản hồi không? Gửi trực tiếp hay qua email sẽ thích hợp?
  • Nội dung thiệp mời có bao gồm thời gian, tên sự kiện, chỉ dẫn đường đi và bãi đậu xe không?
  • Tư liệu quảng cáo có nên được đính kèm trong thư mời không?

Khách đến sự kiện:

  • Thời gian- kế hoạch cho khách đến vào thời điểm tốt nhất không?
  • Việc sắp xếp bãi đỗ xe như thế nào?
  • Ai sẽ chịu trách nhiệm gặp mặt và chào đón khách? Có ai tiếp đón khách tới sự kiện không?
  • Cần làm gì để thời gian chờ đợi cảm nhận của khách được giảm bớt ( mời khách một ly cocktail trong khi khách đang chờ được sắp xếp chỗ ở )?

Tiện nghi:

  • Có bố trí khu vực tách biệt cho khách không?
  • Cung cấp thực phẩm và đồ uống cho khách như thế nào? Cần có như cầu về một thực đơn đặc biệt và dịch vụ cá nhân không?
  • Có bố trí khu vực ngồi xem biểu diễn riêng, chất lượng cao với góc nhìn và tiện nghi tốt không?
  • Có cung cấp sự giao tiếp đặc biệt với khách như bản chỉ dẫn hoặc bàn cung cấp thông tin không?

Lễ tân, vai trò của lễ tân trong sự kiện
Lễ tân, vai trò của lễ tân trong sự kiện

Quà tặng:

  • Khách có cần vé vào sự kiện không?
  • Có quà tặng cho khách không? Chẳng hạn: tài liệu, chương trình sự kiện, ghim cài áo, áo pull, hoa….
  • Có cơ hội nào cho khách gặp được” ngôi sao” không?

Khách rời sự kiện:

  • Việc rời khỏi sự kiện của khách đã được tính toán để không bị trùng thời gian với phần đông khán giả còn lại chưa?
  • Phương án vận chuyển khách mời như thế nào?
  • Đối với các sự kiện thể thao, Graham và cộng sự đã mô tả tiến trình 4 giai đoạn trong việc cung cấp sự đón tiếp cho khách thành công như sau:
  • Giai đoạn 1: Tìm hiểu sự mong đợi của khách hàng.
  • Giai đoạn 2: Vượt quá sự mong đợi của khách hàng, đặc biệt thông qua việc cung cấp thêm các dịch vụ tiện nghi.
  • Giai đoạn 3: Đáp ứng những thay đổi về nhu cầu của khách trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.
  • Giai đoạn 4: Đánh giá sự đón tiếp tại sự kiện để nó có thể cải thiện trong thời gian tới.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn